La vérification avait pour objectif d'examiner les pratiques existant à CANARIE et Precarn, principalement dans le contexte du cadre de vérification concernant les demandes de paiement, décrit dans le rapport du consultant récemment reçu par Industrie Canada (voir la section « Contexte »). La vérification a également examiné dans quelle mesure les cadres de vérification en place dans les deux organismes répondent aux attentes suivantes :

Le financement fourni par CANARIE et Precarn est destiné à des organismes admissibles.

Les dépenses sont admissibles conformément aux accords de financement.

La vérification des demandes de paiement relatives aux projets est effectuée auprès des organismes bénéficiaires et la situation des vérifications effectuées est claire.

Des pratiques sont en place pour établir des prévisions très exactes et fiables.

L'établissement par CANARIE et Precarn de rapports destinés à Industrie Canada est conforme aux plans annuels et aux autres critères établis.

Les frais généraux et administratifs sont traités, comptabilisés et affectés adéquatement à diverses activités.

Les frais administratifs liés aux projets et perçus auprès des bénéficiaires sont adéquats.

Le traitement et la déclaration des revenus de placement acquis grâce à la subvention versée à Precarn Associates Inc. sont adéquats, tout comme l'étendue des processus disponibles pour traiter le revenu de redevances prévu pour la phase III de CANARIE.

Les sources de financement mises à la disposition des bénéficiaires n'aboutissent pas à un déséquilibre inacceptable entre le financement gouvernemental et le financement privé.

1.2 Étendue et Stratégie

L'étendue de la vérification portait sur les projets suivants :

Les projets CANARIE financés par Industrie Canada par l'entremise de l'accord de contribution décrit dans le rapport; ces projets font partie de la phase III du Programme de mise au point d'applications de pointe de CANARIE et incluent des projets financés par les programmes touchant les systèmes intelligents, la santé, l'apprentissage et le commerce électronique;

Les projets Precarn financés par Industrie Canada par l'entremise de l'accord de financement décrit dans le rapport; ces projets font partie de la phase III des programmes de recherche de Precarn;

Les projets CANARIE relatifs aux systèmes intelligents, financés par Industrie Canada par l'entremise de l'accord de contribution et, subséquemment, par l'entremise de l'accord d'exécution de projet conformément au protocole d'entente également décrit dans le rapport.

La stratégie de vérification a été établie en consultation avec la Direction générale de la vérification et de l'évaluation d'Industrie Canada et incluait les éléments clés suivants :

Des sondages ont été exécutés auprès d'Industrie Canada pour définir les besoins de vérification, discuter des divers programmes de financement et examiner la documentation pertinente.

Tous les accords et contrats pertinents fournissant des fonds aux projets inclus dans la présente vérification ont été précisés et examinés. Au besoin, on a également examiné d'autres documents.

Des représentants d'Industrie Canada ont sélectionné des projets relevant de Precarn et de CANARIE aux fins d'examen détaillé des dossiers et du processus concernant les demandes de paiement. Ces projets sont mentionnés à l'annexe A.

Des rencontres initiales visant à présenter la vérification et à examiner son étendue et ses objectifs ont eu lieu avec des représentants de la direction de Precarn et de CANARIE.

On a rencontré des agents du programme de CANARIE pour discuter des processus concernant les demandes de paiement et pour documenter les pratiques, les méthodes et les moyens de contrôle appliqués aux projets et aux demandes de paiement.

Tous les dossiers et toutes les demandes de paiement relatif aux projets sélectionnés par Industrie Canada aux fins d'examen ont été étudiés et soumis à des sondages. Des réunions de suivi ont eu lieu avec des agents de programme afin de clarifier les problèmes ou les questions résultant de l'examen et des sondages.

On a interrogé des gestionnaires de la comptabilité pour examiner les besoins touchant le traitement des demandes de paiement, le paiement et les autres questions liées aux demandes de paiement.

Des réunions ont eu lieu avec des gestionnaires de la comptabilité pour discuter des résultats de la vérification préliminaire, valider les observations et les conclusions et obtenir une rétroaction préliminaire sur les questions examinées.

1.3 Résultats

1.3.1 Conclusion globale

Compte tenu des objectifs fixés et des échantillons de projets examinés, la vérification a révélé les résultats suivants :

Les projets examinés étaient admissibles au financement par Precarn et CANARIE. Des processus sont en place pour assurer que le niveau maximal de financement gouvernemental admissible ne dépasse pas les limites permises.

Precarn et CANARIE fournissent régulièrement des rapports d'étape sur les projets à Industrie Canada.

Precarn et CANARIE continuent d'avoir des difficultés à répondre aux exigences d'Industrie Canada en ce qui concerne les prévisions. Vu la nature de ces difficultés, les parties concernées devront discuter des exigences afin de parvenir à une solution mutuellement acceptable. CANARIE a commencé à mettre en oeuvre certains changements dans le but d'améliorer l'exactitude des prévisions liées aux projets.

