Vérification du programme d’immigration
de Buenos Aires

Rapport de vérification
Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation
Citoyenneté et Immigration Canada
Juin 2007

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1.0 Introduction

• 1.1 Contexte
• 1.2 Objectifs de la vérification
• 1.3 Portée de la vérification
• 1.4 Critères de la vérification
• 1.5 Méthode de vérification

2.0 Conclusion de la vérification

3.0 Observations et recommandations

• 3.1 Cadre de contrôle de gestion—Fonction de gestion
• 3.2 Conformité du programme d’immigration
• 3.3 Cadre de contrôle interne—Gestion du STIDI
• 3.4 Cadre de contrôle interne—Documents contrôlés
• 3.5 Cadre de contrôle interne—Recouvrement des coûts

Annexe A : Plan d’action de la direction

Annexe B : Calendrier de la vérification

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1.0 Introduction

Le Plan de vérification axé sur le risque de Citoyenneté et Immigration pour 2006 à 2009 prévoit la vérification de trois missions par année. Pour remplir cet engagement, le Programme d’immigration de Buenos Aires a été choisi, en consultation avec la Région internationale (RI) à l’administration centrale (AC) de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), aux fins d’une évaluation des activités de la mission par rapport aux autres bureaux. Le travail sur place a été effectué du 5 au 13 octobre 2006.

1.1 Contexte

La mission de Buenos Aires est un bureau des visas offrant des services complets, responsable de la prestation des services du programme d’immigration en Argentine, en Uruguay et au Paraguay. La mission de Buenos Aires traite les cas des immigrants (résidence permanente) et des non‑immigrants (résidence temporaire). La majorité des demandeurs de résidence permanente s’inscrivent dans la catégorie de l’immigration économique, et la majorité des demandeurs de résidence temporaire sont des demandeurs de visa de visiteur.

En 2005, la mission de Buenos Aires a réalisé 97 % de son objectif, c’est‑à‑dire qu’elle a délivré 1 046 visas de résident permanent, la plupart dans la catégorie de l’immigration économique – travailleurs qualifiés, gens d’affaires et candidats des provinces. En outre, le bureau a délivré 130 permis d’études, 250 permis de travail et 10 694 visas de visiteur. L’objectif du bureau de Buenos Aires en matière de visas de résident permanent pour 2006 était de 775. Au 1^er septembre de cette année, la mission avait déjà atteint 71 % de son objectif, ayant délivré 549 visas.

Au début de 2006, l’effectif du bureau a fait l’objet d’une réduction à raison de deux employés recrutés sur place, à la suite de la réduction de ses objectifs en matière d’immigration. À l’époque de notre vérification, la mission de Buenos Aires comptait deux agents canadiens à l’étranger (ACE) et six employés permanents recrutés sur place (ERP). La mission a également recruté sur place des employés temporaires en 2005, pour composer avec les périodes de traitement de pointe.

1.2 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objet d’évaluer :

• le cadre de gestion en place à la mission pour administrer le programme d’immigration;
• le degré de conformité des pratiques et des procédures à la législation et aux politiques pertinentes associées à l’exécution du programme d’immigration;
• le cadre de contrôle interne en place pour gérer l’exécution opérationnelle et administrer le programme d’immigration à la mission.

1.3 Portée de la vérification

La vérification se limitait aux activités du bureau de Buenos Aires. Elle englobait tous les aspects importants des activités de CIC à cette mission, y compris la gamme complète des activités des programmes destinés aux immigrants et aux non‑immigrants, ainsi que les composantes financières et administratives connexes que l’on trouve habituellement dans un bureau des visas offrant des services complets. La vérification visait les activités de la mission du 1^er juillet 2005 au 13 octobre 2006, date de fin de la période d’examen sur place.

1.4 Critères de la vérification

Les critères utilisés pour la vérification sont fondés sur la législation, les politiques et les procédures de CIC. L’équipe de vérification s’attendait à conclure :

