Vérification du Cadre de contrôle de gestion (CCG)
Programme du spectre et des télécommunications (PST)

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

Novembre 2005

Résumé

1.1 Introduction

Le Programme du spectre et des télécommunications (PST), Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications (STIT), est l'une des organisations de services au marché (OSM) d'Industrie Canada. Le PST, par ses pouvoirs en matière d'élaboration de politiques et de règlements et par ses services de développement sectoriel du marché et de l'industrie,

• veille à ce que les Canadiens aient accès à une infrastructure de télécommunication et d'information de classe mondiale qui leur permet de participer à l'économie de réseau;
• promeut la compétitivité internationale des industries canadiennes des technologies de l'information et des télécommunications;
• assure une utilisation efficace et efficiente du spectre des radiofréquences, considéré comme une ressource naturelle stratégique;
• analyse les besoins de l'infrastructure canadienne des télécommunications et de l'information au point de vue de la sécurité informatique et propose des mesures visant à accroître celle-ci.

Trois directions générales du Secteur, à savoir la Direction générale de la réglementation des radiocommunications et de la radiodiffusion (DGRR), la Direction générale du génie du spectre (DGGS) et la Direction générale de la politique des télécommunications (DGPT), partagent la responsabilité de la gestion du PST avec les bureaux régionaux et de district du Secteur des opérations.

1.2 Objectifs de la vérification

La vérification visait à établir si le Programme du spectre et des télécommunications possédait un Cadre de contrôle de gestion efficace, et plus particulièrement :

• à évaluer l'efficacité du Cadre de contrôle de gestion qui s'appliquait au Programme;
• à identifier les principaux risques résiduels par rapport aux objectifs du Programme qui étaient dus à des faiblesses du Cadre de contrôle de gestion.

Les constatations faites au cours de la vérification ont été ensuite examinées à la lumière du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

1.3 Portée de la vérification

La vérification avait pour objet les processus de gestion du Programme du spectre et des télécommunications en vigueur au moment de l'exercice, soit au cours des mois d'août à novembre 2005. Elle s'est étendue aux trois directions générales du STIT touchées par le Programme :

• réglementation des radiocommunications et de la radiodiffusion;
• politique des télécommunications;
• génie du spectre.

1.4 Évaluation générale

Dans l'ensemble, les vérificateurs ont constaté que le Cadre de contrôle de gestion du PST (éléments permettant aux personnes de contribuer à l'atteinte des objectifs de l'organisation, notamment : ressources, systèmes, processus, culture, structure et tâches) était adéquat et efficace. À leur avis, le CCG procure une certitude raisonnable que l'organisation est bien en mesure de gérer les risques et d'atteindre les objectifs fixés.

1.5 Principales constatations, conclusions et recommandations

Les différents éléments du Cadre de responsabilisation de gestion sont pris en compte dans les activités du Ministère, du Secteur, du Programme, des directions générales et des directions. En général, le CRG est compris et respecté, certaines initiatives nouvelles ayant été prises et d'autres étant étudiées dans le cadre d'un processus continu d'amélioration et de transformation.

Le CRG compte dix éléments :

• Gouvernance et orientation stratégique;
• Valeurs de la fonction publique;
• Résultats et rendement;
• Politiques et programmes;
• Personnes;
• Services axés sur les citoyens;
• Gestion des risques;
• Gérance;
• Responsabilisation;
• Apprentissage, innovation et gestion du changement.

1.5.1 Gouvernance et orientation stratégique

Le PST dispose : d'un cadre de gestion organisationnel harmonisé en fonction des résultats stratégiques; de priorités organisationnelles axées sur les résultats; d'un processus d'affectation et de réaffectation des ressources stratégiques fondé sur le rendement; d'un programme intégré d'excellence en gestion; d'une analyse périodique de son environnement (facteurs nationaux et internationaux, y compris la satisfaction de la clientèle et les relations avec celle-ci).

Conclusion

Les conditions essentielles de la gouvernance et de l'orientation stratégique sont en place pour assurer une planification stratégique et un soutien efficaces au ministre et au Parlement ainsi que l'obtention de résultats.

1.5.2 Valeurs de la fonction publique

Les gestionnaires principaux du PST font sans cesse ressortir l'importance accordée aux valeurs et à l'éthique dans la prestation des services et des produits. Même si le PST ne dispose pas d'un programme particulier à ce sujet, l'organisation fonctionne en conformité avec les politiques en matière d'éthique et de valeurs tant du gouvernement du Canada que d'Industrie Canada.

Conclusion

Les politiques en matière d'éthique et de valeurs sur lesquelles repose le PST sont conformes à celles de nombreux ministères et organismes gouvernementaux. Ni la pertinence ni l'efficacité des pratiques à ce chapitre dans le cadre du PST n'ont été évaluées.

Recommandation

Le SMA, Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications, devrait veiller à ce qu'une évaluation de la pertinence du programme d'éthique et de valeurs dans le cadre du PST soit effectuée et, s'il y a lieu, qu'un programme particulier soit élaboré et mis en oeuvre.

