Combien coûtera votre projet d'affaires électroniques?

Une évaluation judicieuse de vos besoins en matière de commerce électronique contribuera à la réussite de votre projet. Il est surtout important de vous assurer que vous dépensez raisonnablement et que vous évaluez toutes les options, car vous ne voulez pas vous retrouver avec des frais dissimulés en cours de projet. N'oubliez pas de prévoir tous les petits détails et d'inclure toutes les dépenses éventuelles. Dans l'ensemble, vous devez tenir compte de 2 types de coûts lorsque vous mettez en œuvre un plan de commerce électronique, soit les coûts directs et les coûts indirects.

Coûts directs
À l'interne: Il s'agit d'une solution très dispendieuse. L'entreprise achète dans ce cas la totalité de l'équipement et développe elle-même les logiciels. Cela requiert une connexion Web de capacité supérieure, une ligne T1 par exemple, au lieu d'une simple connexion Internet. Les entreprises de plus grande taille qui veulent se munir d'un système exclusif et exercer un contrôle absolu sur la sécurité optent habituellement pour cette solution.

Impartition: Vous pourriez confier le développement de votre site Web, dont le coût peut varier de quelques centaines de dollars à plus de 10 000 $, à des spécialistes qui offrent des services de gestion de la relation client et de gestion du site Web. Ces services peuvent parfois inclure un contrat d'impartition avec un service d'hébergement de plus grande capacité, qui se spécialise dans les affaires électroniques. L'impartition permet une certaine personnalisation et un contrôle sur des activités précises et elle peut inclure des fonctions technologiques exigeantes telles que l'exploitation d'un serveur.

Modèles ASP: Les fournisseurs de services applicatifs (ASP) peuvent localiser des sources d'approvisionnement de fonctions pouvant aller des services d'hébergement/de commerce électronique à certains services d'affaires comme l'administration de bureau, les ventes et le marketing et la gestion des ressources humaines. Ils offrent aux entreprises la possibilité de choisir uniquement les services dont elles ont besoin. De nombreux services externalisés pour les petites entreprises ont migré du modèle logiciel sur CD vers le Web afin de réduire les prix, qui prennent généralement la forme de frais mensuels relativement modiques.

Coûts indirects
Lorsque vous planifiez un projet d'affaires électroniques, ne perdez pas de vue les coûts indirects. Ceux-ci peuvent être considérables, et dépasser souvent les coûts directs. Les coûts indirects comprennent généralement la gestion des logiciels et de la technologie nécessaires au fonctionnement de votre entreprise, de même que la conception, la gestion et le marketing de votre site Web. Tenez compte des éléments suivants dans la planification des coûts indirects:

Gestion des affaires à distance
L'exploitation d'une entreprise en dehors de l'environnement du bureau traditionnel représente un coût indirect courant. De nombreux entrepreneurs n'ont pas de bureau dans le sens conventionnel du terme, mais plutôt un établissement virtuel. Voici les aspects à prendre en considération:

Communications. Il est possible de faire appel aux services téléphoniques traditionnels, au courriel et à la messagerie à partir d'Internet. Ces activités de communication peuvent souvent être effectuées à partir d'un appareil portable.  Examinez votre entreprise et déterminez quel mode de gestion des communications cadrerait le mieux avec vos activités. Si une grande partie de celles-ci - disons les ventes - est fondée sur la communication, un appareil mobile pourrait alors être l'option la plus avantageuse.

Réseautage. Un grand nombre d'entrepreneurs doivent demeurer constamment en lien avec des sources d'information. Il existe aujourd'hui des logiciels de bureau virtuel offerts par des fournisseurs de services applicatifs bon marché qui permettent à un utilisateur d'entretenir, depuis un appareil mobile et par le biais d'Internet, des liens avec ses collègues de travail ou avec des entrepreneurs alliés. Il existe aussi des logiciels relativement peu coûteux, parfois groupés, grâce auxquels un ordinateur portable peut être branché à un plus gros ordinateur fixe qui sert alors de terminal de secteur.

Paiements, opérations bancaires et comptabilité. Des logiciels abordables, pouvant vous aider à gérer votre trésorerie et votre comptabilité, sont offerts sur CD ou par l'entremise de fournisseurs de services applicatifs. Certains comportent également des fonctions de renseignements financiers (tableaux de bord) - diagrammes de ventes, répartition du temps et état des flux de trésorerie. Ces logiciels migrent eux aussi vers les réseaux sans fil.

Gestion des tâches et du temps. Très pris par leurs affaires, les entrepreneurs doivent souvent organiser méthodiquement leurs activités pour être efficients. Ils peuvent à cette fin se procurer facilement des logiciels de gestion du temps et de logistique. Ceux-ci sont habituellement assez bon marché et souvent groupés avec un logiciel de bureau.