1. en ce qui concerne le cadre de gestion utilisé pour administrer le programme servant à assurer la prestation efficace des services à la mission, que :
• les rôles et responsabilités facilitent la gestion efficace et efficiente du programme d’immigration;
• les ressources humaines sont gérées comme il se doit;
• les examens de gestion des risques et d’assurance de la qualité requis sont effectués;
• l’information sur le rendement est saisie et utilisée dans la prise de décisions;
2. en ce qui a trait au traitement des cas des immigrants et des non‑immigrants, que :
• les décisions sont étayées;
• les processus et les procédures en place à la mission sont conformes à la législation et aux politiques pertinentes;
• toutes les décisions prises sont conformes aux pouvoirs délégués;
• des pratiques et des procédures sont en place pour assurer que des renseignements adéquats sur l’interdiction de territoire sont accessibles et utilisés à l’échelle de la mission, et que les décisions relatives à l’interdiction de territoire sont prises par le personnel autorisé et étayées;
3. pour ce qui est du cadre de contrôle interne de la mission en place pour gérer l’exécution opérationnelle et administrer le programme d’immigration à la mission, que :
• des mécanismes de contrôle sont en place pour assurer la protection des biens liés au STIDI (Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration);
• les mécanismes de contrôle de l’accès établis pour la gestion du STIDI assurent une utilisation appropriée du système;
• un cadre de contrôle efficace est en place pour assurer la garde, la protection et la surveillance des documents contrôlés à la mission;
• des rôles et des responsabilités appropriés sont établis quant aux documents contrôlés;
• les rôles, les responsabilités et les procédures sont conformes aux politiques de recouvrement des coûts;
• des mécanismes de contrôle adéquats du processus de recouvrement des coûts sont établis;
• un régime de surveillance adéquat est instauré pour s’assurer que les mécanismes de contrôle du recouvrement des coûts fonctionnent et que les fonds recouvrés sont exacts et dûment comptabilisés.

1.5 Méthode de vérification

L’enquête avait trois volets : cadre de contrôle de gestion, conformité du programme d’immigration et cadre de contrôle interne.

Les tests de vérification ont été effectués pour chacun des volets de l’enquête, par l’examen des dossiers et de la documentation, et l’observation des activités opérationnelles. Aux fins de la vérification, l’équipe a également tenu des entrevues avec les ACE responsables de l’exécution du programme d’immigration, les agents et les employés du programme d’immigration recrutés sur place et d’autres employés de l’ambassade qui ont des liens avec les activités de gestion de l’immigration.

La vérification de la conformité du programme d’immigration comprenait un examen d’un échantillon aléatoire de 20 cas d’immigrants et 20 cas de non‑immigrants pour la période du 1^er juillet 2005 au 30 juin 2006, dans le but d’évaluer la conformité aux prescriptions de la loi, des règlements et des politiques.

Les mécanismes de surveillance du STIDI, des documents contrôlés et du recouvrement des coûts ont été examinés en tant qu’éléments visés par la vérification du cadre de contrôle interne. Nous avons également examiné les décisions concernant les cas de demandeurs de résidence permanente et de demandeurs de résidence temporaire qui ont été traités au cours de la période du 1^er juillet 2005 au 30 juin 2006, afin de vérifier leur conformité aux pouvoirs délégués. L’équipe de vérification a également examiné des échantillons des opérations relatives à l’inventaire des documents contrôlés ainsi que des opérations de gestion des recettes découlant du recouvrement des coûts, afin d’évaluer leur conformité à la loi, aux politiques et aux procédures applicables.

La vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement fédéral ainsi qu’aux normes de vérification établies par l’Institut des vérificateurs internes.

2.0 Conclusion de la vérification

L’équipe de vérification a constaté que, dans l’ensemble, le programme d’immigration de Buenos Aires est bien géré et fournit un bon service à sa clientèle. Elle a également noté que le programme destiné aux immigrants ainsi que le programme destiné aux non‑immigrants sont conformes à la loi, aux politiques et aux procédures applicables. Bien que la mission ait un bon cadre de contrôle interne en place, l’équipe a dégagé certains secteurs qui pourraient être améliorés en matière d’examens d’assurance de la qualité et de gestion du STIDI, des documents contrôlés et du recouvrement des coûts.

3.0 Observations et recommandations

3.1 Cadre de contrôle de gestion—Fonction de gestion

La vérification a révélé que, dans l’ensemble, la mission a un bon cadre de gestion en place pour administrer le programme d’immigration. Toutefois, la vérification a également fait ressortir certaines faiblesses en matière d’assurance de la qualité que la mission devrait régler. Ce sujet est analysé dans les sections qui suivent.

3.1.1 Gouvernance

La mission prépare un plan annuel conformément au processus de planification du Ministère. Ce document établit les objectifs du bureau et est le principal véhicule pour les demandes d’affectation de ressources et, par conséquent, constitue le fondement des plans de travail de la mission pour l’année à venir.

L’équipe de vérification a constaté que les rôles et responsabilités de la section de l’immigration sont clairement définis et généralement conformes à la politique ministérielle. Toutefois, elle a dégagé quelques secteurs où une meilleure séparation des tâches renforcerait le cadre de contrôle interne de la mission; ces secteurs sont abordés dans la section du rapport portant sur le recouvrement des coûts.

