Vérification de l'état de préparation
à l'an 2000 d'Industrie Canada
mars 1999

Sommaire

Contexte

Au début de l'année 1999, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) a mené une vérification de l'état de préparation à l'an 2000 d'Industrie Canada afin de donner à la haute direction l'assurance qu'Industrie Canada a pris toutes les mesures possibles pour être prêt au passage de l'an 2000. Sept critères ont été évalués dans le cadre de la vérification.

Résultats

Le projet de l'an 2000 au sein d'Industrie Canada est bien avancé. Au cours des quelques dernières années, un progrès considérable a été réalisé en vue de mener à bien l'état de préparation à l'an 2000. Pour assurer entièrement l'état de préparation à l'an 2000, Industrie Canada planifie des travaux supplémentaires qui devraient être terminés vers la fin du premier trimestre de 1999-2000.

Pour évaluer le travail terminé dans le premier trimestre de 1999-2000, nous recommandons qu'une vérification de suivi soit menée dans le deuxième trimestre de 1999-2000.

Vous trouverez ci-dessous une évaluation sommaire de la vérification par rapport à chacun des sept critères de vérification.

Critère 1 : Le cadre de contrôle de la gestion est-il suffisant pour gérer et surveiller adéquatement l'état de préparation à l'an 2000?

Le cadre de contrôle de la gestion est suffisant pour gérer le projet de l'an 2000 du ministère. Il y a deux ans, on a mis sur pied un Bureau de projet An 2000. Le Bureau de projet compte un personnel à temps plein qui fournit un encadrement, une sensibilisation et une assurance de la qualité. De plus, le progrès du ministère vers la préparation à l'an 2000 est surveillé et un compte rendu mensuel en est fait à la haute direction.

Il est crucial que les fonctions d'assurance de la qualité et de surveillance continuent d'être les grandes priorités du Bureau de projet. Cela permettra de veiller à ce que les principales étapes soient menées à bien pour appuyer l'état de préparation à l'an 2000 de tous les éléments qui n'ont pas été approuvés au 31 décembre 1998, comme les systèmes critiques; les applications d'impact élevé à petite échelle; les directions générales; et les régions.

Critère 2 : La liste de systèmes critiques est-elle complète?

Dans l'ensemble, les vérificateurs ont convenu que les 41 « systèmes critiques » identifiés par le groupe de travail et la haute direction sont complets. Toutefois, certaines applications désignées sous le nom d'applications « d'impact élevé à petite échelle », comme le Répertoire national des diplômés et le Laboratoire virtuel réparti, n'ont pas été inclus dans la liste de systèmes critiques. Ces applications sont désormais reconnues comme étant importantes et sont gérées comme des systèmes critiques.

Critère 3 : Les systèmes critiques sont-ils prêts pour l'an 2000?

Les documents appuient adéquatement les conclusions tirées en ce qui concerne l'état de préparation de trois systèmes critiques sélectionnés, deux directions générales et deux régions qui ont tous été approuvés au 31 décembre 1998. À l'heure actuelle, on est en cours de terminer et de documenter le travail nécessaire pour réaliser l'état de préparation des systèmes sélectionnés non approuvés au 31 décembre 1998. Des travaux supplémentaires sont requis pour démontrer la diligence raisonnable. Même si le travail relatif à l'état de préparation à l'an 2000 de nombreux systèmes est, en grande partie, terminé au moment du présent examen, le Bureau de projet surveille les tâches en suspens pour veiller à ce qu'elles soient menées à bien.

Par ailleurs, toutes les déclarations d'état de préparation ou de conformité à l'an 2000 faites sur le site Web ou dans les autres documents à l'intention des clients, devraient être examinées par les Services juridiques pour minimiser les responsabilités potentielles.

Critère 4 : A-t-on identifié tous les biens touchés par l'an 2000?

On a identifié la majorité des biens touchés par l'an 2000. Cependant, d'autres applications s'ajoutent encore à la liste. Pour minimiser les risques, le Bureau de projet élabore également une liste séparée de dépendances internes et d'interfaces externes liées aux applications qui sont incluses dans les répertoires des systèmes critiques, des directions générales et des régions. Cette liste supplémentaire est considérée nécessaire pour surveiller l'état de préparation à l'an 2000 de l'infrastructure critique de soutien sur laquelle les applications se basent. Le Bureau de projet a l'intention d'identifier et de surveiller les dépendances internes et les interfaces externes lors de la prochaine phase du projet. Cela permettra de donner une assurance supplémentaire que les systèmes sont pleinement appuyés.

Critère 5 : Les plans d'essai ont-ils été planifiés et exécutés adéquatement?

On a documenté les résultats d'essai pour les systèmes critiques sélectionnés qui ont été approuvés au 31 décembre 1998. On a poursuivi les stratégies et les jeux d'essai dans la trousse de conformité à l'an 2000. On a également noté et documenté les exceptions aux stratégies d'essai, comme le Système intégré de gestion des finances (SIGF) et le Système de contrôle de la charge des lignes (CCL) des télécommunications d'urgence. Il faudra tenir compte de ces exceptions au moment de préparer les plans d'urgence.

Le Bureau de projet devrait continuer à évaluer l'adéquation et l'intégrité de l'essai de chaque système critique et de chaque application d'impact élevé à petite échelle qui n'ont pas été approuvés au 31 décembre 1998.

Critère 6 : A-t-on préparé des plans d'urgence pour les systèmes critiques?

Bien que certains plans d'urgence aient été identifiés pour les systèmes critiques, ils n'ont pas été complètement élaborés; de plus, les impact détaillés d'échec n'ont pas encore été évalués. Un processus de préparation de plans d'urgence est en cours d'élaboration. Il reste encore à identifier les procédures et les responsabilités spécifiques pour traiter les diverses étapes d'échec, ainsi que les procédures et les paliers d'intervention. Les plans d'urgence sont requis pour toutes les fonctions critiques car les échecs pourraient survenir même si la conversion a été effectuée de façon appropriée et mise à l'essai. De tels échecs peuvent interrompre de façon considérable la prestation d'importants services.

Critère 7 : A-t-on observé les exigences de diligence raisonnable?

Les applications sélectionnées pour la vérification et approuvées au 31 décembre 1998 ont rempli les exigences de diligence raisonnable. Dans chaque cas, une documentation appuie le répertoire évalué, l'approche adoptée et l'essai terminé.

Dans le cas des systèmes non approuvés au 31 décembre 1998, il faudra un plus grand nombre de documents pour démontrer la diligence raisonnable. Le Bureau de projet surveille régulièrement le progrès, officiellement ou non, grâce à la réalisation de rapports d'étape mensuels. On évalue l'état de préparation des systèmes critiques, des applications d'impact élevé à petite échelle, des directions générales et des régions au moyen d'un processus d'assurance de la qualité. Des rapports réguliers sont fournis à la haute direction, officiellement ou non, par le biais de présentations aux comités de la haute direction. Ces présentations mettent l'accent sur les risques élevés.

Mesures prises par la gestion

Le ministère a assuré le suivi de toutes les recommandations. Voir le rapport de suivi.

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