Le Secrétariat du commerce intérieur (SCI) a été établi en 1995 pour fournir un soutien administratif et opérationnel au Comité des ministres sur le commerce intérieur (CCI). Le CCI est responsable de mettre en œuvre l’Accord sur le commerce intérieur (ACI). En plus d’assurer un soutien au CCI, le SCI sert les représentants du commerce intérieur (RCI) des parties à l’Accord, ainsi que les comités de négociation et les groupes de travail du CCI qui mettent en œuvre des chapitres particuliers de l’Accord.

Le SCI est une association¹ indépendante, sans but lucratif, et compte un seul bureau situé à Winnipeg. Les affaires du SCI sont dirigées par un Conseil de gestion (CG) dont les membres comprennent les représentants des dix provinces, des deux territoires et du gouvernement fédéral du Canada. À l’heure actuelle, le Nunavut compte un statut d’observateur au sein du CCI, mais n’est pas représenté dans le CG.

Le SCI a un directeur exécutif responsable de s’acquitter du mandat de l’association. Le directeur exécutif est d’habitude secondé par trois conseillers en matière de politique, un agent financier et de SGI, ainsi qu’un agent d’administration et de traduction. À l’heure actuelle, il y a deux conseillers en matière de politique.

Objet de l’étude

La présente étude a pour objet de préparer une évaluation formative du SCI, selon l’exigence du Conseil du Trésor. Un cadre d’évaluation² a été préparé à l’avance en vue de servir de base pour le travail. L’approche adoptée pour l’étude comprenait toutes les méthodologies du cadre, y compris un examen des documents et des entrevues, entre autres, avec les RCI et les présidents des Comités des chapitres de l’ACI. Cela a été complété par une visite sur site au Secrétariat, deux études de cas de différends qui ont été enregistrés en vertu de l’ACI et l’analyse des données recueillies par le SCI dans le cadre d’un sondage auprès des clients.

Observations sur l’avenir du SCI

En tant qu’une évaluation formative, l’étude consistait à étudier les questions de gestion et à déterminer si des ajustements sont requis pour les services du SCI. Nous ne devions pas envisager de changements fondamentaux et, cette étude était donc basée sur un scénario de « maintien du statu quo » pour le SCI. Toutefois, au cours de l’étude, l’équipe d’examen a été mise au courant de plusieurs questions controversées qui pourraient avoir un impact sur le rôle futur du SCI, notamment les coupures potentiellement importantes dans le budget du SCI et les accusations de préjugés de la part du personnel du SCI. Bien que la vaste majorité des personnes consultées jugent que le SCI devrait continuer ses fonctions actuelles, plusieurs RCI envisagent ce qu’on pourrait appeler un SCI « plus mince ». Dans ce cas, les parties envisagent une réduction du personnel du SCI et de la portée des services offerts.

Les personnes consultées semblent être divisées quant à la valeur des services du SCI, d’après leur vision de l’ACI. La plupart considèrent l’ACI comme un outil important pour réduire les obstacles au commerce, alors que plusieurs jugent que la politique sera nécessaire pour introduire le changement manquant. Les prochaines réunions du CCI devraient fournir une orientation susceptible d’aider à la mise en œuvre de l’ACI et, par conséquent, avoir une incidence directe sur le SCI et son budget.

Voici un commentaire poignant fait durant l’étude : « La clé pour aller de l’avant avec l’ACI est le momentum et l’orientation des ministres et une bonne chimie entre les agents. » L’équipe d’examen juge qu’une partie de la controverse à ce stade-ci concernant le SCI pourrait provenir d’un accent insuffisant placé par plusieurs parties sur l’esprit et l’intention de l’ACI. Le SCI a indiqué que le processus de mise en œuvre de l’ACI n’est pas conçu pour être analogue à celui d’un processus judiciaire traditionnel³. Il peut être conçu pour être analogue à celui d’autres organismes de commerce comme l’Organisation mondiale du commerce qui jouit de pouvoirs d’exécution plus importants. De plus, il peut être conçu pour être un processus rentable et rapide afin de réduire les obstacles au commerce dans la mesure du possible et qui, comme l’a mentionné une partie, « sous réserve d’une utilisation appropriée, est un mécanisme utile pour engager un dialogue interprovincial. »

Thèmes et questions d’évaluation

En général, l’équipe d’étude a cherché à étudier les thèmes et les questions suivants :

1) Efficience des services du SCI

Dans quelle mesure les services sont-ils diligents?