Dans l’ensemble, les employés recrutés par la section de l’immigration sont bien informés et travaillent très bien en équipe. Le gestionnaire du programme d’immigration (GPI) a une politique du libre accès et discute régulièrement avec les employés au sujet des cas, et des politiques et procédures du bureau. La vérification a révélé que le roulement est faible au sein de la section de l’immigration depuis l’arrivée du GPI, à l’été 2004. Toutefois, la mission a fait l’objet d’une rationalisation à l’été de 2006, laquelle a mené à l’élimination d’un poste d’agent recruté sur place et d’un poste d’adjoint au programme. La rationalisation a fait suite à la réduction des objectifs d’immigration à la mission au cours des dernières années. La mission a vu un accroissement des demandes de résidence temporaire au cours d’une période équivalente. Elle recrute sur place des employés pour gérer les périodes de traitement de pointe au cours de l’été.

3.1.2 Gestion des ressources humaines

L’équipe de vérification a constaté que les évaluations du rendement et les autorisations de sécurité des ERP et des ACE sont à jour à la mission. Elle a également noté que le personnel reçoit une formation en français et une formation sur les méthodes de travail relatives à l’immigration.

Bien que l’équipe ait constaté l’absence de plans de formation officiels pour le personnel de l’immigration, elle n’a relevé aucune déficience qui pourrait ou devrait être corrigée au moyen d’une formation. Ceci étant dit, une formation devrait être offerte non seulement pour permettre à la direction de planifier les besoins futurs de manière plus stratégique, mais également pour documenter ces besoins ainsi que les réalisations qui devraient être envisagées par les prochains membres de la direction.

3.1.3 Assurance de la qualité

Bien que la mission n’ait pas de système de gestion des risques officiel en place pour surveiller les risques, tous les employés qui travaillent à la mission connaissent les risques liés à l’exécution du programme, et la mission a saisi ces risques dans son Plan de gestion de l’immigration de la Région internationale. L’assurance de la qualité (AQ) a trait à un ensemble d’activités continues, planifiées et systématiques conçues pour assurer une confiance adéquate dans le fait qu’un système ou un programme particulier satisfait à des exigences données en matière de qualité. Aux fins de l’AQ, on examine un groupe de cas particuliers en vue de recueillir de l’information qui valide ou perfectionne les connaissances actuelles. Une trousse d’AQ et des directives émises par la Région internationale à toutes les missions expliquent l’obligation pour chaque mission de concevoir et d’exécuter leurs initiatives d’AQ en fonction des contextes particuliers de leur programme. La vérification n’a fait ressortir aucune preuve que la mission a entrepris quelque examen d’assurance de la qualité que ce soit au cours des deux dernières années.

Recommandation 1
La mission devrait intégrer un programme d’examens continus et systématiques d’assurance de la qualité afin d’assurer la gestion de la qualité du programme et de contribuer aux initiatives futures d’amélioration du programme.

Réponse de la direction

La mission reconnaît qu’un mécanisme d’examens d’assurance de la qualité doit être envisagé.

3.1.4 Information sur le rendement

La mission utilise certains des outils à sa disposition pour surveiller le rendement. Elle a également un bon système en place pour consigner les demandes d’information en provenance du Canada, par exemple les demandes de députés concernant l’état d’avancement des cas. Toutefois, l’évaluation a révélé que la mission n’utilise pas certaines fonctions du STIDI pour surveiller le rendement. Parce que le personnel ne possède qu’une connaissance de base du STIDI, ce dernier n’est pas utilisé à sa pleine capacité comme outil de gestion au sein de la mission.

Le mode de commande du STIDI est un outil dont disposent les gestionnaires pour produire des rapports susceptibles d’aider la direction à comprendre le traitement des demandes à la mission. Des discussions tenues avec la direction ont révélé que l’utilisation limitée du STIDI en tant qu’outil de gestion est en grande partie attribuable à la perte du poste d’opérateur du STIDI, l’un des postes coupés à la suite de l’initiative de rationalisation, plus tôt cette année. Pour compenser, le GPI contribue largement au traitement des demandes, supervise directement l’unité des services aux immigrants et suit le rendement par d’autres moyens. En outre, l’agent principal d’immigration supervise l’unité des services aux non‑immigrants et se réunit fréquemment avec le GPI pour discuter des préoccupations sein de cette unité, qui concernent la mission. En outre, le nombre restreint d’employés et la baisse dans le quantité de demandes reçues limitent le niveau de risque associé au fait de ne pas utiliser cette fonction. Toutefois, cette non‑utilisation reste une faiblesse qui doit être réglée.