Maintenance de la technologie
Ce n'est pas tout d'acheter des ordinateurs et d'autres technologies (comme la technologie réseau), il faut aussi songer à en assurer régulièrement la maintenance et le service. Ceci peut se faire de l'une des manières suivantes:

• Créer un service de TI: si votre entreprise dépend dans une large mesure de la technologie, il pourrait être sage d'embaucher un spécialiste des TI. Vous auriez ainsi, à l'interne, une personne capable d'assurer en tout temps la bonne marche des opérations cruciales.
• Confier la maintenance à des sous-traitants: il existe une multitude d'entreprises qui offrent des services de maintenance technologique aux petites entreprises qui ne jugent pas utile ou nécessaire de se doter d'un service de TI complet. Elles assurent régulièrement, contre des honoraires mensuels, l'entretien et la réparation de l'équipement technologique.
• Rémunération à l'acte: les entreprises de très petite taille font souvent affaire avec un fournisseur «sur appel» pour faire l'entretien du matériel et des logiciels et corriger les problèmes suivant les besoins. Ces fournisseurs demandent généralement un taux horaire se situant autour de 100 $. Certains d'entre eux sont même en mesure de fournir ce service à distance, à partir du Web.

Conception et architecture du site Web
Soyez prêt à investir temps et argent dans la création d'un site Web efficace.  Guider les internautes dans un site Web est un art, généralement désigné par le terme «convivialité», qui tient tout simplement à la facilité avec laquelle les visiteurs peuvent se déplacer à l'intérieur du site. La convivialité peut influer sur le trafic et l'efficacité.

• Mettez-vous à la place des gens qui consultent votre site.
• Peuvent-ils trouver ce qu'ils cherchent en trois clics ou moins?
• L'objet du site apparaît-il tout de suite clairement aux yeux des visiteurs?
• Les éléments graphiques tape-à-l'œil, qui nuisent à la consultation, sont-ils restreints au minimum?
• Votre site est-il surchargé de contenu et d'éléments graphiques?
• Comme les gens ne lisent pas le contenu d'un site Web de la même façon qu'un document écrit, les textes doivent être concis et simples. L'information devrait être utile et facile à dénicher.
• Les messages de vente manifestes et les demandes de renseignements personnels trop fréquents incitent habituellement les visiteurs à déserter rapidement un site.
• Si votre site Web est complexe ou s'il joue un rôle crucial pour votre entreprise, il vaut la peine de dépenser quelques milliers de dollars et de confier l'organisation de son architecture à un concepteur Web.

Gestion du site Web
La gestion continue du site par un webmestre représente un coût indirect de taille. Ce travail est souvent confié à la personne ou à l'entreprise qui a élaboré l'architecture du site, mais il peut aussi être accordé en sous-traitance ou effectué par une personne de l'intérieur. Voici certaines des tâches que cela suppose:

• Faire en sorte que le site demeure dynamique.
• Ajouter régulièrement du contenu utile (par ex., trucs, nouvelles et renseignements éducatifs) pour encourager les visites répétées. Ceci est d'autant plus important pour les sites de commerce électronique interentreprises qui ont simplement pour fonction de générer des pistes de clients potentiels. La recherche de contenus d'actualité pourrait être confiée soit à un membre de l'entreprise soit à l'extérieur. Des entreprises de marketing offrent parfois ce service moyennant des frais mensuels ou rédigent des textes à la demande.
• Surveiller les tendances du trafic, puis adapter le site pour qu'il corresponde mieux aux besoins des utilisateurs.
• Si certaines pages sont rarement consultées, tandis que d'autres sont très fréquentées, modifier le site pour qu'il cadre avec les besoins des clients.
• Déterminer comment les visiteurs trouvent votre site et ce qu'ils font une fois qu'ils y sont.
• Des logiciels de suivi et d'analyse des utilisateurs - tels que des logiciels de série et des logiciels ASP à bas prix - sont souvent offerts par des fournisseurs de services Internet (dans le cadre d'un forfait d'hébergement de site Web) ou de fournisseurs privés comme Blizzard, OneStat, Webtracker, WebTrends et bien d'autres, pour aider les entrepreneurs à faire le suivi d'éléments comme le nombre de visiteurs, l'aiguillage par les moteurs de recherche (comment les utilisateurs ont trouvé le site), les habitudes d'utilisation particulières, l'efficacité du marketing, les taux de conversion et les origines géographiques.
• Traiter les demandes de renseignements, tester les liens, rétablir ceux qui sont interrompus, en ajouter de nouveaux et effectuer d'autres tâches liées à l'administration.