Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place

Dans une certaine mesure, le document Examen de la politique sur les langues officielles, daté du 28 mars 2000 et affiché dans l'intranet, décrit le nouveau cadre en matière de langues officielles, notamment les liens avec les valeurs organisationnelles, les obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles (LLO), le rôle des vice-présidents et des gestionnaires, et les répercussions sur les employés. Il a par la suite été complété par une Politique sur les langues officielles, qui a été distribuée à toutes les unités organisationnelles et affichée dans l'intranet.

La reddition de comptes relative au Programme des langues officielles (PLO) repose sur la structure organisationnelle : les responsables des cinq régions démographiques présentent un bilan annuel de la situation, en consultation avec les responsables du bureau national. Le directeur des ressources humaines et du développement organisationnel s'occupe de la gestion du PLO dans son ensemble, des politiques, des directives et des autres documents pertinents; il est aussi chargé des communications avec les organismes centraux. La Société peut compter sur deux cochampions des langues officielles qui entretiennent des liens étroits de collaboration.

Le Plan d'action en matière de langues officielles - Phase II 2004-2008 de la SCHL a été discuté et approuvé en septembre 2003 par le Conseil des ressources humaines (comité de gestion de la SCHL). Il met essentiellement l'accent sur le maintien ou l'amélioration des connaissances sur les langues officielles (LO) ainsi que sur les responsabilités découlant de la partie V.

Le contrôle des objectifs en matière de langues officielles est assuré par la ligne hiérarchique, notamment lors du Bilan annuel sur les langues officielles et lors de rapports de suivi présentés au comité de la haute direction.

La réalisation des objectifs des langues officielles par les gestionnaires et les employés est vérifiée dans le contexte de leur évaluation du rendement.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation

Le rapport annuel de la SCHL, Ouvrir des portes, traite du PLO (pages 42 et 44). De plus, le plan d'action de la SCHL et le document Examen de la politique sur les langues officielles contiennent les éléments d'un document sur la vision.

Le comité des ressources humaines du conseil d'administration se penche sur les questions relatives aux langues officielles au moins une fois par année. Le Conseil des ressources humaines (comité de gestion) a tenu d'importantes discussions sur le PLO deux fois l'an dernier. Depuis 2003, chaque bureau d'activités a créé un poste à temps plein de conseiller en matière de langue officielle seconde. Cette personne joue divers rôles au sujet des langues officielles, en assistant notamment à toutes les réunions du comité de gestion local, en coordonnant et faisant la promotion locale des nouvelles initiatives dans le domaine des langues officielles, en assurant la liaison avec le centre de la politique sur les langues officielles au bureau national, etc.

Une vérification fonctionnelle relative aux LO a été effectuée il y a trois ans, et les vérifications internes comportent un volet LO. Des rapports périodiques sont soumis au comité de gestion, présidé par la présidente de la SCHL. Les champions des LO siègent à ce comité.

Les deux champions et le directeur national des LO travaillent en étroite collaboration en ce qui a trait aux diverses parties de la LLO, dont la partie VII, et ont démontré qu'ils connaissent bien les objectifs

c) Les plaintes

Le document Processus d'administration des plaintes décrit le processus, la participation des gestionnaires et les suivis. Dès la réception d'une plainte, l'agent des langues officielles au bureau national vérifie s'il y a eu des plaintes portant sur la même question au cours des trois dernières années. Si oui, il analyse la plainte et la ou les réponses antérieures fournies afin d'évaluer pourquoi une nouvelle plainte a été déposée (p. ex. le même bureau?, la même question?, etc.). Il incombe aux gestionnaires d'examiner les plaintes et d'assurer un suivi. L'agent des LO envoie aussi des copies au conseiller local en LO. De plus, au cours des 12 mois subséquents, l'agent national des LO s'assure que les mesures correctrices sont toujours en place et efficaces.

L'apprentissage institutionnel est possible grâce à la présence des conseillers régionaux en matière de LO et à leur participation aux dossiers des affaires nationales, par l'intermédiaire du centre de la politique sur les LO au bureau national.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat

Les bureaux et les points de service bilingues sont indiqués dans le répertoire Burolis et dans les sites électroniques du gouvernement. Dans les bureaux bilingues de la SCHL, une liste des employés bilingues est remise aux clients à la réception des points de service. Toutefois, en visitant ces endroits à l'automne 2004, les représentants du Commissariat ont constaté que BUROLIS n'était pas à jour - notamment au point de service n^o 12363 (à Montréal).

b) Observations sur l'offre active et prestation de services

Selon les observations sur le service en personne formulées par le Commissariat aux langues officielles à l'automne 2004, une offre visuelle active était affichée dans 66,7 % des cas, une offre active était faite par les préposés dans 22,2 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité était adéquat dans 44,4 % des cas.

La vérification du service téléphonique effectuée en 2003 par le Secrétariat du Conseil du Trésor révélait que les préposés offraient activement des services dans les deux langues officielles dans 50 % des cas; en ce qui concerne les répondeurs téléphoniques, l'offre active était faite tout le temps. Le service était adéquat dans 87,5 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues

La SCHL a inclus une clause type sur les obligations relatives aux LO dans ses contrats. Les gestionnaires doivent veiller à ce que les tiers se conforment. La SCHL procure un soutien actif à bon nombre de ses fournisseurs, notamment en leur donnant des guides sur la façon d'offrir le service, en vérifiant le degré de bilinguisme de leurs employés et en leur remettant des écriteaux des LO du SCT pour qu'ils les mettent en évidence.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues

Des rappels sur les obligations des employés sont envoyés tous les six mois. Dans les objectifs de rendement annuels des employés figurent les éléments relatifs aux LO, qui sont examinés dans le cadre de leur évaluation annuelle. La surveillance de la qualité des services bilingues fait partie intégrante des responsabilités des gestionnaires; ceux-ci doivent prendre les mesures appropriées lorsqu'il y a des problèmes. Cependant, les résultats des observations faites en personne par le Commissariat en 2004 soulèvent la question suivante : les contrôles actuellement en place sont-ils adéquats ou efficaces?