Recommandation 2
La mission devrait accroître sa capacité de mieux utiliser les outils de gestion du rendement pour mieux gérer les ressources affectées au programme.

Réponse de la direction

Le gestionnaire et les agents apprendront par eux‑mêmes des techniques additionnelles du STIDI.

3.2 Conformité du programme d’immigration

Dans le cadre de la vérification de la mission de Buenos Aires, l’équipe a examiné l’intégrité du programme en matière de traitement des demandes ainsi que le respect des exigences de la législation et des politiques. À cette fin, l’équipe a examiné la documentation des politiques et des procédures, mené des entrevues et examiné un échantillon aléatoire de dossiers comprenant des demandes de résidence permanente et des demandes de résidence temporaire.

Dans l’ensemble, l’évaluation a révélé que les décisions concernant les immigrants et les non‑immigrants sont conformes à la loi et aux politiques ministérielles. L’équipe a également découvert que les décisions sont adéquatement étayées et que les documents justificatifs sont tenus tel que requis. Toutefois, elle a noté certains secteurs où la mission pourrait mettre en œuvre des améliorations en vue d’accroître davantage l’intégrité de son programme.

3.2.1 Programme destiné aux immigrants—;Résidents permanents

Le programme de la mission de Buenos Aires destiné aux immigrants consiste en des cas de la catégorie du regroupement familial et de la catégorie de l’immigration économique — travailleurs qualifiés, gens d’affaires, candidats des provinces — et des décisions quant à la résidence permanente. L’équipe a examiné un échantillon de cas de demandeurs de résidence permanente : travailleurs qualifiés, catégorie du regroupement familial et gens d’affaires.

La vérification a révélé que, de façon générale, le programme destiné aux immigrants à la mission est bien géré et que des mécanismes de contrôle efficaces sont en place pour assurer l’intégrité du programme.

3.2.2 Programme destiné aux non‑immigrants—Résidents temporaires

Le programme de la mission de Buenos Aires destiné aux non‑immigrants comprend le traitement des demandes de permis d’études, de permis de travail et de visas de visiteur. L’équipe de vérification a examiné un échantillon de cas de non‑immigrants dans le cadre de l’examen des dossiers, à savoir visiteurs, étudiants et travailleurs temporaires.

La vérification a permis de constater que le programme de la mission destiné aux non‑immigrants est bien géré, que les décisions sont habituellement étayées adéquatement et que les documents justificatifs sont tenus tel que requis. Toutefois, au cours de l’examen, l’équipe de vérification a découvert quelques problèmes mineurs qui ont fait l’objet de discussions avec la mission, en vue de leur étude.

3.2.3 Admissibilité

La législation sur l’immigration stipule que les demandeurs doivent satisfaire à des exigences concernant la sécurité, la criminalité et l’état de santé pour pouvoir venir au Canada. Les missions devraient avoir un cadre d’admissibilité en place, qui est conforme aux pouvoirs et qui fournit au personnel l’information nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités.

La vérification a révélé que, dans l’ensemble, les activités concernant l’admissibilité qui sont menées à la mission sont conformes à la législation ainsi qu’aux politiques et aux procédures ministérielles. Les responsabilités et les rôles relatifs aux examens sont clairs. En général, les ACE prennent les décisions concernant les interdictions de territoire, tandis que les ERP fournissent un soutien grâce à leur connaissance du contexte culturel, social et financier. Des partenariats stratégiques clés faisant partie du réseau d’admissibilité sont également établis et, de façon générale, ils fonctionnent tel que prévu. Toutefois, l’équipe de vérification a constaté qu’un agent d’intégrité des mouvements migratoires (AIMM) officiel chargé de ces tâches au nom de la mission a seulement été nommé au cours de l’an dernier. En l’absence de poste officiel d’AIMM, la mission a eu recours à diverses pratiques de gestion des risques et a tiré parti des connaissances du personnel et d’autres liens en réseau afin de s’assurer de l’exécution adéquate de ces tâches.

À la mission, l’équipe de vérification a découvert une excellente pratique de documentation des décisions concernant les interdictions de territoire. La mission utilise des notations normalisées, claires et concises, lorsqu’elle documente les décisions. Cette pratique permet non seulement de résumer de façon efficace les procédures suivies pour parvenir à une décision, mais assure que les exigences sont satisfaites, que tous les employés connaissent le processus et qu’aucune confusion n’est suscitée lorsque des décisions sont prises par différents agents. En outre, la mission a élaboré divers modèles qui facilitent la collecte d’information auprès des clients, afin de traiter plus efficacement les décisions relatives aux interdictions de territoire.

