Rapport de vérification

Gestion du matériel

Novembre 1996

Contexte

L'unité de la gestion du matériel est responsable de s'assurer que le matériel répond aux exigences opérationnelles de l'organisme. Cette unité dessert les directions de l'Administration centrale, les Opérations centrales, les trois opérations régionales, les 29 bureaux de délivrance de passeports à travers le Canada et environ 100 missions à l'étranger. L'unité est centralisée à l'Administration centrale.

On a effectué la vérification de la gestion du matériel conformément au plan de vérification 1995 - 1996 de l'organisme.

Objectifs

Évaluer l'Unité de la gestion du matériel pour s'assurer que les services répondent aux besoins des utilisateurs et appuient l'objectif global du Bureau des passeports.

Évaluer la définition des rôles et des responsabilités de l'Unité de la gestion du matériel.

Évaluer l'efficience et l'efficacité opérationnelle déployée par l'Unité de la gestion du matériel dans l'exercice de ses responsabilités.

Évaluer les méthodes et les systèmes utilisés pour l'acquisition, l'entretien et l'élimination du matériel.

Déterminer si on a fourni une formation adéquate.

Préciser dans quelle mesure le travail est effectué conformément aux politiques et aux procédures des organismes centraux et du Bureau des passeports.

Portée

La vérification englobait les activités de l'Unité de la gestion du matériel. Nous avons exclu les activités de gestion du matériel portant sur l'inventaire des dépenses en capital de la présente vérification étant donné qu'elles avaient déjà fait l'objet d'un examen lors de la vérification de la gestion des installations et des immobilisations en 1994-1995.

Dans le cadre de cette vérification, nous avons également examiné les éléments suivants :

Le système de classement maintenu par les Services des finances et les Services administratifs;
La méthode d'acquisition (le régime de concurrence plutôt qu'un fournisseur unique) pour les contrats de grande valeur;
Les commandes subséquentes à une offre permanente;
La méthode de contrôle de la qualité des passeports vierges.

Nous avons effectué la vérification selon les lignes directrices de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor qui étaient en vigueur jusqu'au 31 mars 2001.

Conclusion

Un sondage sur la satisfaction de la clientèle mené dans le cadre de la vérification a permis d'établir que l*Unité de la gestion du matériel fournit des services qui répondent aux besoins des clients. Le sondage a révélé que les clients ont noté une amélioration significative dans la qualité des services fournis.

On trouvera dans la section qui suit certains autres enjeux émergeants.

Résultats de la vérification

L'Unité de la gestion du matériel offre des services qui répondent aux besoins des usagers et appuient les objectifs du Bureau des passeports.
Le personnel du Bureau des passeports comprend bien les responsabilités de l'Unité de la gestion du matériel. Nous croyons que les éléments clés des rôles et des responsabilités se doivent d'être documentés et communiqués.
La direction fonctionnelle provient surtout du Manuel de la politique administrative et des procédures et directives émises. Il faudrait explorer la possibilité de convoquer le personnel administratif plus régulièrement à des séances d'information et de discussion.
L'Unité de la gestion du matériel n'évalue pas son rendement de façon formelle. Il n'existe pas de normes de service centrées sur le client permettant de vérifier le rendement.
Les systèmes et processus en place pour assurer le traitement des contrats de biens et de services sont en règle générale adéquats pour répondre aux besoins du Bureau des passeports. L'Unité de la gestion du matériel pourrait fonctionner de façon plus efficiente en faisant une meilleure utilisation du système d'inventaire de fournitures de bureau et en établissant un système de classement commun pouvant répondre à la fois aux besoins des Unités des finances et de la gestion du matériel.
On a relevé des possibilités d'amélioration du contrôle de la qualité de l'inventaire.

État actuel du plan d'action

La gestion a accepté en principe et / ou pleinement les observations soulevées dans le rapport de vérification.

On mettra en place des plans d'action afin de corriger les situations suivantes :

On complétera un examen de la fonction de la gestion du matériel en mars 1997.
On a prévu des conférences afin de sensibiliser tous les agents d'administration sur la gestion du matériel. On a aussi prévu la participation à des séances d'information sur des initiatives comme le programme des cartes d'acquisition et des cartes de crédit de voyage.
On a déjà mis en oeuvre une approche plus formelle afin d'établir les buts et les objectifs.
On a créé un poste de conseiller en gestion du matériel au sein de Direction avec comme responsabilités d'élaborer des stratégies ou des plans d'acquisition organisationnelle, d'examiner les politiques et les systèmes actuels et de fournir des conseils aux cadres supérieurs sur les activités de gestion du matériel.

Dans le cas de certaines observations, on mettra en place des plans d'action après le lancement et la décentralisation du système intégré.