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail

Selon le tableau L2 du Bilan annuel des langues officielles 2003-2004 de la SCHL, 93,0 % des superviseurs des régions bilingues avaient satisfait aux exigences linguistiques de leur poste, au 31 mars 2004.

La SCHL possède une politique sur la langue de travail. Une liste des mesures d’appui est affichée dans l’intranet. (« Moyens visant à maintenir et à améliorer la connaissance de la langue seconde »)

On trouve beaucoup d’information sur les LO dans l’intranet, notamment « RH en ligne/HR on-line/ Votre première source d’information/Your first stop for information », dont la trousse du gestionnaire.

b) Utilisation de chaque langue au travail

Les rappels concernant la politique sur la langue de travail sont envoyés aux gestionnaires et aux employés tous les six mois. Par une surveillance officielle, on assure la conformité à la politique. Les gestionnaires sont expressément évalués sur le soutien qu'ils apportent au PLO, c'est-à-dire ce qu'ils font pour promouvoir la politique sur la langue de travail parmi leurs employés. Les réunions du comité de la haute direction se déroulent dans les deux langues officielles.

De nombreuses mesures ont été prises au cours des dernières années pour accroître l'utilisation de la langue officielle minoritaire au travail. Voici quelques exemples : la politique sur la dotation impérative; les tests linguistiques que les employés peuvent passer en ligne et en personne lorsqu'ils estiment qu'ils sont prêts à obtenir de nouveaux résultats aux tests de compétence linguistique, avant la date d'expiration de leurs résultats; ainsi que la création de postes à temps plein de « conseiller en matière de langue officielle seconde » dans tous les centres d'activités régionaux de la SCHL. Non seulement ces conseillers surveillent les progrès des employés dans le domaine de la formation linguistique et donnent des conseils aux employés et aux gestionnaires, mais ils jouent aussi le rôle d'animateurs linguistiques, siégeant au sein de comités de gestion et militant en faveur des initiatives pour les langues officielles. Ils sont également le point de contact du centre national de la politique sur les langues officielles et travaillent de façon étroite et continue avec le personnel du bureau national. En outre, au bureau national, les consultants en ressources humaines (responsable des LO) siègent aux comités de gestion des secteurs. (À la SCHL, les secteurs comptent généralement entre 40 et 260 employés.)

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada

Selon le tableau P1 du Bilan annuel des langues officielles 2003-2004 de la SCHL, 610 des 1 855 employés de la SCHL au Canada, soit 32,9 %, étaient francophones au 31 mars 2004.

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec

Selon le tableau P1 du Bilan annuel des langues officielles 2003-2004 de la SCHL, 10 des 243 employés au Québec (à l'exclusion de la RCN) (4,1 %) étaient anglophones au 31 mars 2004.

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

La SCHL a établi un comité interorganismes de dix sociétés d'État et organismes qui cherchent à trouver des façons novatrices de bien intégrer dans leurs programmes les préoccupations liées à la partie VII. Par exemple, le service central responsable des ressources humaines de la SCHL a organisé ce qui est essentiellement une analyse des écarts de tous les programmes régionaux, afin de déterminer ce que les bureaux régionaux pourraient faire pour élaborer de nouvelles initiatives relatives à la partie VII. À l'heure actuelle, l'équipe responsable se penche sur le mandat et les partenariats de la SCHL afin d'établir si cela est possible. Ainsi, le mécanisme de la Société pour l'intégration du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire dans la planification stratégique est toujours non officiel; cependant, un mécanisme officiel devrait être prêt en 2005-2006.

Des consultations ont eu lieu. Les besoins des communautés de langue officielle sont déterminés et pris en compte lors des consultations que la SCHL tient avec les représentants des communautés minoritaires dans le cadre de sa campagne de promotion. La SCHL a conclu un certain nombre d'ententes fédérales-provinciales, qui renferment toutes des clauses linguistiques.

La SCHL a diffusé des lignes directrices sur la publicité dans la langue de la minorité qui appuient complètement la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les communications. Elle a informé le Commissariat que les agents de promotion et le personnel des ressources humaines connaissent bien les obligations en matière de langues officielles.

Certains employés de la SCHL sont sensibilisés aux besoins des communautés en participant à diverses foires parrainées par la Société. Les agents de promotion et de communication assistent à ces rencontres.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique

Les travaux en vue de la création d'un mécanisme de coordination ou d'intégration ont débuté en 2004-2005 et se poursuivront en 2005-2006. La SCHL a ainsi entrepris un examen afin de cerner de nouvelles activités liées à son mandat susceptibles de renforcer la dualité linguistique.

La SCHL a grandement participé aux Jeux de la Francophonie. Par exemple, à l'échelle nationale, un représentant de la SCHL a travaillé au sein du comité organisateur. Sur la scène internationale, la SCHL déploie des efforts considérables pour projeter l'image de la dualité linguistique dans ses nombreux projets à l'étranger, en particulier dans les pays de la Francophonie. À l'interne, elle parraine diverses activités sociales et culturelles partout au pays (p. ex. un cinq à sept francophone à Halifax, un club de lecture anglophone à Montréal, des tournois de scrabble en français à Toronto).

NOTE GLOBALE