3.3 Cadre de contrôle interne—Gestion du STIDI

Le STIDI est le principal système utilisé pour faciliter le travail relatif à l’immigration dans les bureaux des visas à l’étranger. Dans le cadre de l’examen, l’équipe de vérification a mené des entrevues, examiné les profils des utilisateurs, observé les installations de la mission et analysé des statistiques décisionnelles relatives aux cas menés à terme au cours de la période du 1^er juillet 2005 au 30 juin 2006.

La vérification a révélé que, en général, le cadre de contrôle de la fonction du STIDI est adéquat et que la plupart des mécanismes de contrôle nécessaires pour protéger les biens sont en place. Toutefois, certains secteurs ont besoin d’améliorations. La vérification a permis de dégager certaines composantes manquantes des mécanismes de contrôle de l’accès, mais elle n’a révélé aucune utilisation inappropriée en l’absence de ces mécanismes. Elle a également fait ressortir une déficience à faible risque, qui a été corrigée facilement. Les constatations circonstanciées sont analysées dans les sections suivantes.

3.3.1 Biens liés au STIDI

La vérification a révélé que des sauvegardes du système étaient effectuées chaque semaine. En outre, l’équipe de vérification a constaté que des bandes d’enregistrement de sauvegarde sont rangées de façon sécuritaire dans le classeur, lorsqu’on ne les utilise pas. L’observation à la mission a révélé que la salle du STIDI et la salle du serveur, qui contient le principal terminal du STIDI, font l’objet d’un accès restreint. Toutefois, la mission ne procède pas à un entretien régulier sous forme d’épuration des bandes, tel que requis. Ce sujet est analysé plus loin dans la prochaine partie.

3.3.2 Mécanismes de contrôle de l’accès

Dans le cadre de la vérification, l’équipe a examiné la liste des profils relatifs au STIDI à la mission. Elle a constaté que les comptes d’anciens employés n’ont pas été systématiquement supprimés, que certains comptes non assignés n’ont pas été réinitialisés, qu’un compte éloigné créé par erreur existe toujours dans le système et que certains employés ont accès à certaines fonctions auxquelles ils ne devraient pas avoir accès. Ces problèmes accroissent le risque d’accès non autorisé et d’utilisation inappropriée du système. Avant l’arrivée de l’équipe sur place, mais après le début de la vérification, un message a été envoyé par l’AC pour demander l’épuration des comptes des utilisateurs du STIDI. En conséquence, tous les comptes des anciens employés ont été supprimés, mais tous les autres problèmes observés avant l’épuration étaient toujours présents au moment de la vérification. Ils ont été réglés pendant que l’équipe de vérification était sur place.

Pour mettre à l’épreuve les niveaux de pouvoir, l’équipe de vérification a examiné les décisions relatives à tous les cas menés à terme entre le 1^er juillet 2005 et le 30 juin 2006. Elle a constaté que toutes les décisions prises au cours de cette période d’examen sont conformes aux pouvoirs délégués, en dépit de la présence de ces comptes additionnels.

L’équipe de vérification a découvert que la mission ne procédait pas à une surveillance périodique des comptes et que, lorsque des modifications étaient apportées, la mission ne conservait pas des copies imprimées des profils des utilisateurs supprimés ni des tableaux d’enregistrement des sorties des dossiers durant une certaine période afin d’assurer l’existence d’un dossier des utilisateurs du STIDI à la mission aux fins de reddition de comptes. Une surveillance régulière du STIDI, conformément à la politique ministérielle, aurait vraisemblablement fait ressortir ces problèmes et le fait que la mission ne procède pas à un entretien régulier, tel que voulu.

Recommandation 3
La mission devrait s’assurer que des dossiers adéquats sont tenus afin de faciliter la surveillance périodique du STIDI, et que cette surveillance périodique a lieu afin de garantir à la direction que l’utilisation du STIDI est appropriée et que les biens liés au STIDI sont protégés à la mission.

Réponse de la direction

La mission a commencé et continuera à faire état sur papier de tous les utilisateurs du STIDI ainsi que leurs profils.

3.4 Cadre de contrôle interne—Documents contrôlés

Les documents contrôlés sont les documents officiels utilisés par CIC. À la mission, ces documents servent à produire des visas officiels du gouvernement qui permettent à certains ressortissants étrangers d’entrer au Canada et, par conséquent, ces documents exigent un niveau de sécurité plus élevé que d’autres.

