Services généraux
Vérification de la région de l'Ontario

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

28 juillet 2003

Sommaire

On a entrepris, de juillet à décembre 2002, une vérification détaillée des Services généraux de la région de l'Ontario d'Industrie Canada (Finances, Ressources humaines, Administration et Informatique). La vérification portait sur la structure organisationnelle, la planification des activités, et la transmission des résultats à l'administration centrale. Il s'agit de la quatrième région, après la Colombie-Britannique, le Québec et l'Atlantique, à faire l'objet d'une vérification de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation.

De façon générale, nous avons constaté que les Services généraux offerts à la région de l'Ontario sont assurés de façon efficiente, efficace et rentable. Même si certains aspects doivent être améliorés, les gestionnaires étaient généralement satisfaits du niveau de service offert.

La vérification des ressources humaines incluait l'évaluation des pratiques de dotation en personnel et d'obtention des ressources, ainsi que la planification des ressources humaines. En ce qui concerne le personnel et les ressources, nous avons remarqué que la plupart des cadres supérieurs étaient très satisfaits des services régionaux offerts, et que le niveau de compétence, la représentativité et l'impartialité leur semblaient adéquats. Nous avons toutefois aussi constaté que la région de l'Ontario ne dispose pas d'un plan officiel d'équité en matière d'emploi qui garantit la représentation suffisante des membres des minorités visibles. De plus, même si la région de l'Ontario dispose d'une stratégie en matière de ressources humaines (2000–2003), le plan de ressources humaines connexe n'a pas été élaboré. Nous avons aussi découvert que les problèmes de conservation du personnel entraînent un climat constant d'incertitude pour les organismes subordonnés indirects concernant leur capacité d'attirer et de maintenir en poste des personnes qualifiées.

La vérification de la fonction financière incluait une évaluation des services financiers, des rapports financiers et de la planification financière. Nous avons découvert que les organismes subordonnés directs et indirects recevaient de bons services de la part des responsables régionaux des finances. Il existe toutefois un manque de cohérence en ce qui concerne la facturation des services généraux dans la région. Le contrôle des revenus pourrait aussi être amélioré. Dans le rapport, ces enjeux sont mentionnés comme des observations ministérielles puisque ce n'est qu'à l'échelle ministérielle qu'on peut les régler. Les utilisateurs du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) se sont dits satisfaits du système, mais ils ne tirent pas profit de l'outil d'enquête qu'est le Système de rapport de gestion (SRG). Nous avons aussi découvert que les rapports financiers ne sont pas produits en temps opportun, ni de façon efficiente. Enfin, nous avons constaté que le budget n'est pas présenté en temps opportun aux différents organismes.

Dans le cadre de la vérification de l'administration, nous avons évalué les dépenses, la gestion du matériel et l'adjudication de contrats, la gestion du parc automobile, la gestion des dossiers, la sécurité et les services offerts au grand public en ce qui concerne les langues officielles. Nous avons constaté que, de façon générale, les dépenses sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques. Malgré tout, on pourrait améliorer le contrôle des dépenses pour garantir la protection des biens publics.

En ce qui concerne la gestion du matériel et l'administration des contrats, nous avons remarqué que la région de l'Ontario s'assure qu'elle optimise les ressources en ce qui concerne la planification et l'acquisition de biens matériels, et que la gestion des contrats est efficiente. Nous avons toutefois aussi constaté que certains contrats ont été signés après l'exécution des travaux. De façon générale, la gestion du parc automobile de la région de l'Ontario est efficiente, mais on pourrait améliorer le contrôle quotidien de l'utilisation des véhicules. Nous avons remarqué qu'un grand nombre de véhicules de la région ne portent pas le bon nom de ministère. En ce qui concerne la gestion des dossiers, nous avons découvert que ce ne sont pas tous les organismes qui utilisent le Système intégré de gestion de l'information des dossiers (SIGID), et que ceux qui le font ne l'utilisent pas de façon uniforme. Pour ce qui est de la sécurité, même si le niveau de sécurité semble suffisant dans les principaux emplacements, nous avons découvert qu'il n'est pas adéquat dans des bureaux régionaux et satellites où l'on travaille avec des renseignements de nature très délicate. Enfin, nous avons constaté que la plupart des bureaux ou des points de service visités dans le cadre de la vérification et offrant des services au grand public dans les deux langues officielles disposaient d'un affichage clair qui encourageait les clients à utiliser la langue officielle de leur choix.

La vérification de l'informatique a porté sur la sécurité des technologies de l'information et des systèmes d'information. En ce qui concerne le soutien régional pour les systèmes d'information, nous avons constaté que le personnel est très compétent, et que tous les utilisateurs ont accès à un bon soutien local offert par le bureau d'aide; de plus, tous les utilisateurs profitent de l'initiative qui consiste à ce que des agents des services soient présents dans certains bureaux de district. Nous avons toutefois remarqué qu'on ne respecte pas toujours, dans les endroits éloignés, les délais de réponse appropriés. En ce qui concerne la sécurité des technologies de l'information, nous avons constaté qu'il existe une bonne maîtrise des données, mais que la protection de l'information n'est pas entièrement garantie puisque la région ne dispose pas d'une politique officielle en matière de sauvegardes.

En conclusion, la région de l'Ontario dispose d'un bon leadership, les gestionnaires connaissent leurs responsabilités, et les employés sont motivés. Ces éléments clés de gestion constituent le fondement de bonnes pratiques de gestion puisque tout gestionnaire moderne, qu'il travaille sur le terrain ou qu'il fasse partie des conseils de direction, doit pouvoir prendre des décisions qui tiennent compte des éléments suivants : information intégrée sur le rendement financier et non financier; saine gestion des risques; possibilités concernant une prestation souple de services qui permettrait tout de même une maîtrise adéquate; valeurs et éthique saines concernant la fonction publique. Les enjeux mentionnés dans le présent rapport permettent de s'assurer que les pratiques de gestion sont saines.

En plus de ces conclusions, la vérification a permis de cibler des enjeux qui doivent être traités à l'échelle sectorielle et ministérielle. Ces enjeux ne font pas partie du bureau régional de l'Ontario. Il sont liés au besoin de préciser les rôles et responsabilités des différents intervenants au bureau régional et à l'administration centrale. La Direction générale de la vérification et de l'évaluation a fait part de ces enjeux aux gestionnaires touchés pour pouvoir inclure leurs réponses dans le présent document.

Rapport final (PDF - 422 ko - 47 pages)

Remarque : Pour lire la version PDF, vous avez besoin de télécharger le logiciel Adobe Acrobat Reader sur votre système. Si vous n'avez pas accès au site de téléchargement d'Adobe, vous pouvez télécharger le logiciel Acrobat Reader à partir d'une page accessible. Si l'accessibilité à un document PDF pose un problème, vous pouvez convertir le fichier en format texte HTML ou ASCII en utilisant l'un des services d'accès offerts par Adobe.