Initiative fédérale du développement économique
dans le nord de l'Ontario (FedNor)
le 25 avril 2001
Cette vérification a été menée à contrat par Conseils et Vérification Canada pour le compte de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE).
Sommaire
Le présent rapport contient les résultats de l'examen en profondeur réalisé pour Industrie Canada dans le cadre de la vérification interne de l'Initiative fédérale du développement économique dans le nord de l'Ontario (FedNor) à la suite d'une étude préliminaire, publiée en mai 1999. Cette vérification a été entreprise conformément au plan de vérification annuelle approuvé d'Industrie Canada pour 1999-2000. Fidèles à la portée et aux objectifs convenus relativement à cette vérification, nous présentons les résultats de celle-ci en ce qui a trait aux points suivants :
- la façon dont FedNor gère ses programmes de contributions;
- les progrès qu'a réalisés FedNor dans l'exécution de son changement de cap.
Notre mission était tournée vers l'avenir. Nous nous sommes concentrés sur les pratiques de gestion actuelles et proposées dans l'optique des ententes de contributions. Ainsi, nous avons examiné des ententes qui étaient entrées en vigueur durant ou après l'exercice de 1998-1999. Nous avons mis l'accent sur les systèmes et pratiques en place au moment de la vérification pour nous assurer que les pratiques courantes étaient conformes aux exigences en matière de bonnes pratiques et politiques de gestion concernant les subventions et les contributions.
Notre vérification de la façon dont FedNor gère ses programmes de contributions se fonde sur un examen de dossiers de projets. Nous avons pu conclure que :
- les dossiers contenaient assez de renseignements pour permettre d'évaluer le bien-fondé d'un projet et les agents de FedNor ont fourni des justifications acceptables au moment de recommander l'approbation d'un projet;
- l'approbation des projets a été documentée en bonne et due forme et a été faite par les fondés de pouvoirs appropriés;
- les lettres d'offre signées et les modifications ultérieures se trouvaient dans les dossiers. Ces modifications étaient bien justifiées;
- toutes les demandes de remboursement examinées étaient accompagnées des pièces justificatives nécessaires;
- FedNor fait preuve d'une bonne gérance des finances dans l'administration de ses programmes de contributions.
Nous avons relevé quelques exceptions mineures et en avons discuté avec la direction pour qu'elle fasse un suivi.
Lors de l'examen que nous avons fait des dossiers, nous avons conclu que les raisons justifiant une évaluation environnementale, dans le cadre du processus d'approbation d'un projet, nécessitaient une meilleure documentation. Nous avons également conclu qu'il existait des possibilités d'amélioration relativement à l'administration des demandes de remboursement et à la surveillance des projets. Il y aurait lieu, à l'égard de ces deux aspects, de faire une meilleure utilisation des techniques de gestion des risques. Le traitement des demandes semble alourdi par la paperasserie et oblige les requérants à satisfaire à des exigences qui ne tiennent pas compte du profil des risques du requérant. Nous reconnaissons aussi que la surveillance des projets est un domaine où il y a des failles, surtout en ce qui a trait aux projets récents. La restructuration en cours à FedNor nécessite que celle-ci examine de nouveau ses arrangements organisationnels et ses pratiques opérationnelles afin d'améliorer le service à la clientèle et l'efficacité de la surveillance des projets.
FedNor a réalisé des progrès substantiels dans l'exécution de son changement de cap, dont les suivants :
- Elle est à mettre en place une structure organisationnelle révisée, qui assurera à FedNor trois bureaux capables de fournir l'ensemble de ses programmes.
- Les travaux se poursuivent concernant la conception d'un outil de mesure du rendement et des pratiques en matière de reddition de comptes relativement aux résultats et aux avantages des projets profitant d'une contribution.
- Les pratiques générales de gestion continuent d'évoluer dans le bon sens, y compris la planification d'entreprise, la communication des réalisations et la gestion financière.
- L'unité des communications est dotée en personnel et a orienté ses services à l'appui de la direction de FedNor.