La vérification a fait ressortir que, dans l’ensemble, la mission a un bon cadre de contrôle interne en place pour protéger les documents contrôlés. Elle a également révélé que certaines pratiques à la mission pourraient être renforcées en vue d’améliorer le cadre de contrôle des documents contrôlés, notamment une séparation plus appropriée des tâches et l’exécution de dénombrements réguliers de l’inventaire physique.

3.4.1    Cadre de contrôle

Les opérations de gestion de l’inventaire des documents contrôlés comprennent l’enregistrement constant des documents contrôlés transférés, l’enregistrement de l’utilisation des documents contrôlés à la mission et la production de comptes rendus de cette information sous les formes appropriées. La vérification a révélé des erreurs dans ces opérations. Dans certains cas, les erreurs ont touché l’enregistrement papier concernant le niveau d’inventaire enregistré par la mission et, dans d’autres cas, les erreurs ont entraîné la communication de renseignements inexacts sur l’utilisation des documents contrôlés à la mission. En raison des erreurs dans l’enregistrement des documents contrôlés transférés, l’équipe de vérification n’a pas pu faire coïncider l’inventaire des documents contrôlés de la mission et le dernier rapport d’inventaire trimestriel.

L’équipe a noté que la mission ne procédait pas toujours à un dénombrement de l’inventaire physique avant de produire son rapport d’inventaire trimestriel, ce qui fait partie des exigences relatives à la surveillance des documents contrôlés. La mission procédait plutôt à un inventaire physique une seule fois par année et les rapports trimestriels étaient basés sur des enregistrements papier. L’exécution de dénombrements trimestriels et réguliers de l’inventaire est un mécanisme de contrôle visant à empêcher le report d’erreurs sur plusieurs périodes. À l’époque de la vérification, le dénombrement de l’inventaire physique de la mission ne coïncidait par avec le dernier rapport d’inventaire trimestriel. Si la mission avait effectué des dénombrements de l’inventaire physique lorsqu’elle produisait ses rapports trimestriels, elle aurait probablement décelé les erreurs susmentionnées et il aurait peut-être été possible de faire coïncider les chiffres.

Recommandation 4
La mission devrait assurer la conformité aux procédures de gestion des documents contrôlés en surveillant périodiquement la fonction afin de veiller à rendre dûment compte des documents contrôlés.

Réponse de la direction

Cette mesure a été mise en œuvre à l’époque de la visite de l’équipe de vérification. La mission continuera de rendre compte des documents contrôlés au moyen d’un dénombrement trimestriel de l’inventaire physique et, dans le cas des documents tenus par l’ambassade canadienne à Montevideo (Uruguay), environ deux fois par année, selon les visites des ACE à ces missions.

3.5 Cadre de contrôle interne—Recouvrement des coûts

La mission de Buenos Aires accepte le paiement de frais au moyen de dépôts directs en peso de l’Argentine ou de l’Uruguay et de chèques visés, ou en espèces, en dollars canadiens. Les recettes du recouvrement des coûts à la mission totalisaient 2,167 millions de dollars pour l’exercice 2005‑2006 et environ 93 % de ce montant a été payé par dépôt direct. L’équipe de vérification a examiné les mécanismes de contrôle de la fonction de recouvrement des coûts à la mission en interrogeant le personnel, en examinant des dossiers, en documentant le processus et le déroulement du travail et en effectuant des tests pour s’assurer de l’intégrité du programme de recouvrement des coûts.

L’équipe de vérification a constaté que, dans l’ensemble, le cadre de contrôle du recouvrement des coûts à la mission peut être amélioré afin de protéger les recettes du recouvrement des coûts reçues à la mission. Ces améliorations sont analysées dans les sections suivantes.

3.5.1 Rôles et responsabilités

Les tests de vérification ont permis de confirmer que le personnel responsable du recouvrement des coûts applique des pratiques judicieuses en matière de protection des recettes perçues à la mission. Toutefois, ils ont révélé qu’il n’y avait aucune séparation des tâches puisque les fonctions d’agent de recouvrement des coûts (ARC) et d’agent de contrôle des formulaires (ACF) incombent à un seul ACE. Bien que la vérification n’ait fait ressortir aucune preuve d’une incidence de cette situation sur les activités de la mission, la séparation des tâches de l’ARC et de l’ACF assurerait qu’aucune personne n’est l’unique responsable des deux fonctions, qui sont reliées. En d’autres termes, le fait qu’une seule personne soit responsable de deux fonctions accroît le risque que les fonds ne soient pas dûment perçus ou que des documents contrôlés ne fassent pas l’objet d’un dénombrement adéquat. La séparation des tâches servirait également à protéger les employés lorsque des erreurs surviennent, et à réduire l’étendue du travail de suivi requis.

