Vérification de la méthodologie
utilisée pour le Plan de continuité des
opérations d'Industrie Canada – Phase II
décembre 1999

Rapport

Contexte

Le 1^er mars 1999, le Bureau du projet An 2000 d'Industrie Canada a entamé un processus d'analyse des répercussions sur les opérations afin de cerner les fonctions opérationnelles du ministère qui nécessiteront un Plan de continuité des opérations (PCO) en prévision de l'an 2000. En fin de compte, le processus d'analyse des répercussions sur les opérations a révélé qu'Industrie Canada avait 28 fonctions essentielles qui nécessitaient des PCO en vue de l'an 2000. Les 28 PCO ont été achevés dans l'ensemble le 30 mai 1999, sauf en ce qui concerne la phase de validation qui comprenait des modules sur l'essai, la formation et la maintenance du plan. La phase de validation a pris fin le 15 octobre 1999, avec l'achèvement de la plupart des PCO et leur signature par les gestionnaires respectifs de PCO.

Objectifs de la vérification

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation a mené une vérification de la méthodologie utilisée pour les PCO dans le but de déterminer si les objectifs suivants avaient été respectés :

• le processus utilisé pour identifier les fonctions essentielles est raisonnable;
• la méthodologie et les modèles élaborés sont efficaces;
• l'approche est globale et ne comporte aucune lacune; et
• les PCO ont été préparés grâce à une application appropriée de la méthodologie.

Cette vérification a été menée en deux phases. La première phase a été menée à bien et un rapport a été diffusé le 4 octobre 1999. Elle a examiné le processus d'identification des PCO et l'efficacité de la méthodologie et des modèles utilisés, en plus de déterminer si l'approche était exhaustive. Bien que le rapport de la première phase ait conclu que le processus et la méthodologie étaient sains et raisonnables, il a aussi formulé plusieurs recommandations visant à renforcer les PCO. La principale recommandation indiquait le besoin d'établir un « centre de commande » afin de mieux gérer le flux d'information à l'intention des décideurs et des gestionnaires de PCO durant la période critique de transition de la datée.

La haute direction ministérielle a accepté cette recommandation. À cet égard, elle a décidé de mettre en oeuvre quatre centres d'opérations qui reflètent les secteurs d'activité existants et les rapports de reddition de compte. Ces quatre centres sont les suivants :

• Le Centre de commande des opérations (CCO) sera responsable de la surveillance et du compte rendu de l'état des opérations ministérielles internes. Le CCO surveillera les évolutions dans 23 des 28 PCO ministériels. Il servira également d'un point de contact général pour tous les flux d'information relative à l'an 2000 et assumera une fonction de secrétariat pour le Comité de mise en oeuvre des Plans de continuité des opérations. Le CCO comportera une sous-division : le centre des opérations de l'API qui rendra compte de l'état de l'infrastructure TI du ministère.



• Le Centre des opérations des télécommunications d'urgence sera dirigé par STIT. Outre le PCO du centre des opérations, le sous-ministre adjoint (SMA), STIT, aura la responsabilité de trois autres PCO relatifs au STIT et rendra compte de leur état directement au sous-ministre.



• Le Centre des opérations du Secteur de l'industrie surveillera les évolutions de l'industrie et sera dirigé par le Secteur de l'industrie. Cette fonction de suivi comporte son propre PCO. Le SMA, Secteur de l'industrie, sera responsable de rendre compte des évolutions au sous-ministre.



• Le Groupe de travail de l'an 2000 dirigera un centre d'opérations qui sera étroitement lié au CCO. Au fil du temps, le Groupe de travail de l'an 2000 a tissé des liens étroits avec l'infrastructure de gestion de la transition à l'an 2000 du gouvernement fédéral (p. ex., le Groupe de planification nationale de contingence – GPNC) et les autres ministères fédéraux. On misera sur ces relations pour veiller à ce que le ministère reçoive des renseignements opportuns en provenance des organismes centraux, du GPNC et des autres ministères.

Le présent rapport porte sur les résultats de la phase II de la vérification qui vise à déterminer si les PCO ont été préparés grâce à une application appropriée de la méthodologie. On a sélectionné un échantillon de trois PCO.

Les trois PCO sélectionnés concernaient les fonctions essentielles suivantes : le Centre de commande des opérations (CCO), le site Web Strategis et les Télécommunications d'urgence. La prochaine section présente les résultats pour chaque PCO.

Résultats

Centre de commande des opérations

Les vérificateurs jugent que le document examiné est adéquat pour servir d'un cadre pour le Centre de commande des opérations du ministère.

