Vérification des subventions et contributions
Avances, prêts, débiteurs et escomptes non amortis
Sommaire
Direction générale de la vérification et de l’évaluation
septembre 2003
1.0 Résumé
1.1 Introduction
À compter du 1er avril 2001, on a demandé au Ministère de mettre en œuvre une comptabilité d’exercice pour toutes les opérations, en raison de la Stratégie d’information financière (SIF). Par conséquent, on a modifié considérablement les systèmes et les procédures, afin de garantir que les recettes et les dépenses sont correctement enregistrées pour la période au cours de laquelle elles deviennent réalisables ou payables, plutôt que pour la période de réception des fonds ou d’émission des chèques. On a demandé aux ministères de signaler les postes spécifiques du bilan découlant des Subventions et contributions (S&C), comme les avances, les débiteurs, les comptes de réserve pour créances douteuses, les prêts et les escomptes non amortis.
En raison des difficultés et des risques liés à la mise en œuvre de la SIF et du coût considérable des programmes de S&C du Ministère, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) a décidé de procéder à la vérification des accords de contribution remboursable pour les principaux programmes. On a sélectionné les programmes des organisations suivantes, du fait qu’ils comportaient des accords de contribution remboursable importants : Entreprise autochtone Canada (EAC), Initiative fédérale de développement économique pour le Nord de l’Ontario (FedNor et Programme de développement des collectivités), et Direction générale des applications de l’autoroute de l’information (DGAAI). La vérification touche également la Direction de la politique et de la gestion des programmes (PGP), qui gère les programmes temporarisés et les projets en phase de retombées pour Partenariat technologique Canada (PTC). Comme le contrôleur participe également au traitement des factures et des paiements relatifs à ces accords, nous avons inclus ces activités dans la vérification. Celle-ci touche également les avances provenant d’EAC, de FedNor, de la DGAAI et du programme d’aide aux entreprises éprouvées par la tempête de verglas.
1.2 Évaluation globale
Au cours de la première année pendant laquelle nous avons établi des déclarations dans le cadre de la SIF, nous avons constaté qu’il fallait travailler davantage afin d’établir des déclarations exactes au sujet des avances, des débiteurs, des prêts et des soldes d’escomptes non amortis. En fait, nous ne sommes pas en mesure d’attester les montants déclarés au 31 mars 2002 pour les avances, les débiteurs, les prêts et les escomptes non amortis. Le contrôleur a cependant pris des mesures importantes pour régler les difficultés liées à la mise en œuvre de la SIF, en vue de garantir une déclaration plus exacte pour l’exercice clos le 31 mars 2003.
La structure de surveillance et de gestion des débiteurs convient aux contributions à remboursement non conditionnel, mais les secteurs de programme n’ont pas tous élaboré des systèmes permettant de gérer efficacement les accords de contributions à remboursement conditionnel. Plus précisément, certains secteurs de programme ne disposent pas de systèmes permettant de garantir que le caractère opportun de l’établissement de déclarations et des remboursements est surveillé de façon constante. Par conséquent, le Ministère risque de ne pas recevoir les sommes payables en vertu des accords.
Nous recommandons que le Ministère révise les responsabilités et les rôles relatifs à la surveillance de la phase des retombées de tous les accords de contributions à remboursement conditionnel ou non conditionnel, dans le but d’améliorer l’efficacité et l’efficience de ces processus, et de préciser les obligations de rendre compte relatives à leur gestion. (Recommandation 1)
Autres constatations
Nos constatations montrent que de nombreuses personnes responsables de la gestion et de la déclaration des avances, des débiteurs, des prêts et des comptes de réserve pour créances douteuses concernant les débiteurs et les prêts exigés par la SIF ne comprennent pas très bien comment s’y prendre pour s’acquitter de leurs responsabilités. (Recommandations 3 à 7 et 10)
La communication de l’information financière touchant les avances et les escomptes non amortis en date du 31 mars 2002 ne respecte pas les exigences de la SIF. (Recommandations 3 à 5, 11 et 13)
Nous avons examiné les procédures prévues en ce qui concerne les avances et les comptes de réserve pour créances douteuses relatifs aux débiteurs et aux prêts, pour l’exercice clos le 31 mars 2003. L’examen montre que le contrôleur prévoit effectuer un examen global des données conjointement avec les secteurs de programme qui devrait permettre de produire des déclarations conformes à la SIF et tenir compte de façon plus exacte des soldes à la clôture de l’exercice, le 31 mars 2003.
Nous n’avons recensé aucune autorisation nous donnant le pouvoir de suspendre les intérêts pour les comptes débiteurs en souffrance. Par ailleurs, le contrôleur devrait vérifier s’il est possible de calculer tous les intérêts (simples et composés) dans le SIFM, afin d’éliminer les calculs manuels et les erreurs possibles. (Recommandation 15)
Nous recommandons que le contrôleur encourage une compréhension accrue de la mise en pratique des méthodes et des principes comptables exigés pour les S&C dans le cadre de la SIF, tant au sein de la Direction générale du contrôleur que dans l’ensemble des secteurs concernés. (Recommandation 2)
Systèmes d’information
Certains des problèmes de déclaration signalés au 31 mars 2002, à la clôture de l’exercice, découlent de l’incapacité du système de gestion des contributions et du système d’information financière de suivre de près et de déclarer l’information exigée dans le cadre de la SIF. Plus précisément, le système de gestion des contributions ne fait aucune différence entre les montants avancés pour l’exercice en cours et les montants avancés pour le nouvel exercice. Le système d’information financière ne comporte pas de grand livre auxiliaire permettant de retracer les soldes de chacun des prêts qui composent le portefeuille de prêts d’Industrie Canada. (Recommandations 8 et 9)
Le système actuel de gestion de contributions (SIGC) sera remplacé par un nouveau système de gestion des contributions (SGSC) dans l’année qui vient.
Nous recommandons que le contrôleur se penche sur ces questions en établissant un ordre de priorités, en fonction du nouveau système de gestion des contributions. (Recommandation 14)
Vérification des subventions et contributions – Avances, prêts, débiteurs et escomptes non amortis — Rapport final
(PDF - 232 ko - 34 pages)
Remarque : Pour lire la version PDF, vous avez besoin de télécharger le logiciel Adobe Acrobat Reader sur votre système. Si vous n'avez pas accès au site de téléchargement d'Adobe, vous pouvez télécharger le logiciel Acrobat Reader à partir d'une page accessible. Si l'accessibilité à un document PDF pose un problème, vous pouvez convertir le fichier en format texte HTML ou ASCII en utilisant l'un des services d'accès offerts par Adobe.