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Comment votre entreprise se débrouillerait-elle si le tiers de vos employés étaient incapables de se présenter au travail en raison d'une épidémie de grippe? Qu'arriverait-il si votre localité était privée d'approvisionnement en électricité ou de services de transport pendant une semaine? Que feriez-vous si votre principal fournisseur, situé dans une région touchée par des inondations, était incapable de vous livrer des matériaux indispensables?
Selon les estimations du Canadian Centre for Emergency Preparedness, jusqu'à 86 % des PME ne réussissent pas à se remettre sur pied dans les trois années suivant une situation d'urgence.
Il est vital pour n'importe quelle entreprise d'être bien préparée. Des événements comme le 11 septembre 2001 et l'ouragan Katrina nous ont appris que nous ne sommes pas à l'abri des catastrophes et que celles-ci peuvent avoir des conséquences majeures sur les affaires.
Élaborer un plan de continuité des opérations (PCO) peut aider votre entreprise à survivre pendant et après une crise. Vous pouvez préparer votre PCO en même temps que votre plan stratégique, ou le rédiger séparément.
À quels genres de situations d'urgence votre entreprise
est-elle exposée?
Pour une entreprise, une situation d'urgence est un événement qui entraîne l'interruption ou la modification de ses activités courantes. Au Canada, cela comprend:
- Les catastrophes naturelles: différentes régions du Canada peuvent être frappées par divers cataclysmes tels que des blizzards, des ouragans, des incendies de forêt, des inondations et des tremblements de terre. Il est bon de savoir quels phénomènes naturels peuvent affecter votre région.
- Une épidémie de grippe: on parle ici d'une éclosion majeure d'une souche grippale contagieuse qui se propage rapidement. Les entreprises s'en ressentiraient principalement à cause du taux d'absentéisme élevé qu'elle entraînerait : jusqu'à la moitié des employés pourraient en effet être incapables de travailler. Contrairement à d'autres types d'urgences, une épidémie toucherait l'ensemble du globe plutôt qu'une région donnée. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le guide de BDC sur la planification de la continuité des opérations dans l'éventualité d'une pandémie.
- Les accidents environnementaux: ceux-ci comprennent les effets de la pollution, les déversements de matières dangereuses, etc.
Les pannes de courant et les défaillances de systèmes critiques: y compris les pannes et les interruptions de service dans les secteurs des communications, du transport ou de la santé.
- Les accidents, les actes de sabotage et les attentats terroristes
- Les cyberattaques
Les situations d'urgence ont un impact sur votre entreprise parce qu'elles affectent:
- Les personnes: les ressources humaines sont parmi les premières à souffrir en cas d'urgence. Pendant une crise (une pandémie, par exemple), vos employés et vos associés pourraient ne pas être en mesure de venir travailler.
- Les infrastructures: toute perturbation du système de transport pourrait empêcher vos employés de se rendre au travail, et vous empêcher de votre côté d'effectuer vos livraisons ou de recevoir les matériaux dont vous avez besoin. Si les infrastructures de communication ou d'approvisionnement en électricité sont touchées, vous pourriez avoir du mal à poursuivre vos activités quotidiennes.
- Les ordinateurs: vos données et votre capacité d'exercer vos activités pourraient être compromises si vos systèmes informatiques sont endommagés ou si le personnel de soutien technique est absent.
- Les fournisseurs et les clients: si des partenaires d'affaires importants situés à l'étranger sont frappés par une catastrophe, votre entreprise pourrait en subir les contrecoups.
Comment se préparer à faire face à une urgence
Bien qu'il soit impossible d'éliminer complètement l'éventualité d'une situation d'urgence, vous pouvez néanmoins en atténuer les impacts en étant bien préparé. En cas d'urgence, vous n'aurez peut-être pas le temps de faire le nécessaire pour:
- protéger vos employés
- minimiser les dommages à vos installations
- réduire au minimum les incidences sur vos affaires
La planification est la clé d'une bonne préparation. Vous devriez dresser un plan indiquant ce qui doit être fait, en cas d'urgence, pour protéger vos employés et votre lieu de travail et pour poursuivre la plus grande partie possible de vos activités d'affaires.
Préparation en cas de crise
Assurer la sécurité de vos employés, de vos installations et de votre équipement durant une crise nécessite une planification adaptée aux situations d'urgence qui pourraient se produire dans votre région. Vous pourriez, à cette fin, devoir élaborer des plans pour:
- évacuer les employés
- mettre en place un refuge dans vos bureaux
- dispenser des premiers soins ou des soins médicaux
- avoir sous la main du matériel d'urgence. La trousse d'urgence peut comprendre une radio transistor, une lampe de poche et des piles de rechange, des outils, une trousse de premiers soins, des vivres, de l'eau embouteillée et des couvertures ainsi qu'une génératrice (bloc électrogène).
La Croix-Rouge canadienne propose des lignes directrices sur la façon dont les entreprises peuvent se préparer à réagir aux impacts physiques engendrés par une situation d'urgence.
Assurer la survie de votre entreprise
La planification de la continuité des opérations vise à vous aider à continuer de fournir à vos clients des services ou des produits essentiels durant une situation d'urgence au lieu de devoir vous centrer sur la reprise de vos activités d'affaires une fois l'urgence passée.
BDC offre à toutes les entreprises un plan de continuité des opérations détaillé afin de les aider à se préparer à affronter une urgence. Celui-ci comporte 8 étapes clés:
1. Mise sur pied d'une équipe de préparation aux urgences
2. Identification des fonctions et services essentiels
3. Désignation des ensembles de compétences requises et des réaffectations d'employés nécessaires
4. Repérage des problèmes
5. Préparation d'un plan de continuité des opérations pour chaque fonction et service essentiel
6. Examen du plan selon la liste de vérification
7. Examen du plan par l'équipe de l'entreprise
8. Révision, mise à l'essai et mise à jour du plan
Obtenir une aide externe
Préparer un plan de continuité des opérations est un élément essentiel du plan stratégique global d'une entreprise. Un consultant externe peut vous apporter l'aide et les conseils nécessaires pour vous assurer que votre plan de continuité des opérations est complet et réaliste.
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