Examen de suivi du SGRH / PeopleSoft
au 22 mars 2000
Rapport
Introduction
Le suivi de l'examen de 1998 portant sur le Système de gestion des ressources humaines / PeopleSoft (SGRH/PS) s'est déroulé au cours de la période d'octobre 1999 à janvier 2000. L'examen a mis l'accent sur les contrôles de gestion dans cinq domaines sélectionnés, à savoir :
- Objectif 1 : Répondre aux besoins des gestionnaires et des assistants de ressources humaines;
- Objectif 2 : Mettre en oeuvre des mesures de sécurité rigoureuses;
- Objectif 3 : Renforcer le cadre de contrôle de l'intégrité des données;
- Objectif 4 : Améliorer la qualité des rapports; et
- Objectif 5 : Stabiliser l'équipe de projet de PeopleSoft.
Contexte
La Direction générale des ressources humaines (RH) d'Industrie Canada traite l'information en matière de ressources humaines au moyen du logiciel PeopleSoft. L'application de PS a été acquise en 1994, dans le cadre de l'Initiative des systèmes partagés du Secrétariat du Conseil du Trésor. Industrie Canada participe au « CORE » de PS et au Conseil de gestion pour partager l'information avec les autres ministères et pour promouvoir la fonctionnalité CORE qui est précieuse pour le ministère.
La Version 7 du SGRH/PS du Gouvernement du Canada a été mise en service à Industrie Canada en janvier 1999 pour assurer la conformité à l'an 2000. Les phases subséquentes de cette initiative pluriannuelle introduiront un plus grand nombre de fonctionnalités aux utilisateurs actuels de RH (p. ex., outils conviviaux), élargiront le groupe d'utilisateurs pour inclure la collectivité des ressources matérielles (p. ex., gestion du temps) et assureront des interfaces pour le partage des données avec les autres systèmes ministériels.
L'équipe de projet de PeopleSoft a travaillé fort pour répondre aux exigences des utilisateurs, pour maintenir la fonctionnalité du système et pour améliorer sans cesse l'intégrité des données de PS. Malgré ces efforts, il reste encore beaucoup à faire pour être à la hauteur des attentes des utilisateurs et pour répondre à la myriade de demandes qui découlent non seulement des changements continus apportés aux systèmes et aux environnements opérationnels (p. ex., changements à la version de PS et la NGC, respectivement), mais aussi des changements imprévus, tels que le taux élevé de roulement des utilisateurs de RH dans l'ensemble du ministère.
Constatations
Objectif 1 : Répondre aux besoins des gestionnaires et des assistants de ressources humaines.
Les recommandations signalées dans l'Examen de 1998, qui portaient sur des risques élevés ou modérés, ont été mises en application ou sont en cours d'être abordées. Toutefois, un certain nombre de questions identifiées au cours de notre examen représentent de nouveaux risques ou des risques d'une nature continue qui découlent des changements apportés à l'application de PS et à l'environnement dans le ministère. Parmi les recommandations relatives à l'atténuation des risques, mentionnons le rétablissement des Groupes d'utilisateurs de PS, l'élaboration d'une Stratégie de communications de PS appuyée par les clients et un examen continu des priorités de développement et des normes de service.
Notre examen a cerné un certain nombre de risques qui exigent une atténuation par l'équipe de projet de PS afin de réduire les risques à un niveau acceptable. On recommande les mesures suivantes :
- Groupes d'utilisateurs : Fournir une orientation et un soutien aux gestionnaires qui sont clients de PS afin de les aider à rétablir des Groupes d'utilisateurs de PS.
- Stratégie de communications : Élaborer et mettre en oeuvre une Stratégie de communications appuyée par les clients.
- Examen continu des priorités de développement : Modifier le processus d'établissement de priorités et d'initiatives de développement de PS afin d'inclure l'apport continu d'un représentant et du groupe approprié d'utilisateurs de PS.
- Mettre à jour les normes de service : Une équipe conjointe de clients et de responsables du projet de PS devrait examiner, réviser et approuver périodiquement les normes de service pour les demandes de changement de système. Des ressources doivent être affectées pour assurer le maintien des niveaux de service.
- Évaluer les besoins en formation : Une équipe conjointe de clients et de responsables du projet de PS devrait envisager une évaluation des séances de formation de PS, en ce qui concerne le taux de renouvellement des utilisateurs, les besoins en formation, les offres de cours ou d'instruction et les coûts/avantages.
- Examiner l'interface de la rémunération : Il faudrait envisager un examen de la nouvelle interface de la rémunération de PeopleSoft, avant sa mise en oeuvre, pour le deuxième trimestre de 2000/01.
Objectif 2 : Mettre en oeuvre des mesures de sécurité rigoureuses.
D'importants progrès ont été réalisés dans l'amélioration de la sécurité de PS, notamment la mise en oeuvre du module de sécurité pour faire le suivi de la sécurité des postes et du personnel, ainsi que la mise en oeuvre d'un programme de sensibilisation à la sécurité à l'intention des utilisateurs de PeopleSoft. Toutefois, il reste à entreprendre un certain nombre d'importantes initiatives en matière de sécurité. Vu la nature complexe et vulnérable des données dans les applications telles que PS, la sécurité devrait être abordée en fonction d'une stratégie détaillée qui comprend la participation et l'appui de la Direction générale de la gestion de l'information et des Services de sécurité ministérielle.
