Examen spécial de la gestion des petites caisses
avril 1999

Sommaire

Le Directeur des services et systèmes de la Direction générale du contrôleur a demandé un examen des méthodes et de la responsabilisation utilisées actuellement pour la gestion des petites caisses du Ministère, principalement dans la région de la Capitale nationale. L'examen avait pour objet d'étudier les pratiques et les méthodes actuelles dans le traitement des petites caisses, d'évaluer la responsabilisation du personnel par rapport aux méthodes de traitement des petites caisses et d'assurer la présence de contrôles pertinents. De plus, l'équipe d'examen devait déterminer le type de service offert et d'évaluer le besoin à l'égard d'un tel service.

Sommaire des résultats

• Bien que les responsables des petites caisses suivent en général les normes définies dans le Chapitre 2-11 du manuel du Conseil du Trésor, on ne leur a pas communiqué officiellement les politiques, les procédures et les lignes directrices spécifiques.



• À partir de la liste de 163 fonds de petite caisse administrés par le Ministère, nous avons constaté que seul un fonds de petite caisse dépassait la limite maximale de 2 000 $.



• Aucun mouvement de fonds n'était enregistré dans 29 des 78 fonds de petite caisse maintenus dans la région de la Capitale nationale. Le nombre de réapprovisionnements demandés par les responsables varient considérablement d'un fonds à l'autre, tout comme le roulement annuel des divers fonds.



• D'après l'examen de deux fonds de petite caisse maintenus dans la Division des services financiers de l'administration centrale, les paiements effectués à partir des petites caisses sont gardés au-dessous du seuil maximal autorisé en vertu de la politique du Conseil du Trésor et servent aux petits paiements divers lorsqu'un règlement immédiat est nécessaire.



• Il n'existe aucune documentation écrite pour identifier les dépenses admissibles ou non admissibles.



• L'utilisation des cartes d'acquisition a réduit de façon significative le type et le volume des dépenses effectuées à partir des petites caisses. Les dépenses qui sont traitées concernent, en grande partie, des dépenses qui ne peuvent pas être engagées par l'utilisation de cartes d'acquisition. Comme on ne peut pas utiliser les cartes d'acquisition pour obtenir des avances en espèces, il y aura toujours un besoin de recourir aux fonds de petite caisse.



• Les fonds de petite caisse que nous avons examinés en détail sont conservés dans un coffre verrouillé, lequel est à son tour protégé dans un coffre avec un code numérique ou dans un classeur verrouillé.



• Le gestionnaire, Planification des mesures de sécurité et d'urgence, a récemment préparé un rapport relatif aux vols de fonds dans la Division des services financiers de l'administration centrale. L'une des recommandations contenues dans le rapport a été adoptée. Les deux autres recommandations devraient être sérieusement prises en considération par la gestion

Mesures prises par la gestion

Le Ministère a substantiellement mis en oeuvre les recommandations de la vérification. On mène systématiquement des examens et des vérifications périodiques et on fournira des rapports de suivi à la gestion supérieure. La sécurité a été renforcée considérablement grâce à l'adoption de l'accès électronique aux zones à usage particulier. De plus, les améliorations de la sécurité s'inscrivent dans le cadre de notre plan visant à rénover les locaux de la Direction générale du contrôleur.

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