En général, compte tenu des délias serrés pour élaborer une structure décisionnelle efficace, le ministère a répondu avec un plan logique et pratique. Au moment de la vérification, il est admis que les rôles et les responsabilités du Centre de commande des opérations (CCO) sont susceptibles de changer ultérieurement. À mesure que le plan sera testé et à mesure que le ministère en saura davantage sur les exigences de rapport du Conseil du Trésor et du GPNC, des modifications seront apportées en conséquence. Le cadre de base est sain.

Quatre recommandations ont découlé de la vérification de ce document. La première recommandation est la plus importante, alors que les trois autres visent à aborder des lacunes mineures dans le plan.

Il est recommandé que le CCO prenne la mesure suivante :

1. Le document de CCO décrit brièvement qu'il y aura une « répétition » vers la mi-décembre, sans indiquer la présence d'un plan détaillé d'essai ou de formation. Comme le ministère a travaillé dans des délais serrés pour élaborer ce cadre, il est compréhensible qu'un plan d'essai bien défini ne soit pas terminé. Il est donc recommandé que la priorité soit accordée à l'élaboration d'un solide plan d'essai et de formation pour assurer l'efficacité du CCO.




Le plan d'essai devrait inclure les éléments suivants :

• les types d'essais prévus (exercice sur table, intégré, évacuation à un site d'appoint, etc.);



• une liste des participants (y compris le personnel de tous les PCO, des autres centres de commande et probablement les membres du Comité de mise en oeuvre des Plans de continuité des opérations et ceux du Comité directeur de PCO);



• les procédures pour l'examen, la documentation et le compte rendu des résultats d'essai.


2. Plan d'opération et de rapport du Centre des opérations pourrait être amélioré en indiquant quelles ressources sont nécessaires à quel moment. Comme les ressources seront sujettes à changement, il est utile de communiquer clairement les personnes qui seront requises et à quel moment. Cet aspect est désigné comme un « calendrier d'activation ».




Cet aspect pourrait ne pas être nécessaire et ne vise pas à ajouter un fardeau administratif. Toutefois, une documentation et une planification claires assurent la clarté de l'objet et des communications. Cela permet également d'assurer que le Centre de commande est réellement échelonnable et apte à répondre de façon flexible aux événements à mesure qu'ils se produisent.

3. Le CCO est principalement axé sur les opérations internes. Toutefois, certains des PCO qu'il supervise peuvent surveiller des dépendances, des intervenants, des partenaires d'affaires ou des installations externes. Il serait donc utile de compiler une liste de ces activités de suivi externes afin de comprendre la portée du suivi externe dans le cadre de ces PCO et d'être mieux préparé à saisir les interruptions externes qui nuisent aux PCO et à y faire suite.



4. Il est important de clarifier la mise en place de délégations d'autorité appropriées pour qu'en l'absence d'un décideur essentiel, un suppléant soit entièrement habilité à prendre des décisions au niveau supérieur.

Strategis

Les vérificateurs jugent que le Plan de continuité des opérations relatif à Strategis a été préparé grâce à une application appropriée de la méthodologie de planification de la continuité des opérations du ministère.

Il mérite de féliciter le personnel d'avoir préparé un document interne supplémentaire, intitulé le « Plan des jeux de la continuité des opérations en vue de l'an 2000 » qui fournit des détails supplémentaires sur les rôles et les responsabilités des employés essentiels. Le document souligne en profondeur les procédures internes que les employés utiliseront en cas d'une perturbation essentielle.

Le seul inconvénient du PCO de Strategis constitue le manque d'une stratégie documentée en matière d'essai et de formation. Bien qu'elles ne soient pas documentées dans le PCO de Strategis, les entrevues avec les employés clés ont confirmé l'intention de tester les principales solutions de rechange décrites dans leur PCO.

Télécommunications d'urgence

Le vérificateur juge que le Plan de continuité des opérations relatif aux Télécommunications d'urgence a été préparé grâce à une application appropriée de la méthodologie de planification de la continuité des opérations du ministère. Il n'y a aucune recommandation.

Il importe de noter que la fonction opérationnelle des Télécommunications d'urgence vise uniquement à répondre aux urgences en matière de télécommunications. À ce titre, cette fonction dispose de plans de contingence et de continuité des opérations qui sont solides et complets.

Mesures prises par la gestion

Les recommandations sont axées sur l'amélioration d'échange d'information pendant la transition à l'an 2000 et le besoin au préalable de sondages détaillés. Le ministère a assuré le suivi de toutes les recommandations. Il n'y a eu aucune interruption au service au public ce qui témoigne de l'état de préparation à Industrie Canada.

Voir aussi…

• Vérification de l'état de préparation à l'an 2000 d'Industrie Canada (mars 1999)