En partageant l’information avec d’autres ministères, le Bureau du vérificateur général et le Secrétariat du Conseil du Trésor, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) a appris que la mise en oeuvre de la Stratégie d’information financière (SIF) présentait certains domaines de risque dans les procédures de rapprochement, y compris les rôles et les responsabilités, et dans le format et les procédures des états financiers. C’est pourquoi cette vérification a été incluse dans le plan de vérification de la DGVE pour 2002–2003.

Les critères de vérification utilisés pour mener la vérification comprenaient la comptabilité selon la SIF et les manuels du receveur général. Le travail d’examen a englobé une série d’entrevues, ainsi qu’une analyse des transactions comptables afin d’évaluer le degré de conformité à ces politiques.

Le présent rapport expose en détail les observations et les recommandations découlant de la vérification, selon les objectifs de vérification, ainsi que la réponse de la gestion. La section suivante résume les constatations et les recommandations de la vérification contenues dans le rapport.

Objectif n^o 1 de la vérification : Des procédures sont en place pour les rapprochements requis en vertu de la SIF et les rapprochements sont préparés et les différences sont réglées en temps opportun pour les comptes internes et les interfaces du receveur général.

Pour l’instant, aucune procédure de rapprochement n’est disponible dans la documentation écrite formelle, mais le personnel parvient bien, dans la plupart des cas, à exécuter les procédures requises. La Direction générale du contrôleur devra élaborer ces procédures écrites. Il est particulièrement important d’établir l’attribution des responsabilités, un calendrier de travail défini et des mécanismes de surveillance et d’approbation afin d’assurer que les montants déclarés dans la balance de vérification ministérielle sont exacts. La Direction générale du contrôleur devra également définir des contrôles de processus similaires pour surveiller les fonctions dans les comptes d’attente et des contrôles de procédures en ce qui concerne les approbations de transactions.

Dès que le nouveau Système de gestion des subventions et des contributions (SGSC) sera en place, la Direction générale du contrôleur devrait examiner la faisabilité de la mise en oeuvre des processus de rapprochement pour vérifier les soldes des comptes de subventions et de contributions avec l’information du Système intégré des finances et du matériel (SIFM).

La Direction générale du contrôleur devrait faire en sorte que tous les soldes de compte des exercices précédents, comme ceux qui résultent du grand livre général des marchandises reçues (GLG-MR) et les chèques retournés des exercices précédents, soient soldés de façon appropriée. Durant la vérification, on a observé que la Direction générale du contrôleur avait réalisé beaucoup de progrès avec la mise en oeuvre de nouveaux processus d’examen à la suite de la SIF afin d’assurer que tous les soldes de compte restants à la fin d’un exercice sont reportés de façon exacte au nouvel exercice. Il faudra élaborer un processus opérationnel pour permettre de vider les chèques retournés ou annulés des exercices antérieurs dans le SIFM.

La Direction générale du contrôleur a mis en oeuvre la plupart des contrôles requis concernant l’information déclarée dans le Grand journal général – Receveur général (GLG-RG) et le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF). L’unité des comptes créditeurs doit élaborer une procédure pour concilier les montants enregistrés dans le SIFM avec ceux du SCGRF. La Direction générale du contrôleur devrait élaborer un système pour surveiller et assurer que ce travail est exécuté régulièrement.

Objectif n^o 2 de la vérification : Les procédures de préparation des états financiers sont gérées en vue de produire des états financiers exacts en temps opportun et un niveau d’importance relative a été établi pour assurer que les états financiers présentent de façon juste les montants déclarés.

De façon générale, des examens financiers détaillés se déroulent surtout vers la fin d’un exercice financier. La Direction générale du contrôleur travaille à mettre en oeuvre des examens supplémentaires pour ces états de fin d’exercice. L’exactitude de cette information sera également renforcée par l’ajout d’un examen de rapprochement pour assurer que l’information présentée dans les états financiers ministériels et celle dans les comptes publics.

Enfin, le personnel se fie actuellement aux très vastes définitions de l’importance relative dans le manuel comptable de la SIF. Il pourrait s’avérer avantageux pour la Direction générale du contrôleur d’élaborer des lignes directrices plus structurées et quantitatives à l’intention du personnel, particulièrement pour les imputations comptables préparées chaque mois.

Conclusion :

Dans l’ensemble, on a constaté qu’il existe un certain nombre de processus de rapprochement dans la Direction de la gestion des finances et du matériel (DGFM) pour couvrir la plupart des exigences de la SIF et du Manuel du receveur général. Il faudra toutefois élaborer certains nouveaux processus dans le groupe des comptes créditeurs, ainsi qu’il est recommandé dans le présent rapport.

Dans la plupart des domaines vérifiés, on a dégagé une exigence pour une attribution claire des responsabilités, un calendrier défini du travail, un processus de surveillance et une approbation du travail exécuté. La coordination des efforts du personnel à travers les unités devrait être une exigence clé lorsque la Direction générale du contrôleur élaborera une série de procédures écrites pour les processus de rapprochement. Nous recommandons que la Direction générale du contrôleur délimite ces responsabilités, calendriers de travail, processus de surveillance et d’approbation afin d’assurer que les états financiers sont déclarés de façon exacte.

Dès que le nouveau Système de gestion des subventions et contributions (SGSC) sera fonctionnel, nous recommandons que la Direction générale du contrôleur mette en oeuvre les procédures de rapprochement qu’elle juge nécessaires pour assurer l’intégrité des données entre l’information financière contenue dans le SGSC et le SIFM.

Enfin, la mise en oeuvre d’examens supplémentaires, comme ceux actuellement menés par la Direction générale du contrôleur, et l’ajout d’un rapprochement des états financiers entre les états ministériels et les Comptes publics accroîtront l’exactitude de l’information financière présentée au public. La prestation de directives plus précises sur les niveaux d’importance relative aiderait le personnel à apporter des ajustements mensuels afin d’améliorer l’exactitude de l’information financière.

Vérification des procédures, rôles et responsabilités en matière de rapprochement — Rapport final
(PDF - 240 ko - 18 pages)

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