Composantes du développement

Les affectations sont mises au point par les organismes d'accueil et orientées en fonction des objectifs du programme. Dans la mesure du possible, les tâches confiées aux participants et aux participantes devraient faire partie des tâches courantes de la division (exemples: notes d'information, notes de service, pièce de correspondance, présentation au CT). Il ne devrait pas s'agir de projets de recherche que la division n'entreprendrait habituellement pas, ni de travaux sans très grande priorité pour la division ou l'organisme. Les meilleures situations d'apprentissage comprennent une variété de tâches, des contacts avec de nombreuses personnes, des responsabilités équivalentes à celles des autres membres de la division et il doit s'agir d'activités qui intéressent vivement le superviseur du poste en question.

2. L'ÉVALUATION LINGUISTIQUE

Comme le profil linguistique d'un poste au sein du PFAÉ est le français ou l'anglais essentiel, il n'y a pas d'exigence de bilinguisme liée à ce programme. Cependant, les participants et les participantes sont fortement encouragés à suivre des cours dans leur langue seconde, hors des heures de travail, afin d'atteindre un certain niveau de bilinguisme. Les recrues du PFAÉ qui sont déjà bilingues devront subir un examen de langue seconde afin de déterminer leur niveau de compétence et s'ils sont éligibles à recevoir la prime au bilinguisme qui est de 800.00 $ par année.

3. SÉANCE D'ORIENTATION

Une séance d'orientation est organisée à l'intention de l'ensemble des participants et des participantes durant la première semaine du programme afin de les familiariser avec:

• les priorités et les mécanismes de prise de décisions du gouvernement;
• l'organisation et la structure du gouvernement;
• le rôle et la structure des organismes d'accueil;
• les problèmes nationaux et internationaux du Canada;
• le contexte du développement régional;
• les rôles et les responsabilités des organismes centraux et des ministères fonctionnels.

La séance d'orientation est mise au point par L'École de la fonction publique du Canada . L'EFPC établit un calendrier des cours à chaque année en collaboration avec l'agent ou l'agente et le conseiller ou la conseillère du PFAÉ, à partir des recommandations du comité directeur. D'autres sujets et problèmes, que ceux mentionnés précédemment, peuvent être abordés au besoin.

4. SÉANCE DE FORMATION À MI-PARCOURS

Une séance de formation de trois jours aura lieu quand les participants auront terminé leurs deux premières affectations et servira à parfaire leurs compétences et poursuivre leur perfectionnement. Compte tenu des besoins en formation relevés pendant les affectations ou par le jury de promotion, la séance de formation pourrait insister sur les compétences suivantes:

• la communication verbale
• la résolution des différends
• les techniques d'animation
• la créativité en solution de problèmes
• la gestion des priorités
• les questions autochtones
• les questions liées à la santé
• les questions de priorités régionales

D'autres sujets pourront aussi être ajoutés à cette liste, selon les besoins.

5. LES RESPONSABILITÉS DU SUPERVISEUR

Puisque les participants et les participantes apprennent en se familiarisant avec les activités de l'organisme et en exécutant, sous encadrement, des tâches précises, un engagement sérieux est requis de la part de la haute direction et de chacun des superviseurs et superviseures des organismes d'accueil.Ceux-ci sont des modèles d'expérience pour les participants et les participantes et ils assument la responsabilité quotidienne de la gestion de la formation. Ils doivent clairement définir les tâches à accomplir, ainsi que les compétences et les connaissances à acquérir dans le cadre de l'affectation. Les personnes chargées de la supervision doivent veiller à ce que les objectifs du programme et ceux de l'affectation soient atteints. En outre, ils doivent informer les conseillers et les conseillères du programme de tout problème hors de l'ordinaire pouvant survenir. Si ces derniers se trouvaient incapables de régler un tel problème, le président du comité directeur devrait en être informé, de même que l'agent ou l'agente du PFAÉ.

Les superviseurs et superviseures devraient être sélectionnés par l'organisme en raison de leur haut calibre général, de leurs aptitudes à la gestion et à la formation, et de leur connaissance approfondie de leur secteur d'activités et de ceux de l'ensemble de l'organisme.

Chaque superviseur et superviseure doit évaluer le participant ou la participante à la fin de la période d'affectation de six mois. Des exemplaires de cette évaluation doivent être envoyés aux conseillers et aux conseillères du programme et à l'AGRHFPC.

6. LES RESPONSABILITÉS DES PARTICIPANTS ET PARTICIPANTES

Les participants et les participantes doivent s'assurer d'atteindre les objectifs du programme et de l'affectation. Si un problème hors de l'ordinaire ayant trait à l'affectation se présentait, ils doivent en informer leur conseiller ou leur conseillère et communiquer avec l'AGRHFPC pour toute question ou tout besoin d'ordre administratif.

Les personnes qui participent au programme rédigent une évaluation écrite sur la séance d'orientation et, à la fin de chaque période d'affectation de six mois, ils doivent fournir une évaluation d'une page sur l'affectation à l'intention du comité directeur. Une version préliminaire de celle-ci devrait être présentée au conseiller ou à la conseillère un mois avant la fin de l'affectation et une version finale, deux semaines avant le début d'une nouvelle affectation. Le conseiller ou la conseillère enverra copie de l'évaluation finale à l'AGRHFPC.