- FedNor a conclu un protocole d'entente (PE) avec le Bureau régional de l'Ontario du Ministère.
Aucune recommandation précise n'a été formulée pour ce qui est des progrès de FedNor relativement à sa restructuration et à son évolution organisationnelle. Nous avons fait un certain nombre de suggestions que la direction pourra considérer tandis que FedNor continue à progresser.
Mesures prises par la gestion (novembre 2000)
Dans tous les cas, le requérant a présenté un budget pour le projet. Des états des flux de trésorerie ont également été fournis, sauf quand l'envergure du projet ne le justifiait pas, à part quatre exceptions.
Recommandation 1 – Les renseignements liés aux flux de trésorerie, outre ceux liés au budget du projet, devraient être obtenus à l'égard de toutes les ententes de contributions visant de grands projets.
FedNor surveille les renseignements liés aux flux de trésorerie pour veiller à ce qu'ils soient inclus dans toutes les ententes de contributions.
Dans tous les cas, sauf pour ce qui est d'un projet représentant une modique contribution de 2 400 $, un examen environnemental préalable avait été réalisé.
Recommandation 2 – Les dossiers des projets doivent contenir les pièces justificatives concernant les décisions relatives à l'examen préalable, à savoir les raisons précises pour lesquelles un projet est régi ou non par la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale.
Un agent de FedNor pourrait exiger qu'une évaluation environnementale soit réalisée à l'égard de certains projets, par exemple une étude de faisabilité, même dans les cas où la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale ne l'exigerait pas, si à la connaissance de cet agent, il y aurait lieu de croire que le projet pourrait avoir des effets néfastes sur l'environnement (si l'étude était suivie d'une mise en oeuvre). En conséquence, il étudierait la demande de financement comme si le projet en question était régi par la LCEE. Il en serait de même si l'agent considérait qu'une telle évaluation était nécessaire pour déterminer efficacement la viabilité du projet.
FedNor continue à fournir à son personnel une formation sur les évaluations environnementales et à travailler avec les responsables du Ministère et d'autres partenaires afin de parfaire les outils d'évaluation et les procédures propres aux évaluations environnementales.
Dans l'ensemble, l'évaluation des risques aux fins de la vérification des demandes de remboursement se faisait à mesure que les demandes étaient soumises.
Recommandation 3 – L'évaluation des risques devrait être effectuée avant l'approbation d'un projet et devrait constituer un facteur déterminant quand vient le moment d'accepter ou de refuser un projet. L'évaluation devrait servir à établir, en collaboration avec le client, la stratégie de vérification de la demande de remboursement. Une fois que le risque a été évalué, son incidence devrait être expliquée et on devrait proposer une stratégie visant à le minimiser.
FedNor travaille à mettre en oeuvre l'utilisation des outils d'évaluation des risques recommandés par le vérificateur. L'évaluation sera effectuée avant qu'un projet ne soit approuvé et elle constituera un facteur déterminant dans l'élaboration de la stratégie de vérification des demandes de remboursement. Une fois que le risque aura été évalué, FedNor en discutera avec le client et, ensemble, ils prendront des mesures pour atténuer le risque en question.
FedNor consultera les responsables du Ministère avant de mettre cette recommandation en oeuvre. La mise en oeuvre est planifiée pour le mois de juin 2001.
Le recours à des contributions en nature a été suggéré dans le cadre de l'initiative de l'Équipe d'AMAP de FedNor.
Recommandation 4 – Le Ministère devrait étudier davantage la question des contributions en nature, dans l'optique des objectifs et de la clientèle de FedNor.
La direction FedNor est d'accord et poursuivra ses discussions avec le Ministère pour l'encourager à inclure les contributions en nature dans la liste des coûts admissibles.
La pratique nouvellement adoptée par FedNor, soit l'envoi d'une lettre de remerciements venant du Ministère, contribue à retarder le début des projets.
Recommandation 5 – FedNor devrait prendre les mesures nécessaires pour éviter les retards.
