Vérification dirigée des
programmes de primes de départ
mars 1997

Sommaire

Contexte

En raison de l'examen des programmes et des compressions générales des ressources, les ministères et organismes ont dû réduire les dépenses totales. Pour faciliter la réduction des ressources, le gouvernement a mis sur pied des programmes spéciaux appelés le programme d'encouragement à la retraite anticipée (PERA) et la prime de départ anticipé (PDA). Ces programmes sont en vigueur pendant trois ans et se termineront respectivement le 31 mars et le 22 juin 1998.

Le Conseil du Trésor a émis une directive pour demander aux ministères et organismes d'effectuer une vérification interne complète de leur utilisation des programmes de primes de départ et des dépenses connexes vers le milieu de la période de trois ans d'examen des programmes.

Conclusions générales

Industrie Canada a réalisé une réduction importante de ses effectifs en 1995-1996, soit environ 770 ETP. Bien que cette compression soit inférieure à celle prévue initialement, elle représente les deux tiers de l'objectif général de réduction du nombre d'employés temps plein (ETP) dans le cadre de l'examen des programmes au cours de la première année seulement.

Malgré les conclusions généralement positives de cette vérification au point de vue de la planification, de l'infrastructure, de la surveillance et de la conformité, les résultats nets obtenus par le Ministère sur le plan de la réduction des effectifs et des dépenses salariales et de la récupération semblent moins favorables. Cela est attribuable en grande partie au fait qu'au niveau du Ministère, l'incidence des compressions est obscurcie par la migration normale des fonctionnaires et par l'ajout de nouveaux effectifs pour réaliser de nouveaux programmes tels que Partenariat technologique Canada. Le Ministère n'a pas bien expliqué ses compressions dans son budget initial des ressources et son budget de ressources additionnelles récemment approuvé.

Planification

Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, un principe directeur et un indicateur clé des résultats de la rentabilité des programmes de primes de départ sont une période de récupération de 12 mois pour les dépenses occasionnées par le départ des fonctionnaires. La période de récupération désigne la période nécessaire pour recouvrer les primes de départ grâce aux économies dans les salaires et les avantages sociaux. La période de récupération d'Industrie Canada pour l'exercice 1995-1996 dépasse 12 mois. Selon une prévision préliminaire effectuée au début de 1996, cette période devait atteindre 18 mois en 1997-1998. Une prévision révisée au début de 1997 révèle que la période de récupération sera inférieure à 16 mois. La principale raison pour laquelle cette période dépasse 12 mois est la forte proportion de cas du PERA chez les fonctionnaires qui quittent leur emploi. Pour chaque cas du PERA, le SCT estime que le gouvernement doit payer l'équivalent de deux années de traitement pour l'exemption de la réduction des prestations de pension du PERA, outre la rémunération au lieu de période donnant droit à une priorité (habituellement six mois). Les vérificateurs ont observé des fluctuations dans les prévisions et les résultats des réductions. Il faut admettre que des modifications aux statistiques sont prévues dans la mesure où le Ministère est encore en train de mettre à exécution les réductions prescrites dans l'examen des programmes. On est en train de modifier les plans et les prévisions selon les nouvelles expériences.

Le Ministère a tenté de minimiser l'incidence du réaménagement des effectifs sur les fonctionnaires en désignant les personnes intéressées aux programmes de primes de départ. Cette mesure a permis au Ministère de répondre simultanément à ses exigences opérationnelles et à ses objectifs de réduction des effectifs, tout en veillant sur les intérêts des fonctionnaires. Dans ce contexte, le Ministère contrôle fort peu le pourcentage des cas du PERA qui a une incidence défavorable sur la période de récupération. En fait, 420 des 540 cas qu'Industrie Canada a payé en 1995-96 avaient déjà été réglés avant l'envoi d'une lettre du SCT aux ministères le 13 décembre 1995, concernant le principe relatif à la récupération, après 12 mois.

Dans l'ensemble, on a constaté que la planification de la réduction de ses effectifs et de la mise sur pied de son infrastructure administrative par Industrie Canada répondait aux attentes et aux critères du Conseil du Trésor. La seule lacune administrative notable est l'absence d'un système fiable de planification et de prévision des ETP du Ministère, à cause de la fusion, en 1993, de quatre organismes et de quatre systèmes différents dans le Ministère actuel. Cette fusion a été suivie immédiatement du projet de l'examen des programmes de février 1995, qui a eu un grand impact sur la capacité de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) d'affecter le nombre de fonctionnaires voulu à la « création d'une base de données sur les RH ». PeopleSoft, le nouveau système d'information sur les ressources humaines donne des renseignements précis sur le personnel, mais n'est pas en mesure de prévoir le nombre d'ETP pour le moment.

Gestion du programme

En règle générale, Industrie Canada a bien géré les réductions de ses effectifs à ce jour. Ce ministère a mis sur pied de solides mécanismes de contrôle et de rapport de façon que sa direction soit informée de la cadence et de l'ampleur du déroulement des réductions ainsi que d'autres renseignements pertinents.

Conformité

Les essais de conformité révèlent qu'il y a peu de problèmes graves liés aux départs des fonctionnaires, considérés individuellement.

Mise à jour des mesures prises par la gestion (juillet 2000)

Les résultats du réaménagement des effectifs ont été surveillés, résumés et présentés à la gestion supérieure ministérielle au cours des trois années en question. L'Unité de jumelage de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) a préparé un Plan ministériel de réaménagement des effectifs (PRE) qui a été mis à jour tous les mois pour les périodes 1995-96, 1996-97 et 1997-98. On a également créé un rapport bimensuel sur le réaménagement des effectifs pour indiquer les réductions à ce jour dans le réaménagement des effectifs, selon le type et le secteur ou la direction générale. Ce rapport a été fourni aux gestionnaires ministériels et aux permanents syndicaux. De plus, l'Unité de jumelage a maintenu un sommaire d'une page, intitulé « Les employés prioritaires d'Industrie Canada », qui a été distribué aux unités de ressources humaines au sein des secteurs et des directions générales.

Le Ministère gère actuellement le nombre de ses employés à temps plein (ETP) de façon plus efficace par la mise en oeuvre de PeopleSoft, un système d'information central sur les ressources humaines. Le système, qui est maintenant pleinement fonctionnel, permet aux gestionnaires et au personnel de la DGRH d'accéder aux données démographiques. La DGRH publie annuellement une analyse des effectifs d'Industrie Canada. Le Ministère mènera une analyse détaillée de ses principaux groupes de classification d'emplois en 2000-2001 afin de mieux prévoir les taux de roulement et de retraite ou de départ.

Grâce aux programmes d'encouragement au départ et à la possibilité d'échanger des postes avec d'autres employés qui désirent profiter du programme d'encouragement, le Ministère a été en mesure de réaliser ses cibles de réduction des effectifs et ce, sans aucune mise à pied.

Voici le TOTAL des PDA/PERA/RER pour la période s'étalant du 1^er avril 1995 au 30 septembre 1998 :