Conférences préparatoires

Conformément à l’objectif de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (la LRTFP ou la Loi) de moderniser les relations de travail, d’éliminer les éléments d’inefficacité et de mettre davantage l’accent sur la collaboration patronale-syndicale, la LRTFP prévoit expressément l’utilisation de conférences préparatoires dans le cadre de griefs renvoyés à la Commission pour être entendus par un arbitre de grief ainsi que pour toute affaire relevant de la compétence de la Commission (p.ex. plainte de pratique déloyale de travail, demande d’accréditation).   

Conformément à l’alinéa 40(1)b) de la Loi, une fois que l’affaire a été présentée à la Commission, celle-ci peut ordonner la tenue d’une conférence préparatoire. Cette disposition de la Loi habilite la Commission à ordonner des procédures préparatoires, notamment la tenue de conférences préparatoires dans toute affaire dont elle est saisie. Elle prévoit également que ces procédures se font à huis clos, contrairement aux audiences qui sont habituellement ouvertes au public.

Conformément au paragraphe 223(3) de la Loi, le président de la Commission peut ordonner aux parties de participer à une conférence préparatoire relativement à un grief ayant été renvoyé à l’arbitrage (contrairement à une affaire renvoyée à la Commission) en vue de régler ou de simplifier les questions en litige.

Bien que la Commission ou son président puissent ordonner la tenue d’une conférence préparatoire, la demande initiale émane souvent des parties.  

L’objectif de ces conférences est simple : réduire le temps d’audience et le nombre de litiges, permettre aux parties de se concentrer sur les questions qui les divisent et finalement, peut-être, ouvrir la voie à la médiation et au règlement. Voici quelques exemples de questions pouvant faire l’objet de discussions lors des conférences préparatoires :

• nombre de jours d’audience requis;
• liste des témoins;
• titres de compétence d’un expert;
• compétence de la Commission ou des arbitres de grief;
• déroulement des procédures;
• besoin de renseignements;
• communication de documents;
• possibilités de règlement;
• précision des questions divisant les parties.  

La tenue de telles conférences n’est pas ordonnée dans tous les cas et sera habituellement réservée aux affaires plus complexes.

La Loi reconnaît les nouveautés et les tendances technologiques et prévoit l’utilisation de ces nouvelles technologies tout particulièrement dans le domaine des conférences préparatoires. L’alinéa 40(1)c) de la Loi prévoit l’utilisation de tout moyen de communication pour la tenue des conférences préparatoires, et la Commission doit donc être équipée de sorte à offrir aux clients des réunions par téléconférence.

L’alinéa 226(1)b) prévoit également que l’arbitre de grief peut ordonner l'utilisation de moyens de télécommunication électroniques. Ces dispositions permettront aux parties de participer à une conférence préparatoire sans devoir engager de frais de voyage supplémentaires.  

Tous les commissaires peuvent présider une conférence préparatoire sans qu’il s’agisse de l’arbitre ou du commissaire qui est saisi de l’affaire.

L’alinéa 40(1)b) de la LRTFP confère à la Commission le pouvoir de fixer la date, l’heure et le lieu de la conférence préparatoire.

Conformément à l’article 101 du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique , le directeur général doit informer les parties et les intervenants de la tenue d’une conférence préparatoire, au moins trois jours à l’avance, sauf en cas d’urgence ne permettant pas de respecter le délai en raison de contraintes de temps.