Recommandation 5
Les tâches de l’ARC et de l’ACF devraient être partagées entre les deux ACE à la mission.

Réponse de la direction

Comme la mission est dotée de deux ACE et que trois fonctions doivent être remplies par ces derniers (ARC, ACF et gestion du STIDI), la séparation de toutes ces tâches n’est pas possible.

Par conséquent, la mission adoptera un système de rotation des tâches afin de s’assurer qu’aucun agent n’exécute à la fois les tâches d’ACF et d’ARC.

3.5.2 Mécanismes de contrôle interne

Dans l’ensemble, 93 % des personnes qui ont présenté une demande au cours de l’exercice 2005‑2006 ont payé les frais par dépôt direct dans des institutions financières locales. Auprès des missions où des arrangements bancaires sont établis, les demandeurs joignent un reçu de dépôt direct à leur formulaire de demande comme preuve de paiement. Une fois traités, les reçus de dépôt direct des demandeurs sont tenus par le commis au recouvrement des coûts. Toutefois, au cours du traitement de la demande, la mission ne vérifie pas le reçu de dépôt direct du demandeur à la lumière du compte bancaire d’immigration de la mission. Sans validation des reçus bancaires, la mission n’a aucun mécanisme de contrôle interne en place pour s’assurer que seuls des reçus valides prouvant que les fonds ont été perçus sont acceptés par la mission.

L’équipe de vérification a fait ressortir des constatations semblables lors de la vérification de la mission de Bucarest en 2005 et de la vérification de la mission de Séoul en 2006. Dans le rapport de vérification concernant Bucarest, l’équipe recommandait que la RI examine la pertinence de directives concernant la vérification des reçus de dépôt direct pour informer les missions de leurs rôles et responsabilités. La direction a convenu d’établir des lignes directrices plus claires à l’intention des missions à cet égard. À l’époque de la vérification actuelle, ces directives n’avaient pas été communiquées.

3.5.3 Surveillance du recouvrement des coûts

La mission est responsable de l’exécution de procédures de surveillance dans le domaine du recouvrement des coûts afin de s’assurer que les procédures sont exécutées correctement et conformément aux politiques et aux procédures de CIC.

La vérification a révélé que la mission n’effectue pas de surveillance de la fonction de recouvrement des coûts de façon systématique, et qu’elle ne tient pas de dossiers de surveillance du recouvrement des coûts. La seule surveillance qui est effectuée consiste en une vérification ponctuelle des demandes des immigrants, visant à assurer que les reçus PDS+ sont versés dans les dossiers et que les frais exacts ont été payés, à mesure que les cas sont traités par les agents. Cette activité de surveillance n’est pas exécutée pour les cas de non‑immigrants.

Pendant que l’équipe de vérification était sur place, elle a noté que certaines fonctions d’entretien du système n’étaient pas exécutées. Il s’agit de mesures de contrôle préventives visant à protéger le principal outil utilisé par Immigration pour le recouvrement des coûts.

L’absence d’une surveillance suffisante accroît le risque que des fonds de recouvrement des coûts ne soient pas perçus par la section de l’immigration. La surveillance périodique des procédures assure la conformité aux politiques et garantit à la direction de la mission que le bureau protège les fonds d’immigration et que les mécanismes de contrôle fonctionnent. En outre, en n’effectuant pas l’entretien du système requis, le bureau accroît le risque que le système PDS+ tombe en panne et que la mission perde ainsi sa capacité de traitement.

Recommandation 6
La mission devrait exécuter les procédures de surveillance requises conformément au guide Bureaux dotés d’un seul agent et tenir un dossier de surveillance du recouvrement des coûts afin de s’assurer de la conformité de la fonction de recouvrement des coûts aux politiques et aux procédures de CIC.

Réponse de la direction

La mission mettra en œuvre le système de surveillance proposé, en prenant un échantillon aléatoire de 1 % de tous les paiements reçus entre le 1^er janvier 2007 et le 31 mai 2007, englobant les deux devises utilisées pour les opérations.

La mission exécutera régulièrement des procédures de surveillance similaires pour assurer la conformité aux politiques et aux procédures de CIC.

