La vérification de la région du Pacifique
juillet 1996

Sommaire

La vérification de la région du Pacifique a surtout porté sur les fonctions des finances, de l'administration et du personnel. Il s'agissait de la première vérification régionale effectuée depuis la fusion, en 1993, d'Industrie, Sciences et Technologie Canada, de Consommation et Affaires commerciales Canada, d'Investissement Canada et de parties de Communications Canada.

Les vérificateurs ont constaté que bien qu'en règle générale, les fonctions précitées fassent l'objet d'une gestion et d'un contrôle adéquats, chacune d'elle pourrait être améliorée. Voici les principaux thèmes et les principales questions de contrôle :

Gestion financière et administrative

Le rôle des Services ministériels régionaux en matière de surveillance de l'application des procédures financières, administratives et du personnel dans les centres de responsabilité (CR) n'est pas clair, en particulier en ce qui a trait aux CR qui ne relèvent pas du directeur exécutif.

On pourrait rendre le traitement et l'approbation des paiements moins fastidieux en mettant en oeuvre des procédures et une surveillance plus efficaces pour la vérification des comptes.

Dans la région, les manuels des politiques et des procédures sont habituellement périmés et il faudrait améliorer la diffusion des mises à jour et des révisions auprès du personnel.

L'enregistrement des dépenses engagées n'est pas uniforme dans l'ensemble de la région. Pour cette raison, il n'y a pas assez de renseignements complets et à jour dans le Système de gestion comptable des ressources (SGCR) pour les analyses et la prise de décisions.

Gestion des recettes

Il faudrait consolider les procédures de dépouillement du courrier, d'inscription des encaissements et de dépôt afin d'atténuer les risques de perte d'argent.

On a cerné divers problèmes en ce qui concerne les contributions remboursables, notamment l'absence de suivi des cas de non-paiement, de mise à jour des dossiers et de calendriers de remboursement, d'où le besoin d'une meilleure base pour le contrôle et le suivi des sommes dues à l'État.

Achats et biens

On a constaté généralement que les contrats pour services professionnels n'étaient pas accompagnée de la documentation voulue concernant les travaux, les méthodes d'impartition, les raisons de l'attribution d'un contrat à un fournisseur exclusif, la méthode d'établissement du prix et l'évaluation des travaux de l'entrepreneur, après exécution.

La garde et le contrôle des biens ont besoin d'être améliorés. Le Système d'information sur la gestion des biens (SIGB) du Ministère n'est pas à jour et on n'a pas encore apposé d'étiquettes à code à barres sur le vieux matériel afin de faciliter le suivi et la vérification.

Gestion du parc automobile

On a décelé divers points faibles dans la gestion du parc automobile, notamment l'utilisation de véhicules non identifiés sans l'autorisation appropriée, des livres de bord de véhicule incomplets, des rapports non uniformes sur les relevés d'odomètre et les dépenses relatives aux véhicules, des renseignements fragmentaires sur la surveillance de l'utilisation et des coûts du parc automobile, ainsi que l'usage des véhicules de en dehors des heures normales de travail sans donner de preuve d'autorisation du gestionnaire du CR.

Gestion des ressources humaines

Il serait souhaitable d'étayer l'enregistrement des présences et des congés. Les CR tiennent leurs propres dossiers officieux sur les présences, les congés et le surtemps, dossiers qui ne se reflètent pas nécessairement dans le système officiel de rapports du Ministère, Peoplesoft, ou qui ne concordent pas avec lui.

Langues officielles

Aucune conclusion. On encourage la région à continuer à veiller à l'application de la Loi sur les langues officielles.

Mesures prises par la gestion

En donnant suite aux recommandations de la Vérification de 1996 dont la Région a fait l'objet et qui cernait la possibilité d'améliorations aux chapitres des finances, de l'administration et du personnel, la Région a renforcé son cadre de responsabilisation.

• La Région a clarifié le rôle que jouent les Services ministériels quant au contrôle des finances, de l'administration et des fonctions relatives au personnel. Les Services exécutent maintenant un contrôle sur place dans chaque bureau d'IC, tous les deux ans; cela comprend un examen détaillé de toutes les procédures financières et administratives. Ce nouveau régime a été avantageux sur plusieurs plans : vérification des comptes; pistage précis du courrier; encaissement et dépôt des fonds; gestion du parc automobile.



• Afin de tenir à jour les manuels sur les politiques et les procédures, la Région recourt maintenant à Internet, moyen qui sert à communiquer les politiques générales du Ministère et du Conseil du trésor.



• Le nouveau Système intégré de gestion financière de la Région (SIGF) fournit des renseignements complets et à jour aux analystes et aux décideurs; il crée automatiquement des engagements de fonds chaque fois qu'un bon de commande ou un contrat est établi.



• À l'heure actuelle, la Région du Pacifique d'IC ne gère aucun accord portant sur des contributions remboursables. Des ententes de développement économique et régional (EDER) ou des ententes de développement économique encore en vigueur avaient été conclues par les ministères qui existaient avant la formation d'IC. La province de la C.-B. ou l'Administration territoriale du Yukon sont chargées d'obtenir le remboursement des prêts consentis en vertu de ces ententes.



• Les marchés de services professionnels font maintenant l'objet d'un examen annuel; les gestionnaires désignés des marchés reçoivent régulièrement des conseils en la matière.



• Nos systèmes de gestion des actifs sont à jour; les dossiers d'inventaire ont été vérifiés à fond et ont fait l'objet d'une conciliation.



• Nous avons amélioré les systèmes d'enregistrement des congés personnels et des présences; il incombe aux gestionnaires de s'assurer que les employés déclarent les congés au moyen des formulaires officiels. Les relevés des congés sont émis et vérifiés tous les ans.