Les objectifs de la vérification du programme Rescol étaient d’offrir une évaluation indépendante et objective : du caractère adéquat du cadre et des pratiques du contrôle de gestion du programme Rescol, y compris ses stratégies et ses pratiques de gestion du risque et les renseignements utilisés aux fins de la prise de décision et de l’établissement de rapports; du caractère adéquat des contrôles internes; de l’économie, l’efficience et l’efficacité administrative des opérations de contribution et des systèmes de prestation; de l’observation de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, des modalités générales des ententes et du caractère adéquat des efforts déployés pour déterminer la conformité. La portée de la vérification se limitait aux programmes Premières nations sur Rescol (PNR), Ordinateurs pour les écoles (OPE) et Rescol à la source (RS), selon une évaluation du risque menée en février 2004. La vérification se concentrait sur les pratiques de gestion et sur les accords de contribution qui étaient en vigueur entre janvier 2003 et mars 2004.

La portée de la vérification a été modifiée depuis le début des vérifications sur place en raison de modifications apportées au programme, qui découlaient du budget fédéral 2004-2005, qui ont entraîné l’élimination de la poursuite des travaux de vérification pour le programme RS et qui ont élargi les travaux de vérification pour le programme PNR. La vérification a été effectuée conformément aux Normes de la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes et de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

Les résultats de la vérification seront utilisés par la direction du programme Rescol en vue d’améliorer les pratiques, les contrôles, les processus et les procédures actuels de cette dernière dans ses divers secteurs de programme.

Contexte

La famille des programmes Rescol se fie principalement sur les partenariats et les ententes d’exécution par des tiers pour atteindre ses objectifs de programmes. Par conséquent, deux des risques clés auxquels est confronté le programme sont le contrôle indirect exercé par le programme en conséquence de l’utilisation d’organismes d’exécution tiers et la dépendance des partenariats pour atteindre ses objectifs. En outre, les programmes Rescol ont subi des modifications considérables au cours des trois dernières années, principalement en raison des changements dans le financement et d’une restructuration au sein de la Direction générale des applications de l’autoroute de l’information en réponse à des résultats identifiés lors de la vérification interne de septembre 2000.

Voici un résumé des programmes soumis à la vérification :

Premières nations sur Rescol — Grâce à des accords de contribution conclus avec six organismes de gestion régionaux (OGR), le programme PNR est exécuté à l’échelle nationale afin de brancher et de maintenir les connexions des écoles des Premières nations à Internet et afin d’accélérer le développement de collectivités, de populations et d’économies plus solides.

Ordinateurs pour les écoles — Le programme OPE est exécuté par des organismes sans but lucratif au sein de chaque province du Canada par l’approvisionnement d’ordinateurs remis à neuf aux écoles partout au pays.
Rescol à la source — Grâce au programme RS, des contributions sont accordées pour le développement de projets d’apprentissage en direct et multimédia innovateurs afin d’encourager l’utilisation de l’Internet et des technologies des multimédias et afin de développer des compétences dans ces domaines.

Conclusions et résultats clés

Dans l’ensemble, nous avons trouvé que le cadre de contrôle de la gestion du programme Rescol, et les pratiques connexes et les contrôles internes sont en place, fonctionnent comme prévu et se conforment à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. La famille des programmes Rescol a instauré un bon nombre de pratiques notables et de pointe, y compris l’utilisation réussie des partenariats par le programme afin de tirer profit d’un soutien supplémentaire pour l’exécution de programme, l’utilisation d’une méthode de collaboration dans l’élaboration des objectifs et des priorités du programme, le haut niveau d’engagement du personnel et de la direction, et la fréquence et la forme des communications entre le personnel et la direction du programme et de la direction des bénéficiaires. Plusieurs des pratiques exemplaires utilisées actuellement par les programmes Rescol examinées sont présentées à l’annexe D.

De plus, au courant de la vérification, nous avons relevé des occasions possibles d’amélioration qui ont été résumées ci-dessous par objectif de vérification.

1) Cadre et pratiques du contrôle de la gestion

Puisque les partenariats sont un facteur critique de succès dans l’exécution du programme Rescol, il est recommandé qu’un cadre officiel soit élaboré afin de fournir des principes directeurs pour le choix et la gestion des contrats de société au sein des programmes et parmi les programmes de la DGAAI. Un tel cadre devrait inclure des contrats de société standard, des rôles et des responsabilités clairs, la conception d’une base de données de partenariats nationaux et des politiques et des processus de soutien. Un cadre officiel peut améliorer les occasions de partager les leçons apprises et de tirer profit des partenariats existants à l’échelle nationale. De plus, la rédaction de contrats officiels entre les organismes bénéficiaires et les partenaires locaux peut réduire les risques associés aux divers niveaux de soutien des partenaires.