7. L'ÉVALUATION DES PARTICIPANTS ET DES PARTICIPANTES

Des évaluations officielles écrites de chacune et de chacun des participants sont exigées des superviseurs, au sein des organismes d'accueil, dans le mois qui précède la fin de chaque période d'affectation de six mois. Le formulaire fourni par la PFAÉ doit alors être utilisé. Une copie du rapport d'examen du rendement est envoyée aux conseillers et aux conseillères de programme et à l'agente ou à l'agent du PFAÉ de l'AGRHFPC.

8. LES JURYS DE PROMOTION

À la fin de la première année du programme, on examine la possibilité de promouvoir les participants et les participantes au niveau ES-03. Si ce n'est déjà fait, ceux-ci doivent fournir à l'AGRHFPC la preuve de l'obtention de leur diplôme de maîtrise. Les personnes qui ne remplissent pas cette condition ne peuvent être promues.

Les jurys de sélection se réunissent précisément pour évaluer les participantes et les participants afin de déterminer si ces personnes possèdent les compétences requises pour être promues au niveau ES-03 et confirmer qu'elles sont aptes à occuper des postes de niveau intermédiaire au sein du groupe ES. Ces jurys sont normalement composés d'un membre du comité directeur, d'un conseiller ou d'une conseillère du Programme et d'une agente ou d'un agent du PFAÉ de l'AGRHFPC qui évaluent les compétences précisées dans l'énoncé des critères de mérite. 

Afin de déterminer si les participantes et les participants possèdent ou non les compétences requises pour être promus, les membres du jury de promotion utilisent les instruments d'évaluation suivants : l'entrevue, le rapport d'évaluation du rendement de la première affectation ainsi que celui de la seconde. Certaines compétences ne sont évaluées que par l'entrevue et d'autres que par l'évaluation de rendement ou les évaluations de rendement, d'autres encore sont évaluées par les deux instruments. De plus, au besoin, le jury peut effectuer une vérification des références auprès des superviseurs des deux premières affectations. La vérification des références est recommandée lorsque :

• l'on constate un écart entre les compétences manifestées durant l'entrevue et les commentaires qui paraissent sur les rapports d'évaluation du rendement;
• les rapports d'évaluation du rendement ne sont pas suffisamment explicites au regard de certaines compétences;
• les membres du jury de promotion ont besoin de renseignements additionnels pour compléter/valider leur évaluation. 

Il est de loin préférable que la vérification des références soit effectuée par l'un des membres du jury. Mais, dans certains cas, il est possible que ces derniers demandent à quelqu'un d'autre de procéder à la vérification des références. Il devrait s'agir d'une personne qui est associée de près au Programme et les membres du jury demeurent alors responsables de l'évaluation de l'information ainsi recueillie et de son intégration à leur évaluation finale.

Les participantes et les participants sont d'abord informés verbalement de leurs résultats par l'agente ou l'agent du PFAÉ et invités à une entrevue de rétroaction. Normalement, au moins un des membres du jury, dont l'agente ou l'agent du PFAÉ de l'AGRHFPC, fournira aux personnes concernées une rétroaction dans les deux semaines qui suivent la communication des résultats. C'est à ce moment que des recommandations de formation/perfectionnement sont formulées.

Les participantes et les participants qui réussissent reçoivent une lettre confirmant leur reclassification au niveau ES-03, cette reclassification est susceptible d'appel. Les promotions entrent en vigueur le 1er juillet ou à la date arrêtée par le comité directeur.

Les participantes et les participants qui échouent sont réévalués six mois après avoir été informés des résultats du premier jury de promotion. Seules les compétences pour lesquelles les résultats n'étaient pas satisfaisants sont réévaluées. Les mêmes instruments d'évaluation sont utilisés (évaluations du rendement; entrevue - questions/situations différentes - et, le cas échéant, vérification des références (doit inclure le rapport du superviseur actuel).

Les volets entrevue et vérification des références de la nouvelle évaluation sont généralement confiés à d'autres membres du jury que ceux qui ont participé à la première évaluation. Ces personnes recueillent des renseignements sur les compétences de la participante ou du participant et rendent compte au comité directeur du PFAÉ qui, dans ce cas, agit comme jury de promotion et décide si la personne satisfait ou non aux critères de promotion en attribuant les notes appropriées.

Dans l'éventualité d'un second échec, le comité directeur décide des mesures à prendre en tenant compte des particularités de chacun des cas.Le comité directeur envisagera les mesures suivantes :

• déploiement d'efforts pour que la personne soit placée à un autre poste, au sein d'un groupe et à un niveau équivalent au groupe et au niveau ES-02, pour lequel elle est compétente ou
• renvoi en cours de stage, ce qui signifie que la personne est renvoyée du Programme et que ses fonctions au sein de la fonction publique fédérale cesseront après un mois d'avis.

Un jury de promotion aura lieu vers la fin de la troisième affectation. Ce jury prend en compte uniquement les deux dernières évaluations de rendement; il n'y a pas d'entrevue de mener.

9. LE RÉSEAU DU PROGRAMME

Les conseillers et les conseillères ainsi que les ex-participants et participantes du programme sont liés d'une façon très particulière au PFAÉ. Ces personnes participent activement aux activités de recrutement et de sélection, tout comme à la séance d'orientation à l'École de la fonction publique du Canada. Elles offrent aux participants et aux participantes de l'aide et des conseils ayant trait aux affectations, aux possibilités d'emploi et aux questions de politique. Cette étroite collaboration avec le programme, les participants et les participantes ainsi que la collectivité chargée des politiques, enrichit le PFAÉ et assure sa visibilité et sa mise en valeur.