Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

La Commission de la capitale nationale (CCN) n'a pas de cadre de responsabilisation en matière de langues officielles (LO), mais le document Cadre de gestion intégré de nos ressources humaines fait des LO une des valeurs fondamentales de la CCN. Il décrit des mesures pour favoriser l'utilisation des deux LO au sein de l'organisation et dans la société canadienne. Il aborde, entre autres, les responsabilités de la CCN à l'égard des LO, de la formation linguistique, de la participation équitable et des communications internes. Son contenu a été endossé par le comité directeur. Le Protocole d'entente des ressources humaines - Plan de travail 2004 2005 - Mettre en oeuvre le cadre de gestion intégré des ressources humaines précise le rôle de la championne des LO et décrit des initiatives en matière de LO. Il sert également de plan d'action organisationnel pour les ressources humaines et comprend des mesures sur les LO.

La CCN a présenté un Bilan annuel sur les parties IV, V, et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO) pour 2004-2005. Par ailleurs, un Plan d'action pour la mise en oeuvre de l'article 41, partie VII de la LLO, 2003-2006, ainsi qu'un Rapport annuel (plan d'action et réalisations) ont de nouveau été présentés à Patrimoine canadien cette année.

Pour ce qui est de la reddition de comptes, il existe un protocole d'entente entre la championne des LO et le président de la CCN. Les évaluations de rendement des cadres tiennent compte de critères de gestion des ressources humaines, ce qui inclut les LO. La championne rencontre périodiquement le président, le vice-président et les directeurs administratifs au sujet des LO.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation (5 %)

Les documents stratégiques suivants mentionnent les LO : le Rapport annuel 2004-2005 intitulé Établir les orientations et le résumé du Plan d'entreprise de 2005-2006 à 2009-2010 ainsi que la Loi sur la capitale nationale qui précise le rôle de la CCN dans la promotion de l'égalité du statut des deux LO dans la région de la capitale nationale (RCN). Les LO ne sont pas intégrées à la vérification interne.

La championne des LO relève directement du président de la CCN et est membre du comité directeur. L'agent de programme responsable des LO participe aux discussions du comité directeur portant sur les LO. Les LO y sont discutées en moyenne deux fois par année. Les enjeux sur les LO sont intégrés à la gestion des activités quotidiennes de chaque centre de responsabilités, et le président porte un grand intérêt aux LO. Les mêmes centres de responsabilités doivent également appliquer la partie VII de la LLO. Les personnes responsables communiquent entre elles, le cas échéant.

En mai 2005, la commissaire aux langues officielles accordait au président de la CCN son prestigieux Prix Léon. Ce prix rend hommage à un sous-ministre ou à un dirigeant qui « s'est démarqué par son leadership pour promouvoir la dualité linguistique et mettre en oeuvre le programme des langues officielles au sein de son institution ».

c) Les plaintes (5 %)

Il y a une procédure en place pour le traitement des plaintes. Le responsable des LO assure le suivi des plaintes et les gestionnaires doivent analyser les plaintes et proposer des correctifs. Comme il y a peu de plaintes (16 au cours des cinq dernières années), il est difficile de déterminer si l'organisation a fait un apprentissage à cet égard.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (4 %)

Les points de service de la CCN sont annoncés dans les pages bleues et dans Burolis.

91 % des titulaires de postes bilingues qui offrent des services au public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : Coordonnateur des LO de la CCN, 31 mars 2005)

b) Observations sur l'offre active et la prestation des services (15 %)

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles (CLO) à l'automne 2005, l'offre active visuelle était présente dans 71 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 43 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 100 % des cas.

D'après les observations sur le service au téléphone recueillies par le CLO à l'automne 2005, l'offre active de service par les préposés ou par un système automatisé était faite dans 100 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 100 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les contrats avec les tiers contiennent une clause type qui prévoit les services bilingues et l'offre active. Minto Properties Limited est responsable de faire respecter les termes de la clause sur les LO qui figure dans les baux pour la CCN. Par ailleurs, la CCN procède à des inspections annuelles à des fins de surveillance.

De même, toute présentation au comité directeur doit respecter une liste de contrôle. Les répercussions de la présentation sur les LO constituent un des éléments touchant les ressources humaines dont doivent tenir compte les gestionnaires. Plus précisément, les gestionnaires doivent avoir répondu aux questions suivantes avant de préparer leur présentation : 1) « La présentation comporte-t-elle des questions relatives aux LO, qu'il s'agisse du service au public, de la langue de travail, de la supervision ou autre? »; 2) « Dans le cas d'un entrepreneur, les obligations (liées aux LO) ont elles été clairement expliquées dans la demande de proposition ou le contrat de services? »

En réponse aux recommandations de la commissaire aux langues officielles à la suite de son étude sur les baux commerciaux, une nouvelle procédure a été mise en oeuvre en septembre 2004. L'entrepreneur en gestion immobilière de la CCN a entrepris des discussions sur les exigences linguistiques indiquées dans la nouvelle annexe A du bail signé par les nouveaux locataires, de même qu'avec les anciens locataires au moment du renouvellement de leurs baux. Depuis l'adoption de cette nouvelle procédure, les locataires doivent signer l'annexe pour confirmer qu'ils ont lu et accepté les conditions linguistiques indiquées. Le processus permettant de vérifier le respect des conditions par les locataires commerciaux a été officialisé, la méthode d'inspection a été changée et des vérifications sont effectuées au moins une fois par année.