1.5.3 Résultats et rendement

Les principaux résultats sont présentés en regard des résultats stratégiques escomptés et les partenaires déterminants pour la réussite sont identifiés. Des liens sont établis avec les grands thèmes et avec les méthodes de gestion du gouvernement, notamment Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes et le Cadre de responsabilisation de gestion. L'affectation et l'utilisation des ressources sont présentées en regard des résultats stratégiques escomptés. On constate que le Programme contribue largement aux initiatives d'Industrie Canada et du gouvernement du Canada. Le Programme comprend une initiative continue visant à améliorer la définition, la collecte et l'utilisation de données sur le rendement.

Conclusion

Dans le cadre du Programme, on a commencé à mettre en place un système axé sur les résultats et le rendement, grâce auquel les données à ce sujet seraient recueillies et utilisées dans la prise de décisions. L'information communiquée au public est équilibrée, transparente et facile à comprendre.

Recommandation

Le SMA, Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications, devrait assurer la poursuite des travaux entrepris pour mieux mesurer et surveiller le rendement et en rendre compte.

1.5.4 Politiques et programmes

La participation de responsables du PST à des comités et à des organisations et le soutien qu'ils apportent à ceux-ci, tant au Canada qu'à l'étranger, tout comme les négociations bilatérales et multilatérales avec des représentants de l'industrie, permettent des consultations concernant les diverses options en matière de lois et de politiques et permettent de communiquer, d'examiner et de remettre en cause ces options. La surveillance et l'analyse constantes de l'environnement de la radio et des télécommunications dans les secteurs public et privé permettent d'émettre des conseils opportuns à l'intention du ministre. Un plan de relève, fondé sur l'embauche et le perfectionnement professionnel des responsables de la politique se rapportant au Programme du spectre et des télécommunications, a été mis en oeuvre.

Conclusion

Dans le cadre du PST, on a mis en place une capacité durable de recherche et d'analyse afin de fournir un niveau élevé d'assurance de la qualité dans l'élaboration d'options en matière de politiques, la conception de programmes et la prestation de conseils aux ministres.

1.5.5 Personnes

Les questions relatives aux ressources humaines sont d'une importance critique pour le PST. Dans le calendrier de son plan de mise en oeuvre de la gestion intégrée des risques (GIR) (janvier 2005), le STIT indique que sa capacité en ressources humaines présente l'un des plus grands risques pour le Programme. Au cours des dernières années, la charge de travail et le rythme des changements se sont considérablement accentués, alors que les ressources humaines disponibles se sont maintenues au même niveau ou ont été réduites. Les titulaires de nombreux postes supérieurs ou très spécialisés ont atteint l'âge de la retraite ou sont près de l'atteindre. Certains projets spéciaux, notamment la Revue et réingénierie des systèmes informatiques de gestion du spectre (RRIS) et le Groupe d'étude sur le cadre réglementaire des télécommunications, ont accru la charge de travail des ressources clés des trois directions générales. Un groupe de travail a été formé parmi les directeurs pour aider à la mise en oeuvre de la Modernisation de la gestion des ressources humaines ou pour la soutenir. Ce groupe de travail reverra les pratiques et les stratégies actuelles en gestion des ressources humaines et fera des recommandations en vue de les améliorer.

Conclusion

Les gestionnaires du PST démontrent qu'ils ont à coeur de maintenir un milieu de travail positif, et qu'ils s'attachent à accroître les capacités et le leadership nécessaires à la réussite future du Programme.

1.5.6 Services axés sur les citoyens

Comme on l'a mentionné à la rubrique 1.5.4 – Politiques et programmes, le PST s'inspire de diverses méthodes afin que les politiques et les programmes soient élaborés en coopération et en partenariat avec ses clients, et que l'on prenne bien en compte les intérêts des Canadiens dans les négociations et les discussions internationales et mondiales.

Conclusion

Le PST a clairement abordé tous les aspects de la prestation de services axés sur les clients et y attache de l'importance.

1.5.7 Gestion des risques

Un profil des risques du Secteur et un plan d'action pour la gestion intégrée des risques (GIR) ont été dressés en conformité avec les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor. On définit dans ce profil le contexte organisationnel stratégique du STIT, les principaux secteurs de risque (PSR) et les événements susceptibles de présenter un risque dans le cadre du mandat de l'organisation ainsi que l'environnement intérieur et extérieur. Une bonne compréhension de l'environnement opérationnel et des points de vulnérabilité permet d'identifier les secteurs dont il conviendrait d'évaluer plus précisément les risques, en consultation avec les principaux intervenants.

