Étude spéciale sur
les contrôles financiers internes
Secteur de l'industrie
Direction générale de la
vérification et de l'évaluation
novembre 1999
Sommaire
Rapport détaillé
- Contexte de l'étude
- Objectifs de l'étude
- Portée de l'étude
- Constatations détaillées
- Conclusion
En réponse à une demande faite par le contrôleur général pour effectuer une étude spéciale sur les contrôles financiers internes, y compris la répartition des tâches, le Sous ministre adjoint, Secteur de l'industrie, a proposé que son Secteur fasse l'objet d'un modèle pilote pour l'étude en question.
La présente étude a mis l'accent sur le cadre de contrôle de la gestion pour les cartes d'acquisition, de voyage et d'appel téléphonique.
Voici les lacunes qu'on a notées durant l'étude :
Pour les cartes d'acquisition
- Répartition des tâches : la majorité des agents d'administration couvrent tous les aspects du traitement (achat/Sec. 32/Sec. 34/entrée de paiements dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM)). Les détenteurs de carte ne doivent pas exercer un pouvoir de dépenser (Sec. 34).
- Manque de surveillance par les gestionnaires responsables dans les Directions générales.
- Il n'existe aucune procédure détaillée qui régit la gestion des cartes d'acquisition.
Pour les cartes de voyage
- Les paiements American Express ne sont pas surveillés périodiquement et doivent être exclus de l'inscription automatique (ne pas procéder sans une vérification de comptes, même si le montant est < 2 000 $.)
Pour les cartes d'appel téléphonique
- Les rôles et les responsabilités ne sont pas clairement définis entre le Centre de responsabilité et la Direction générale de la gestion des installations.
- Inexactitudes dans les facturations de Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique (SGTI).
- Contrôles inadéquats concernant la récupération des cartes lorsque les employés prennent leur retraite et sont transférés à un autre ministère.
Dans l'ensemble, la présente étude démontre que plusieurs améliorations sont requises, mais qu'il n'y a aucune preuve d'abus ou de mauvais usage des cartes au sein du Secteur de l'industrie.
Par conséquent, il ne serait pas nécessaire d'élargir la présente étude aux autres Secteurs.
Rapport détaillé
En réponse à une demande faite par le contrôleur général pour effectuer une étude spéciale sur les contrôles financiers internes, y compris la répartition des tâches, le Sous ministre adjoint, Secteur de l'industrie, a proposé que son Secteur fasse l'objet d'un modèle pilote pour l'étude en question.
2. Objectifs de l'étude
Les objectifs de la présente étude spéciale consistaient à :
- examiner les pratiques et les processus actuels dans l'émission et la gestion des cartes d'acquisition, de voyage et d'appel téléphonique afin d'assurer que les contrôles financiers appropriés sont en place pour l'usage de ces cartes, conformément aux règlements;
- assurer que des procédures ministérielles sont en place et qu'elles sont comprises par les détenteurs de carte;
- veiller à ce qu'il existe une répartition des tâches entre la personne qui fait les achats et celle qui autorise les dépenses, conformément à la Section 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et la personne qui accuse réception des produits et services et qui recommande les paiements, conformément à la Section 34 de la LGFP;
- déterminer si les Directions générales exercent une surveillance appropriée et si les dépenses sont récusées durant le processus de vérification de comptes par le gestionnaire responsable, au sein du Secteur, et par les agents de la Direction de la gestion des finances et du matériel.
3. Portée de l'étude
Limitée uniquement au Secteur de l'industrie, l'étude a couvert les contrôles financiers pertinents aux cartes d'acquisition, de voyage et d'appel. L'étude a consisté à décrire le système actuel pour l'usage et le contrôle des cartes de dépenses, à assurer que tous les contrôles nécessaires étaient en place et à recommander des moyens pour améliorer le processus.
4. Constatations détaillées
Cartes d'acquisition
L'échantillonnage a été mené dans six Directions générales au sein du Secteur de l'industrie :
- Direction générale des industries de l'automobile et des transports
- Finance, administration et services spéciaux
- Direction générale des affaires environnementales
- Direction générale des produits industriels et de consommation
- Direction générale des sciences de la vie
- Direction générale des technologies de fabrication et de transformation
Nous avons examiné un échantillon de transactions avec les agents d'administration en provenance des Directions générales susmentionnées, pour la période de janvier à mars 1999. De plus, nous avons demandé une liste de toutes les transactions effectuées avec MasterCard (pour les mêmes détenteurs de carte) à partir de la Base de données de la Banque nationale. Cet essai visait la période de juillet 1998 à juin 1999.
D'après nos entrevues et l'essai exécuté, les lacunes suivantes ont été détectées :
- Répartition des tâches :la majorité des agents d'administration couvrent tous les aspects du traitement. (Achat/signature conformément aux Section 32 et 34 de la LGFP et entrée de paiements dans le SIFM).
- À la réception des factures en provenance de la Banque nationale, la plupart des agents d'administration signent les Sections 32 et 34. Or, conformément aux règlements du Conseil du Trésor, un détenteur de carte ne devrait pas exercer un pouvoir de dépenser (Sec. 34).