Notre examen a cerné un certain nombre de risques qui exigent une atténuation par l'équipe de projet de PS afin de réduire les risques à un niveau acceptable. On recommande les mesures suivantes :
- Stratégie de sécurité : Élaborer et mettre en oeuvre une Stratégie de sécurité de PS, de concert avec la Direction générale de la gestion de l'information et les Services de sécurité ministérielle, en vue de l'intégrer dans les autres initiatives de PS et de sécurité. La stratégie devrait cerner de façon détaillée les questions en matière de sécurité, dont les suivantes :
- le système de processus de contrôle du changement;
- la surveillance des bases de données; et
- l'enregistrement et le rapport automatiques des données essentielles de PS pour la surveillance des utilisateurs.
Objectif 3 : Renforcer le cadre de contrôle de l'intégrité des données.
Bien que des améliorations soient apportées au cadre de contrôle de l'intégrité des données (c.-à-d., matrice de codage pour la fonction de dotation en personnel, et rapports d'assurance de la qualité), l'intégrité des données de PeopleSoft demeure une préoccupation constante.
Les gestionnaires de RH ont la responsabilité primaire d'assurer l'intégrité des données de PeopleSoft. Pour traiter efficacement les préoccupations en matière d'intégrité des données dans l'ensemble du ministère, les gestionnaires de RH et l'équipe de PS ont besoin d'une stratégie détaillée sur l'intégrité des données.
Notre examen a cerné un certain nombre de risques qui exigent une atténuation par les gestionnaires de RH et l'équipe de projet de PS, dans un effort concerté, afin de réduire les risques à un niveau acceptable. On recommande les mesures suivantes :
- Stratégie d'intégrité des données : Élaborer et mettre en oeuvre une stratégie d'intégrité des données afin d'identifier les éléments suivants : le niveau requis d'exhaustivité, d'exactitude et d'opportunité des données pour chaque module de PS et sous-processus de PS; les tâches requises pour chaque groupe pour atteindre chacun des niveaux et des cibles ; et les moyens de surveiller le progrès dans la réalisation de ces cibles. La stratégie devrait se présenter sous forme d'un effort concerté entre les gestionnaires de RH et l'équipe de projet de PS. La stratégie devrait rester en vigueur jusqu'à ce que toutes les cibles en matière d'intégrité des données soient atteintes et maintenues pendant une période de temps spécifique, p. ex. six mois.
- Il faudrait mener une vérification de suivi au quatrième trimestre de l'exercice financier 2000-2001 afin d'assurer la réalisation fructueuse des cibles établies dans le cadre de la stratégie d'intégrité des données.
Objectif 4 : Améliorer la qualité des rapports.
La qualité des rapports de PeopleSoft demeure toujours une préoccupation dans l'ensemble du gouvernement. Industrie Canada est actuellement exposé aux problèmes de rapports ; l'année dernière, le ministère a mis à niveau le système PS, de la Version 5 à la Version 7, et a remplacé sa configuration de système par une configuration qui correspond au bloc de PS. Il faudra déployer, pendant une certaine période, un effort continu visant à fournir aux utilisateurs de PS les rapports requis. Pour ce faire, il faudra des ressources spécialisées, des évaluations continues et la révision des attentes des utilisateurs.
Notre examen a cerné un certain nombre de risques qui exigent une atténuation par l'équipe de projet de PS afin de réduire les risques à un niveau acceptable. On recommande les mesures suivantes :
- Rapports de dotation : Bien que l'équipe de projet PS aborde les problèmes relatifs aux rapports de dotation – une priorité actuelle en matière de rapports – il faudrait envisager la possibilité de renforcer l'effort d'élaboration des rapports. L'élaboration de rapports dans chaque domaine de PS devrait être gérée à titre de sous-projets officiels, de pair avec un niveau approprié de contrôles de la gestion de projets (p. ex., produits livrables définis, ressources affectées, élaboration de processus et de produits, assurance de la qualité, acceptation des utilisateurs et approbation pour le ministère).
- Rapports spéciaux : Il faudrait entreprendre un examen indépendant du processus de demande, d'évaluation et de prestation de rapports spéciaux de PS. (Nota : Il faut envisager cette recommandation conjointement avec la recommandation d'évaluer la charge de travail de l'analyse des systèmes de gestion de PS).
Objectif 5 : Stabiliser l'équipe de projet de PS.
Au cours de l'année dernière, un important effort a été réalisé avec succès pour doter de façon permanente et former l'équipe de projet de PS. Bien qu'un poste d'analyste des systèmes de gestion soit créé et doté, la charge de travail écrasante affectée à ce poste constitue une nouvelle préoccupation.
Notre examen a cerné un nouveau risque que l'équipe de projet de PS doit chercher à atténuer. On recommande la mesure suivante :
- Charge de travail relative à l'analyste des systèmes de gestion : Il faudrait examiner les exigences de travail, la charge de travail, la mesure du travail et l'impact de l'analyste des systèmes de gestion de l'équipe de PS. Les activités de travail devraient être mesurées ou comparées en vue de déterminer le niveau de ressources requis pour ce poste.
Mesures prises par la gestion
Le suivie continu exercé par la Direction de vérification et d'évaluation indique que l'équipe de projet de PS fait beaucoup de progrès pour adresser les questions soulevées. Une vérification de suivi additionnelle sera faite dans l'an 2001.
Voir aussi…