Arbitrage formel et accéléré

L’audience devant un arbitre de grief se déroule de manière semblable, bien que moins formelle, à celle devant un tribunal judiciaire. À titre de partie à un arbitrage de grief, le fonctionnaire s’estimant lésé a l’occasion de produire des preuves par le biais de témoignages et de documents pertinents et de présenter des observations à l’appui de sa thèse.

Un avis officiel confirmant la date, l’heure et l’endroit où se tiendra l’audience est envoyé au fonctionnaire s’estimant lésé, à son représentant et à l’autre partie au grief, au moins sept jours avant la tenue de l’audience.

Afin de réduire au minimum les frais de déplacement et de faire le meilleur usage possible du temps des arbitres de grief, les audiences se tiennent normalement dans les grands centres urbains du pays. Sur demande des parties, il peut être fait exception à cette règle.

Chaque partie a la responsabilité d'aviser la Commission à l'avance si un service d'interprétation simultanée dans l'autre langue officielle est nécessaire à l'audience. Les parties n’ont pas à payer pour le service d’interprétation simultanée. Chaque partie doit aussi aviser la Commission à l’avance de toutes mesures d’adaptation nécessaires.

Si une personne ayant reçu un avis ne se présente pas à l’audience, l’arbitre de grief peut décider de tenir l’audience et de rendre une décision sans communiquer avec cette personne.

Dans le cas d’une procédure de règlement des griefs portant sur une mesure disciplinaire (p. ex. licenciement), il incombe à l’employeur de démontrer que la mesure était justifiée. Dans ce cas, l’employeur présentera d’abord ses éléments de preuve. Lorsque le grief concerne l’interprétation ou l’application de la convention collective ou d’une décision arbitrale, le fonctionnaire s’estimant lésé procède en premier.

Une partie peut contre-interroger les témoins cités à comparaître par l’autre partie. S’il décide de témoigner, le fonctionnaire s’estimant lésé peut également être contre-interrogé. Un fonctionnaire s’estimant lésé peut se représenter lui-même ou être représenté par la personne de son choix, ce qui comprend un conseiller juridique. Il doit retenir lui-même les services de son représentant et en assumer les coûts.

Lorsqu’elle veut présenter une pièce (preuve) pour laquelle il existe une version officielle dans les deux langues officielles, l’une des parties doit produire les deux versions du document à l’audience. Elle doit également prévoir un nombre suffisant d’exemplaires pour l’arbitre de grief et l’autre partie, ainsi qu’un exemplaire supplémentaire pouvant être montré aux témoins dans le cadre de l’audience.

Au terme de l’audience, une décision est rendue par écrit et une copie est envoyée aux parties par l’entremise de leurs représentants. On peut prévoir une période de trois à six mois.

Une audience accélérée est une version condensée et simplifiée de la procédure formelle. Cette procédure peut, dans certains cas, donner lieu à la rédaction d'un exposé conjoint des faits, mais elle ne permet aucun témoignage. Par conséquent, ce type d’audience dure habituellement moins d’une journée. Une décision est rendue oralement à l'audience par l'arbitre de grief, puis confirmée dans une décision écrite dans les cinq jours qui suivent l'audience. La décision est définitive et exécutoire à l’égard des parties, mais elle ne peut être citée à titre de précédent ni faire l’objet d’un contrôle judiciaire par la Cour fédérale. Ce mode d’arbitrage existe depuis 1994, et la plupart des employeurs et des syndicats ont convenu de traiter certains griefs par voie de cette procédure.