- Il existe un manque de surveillance ou de récusation par les gestionnaires responsables dans les Directions générales (quatre des six Directions générales). En d'autres termes, les achats sont effectués et l'entrée de paiements est faite sans aucune récusation. De plus, la majorité de ces paiements sont traités automatiquement auprès de Finances (sans récusation) car leurs montants se chiffrent à moins de 2 000 $.
- L'étude a également révélé que certains cadres supérieurs au sein du ministère étaient des détenteurs de carte, même si la plupart d'entre eux n'avaient pas utilisé la carte dans les dix derniers mois.
- Il n'existe aucune procédure détaillée interne qui régit la gestion des cartes d'acquisition.
Bien que des améliorations soient nécessaires pour la gestion des cartes d'acquisition, l'examen détaillé des transactions n'a révélé aucun abus dans l'usage des cartes au sein du Secteur de l'industrie.
Recommandations
- Il faudrait retirer le pouvoir de dépenser (Section 34) auprès des détenteurs de carte afin d'améliorer la répartition des tâches.
- Les procédures internes, qui aborderaient toutes les composantes du cadre de contrôle relatif aux cartes d'acquisition, doivent être rédigées et communiquées à tous les Secteurs.
- Les gestionnaires responsables dans chaque Direction générale devraient surveiller et récuser toute dépense effectuée avec la carte d'acquisition.
- La Direction de gestion des finances et du matériel devrait fournir une formation aux agents d'administration.
Cartes de voyage
Au cours de l'étude, nous avons identifié tous les employés qui possédaient une carte de voyage (American Express), au sein du Secteur de l'industrie. La gestion du Secteur était préoccupée au sujet du besoin continu de cette carte de voyage par des individus qui occupent des postes où il n'est pas requis de voyager.
En vue de repérer le document source à l'origine de l'émission des cartes, l'étude a révélé que pour la majorité des détenteurs de carte, les cartes American Express avaient été émises à la suite d'un roulement des cartes enRoute. On a porté à notre attention le fait que la politique interne du ministère permet pratiquement à tout le monde de posséder une telle carte. Le Bulletin No. POL 021 du contrôleur stipule que tout le monde, même les personnes qui ne voyagent qu'une fois par année, devrait avoir une carte Diners' Club/enRoute.
Comme les paiements pour les cartes de voyage individuelles relèvent de la responsabilité des individus, le risque d'un abus de paiement est moins élevé au sein du ministère. Très récemment, la Direction de la gestion des finances et du matériel a examiné tous les paiements faits à American Express au cours de l'année dernière afin d'identifier les dépenses qui concernent une carte de voyage individuelle par opposition aux paiements réguliers pour une carte collective American Express (qui est utilisée pour les dépenses relatives aux lignes aériennes et les autres dépenses importantes). À la lumière de l'essai effectué par les agents financiers, aucun examen détaillé des transactions n'a été effectué, ni ne pourrait l'être, dans le cadre de cette étude.
Recommandations
- La Direction de la gestion des finances et du matériel devrait surveiller, tous les trois mois, les paiements American Express.
- Tous les paiements faits à American Express doivent être exclus de l'inscription automatique (c.-à-d., ne pas procéder sans une vérification de comptes, même si le montant est < 2 000 $)
La présente étude a également couvert les dépenses générées par l'utilisation des cartes d'appel. Notre essai a consisté à comparer la liste maîtresse des détenteurs de carte, que possède la Direction générale de la gestion des installations, avec la liste des employés dans chacune des six directions générales sélectionnées dans le Secteur de l'industrie. Notre examen a révélé les lacunes suivantes :
- Les factures de SGTI (Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique) sont payées sans vérification.
- Des inexactitudes ont été détectées dans les facturations de SGTI :
- plusieurs appels étaient facturés au mauvais Centre de responsabilité;
- des personnes inconnues étaient facturées à une Direction générale;
- des détenteurs de carte qui avaient été transférés à un autre ministère continuaient de facturer à IC;
- quatre personnes qui avaient pris leur retraire il y a 1 ½ an détenaient toujours des cartes actives. (Un de ces anciens employés utilisait toujours la carte d'appel. Une mesure corrective a été prise immédiatement et la carte a été annulée.)
Recommandations
- Il faudrait définir clairement les rôles et les responsabilités entre les Centres de responsabilité et la Direction générale de la gestion des installations.
- Les agents d'administration devraient mener un examen régulier des facturations de SGTI afin d'assurer leur exactitude. Cet examen devrait être coordonné avec la Direction générale de la gestion des installations, Secteur des opérations.
- Il faudrait renforcer les contrôles des formules d'autorisation afin de récupérer les cartes d'appel lorsque les employés prennent leur retraite ou sont transférés à un autre ministère.
5. Conclusion
Dans l'ensemble, la présente étude démontre que plusieurs améliorations sont requises, mais qu'il n'y a aucune preuve d'abus ou de mauvais usage des cartes au sein du Secteur de l'industrie.
Par conséquent, il ne serait pas nécessaire d'élargir la présente étude aux autres Secteurs. Avec la mise en oeuvre des recommandations suggérées dans tous les Secteurs, les contrôles financiers relatifs aux cartes de dépenses seraient améliorés.
Mesures prises par la gestion
Des mesures ont été prises pour adresser toutes les recommandations. La mesure principale est d'apporter une précision et une modification à la ségrégation des tâches à travers le Ministère. Ceci empêchera un individu de faire et d'approuver une dépense de carte d'acquisition.