En raison du roulement élevé au niveau des agents de programme et de la restructuration de la Direction générale, qui ont entraîné une modification des rôles et des responsabilités, une formation supplémentaire dans le traitement et la surveillance des accords de contribution est recommandée au niveau des agents de programme. Avant la conception de plans précis de formation, les rôles et les responsabilités des agents de programme devraient être réexaminés, et l’on devrait considérer l’expansion des rôles et des responsabilités pour permettre la désignation d’un agent en particulier pour chaque organisme bénéficiaire pour la surveillance, la vérification financière et autres activités. Une fois que les rôles et les responsabilités auront été finalisés, les écarts dans les capacités individuelles devraient être évalués et les plans d’apprentissage devraient être conçus pour tout le personnel au niveau des agents.

Finalement, les renseignements et les rapports fournis à la direction nécessitent des améliorations dans le contenu et le calendrier. Il est recommandé que la direction détermine les modifications potentielles dans la collecte des données qui sont nécessaires afin de permettre un établissement de rapport opportun et détaillé afin de mieux répondre à ses besoins. On recommande aussi que la conception d’une base de données nationale du programme PNR soit considérée comme une priorité.

Cette base de données devrait être une source d’information clé pour démontrer le rendement du programme et la réalisation des objectifs et des résultats attendus du programme.

2) Contrôles internes

Bien que la surveillance de activités du bénéficiaire soit actuellement effectuée sous une variété de formes, l’occurrence des activités de surveillance n’est actuellement pas documentée assez clairement et de manière assez détaillée, ce qui pourrait créer des difficultés dans la détermination des progrès actuels réalisés par le bénéficiaire et pour déterminer les enjeux et l’état de toute résolution. Il est recommandé de réexaminer les normes de documentation des dossiers afin d’exiger un niveau de documentation adéquat et précis pour servir de preuve aux activités de surveillance, telles que la signature sur les rapports d’activité du bénéficiaire et les commentaires sur les rapports reçus et sur les réunions auxquelles on a participé.

3) Opérations de contribution et systèmes de prestation

Un bon nombre d’occasions d’amélioration dans l’efficacité du processus actuel de vérification des demandes existent, à savoir, l’adoption d’une approche plus axée sur les risques pour faire la vérification des demandes par l’entremise de laquelle une partie choisie de documentation d’appui serait examinée en fonction du risque; une formation accrue des bénéficiaires sur les exigences en matière d’établissement des rapports afin de réduire les erreurs systémiques et récurrentes; un suivi plus rigoureux sur le caractère raisonnable des prévisions des mouvements de trésorerie faites par les bénéficiaires à l’appui des avances de fonds pour réduire l’exposition au risque du programme; une réduction de la quantité de formalités administratives requises pour chaque demande. En se concentrant sur ces améliorations, le délai de traitement des demandes peut être réduit et les lourdeurs administratives qui contraignent le bénéficiaire peuvent être allégées.

On recommande également que des modèles standards soient conçus pour le programme PNR, semblables à ceux qui sont actuellement utilisés par le programme OPE, qui seront soumis trimestriellement et permettront un rapport d’activité moins formel à l’appui des demandes mensuelles. Les rapports trimestriels standard des bénéficiaires devraient inclure l’état, les résultats et les plans d’action relativement à des mesures de rendement et des objectifs de plans d’activités précis.

4) Conformité

Dans certains cas, des dispositions précises requises en vertu des accords de contribution des OGR n’ont pas été incluses dans les contrats entre les écoles des Premières nations et les organismes bénéficiaires. On recommande qu’un contrat standard soit rédigé par la direction du programme PNR, en consultation avec les Services juridiques, et soit inclut en annexe à l’accord de contribution standard des OGR. Nous croyons comprendre que cette question a été réglée au début de l’exercice 2004-2005 au moyen de l’élaboration d’accords entre les OGR et les écoles des Premières nations qui ont satisfait à toutes les exigences des accords de contribution des OGR.

La direction du programme Rescol a accepté toutes les constatations, les conclusions et les recommandations de ce rapport de vérification. Les réponses détaillées de la direction pour chacune des recommandations proposées se trouvent à l’annexe A de ce rapport. Tel qu’il est démontré dans l’annexe A, la direction du programme Rescol a clairement présenté un plan d’action, y compris les secteurs clés de responsabilité et un calendrier anticipé, pour aborder chaque recommandation, dont la plupart sont actuellement en cours ou sont terminées.

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