FedNor accepte cette recommandation.
Pour mettre en valeur les programmes de contributions de FedNor, l'unité des communications prépare, à l'heure actuelle, un communiqué provisoire à l'égard de chaque entente.
Recommandation 6 – Il faudrait prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que les communiqués sont préparés au besoin seulement et pour adopter d'autres méthodes, rendues possibles par Internet, afin de tenir la population au courant du travail de FedNor.
Le plan de communication de FedNor pour 2000-2001 prévoit de nouvelles façons de rationaliser les critères relatifs à la rédaction d'un communiqué.
FedNor continuera à se servir d'Internet pour tenir la population au courant de ses activités et pour mettre en place des services en ligne.
Il existe une certaine ambiguïté concernant la question de savoir si les contributions de FedNor visent des activités données ou des dépenses précises engagées au cours d'un délai précis.
Recommandation 7 – FedNor devrait passer en revue sa lettre d'offre type et ses pratiques concernant la vérification des demandes de remboursement et, s'il y a lieu, y apporter les changements nécessaires pour éviter de refuser involontairement des dépenses liées à la réalisation d'un projet.
FedNor est en train de passer en revue sa lettre d'offre type et demandera au Ministère de l'examiner aussi avant le 30 juin 2001.
FedNor continuera à permettre, à l'égard de tous les projets approuvés, les dépenses liées au projet engagées à partir de la date de demande.
Bien que les avances aient été versées conformément aux lignes directrices de la politique, nous craignons que, dans le cas des nouveaux clients, il ne soit pas prudent d'accorder des avances intégrales.
Recommandation 8 – La décision d'accorder une avance et la somme de cette avance devraient se fonder sur une évaluation des risques de non-exécution ou de défaut.
La mise en place, avant juin 2001, d'un processus d'évaluation des risques au cours de l'évaluation du projet permettra à FedNor de déterminer l'ampleur du risque que représente la concentration des flux de trésorerie au début du projet et d'envisager la possibilité de prendre d'autres dispositions contractuelles.
FedNor procède à l'évaluation du projet avant de fermer un dossier.
Recommandation 9 – FedNor devrait, dans le cadre de la surveillance des projets, veiller à ce qu'il y ait, au besoin, une visite des lieux et évaluer l'incidence de ses contributions en plus des résultats ou des produits.
Un cadre d'évaluation, qui comprend l'évaluation de l'incidence des projets, a été élaboré et est mis en oeuvre. FedNor a retenu les services d'un évaluateur indépendant pour visiter les lieux des projets en cours et récemment achevés. Cette revue sera terminée à la fin d'août 2001.
Les agents de surveillance et des paiements feront dorénavant les visites des lieux, qui compteront parmi les pratiques efficaces de surveillance.
Contribution de FedNor à un fonds d'actions
Recommandation 10 – Comme il s'agit d'un projet pilote mettant en jeu une approche nouvelle en matière de développement économique, nous recommandons que FedNor joue un rôle plus proactif dans l'administration du projet. De plus, étant donné l'application possible de cette approche comme solution de rechange à d'autres activités communautaires de financement, ce projet devrait faire l'objet d'un examen officiel.
Le projet qui fait l'objet de la recommandation susmentionnée est un projet entrepris en collaboration avec Entreprise autochtone Canada. FedNor réalisera un examen détaillé, comme l'ont proposé les vérificateurs, après avoir reçu les états financiers vérifiés. FedNor continuera à surveiller ce projet pour s'assurer que toutes les modalités de l'entente sont respectées et elle effectuera une évaluation officielle du projet après qu'il sera achevé au mois de mars 2001.
Le 8 février 2005, le Comité ministériel de vérification et d'évaluation d'Industrie Canada a approuvé le suivi de la vérification de FedNor. Direction générale de la vérification et de l'évaluation juge avec satisfaction que toutes les recommandations ont été abordées par la gestion responsable du programme. Par conséquent, cette vérification est désormais considérée finale.
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