La CCN remet désormais des outils à tous ses locataires de la région immédiate d'Ottawa pour les encourager à offrir des services à leurs clients dans les deux LO (par exemple la trousse d'aide aux entreprises distribuée par la Ville d'Ottawa, l'offre de services de traduction à un prix abordable, des ateliers sur la communication orale et de l'aide pour recruter du personnel bilingue).

d) Surveillance de la qualité des services bilingues (4 %)

Les employés sont informés de leurs obligations en matière de service au public dans le cadre du programme d'orientation des nouveaux employés.

On offre également des séances d'information plus pointues à l'ensemble des employés et aux gestionnaires intermédiaires (rôle du superviseur, offre active, etc.). Les employés sont également invités à porter une épinglette indiquant qu'ils peuvent servir le public dans les deux LO.

La CCN utilise les commentaires qu'elle reçoit du public durant les événements dont elle est responsable, par exemple l'utilisation des deux LO durant le déroulement de la fête du Canada, pour corriger les lacunes. Il y a aussi des sondages périodiques auprès du public pour mesurer leur satisfaction.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail (12,5 %)

79,5 % des superviseurs devant superviser dans les deux LO sont capables de le faire. (Source : Bilan annuel sur les langues officielles 2004-2005 de la CCN, 31 décembre 2004)

Une politique sur la langue de travail est en place; des cadres modifiés ont été adoptés en novembre 2003 et en septembre 2005. La CCN a conclu une entente de trois ans avec une école de langue qui offre des cours de formation linguistique sur les lieux de travail. Le président a défini la formation linguistique comme une priorité organisationnelle. De la formation en langue seconde à temps partiel est offerte au personnel sur les lieux de travail et des séances d'interaction orale sont également offertes pendant les heures de lunch.

b) Création d'un milieu propice aux deux langues officielles (12,5 %)

Les employés sont informés de leurs droits et obligations lors des séances d'orientation et par les voies habituelles de gestion. Le président rencontre tous les nouveaux employés lors de la séance d'orientation des nouveaux employés pour leur parler personnellement des valeurs de la CCN en tant qu'organisation. Il reconnaît toujours les LO comme l'une de ces valeurs.

Il y a des affiches dans les salles de réunion sur la tenue de réunions dans les deux LO et la CCN a produit un guide sur la tenue de réunions bilingues efficaces.

À titre de mécanismes de contrôle, la CCN a recours à des sondages internes; le sondage le plus récent sur la langue de travail a été réalisé en 2003 et le prochain est prévu pour 2006. Les résultats du sondage de 2003 ont révélé que la disponibilité des outils de travail (par exemple, les logiciels en français) doit être améliorée. Les résultats de ce sondage ont mené à l'élaboration d'un plan d'action, qui fait l'objet d'un suivi.

En 2005, au moins deux courriels ont été envoyés aux employés pour leur rappeler leurs droits en matière de langue de travail. Ces mêmes courriels ont permis de rappeler aux gestionnaires leurs obligations en vertu de la partie V.

Les délibérations du comité directeur ont lieu dans les deux LO.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada (5 %)

L'effectif de la CCN est composé à 54,3 % de francophones dans l'ensemble du Canada. Tous les effectifs sont dans la RCN. (Source : Bilan annuel sur les langues officielles 2004-2005 de la CCN, 31 décembre 2004)

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

Tous les effectifs sont situés dans la RCN.

S.O.

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

En termes généraux, la championne des LO s'assure que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Plus particulièrement, cet élément est pris en considération lors de l'élaboration du plan quinquennal de marketing, de communication et de relations extérieures de la CCN. La CCN a élaboré un Plan d'action (2003-2006) pour la mise en oeuvre de l'article 41 de la LLO qui sert de mécanisme pour veiller à ce que la planification stratégique prenne en compte le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. De plus, chaque année, la CCN soumet à Patrimoine canadien une description de ses réalisations sur la mise en oeuvre de l'article 41 (Rapport d'étape annuel de la CCN).

Pour mieux comprendre les besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire, la CCN participe à des conférences et à d'autres activités organisées par des représentants d'organismes culturels et sociaux qui regroupent des artistes et des producteurs des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Le personnel de la CCN qui assiste à ces réunions donne par la suite de la rétroaction à la direction. De manière générale, bon nombre d'employés de la CCN proviennent des communautés de langue officielle en situation minoritaire et, par conséquent, comprennent le contexte et les besoins de ces communautés.

Les annonces sont placées dans les organes d'information qui desservent les communautés de langue officielle en situation minoritaire conformément à la Politique de communication du gouvernement.

La sensibilisation des employés aux besoins des communautés minoritaires se fait de façon générale lors des séances d'information et de formation.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

La championne des LO s'assure que l'élaboration de politiques et de programmes tient compte de la promotion de la dualité linguistique. La mission de la CCN est de susciter un sentiment de fierté et d'unité nationale, et de mettre en évidence la région de la capitale nationale. Elle le fait lors d'événements tels la fête du Canada, les lumières de Noël et Bal de Neige. Un effort spécial est fait pour veiller à ce que des artistes et des interprètes de langue officielle en situation minoritaire soient inclus dans les spectacles de la CCN et que les deux LO soient expressément célébrées.

Il y a également eu la mise sur pied d'un comité tripartite avec Gatineau et Ottawa notamment pour la promotion de la dualité linguistique et des interventions auprès de la Chambre de commerce et du Regroupement des gens d'affaires.

Pour promouvoir la dualité linguistique à l'interne, le président rencontre personnellement les nouveaux employés pour leur parler des valeurs de la CCN, qui incluent la dualité linguistique.

NOTE GLOBALE