Industrie Canada
Entreprise autochtone Canada
Processus opérationnel et surveillance

Rapport final

Janvier 2003

I. Sommaire

Le processus opérationnel et le processus de surveillance dans le cadre des programmes de contributions d’Entreprise autochtone Canada (EAC) ont fait l’objet d’une vérification, conformément au Plan de vérification interne approuvé de 2001-02. La vérification avait pour objectif d’évaluer l’efficacité des contrôles relatifs au processus opérationnel et au processus de surveillance dans les programmes de contributions d’EAC. La portée de la vérification englobait les régions de l’Ontario, de la Colombie-Britannique et du Canada atlantique, ainsi qu’il avait été déterminé dans une évaluation séparée des risques, menée en 2001, qui avait identifié le processus opérationnel et la surveillance comme les deux domaines à plus haut risque au sein d’EAC. Réalisée selon les normes de vérification applicables, la vérification comprenait des essais jugés nécessaires selon les circonstances.

En général, les contrôles sont en place et fonctionnent tel que prévu dans le domaine du processus opérationnel. La plupart des projets examinés avaient été approuvés de façon adéquate et conforme aux politiques et aux procédures d’EAC. Tous les projets approuvés visaient des coûts admissibles à l’intérieur des limites d’aide financière prescrites, qui étaient clairement admissibles sous l’un des quatre domaines prioritaires stratégiques d’EAC. Toutefois, il est possible de renforcer davantage l’efficacité et l’efficience de ces contrôles grâce à des améliorations dans les contrôles de la documentation. Parmi les faiblesses notées au chapitre des contrôles de la documentation, mentionnons les incohérences dans l’utilisation des formulaires et des documents types entre les régions, l’absence d’un bien-fondé à l’appui des évaluations du risque des projets documentées dans les dossiers, une documentation insuffisante ou mal organisée à l’appui des discussions avec les requérants pour justifier l’évaluation de la viabilité des projets et un manque de directive claire sur la nature et l’échéance des rapports de projets aux fins de surveillance dans les lettres d’offre types.

Les vérificateurs ont appris que l’équipe de direction d’EAC était en train de régler bon nombre de ces questions par le biais de séances de formation dans l’ensemble du pays, commencées en juin 2002, qui présentent un nouveau formulaire de sélection pour les projets à faible risque et des procédures simplifiées pour l’évaluation environnementale afin d’améliorer l’uniformité dans toutes les régions. De plus, on travaille à l’élaboration de lignes directrices plus rigoureuses et exhaustives sur la surveillance, qui pourraient mener à l’inclusion de dispositions plus détaillées en matière de surveillance dans les lettres d’offre. Ces lignes directrices indiquent les critères de risques types par rapport auxquels les projets doivent être évalués.

Par contre, il existe des possibilités de renforcer de nombreux aspects liés à l’activité de surveillance d’EAC. Dans l’ensemble, les contrôles liés aux demandes d’acomptes se sont révélés efficaces et conformes aux directives, mais il y a certaines possibilités de gains en efficience. Des faiblesses de contrôle ont également été notées dans certains cas où des paiements avaient été approuvés malgré le fait que certaines conditions de la lettre d’offre n’avaient pas été observées. Par ailleurs, il existe des possibilités de renforcer les contrôles liés aux pratiques de surveillance du rendement des projets d’EAC. En général, il n’y a aucune surveillance des activités ni du rendement des projets. Certes, les demandes de paiement sont vérifiées de façon rigoureuse, mais la surveillance des activités du projet et du progrès en regard du plan de travail et des objectifs n’est pas réalisée de façon régulière et opportune. Dans le même ordre d’idées, bien que le programme dans son ensemble ait fait l’objet d’évaluations, on n’a pas mené régulièrement des évaluations officielles pour déterminer les incidences des projets et la mesure dans laquelle les objectifs des projets avaient été réalisés. L’ampleur des procédures de surveillance à exécuter sur les projets ne varie pas selon l’évaluation du risque des projets, ce qui peut entraîner une attribution non-efficiente et inefficace du temps de l’agent de projet. De plus, peu d’attention a été portée au besoin de mener des vérifications auprès des bénéficiaires de contributions.

Consciente de la nécessité de renforcer son activité de surveillance, l’équipe de direction d’EAC est en cours d’élaborer des outils et des lignes directrices afin d’améliorer les pratiques en place. Ainsi, on a élaboré une ligne directrice sur la surveillance et un guide d’évaluation du risque qui offrent des directives et des critères pour déterminer la portée et la nature de l’activité de surveillance à mener sur les projets, d’après l’évaluation du risque des projets. Par ailleurs, un cadre de collecte de données et d’indicateurs du rendement a été préparé pour indiquer les principaux indicateurs à utiliser dans le contexte des évaluations. En outre, quatre nouveaux postes d’agent de paiement et de surveillance sont en cours de dotation dans les bureaux de Toronto, de Montréal, de Winnipeg et de Vancouver. Ces postes peuvent servir d’un moyen pour remplir la fonction de contrôle de la qualité dans le cadre du Programme.

Le 8 février 2005, le Comité ministériel de vérification et d'évaluation d'Industrie Canada a approuvé le suivi de la vérification des processus d'activités et de surveillance d'EAC. La Direction générale de la vérification et de l'évaluation juge avec satisfaction que toutes les recommandations ont été abordées par la gestion responsable du programme. Par conséquent, cette vérification est désormais considérée finale.

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