Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place

Le document interne intitulé Loi sur les langues officielles (LLO) décrit les principales responsabilités découlant des diverses parties de la LLO et précise les rôles de la Direction générale des services de gestion à l'égard des parties IV à VI de la LLO et de la Direction générale de l'information, de l'analyse et de la connectivité à l'égard de la partie VII de la LLO. Le document ne précise toutefois pas les rôles et responsabilités du champion ni des gestionnaires à l'égard de chacune des parties de la LLO.

Les obligations relatives à la partie VII de la LLO et les attentes sont décrites dans la politique interne, intitulée Politique pour appuyer les communautés de langue officielle en milieu minoritaire, entrée en vigueur le 1er avril 2004. Le Ministère produit un plan d'action relativement à la mise en œuvre de l'article 41 et un rapport des réalisations qu'il soumet à Patrimoine canadien.

Le document Des employés en santé dans un milieu de travail sain et efficace - Plan d'action pour Santé Canada précise que les langues officielles sont des domaines d'actions prioritaires au Ministère dans le cadre de la modernisation de la gestion des ressources humaines. Le plan décrit certaines mesures de langues officielles qui seront prises, précise qui les prendra et établit un échéancier.

Le comité de gestion a aussi approuvé, en mars 2004, un plan d'action pour la mise en œuvre des nouvelles politiques de langues officielles au sein du Ministère.

La reddition de compte s'effectue au moyen de suivis auprès des coordonnateurs des langues officielles et les bilans annuels font état des réalisations des diverses directions générales, des régions et de l'Agence de santé publique du Canada. La promotion de la diversité, de l'équité et des langues officielles figure parmi la liste des indicateurs de rendement à partir desquels il est suggéré d'évaluer le rendement des gestionnaires.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation

Le Rapport sur les plans et priorités du Ministère fait état de l'initiative liée aux Services de santé dans les communautés minoritaires de langue officielle (89 millions de dollars sur cinq ans). Le Rapport sur le rendement réserve une section à la mise en valeur et l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. On y indique notamment l'apport des deux comités consultatifs, l'investissement de 1,9 million de dollars au lancement de l'initiative de réseautage, le financement de l'ordre de 3,8 millions accordés pour des projets communautaires dans le cadre de l'initiative Partenariats interministériels avec les collectivités de langue officielle.

Les LO ne sont pas intégrées à la vérification interne. Toutefois, le Ministère compte effectuer une vérification des LO au cours de l'année 2005.

Le champion des LO siège au comité de gestion. Les langues officielles sont discutées au Comité de gestion environ trois fois par année. La directrice exécutive et la directrice responsable des LO rencontrent, de façon régulière, les deux sous-ministres adjoints pour discuter des dossiers de LO.

La coordination des diverses parties de la LLO est excellente. Il existe un réseau de coordonnateurs pour la partie VII de la LLO et il y a un coordonnateur des LO dans chacune des six régions.

c) Les plaintes

Les plaintes de LO sont acheminées directement au sous-ministre avec copie conforme au responsable des LO. La responsable des plaintes est en communication continue avec le gestionnaire concerné qui doit résoudre la plainte et assurer le suivi des mesures correctives.

Les plaintes sont consignées dans une base de données qui permet d'en faire l'analyse et de préparer des rapports portant sur le service au public et la langue de travail. Il y a partage des pratiques exemplaires, l'information touchant les plaintes qui se répètent est portée à l'attention des coordonnateurs de langues officielles et à l'ensemble du personnel. L'information est aussi insérée dans Nouvelles de Santé Canada et discutée lors de la retraite annuelle de coordonnateurs de LO.

Le Commissariat aux langues officielles a constaté l'existence d'un problème d'accessibilité des soins de santé en français lié aux transferts de responsabilités au Yukon.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat

Tous les bureaux de Santé Canada offrant des services dans les deux LO sont inscrits dans Burolis et dans les pages bleues des annuaires téléphoniques.

Dans le cadre des visites effectuées à l'automne 2004, les représentants du CLO ont constaté que Burolis n'était pas à jour, notamment, en ce qui concerne le point de service 12822.

