Industrie Canada
Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels
Rapport final
Février 2003
Sommaire
Nous avons procédé à la vérification de l'Administration des droits à l'information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) conformément au Plan de vérification interne et d'évaluation 2002-2003 approuvé par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation. Cette vérification avait pour but de déterminer sa conformité aux normes de vérification généralement reconnues et comprenait des tests jugés nécessaires selon les circonstances.
Les objectifs de la vérification étaient d'évaluer la conception et le fonctionnement du cadre qui permet d'appliquer les dispositions relatives aux règlements sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, l'efficience et l'efficacité des processus administratifs connexes et le degré de conformité aux exigences législatives. Cette vérification a été menée de juin à septembre 2002.
Au cours de 2000-2001, Industrie Canada a traité plus de 560 demandes de renseignements en vertu des dispositions prévues par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Environ 80 p. 100 de toutes les demandes étaient liées à des questions relatives à l'accès à l'information et les demandes de consultation représentaient un peu plus de 16 p. 100 de toutes les demandes. Depuis 1998-1999, le nombre des demandes d'AAI a presque doublé, passant de 230 demandes à 450 en 2000-2001. Industrie Canada se situe au 10e rang quant à la charge de travail des 64 ministères et organismes ayant des groupes d'AIPRP.
La vérification a permis de découvrir l'existence d'un cadre bien conçu permettant d'appliquer les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de favoriser le respect des exigences législatives. Les rôles, les responsabilités et les pouvoirs sont habituellement bien compris et sont soutenus par l'organisme central
et les politiques ministérielles. Des membres du personnel expérimentés, bien informés et travaillant à temps plein gèrent les activités de l'AIPRP. Des processus de travail automatisés soutiennent les activités du programme qui créent des gains d'efficience, assurent la protection des renseignements, favorisent la mesure du rendement et la présentation de l'information sur le rendement. Des mécanismes appropriés de communication financière et de gestion sont en place. Cependant, en raison des contraintes liées à la charge de travail, les employés du Ministère n'ont pas reçu la formation régulière qu'ils auraient dû recevoir, ce qui
pourrait faire augmenter le risque de non-respect des dispositions de l'AIPRP.
Néanmoins, il est possible d'améliorer l'efficacité des activités de l'AIPRP. Le rendement dans le milieu de l'AIPRP est mesuré par le pourcentage des demandes traitées dans un délai de 30 jours. En 2000-2001, le taux de conformité d'Industrie Canada était inférieur à la norme établie par le Commissariat à l'information du Canada. À notre avis, les niveaux de ressource actuels au sein de l'unité de l'ADIPRP nuisaient à sa capacité de respecter de façon constante les délais établis. Bien que la charge de travail ait considérablement augmenté, les ressources de l'ADIPRP n'ont pas suivi cette hausse. En comparant les charges de travail, on a constaté que celle de l'ADIPRP est presque deux fois plus élevée que celle des autres ministères examinés. En outre, une évaluation de l'analyse du temps de fonction a permis de déterminer, qu'en moyenne, seulement 25 p. 100 du temps total disponible pour traiter une demande était alloué à l'unité organisationnelle. Ce phénomène est attribuable aux limites financières actuelles au sein de l'unité de l'ADIPRP. Les limites liées à la charge de travail sont exacerbées par le nombre de postes libres dans l'unité. Nous avons constaté que l'unité est incapable d'offrir une formation au personnel du Ministère et, par conséquent, contribue aux délais de traitement au niveau sectoriel. Il semble que le Commissariat à l'information du Canada a récemment haussé la norme d'observation à 95 p. 100. Par conséquent, le risque de non-conformité au délai de 30 jours du Ministère augmentera si des mesures ne sont pas prises afin de corriger le problème actuel de ressources limitées.
Le Commissariat à l'information du Canada avait déjà exprimé des préoccupations sur le piètre état de la gestion des documents dans un grand nombre de ministères, citant le manque de fiabilité des registres ministériels et les difficultés liées à l'utilisation croissante des documents électroniques, comme facteurs ayant contribué à freiner les efforts de recherche des documents ministériels. Le pourcentage de documents électroniques au sein du Ministère ne cesse d'augmenter et on ne leur a pas consacré l'attention qui avait été accordée à l'organisation des documents sur papier. La politique de gestion ministérielle des documents reflète le besoin d'utiliser une nouvelle méthode qui permettra d'intégrer la gestion des documents au processus opérationnel et qui reconnaîtra le virage progressif vers la gestion des documents électroniques. Des efforts sont actuellement déployés, à titre d'essai, afin de mettre en œuvre un système de gestion des documents électroniques au sein du Ministère. Il existe des liens évidents entre l'AIPRP et les activités de gestion des documents. À ce titre, nous croyons qu'une collaboration plus étroite entre les deux fonctions permettrait de sensibiliser davantage les gens à l'importance de la gestion de l'information et d'accroître le respect des échéances de présentation des rapports.
La vérification a permis de constater que le Ministère se conforme aux pratiques et la législation de l'AIPRP. Nous possédons suffisamment de renseignements pour évaluer le processus complet de l'AIPRP de son amorçage à son achèvement. Tous les processus ont été documentés en bonne et due forme et ont été amorcés conformément aux signataires autorisés pertinents. De plus, toutes les justifications au sujet des exclusions et des exemptions demandées sont fournies. Nous avons constaté qu'Industrie Canada exerce une bonne gérance des opérations dans l'administration de ses responsabilités de l'AIPRP. Dans le cas des plaintes déposées au Commissariat à l'information du Canada, nous avons conclu que les plaintes étaient justifiées et qu'elles étaient généralement causées par des réponses tardives (la loi prévoit qu'une réponse doit être donnée dans un délai de 30 jours à partir de la date de réception de la demande).
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