Le calendrier du plan de mise en oeuvre de la gestion intégrée des risques au sein du STIT (janvier 2005) comprend les résultats escomptés, les mesures d'atténuation actuelles et prévues, les échéances, les organisations responsables et les directions générales participantes ainsi que l'état d'avancement des mesures dans chaque secteur principal de risque. On y considère que les niveaux de financement du PST, les capacités en ressources humaines et la coordination des interventions d'urgence en télécommunications sont des secteurs à risque élevé (en probabilité et en impact). Des stratégies d'atténuation des risques sont mises en place et les directions générales gérant le PST prennent des mesures à l'égard des principaux secteurs de risque identifiés.

Conclusion

Les responsables du PST ont commencé à déterminer le contexte et les pratiques nécessaires à une gestion proactive des risques organisationnels et stratégiques.

Recommandation

Le SMA, Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications, devrait s'assurer que la gestion des risques se poursuit telle qu'elle est définie dans le plan de mise en oeuvre de la GIR au sein du STIT et que les stratégies d'atténuation dans les secteurs à risque élevé continuent d'être gérées de près.

1.5.8 Gérance

Les pratiques de gestion financière sont uniformisées dans l'ensemble du Programme. Des jeux communs de feuilles de calcul servent à suivre les données sur les ressources humaines et financières. Un calendrier des exigences en matière de rapports au sein du Secteur a été établi. On fait concorder les transactions financières avec le système financier du Ministère. Des comités au sein du Secteur et des directions générales assurent la diffusion et la coordination des politiques et des procédures relatives aux finances, aux ressources humaines et à l'administration. L'affectation et le suivi des ressources sont fonction des priorités stratégiques.

Les systèmes de technologie de l'information sont intégrés de manière à soutenir de bout en bout les activités de gestion. Les systèmes existants ont près de 25 ans. Le projet Revue et réingénierie des systèmes informatiques de gestion du spectre a été mis sur pied pour élaborer un nouvel environnement durable de TI capable de mieux répondre aux besoins de gestion actuels et futurs et pour remplacer une bonne partie des systèmes existants.

Les activités de gestion critiques du STIT ont été identifiées et elles font l'objet d'un plan de continuité des activités (PCA) entièrement opérationnel, tenu à jour et éprouvé. Les activités du PST sont englobées dans un plan de préparation aux situations d'urgence du gouvernement du Canada. Le PCA a été mis à l'épreuve en situations réelles et, après chaque incident, on a tiré les enseignements qui s'imposaient. Il n'existe pas de plan antisinistre (PA) à jour pour les systèmes existants concernés.

Conclusion

Le système de contrôle du PST est intégré et efficace, et ses principes sous-jacents sont bien compris de tout le personnel. Toutefois, il faut s'assurer que le Plan antisinistre est à jour et intégré au Plan de continuité des activités, qui a été éprouvé.

Recommandation

Le SMA, Secteur du spectre, des technologies de l'information et des télécommunications, devrait s'assurer que, de façon prioritaire, on mettra à jour le Plan de continuité des activités parfaitement éprouvé et le Plan antisinistre, et qu'on les tiendra à jour dans l'avenir.

1.5.9 Responsabilisation

Des plans d'activités, des listes de priorités, des procès-verbaux de réunions et des documents relatifs aux risques énoncent les résultats escomptés, en plus d'attribuer des responsabilités à l'organisation et, dans certains cas, à des personnes. Des pouvoirs sont délégués conformément aux directives d'Industrie Canada et sont contrôlés au moyen de formulaires d'affectation temporaire.

Un ensemble de comités ayant des mandats clairs et comptant les membres appropriés a été mis sur pied. Cette structure de comités permet de superviser et de coordonner le rendement des directions générales et des bureaux régionaux chargés de réaliser divers volets du PST.

Conclusion

Une responsabilisation claire à l'égard des résultats est en place et des pouvoirs sont délégués en fonction des capacités de les exercer.

1.5.10 Apprentissage, innovation et gestion du changement

L'engagement des gestionnaires du spectre et des télécommunications à l'égard de l'apprentissage, de l'innovation et de la gestion du changement est manifeste, vu le nombre et le genre de projets permanents et spéciaux en cours de réalisation au moment de la vérification. On améliore les pratiques de gestion de l'apprentissage et des connaissances au sein de l'organisation en instaurant des plans d'apprentissage personnel (PAP) ainsi qu'en mettant en oeuvre un système électronique de gestion de l'information et l'initiative Modernisation de la gestion des ressources humaines. Entre autres projets de transformation et d'amélioration continue, figurent le renouvellement des systèmes de soutien en informatique et en gestion, des affectations par rotation ou intérimaires qui favorisent la transmission des connaissances organisationnelles ainsi que l'analyse et le suivi continus des indicateurs de rendement et des pratiques visant à mesurer celui-ci. Le Bureau d'homologation et de services techniques de la Direction générale du génie du spectre possède la certification ISO 9000.

Tous les gestionnaires interrogés ont fait preuve d'ouverture à l'égard de la vérification et ont accepté d'emblée qu'on leur indique les secteurs méritant une attention particulière.

Conclusion

La gestion du PST est marquée au coin de l'innovation et de la transformation continues.

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Rapport final (PDF - 251 Ko - 27 pages)

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