Precarn est en train d'apporter certaines modifications à la description des frais facturés aux membres afin d'éviter tout malentendu quant à la nature de ces frais.

Precarn et CANARIE doivent s'assurer que des retenues de garantie sont effectuées sur chaque demande de paiement, afin que l'organisme bénéficie d'une certaine protection pendant toute la durée du projet.

Precarn doit améliorer ses pratiques d'examen des demandes de paiement afin de s'assurer que les salaires, les avantages sociaux et les frais généraux facturés par les projets ne dépassent pas leur coût réel. CANARIE possède de bonnes pratiques pour vérifier le coût réel des éléments inclus dans les demandes de paiement.

Precarn doit procéder à des vérifications comptables à la fin de chaque projet. CANARIE a déjà adopté cette pratique et obtient de bons résultats par rapport au coût nominal de la vérification.

Des questions ont été soulevées quant à la pertinence de conserver les retenues de garantie et de les investir dans CANARIE.

1.4 Constatations et recommandations pour chaque organisme

Les principales constatations et recommandations découlant de la présente vérification sont exposées dans les deux sections suivantes qui concernent respectivement Precarn et CANARIE. La liste complète des constatations de la vérification, des risques et des recommandations se trouve à la section « Analyse détaillée des constatations » du présent rapport.

1.4.1 Precarn

De façon générale, les sondages montrent que les gestionnaires de projet connaissent bien les projets qu'ils gèrent. Ils se servent de leurs liens étroits avec les maîtres d’œuvre pour mieux examiner les demandes de paiement reçues en rapport avec le rendement et les plans des projets. Il existe toutefois des secteurs où l'évaluation des demandes de paiement pourrait être plus rigoureuse si on demandait aux maîtres d’œuvre de fournir de la documentation supplémentaire à l'appui des demandes de paiement trimestrielles.

Les recommandations en vue d'améliorer les processus d'examen des demandes de paiement et la documentation sont les suivantes :

Les salaires portés au compte du projet pour chaque personne devraient être comparés aux feuilles de paie de l'entrepreneur au début du projet ou la première fois que des frais concernant l'employé sont facturés au projet.

Les maîtres d’œuvre devraient être tenus de fournir des feuilles de temps de l'employé signées pour justifier toutes les heures facturées au projet au cours de la période.

Au début du projet, les maîtres d’œuvre devraient être tenus de fournir une analyse complète des coûts liés aux avantages sociaux et du calcul des taux, accompagnée de tous les documents justificatifs nécessaires.

Au début du projet, les maîtres d’œuvre devraient être tenus de fournir une analyse complète de leurs frais généraux et du calcul des taux, accompagnée de tous les documents justificatifs nécessaires.

Tous les projets devraient faire l'objet d'une vérification comptable avant qu'ils ne soient acceptés et que la retenue de garantie soit débloquée.

Les procédures opérationnelles devraient être modifiées afin que les dispositions du contrat concernant les retenues s'appliquent à toutes les demandes de paiement.

Precarn devrait examiner la pertinence d'emprunter des fonds de la subvention pour répondre aux demandes de paiement anticipé présentées par les projets relevant du programme des systèmes intelligents exécuté pour le compte de CANARIE. De même, Precarn devrait envisager d'examiner le processus actuel de remboursement afin de raccourcir la période pendant laquelle les maîtres d’œuvre doivent attendre le remboursement des dépenses engagées.

Le directeur financier devrait rencontrer des représentants d'Industrie Canada et de CANARIE pour établir des exigences de prévision qui conviennent à toutes les parties.

Dans les contrats futurs, Precarn devrait envisager de réviser les exigences minimales concernant les factures afin de les établir à un niveau acceptable. Cela exigerait que les entrepreneurs fournissent des documents à l'appui des factures, sans toutefois imposer un travail administratif excessif à Precarn.

1.4.2 CANARIE

De façon générale, les sondages indiquent que les gestionnaires de projet examinent de façon très approfondie les demandes de paiement trimestrielles. Les problèmes de manque d'uniformité de la vérification et de la documentation des examens se limitent aux périodes qui ont précédé les modifications du processus d'examen mises en œuvre par CANARIE.

Les recommandations en vue d'améliorer le processus d'examen des demandes de paiement et de la documentation sont les suivantes :

Les procédures devraient être modifiées de façon que les dispositions du contrat concernant les retenues de garantie s'appliquent à toutes les demandes de paiement;

Industrie Canada et CANARIE devraient examiner s'il existerait d'autres possibilités d'augmenter le rendement des retenues de garantie placées, tout en permettant à CANARIE de continuer à payer ces montants une fois que toutes les conditions de déblocage des retenues ont été remplies;

Le directeur financier devrait rencontrer les représentants d'Industrie Canada et de Precarn pour établir des exigences de prévisions convenant à toutes les parties.

Tous les contrats à venir devraient être négociés de façon à inclure des modalités répondant à toutes les exigences et à toutes les attentes de CANARIE en matière de rapports opérationnels.

Rapport final (PDF - 313 ko - 31 pages)

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