En date du 31 mars 2004, le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) indiquait que 81,9 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste.

b) Observations sur l'offre active et prestation de services

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles à l'automne 2004, l'offre active visuelle était présente dans 79,0 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 25,0 % des cas tandis que le service dans la langue de la minorité était adéquat dans 70,0 % des cas.

La vérification sur les services téléphoniques effectuée par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique a révélé que l'offre active était faite par les préposés dans 62,2 % des cas, sur les répondeurs dans 78,7 % des cas alors que le service était disponible dans 85,4 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues

Le personnel impliqué dans le processus des achats et des services est informé de ses obligations en matière de LO lors d'une formation obligatoire. Les responsables des LO ont été consultés lors de l'élaboration d'une nouvelle politique sur les subventions et contributions. Divers outils sont disponibles à partir du site intranet des ressources humaines. Le sujet des services livrés par des tiers est également abordé dans la brochure sur le service au public. Les contrats avec les consultants contiennent une clause prévoyant les services dans les deux langues officielles là où cela est requis. Ce sont les signataires des contrats qui doivent assurer le suivi quant à la prestation des services dans les deux LO.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues

Les cours d'orientation offerts aux nouveaux employés traitent des services au public. L'atelier Gérer en vue de résultats offert aux gestionnaires comporte de l'information sur les services au public. Une session d'information portant sur la désignation linguistique des postes donnée aux responsables des Ressources humaines a inclus les services au public.

Le Ministère distribue une brochure qui porte sur le service au public et l'information est également disponible sur le site intranet. Il y a des rappels périodiques effectués par les coordonnateurs de LO et ce sujet est parfois traité dans les divers communiqués qui émanent de l'administration centrale.

Pour ce qui est de la surveillance de la qualité des services bilingues, le Ministère a fait un suivi sur les points de service où le Commissariat aux langues officielles et l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique ont identifié des lacunes en matière de services bilingues et il a demandé aux responsables de mettre en œuvre les mesures correctives requises et d'en faire rapport. Il y a également le suivi sur les plaintes portant sur le service au public. SC prévoit effectuer une vérification des LO cette année, qui devrait inclure le service au public.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail

En date du 31 mars 2004, le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) indiquait que 74,1 % des cadres et 80,5 % des surveillants occupants des postes bilingues étaient effectivement bilingues. En 2003, Santé Canada a recensé les candidats de la relève dans les régions bilingues. Le Ministère veut rehausser la capacité linguistique des superviseurs occupant des postes bilingues en élaborant une stratégie de formation linguistique pour le personnel visé.

Santé Canada n'a pas sa propre politique en matière de langue de travail. Toutefois, les responsables des LO profitent de chaque occasion pour promouvoir celle de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique. Il y a des mesures d'appui telles que la traduction, la formation linguistique et la disponibilité de matériel pédagogique très diversifié pour favoriser l'apprentissage des langues secondes dans chacun des huit Centres d'apprentissage de Santé Canada.

b) Utilisation de chaque langue au travail

Des outils sont disponibles pour encourager et augmenter l'utilisation des deux LO. Il y a des affiches et des brochures sur la langue de travail, des affiches sur la gestion des réunions bilingues, des communiqués traitant de plusieurs sujets publiés à chaque mois, des renseignements à ce sujet sur l'intranet et un protocole pour la tenue de réunions bilingues. De plus, les droits et responsabilités en matière de LO sont expliqués aux nouveaux employés lors du cours d'orientation et sont intégrés au curriculum du cours intitulé Gérer en vue de résultats.

Un mini-sondage sur les connaissances des employés en matière de langue de travail a eu lieu en novembre 2002 et un suivi à ce sondage a été effectué en novembre 2003. Le Ministère prévoit effectuer une vérification portant sur l'utilisation des deux LO au cours de cette année.

Les rencontres du Comité de gestion se déroulent dans les deux LO.