Annexe A : Plan d’action de la direction

#	Recommandations	Plan d’action	Responsabilité	Date cible
1.	La mission devrait intégrer un programme d’examens réguliers et systématiques d’assurance de la qualité afin de garantir à la direction la qualité du programme et de contribuer aux initiatives futures d’amélioration du programme.	La mission reconnaît qu’un mécanisme d’examens d’assurance de la qualité doit être instauré.	GPI
		Le programme destinés aux résidents temporaires a été choisi le premier : un échantillon de 1 % de tous les cas reçus en avril 2007 seront examinés sur le plan de la qualité du traitement et de la rapidité de la prise de décision, et les références concernant 20 % des cas visés par une décision favorable seront vérifiées, dans la mesure du possible. La mission a défini un groupe cible et procédera à une sélection aléatoire de dossiers de résident temporaire, aux fins d’analyse.		30 septembre 2007
		Un objectif d’assurance de la qualité en matière d’immigration sera établi en novembre 2007.		30 novembre 2007
2.	La mission devrait accroître sa capacité de mieux utiliser les outils de gestion du rendement pour mieux gérer les ressources affectées au programme.	Le gestionnaire et les agents apprendront par eux‑mêmes des techniques additionnelles relatives au STIDI. On donnera 20 heures aux agents pour travailler avec des documents sur l’intranet de CIC afin de déterminer les outils du STIDI qui peuvent être utiles. La première réunion avec les agents aura lieu d’ici la fin de juin 2007.	GPI	31 octobre 2007
3.	La mission devrait s’assurer que des dossiers adéquats sont tenus afin de faciliter la surveillance périodique du STIDI, et que cette surveillance périodique a lieu afin de garantir à la direction que l’utilisation du STIDI est appropriée et que les biens liés au STIDI sont protégés à la mission.	La mission a commencé et continuera à faire état sur papier de tous les utilisateurs du STIDI ainsi que de leurs profils. La surveillance de l’état des comptes de la mission aura lieu aux trois mois.	GPI/ gestionnaire du STIDI	Mis en œuvre et continu
4.	La mission devrait assurer la conformité aux procédures de gestion des documents contrôlés à la mission, en surveillant périodiquement la fonction afin de veiller à rendre dûment compte des documents contrôlés.	Cette mesure a été mise en œuvre au moment de la visite de l’équipe de vérification. La mission continuera de rendre compte des documents contrôlés au moyen d’un dénombrement trimestriel de l’inventaire physique et, dans le cas des documents tenus par l’ambassade canadienne à Montevideo (Uruguay), environ deux fois par année, selon les visites des ACE à ces missions.	ACF	Mis en œuvre et continu
5.	Les tâches de l’ARC et de l’ACF devraient être partagées entre les deux ACE à la mission.	Comme la mission est dotée de deux ACE et que trois fonctions doivent être remplies par ces derniers (ARC, ACF et gestion du STIDI), la répartition de toutes ces tâches n’est pas possible. Par conséquent, la mission adoptera un système de rotation des tâches afin de s’assurer qu’aucun agent n’exécute à la fois les fonctions d’ACF et d’ARC. Les ACE rempliront les tâches de gestionnaire du STIDI à tour de rôle.	GPI	Mis en œuvre
6.	La mission devrait exécuter les procédures de surveillance requises conformément au guide Bureaux dotés d’un seul agent et tenir un dossier de surveillance du recouvrement des coûts afin de s’assurer de la conformité de la fonction de recouvrement des coûts aux politiques et aux procédures de CIC.	La mission mettra en œuvre le système de surveillance proposé, en prenant un échantillon aléatoire de 1 % de tous les paiements reçus entre le 1er janvier 2007 et le 31 mai 2007, englobant les deux devises utilisées pour les opérations. La section des visas demandera à l’administration de la mission de montrer des preuves correspondantes des dépôts dans les comptes bancaires des missions, à Buenos Aires et à Montevideo, ainsi que la confirmation de la réception par l’AC du MAECI et du dépôt dans le compte du receveur général pour Affaires étrangères. La mission exécutera régulièrement des procédures de surveillance similaires pour assurer la conformité aux politiques et aux procédures de CIC.	ARC	Mis en œuvre et continu

Annexe B : Calendrier de la vérification

Planification de la vérification	Juillet 2006
Visite à la mission de Buenos Aires	Du 5 au 13 octobre 2006
Ébauche transmise au GPI et à la RI pour commentaires	19 mars 2007
Plan d’action de la direction terminé	29 mai 2007
Rapport approuvé par le Comité de vérification	25 juin 2007