Comment peut-on améliorer la diligence, le cas échéant?

Les services sont-ils accessibles de façon pratique?

Les services sont-ils impartiaux?

2) Efficacité des services du SCI

Quels services sont considérés essentiels? Lesquels sont non essentiels?

Dans quelle mesure les intervenants sont-ils satisfaits de la qualité générale des services?

Quels sont les services supplémentaires possibles, s’il y a lieu?

Si les services du SCI n’étaient plus disponibles, ces services seraient-ils disponibles ailleurs et à quel coût?

Pour étudier ces thèmes, l’équipe d’examen a préparé une analyse du flux du travail pour chacun des domaines de service du SCI. Cette analyse a fourni un contexte pour examiner, au moyen d’entrevues et d’autres méthodes d’enquête, les indicateurs de rendement élaborés par la gestion⁴ pour ces domaines. Les points de vue des interviewés ont été conservés de façon confidentielle et ont été présentés en agrégat au Comité directeur de l’étude de façon à respecter la confidentialité. Le tableau suivant résume le nombre d’interviewés par groupe d’intervenants.

Tableau : Nombre d’interviewés, selon le groupe d’intervenants
Groupes d’entrevue	Nombre d’entrevues
Personnel du SCI	5
RCI	8
Présidents des Groupes de travail/Comités	8
Participants aux études de cas*	7
Industrie Canada	2
Total	30

* Certains RCI et membres du personnel du SCI ont été interviewés une deuxième fois dans le cadre des études de cas.

Conclusions

D’après les preuves recueillies dans le cadre de l’étude, nous avons tiré les conclusions suivantes sur l’efficience et l’efficacité des services du SCI. Dans l’ensemble, l’équipe d’examen a conclu que le SCI offre des services à un niveau professionnel élevé et ce, d’une manière impartiale, diligente et accessible. Cette conclusion fait écho à 95 p. 100 des répondants du Sondage auprès des clients en 2002. Comme l’a mentionné un interviewé : « Ils font du bon travail dans une situation difficile.

Efficience des services

Diligence

Les services du SCI ont été qualifiés de diligents, et peu de difficultés ont été signalées dans ce domaine. Le SCI respecte les délais, malgré les pressions de temps et les retards fréquents à recevoir l’apport des parties. Le SCI affiche une diligence appropriée à informer les parties en différend sur les échéances du processus de règlement de différends. À l’occasion, la capacité du SCI à fournir des services de traduction en temps opportun est compromise en raison des retards à finaliser les versions en anglais. L’équipe d’examen a constaté que le personnel semble demeurer flexible et s’adapte bien aux flux parfois importants dans les charges de travail.

Accessibilité

Le personnel et les ressources du SCI sont jugés facilement accessibles et réceptifs aux demandes de tous les intervenants. Il serait utile pour les parties d’avoir une compréhension améliorée du rôle du SCI dans le processus de règlement des différends, en raison des points de vue variés sur la mesure dans laquelle le SCI devrait être accessible durant ce processus.

Impartialité

Cet enjeu a fait l’objet d’une discussion non négligeable tout au long de l’étude. L’équipe d’examen a conclu que les services du SCI sont impartiaux et que les services n’ont pas été offerts de manière à brimer la politique du CG ou la pratique de gestion saine. Le personnel du SCI a déployé beaucoup d’efforts pour éviter de se trouver dans une position de conflit d’intérêts ou de parti pris en général, aussi bien en apparence que dans les faits, et particulièrement dans le processus de règlement des différends.

Efficacité des services

Qualité

L’équipe d’examen considère que les services du SCI sont d’une qualité élevée. Les interviewés ont indiqué que les fonctions techniques et de secrétariat sont fournies de façon professionnelle et réceptive. Les protocoles pour partager et distribuer l’information sont largement observés. Le personnel continue de chercher des moyens pour améliorer la qualité de ses services, grâce à des initiatives de mesure du rendement, y compris un sondage auprès des clients.