Les résultats du sondage pour l'ensemble de la Fonction publique établissent que 67,0 % des répondants francophones de l'ensemble des régions bilingues du Nouveau-Brunswick, de l'Ontario et de la RCN étaient entièrement d'accord ou plutôt d'accord avec le régime de langue de travail. Au Québec, 59,8 % des anglophones étaient entièrement d'accord ou plutôt d'accord avec le régime de langue de travail.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada

Selon les données du Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) du 31 mars 2004, l'effectif total du Ministère était composé de 25,0 % de francophones dans l'ensemble du Canada.

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec

Selon les données du Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) du 31 mars 2004, l'effectif total du Ministère comptait 4,0 % d'anglophones au Québec.

Afin d'accroître sa représentation anglophone au Québec, le Ministère participe aux travaux du Comité interministériel régional en matière de LO de la Commission de la fonction publique.

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

Santé Canada a deux co-champions des LO qui s'assurent que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Le Ministère prépare aussi un plan d'action relativement à la mise en œuvre de l'article 41 de la LLO et un bilan des réalisations qu'il soumet à Patrimoine canadien.

De plus, le Ministère s'est doté d'une structure, le Bureau d'appui aux communautés de langue officielle (BACLO) qui assure que l'institution soit davantage sensibilisée et réceptive aux besoins des communautés et que ces dernières soient consultées relativement aux nouvelles priorités, initiatives, politiques ou programmes. Il y a également un réseau de coordonnateurs responsables de la mise en œuvre de la partie VII de la LLO, à l'administration centrale et dans les régions. Ces derniers font de la sensibilisation en participant aux rencontres des comités exécutifs de leurs régions et aux Conseils fédéraux.

Il y a également le Comité consultatif pour les communautés francophones en situation minoritaire et le Comité consultatif pour les communautés anglophones en situation minoritaire.

La politique intitulée Politique pour appuyer les communautés de langue officielle en milieu minoritaire, entrée en vigueur le 1^er avril 2004, a été conçue pour que les programmes de Santé Canada répondent mieux aux besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Il existe un Programme de contribution pour l'amélioration de l'accès aux services de santé pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire et un Fonds pour l'adaptation des soins de santé primaires.

Le Ministère a une politique en matière de communication conforme à celle du gouvernement. Le gestionnaire de marketing, en collaboration avec l'agence de placement, s'assure que les annonces sont placées dans les deux LO et dans les organes d'information qui rejoignent les communautés de langue officielle en situation minoritaire. Pour ce faire, le Ministère a développé, avec l'aide de l'agence de placement, une liste de journaux nationaux ainsi que de journaux communautaires qui desservent la population canadienne dans chacune des deux LO à l'échelle du pays. Le Ministère s'assure également que les placements radio et télévision sont dans les deux langues officielles et que toute la publicité est bilingue lorsque des espaces sont réservés sur les panneaux publicitaires et dans les abribus.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique

Les deux co-champions participent à toutes les réunions d'importance et s'assurent que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique. Le Ministère soumet aussi à Patrimoine canadien un plan d'action relativement à la mise en œuvre de l'article 41 de la LLO.

Plusieurs initiatives et outils visent à promouvoir les deux LO auprès des employés. À titre d'exemples, il y a le jeu questionnaire qui porte sur divers aspects de la francophonie; les diverses activités mises en place pour souligner la journée de la francophonie au Ministère; les communiqués du champion des LO à tout le personnel et le message du sous-ministre; les mercredis français chez les employés responsables de Gouvernement en direct de la Direction générale de l'information, de l'analyse et de la connectivité ainsi que la confection d'une bannière de promotion pour souligner les Rendez-vous de la francophonie.

À titre d'exemples de mesures visant à promouvoir la dualité linguistique à l'extérieur du Ministère, la Direction générale des services de gestion - Ressources humaines distribue de la documentation qui traite des valeurs associées à la diversité et à la dualité linguistique à Santé Canada lors des salons de l'emploi et lorsqu'elle poursuit ses activités publiques de recrutement. Au début de 2004, le Ministère a autorisé une employée de la Direction générale de l'information, de l'analyse et de la connectivité à être membre du comité national des Rendez-vous de la francophonie.

NOTE GLOBALE