Coût

Même si une analyse rigoureuse de l’efficacité en matière de coûts dépasse la portée de la présente étude, les preuves recueillies indiquent que les coûts collectifs des parties pour recevoir des services similaires à ceux du SCI seraient supérieurs sans le SCI. Les frais juridiques, les frais de traduction, les coûts de déplacement, entre autres, ont été mentionnés comme étant plus bas grâce aux économies d’échelle. Dans le cadre des études de cas, il a été signalé, par exemple, que les membres de panel sont rémunérés de façon nettement moins élevée que les taux du marché. Bien qu’il existe certaines exceptions, les contributeurs financiers du SCI jugent qu’ils obtiennent une optimisation des ressources pour le service qu’ils reçoivent. Toutefois, on a noté que le nombre de réunions administrées par le SCI semble être en baisse. Ainsi, même si le CCI est normalement conçu pour se rencontrer annuellement, tel n’a pas été le cas durant les dernières années. Si cette situation se maintient, il serait adéquat de réexaminer l’efficacité en matière de coûts des services de soutien opérationnel à une date ultérieure.

Pertinence des services

Les discussions sont en cours en ce qui concerne le budget 2004-05 du SCI. L’équipe d’examen a sollicité les opinions des personnes consultées sur la question quant à savoir si chacun des domaines de service du SCI est essentiel, non essentiel ou s’il doit être optionnel ou offert au moyen d’un système financé par les utilisateurs.

Le tableau ci-dessous illustre les réponses selon le domaine de service. On peut constater que, pour certains services, il n’est pas approprié de les rendre optionnels. Par exemple, certains services d’information annuels perdent leur valeur si toutes les parties ne participent pas, bien que certaines parties n’aient pas déclaré certaines informations pendant plusieurs années. Même si la présente étude n’avait pas pour but de mener une évaluation détaillée de l’efficacité des coûts du SCI ou de proposer des changements aux services offerts, les réponses obtenues sont utiles pour identifier le niveau d’importance accordé aux services du SCI. À noter que les réponses n’insinuent pas si les services devraient être offerts ou non; en fait, la majorité ont indiqué que les services offerts actuellement devraient continuer.

Tableau : Mesure dans laquelle les services du SCI sont jugés essentiels
Mesure dans laquelle le service est essentiel	Domaine de service (nombre de répondants)
Mesure dans laquelle le service est essentiel	Soutien opérationnel	Services consultatifs	Règlement de différends	Information	Communications
Oui	9	2	8	4	1
Non	0	2	1*	1	3
Payé par l’utilisateur/ optionnel	0	5	0	4	4

* Ce répondant a indiqué qu’un rôle purement de commis serait nécessaire pour appuyer les services de règlement de différends. Ce type de service est, par conséquent, considéré comme un soutien opérationnel.

Recommandations

Un certain nombre de recommandations sont faites pour améliorer davantage l’efficience et l’efficacité du Secrétariat, comme suit.

Services de soutien opérationnel

Que le personnel du SCI identifie clairement les cibles de rendement qui sont nouvelles chaque année, les modifications qui sont apportées aux cibles établies précédemment, le rendement réel par rapport à chaque cible, en plus d’expliquer la raison pour laquelle les cibles n’ont pas été atteintes et comment la situation pourrait être corrigée. Le CG pourrait examiner la fréquence à laquelle il reçoit ce rapport, qui est présenté annuellement pour l’instant.

Que le SCI continue de fournir des services de traduction simultanée dans le cadre des réunions, à moins que tous les délégués d’une réunion donnée indiquent explicitement que ces services ne sont pas requis.

Que le SCI propose un calendrier provisoire des réunions et des ordres du jour des réunions dans le cadre du processus de planification annuelle pour l’année suivante.

Services consultatifs administratifs

Que le SCI propose au CG un protocole administratif pour recueillir et déclarer des problèmes émergents, peut-être de façon similaire à celui des différends.

Services de règlement des différends

Que le SCI envisage une diffusion plus large du manuel des procédures de traitement de différends, après avoir fait l’objet d’un examen par le CG.

Que le SCI prépare des lignes directrices pour la présentation et le contenu des curriculum vitae des personnes nommées pour faire partie des groupes spéciaux chargés d’examiner les différends et qu’il mette en œuvre une procédure pour recueillir cette information.

Que le CG détermine quelle information est requise sur les factures pour les services de différends et ordonne au personnel de réviser le format actuel, au besoin.

Communications et services de sensibilisation

Que le SCI envisage d’élaborer et de proposer au CG un bref plan de communications pour les présidents ou membres des Comités de chapitre. Ce plan spécifierait les objectifs visés de l’amélioration des communications avec les comités, un simple outil de communications qui répondrait à ce besoin et, s’il y a lieu, les fonds supplémentaires requis pour mettre en œuvre le plan.

Les affaires du SCI sont exécutées au même titre que celles d’une entreprise, mais les Parties ont choisi de ne pas le constituer en société.

Cadre d’évaluation pour le Secrétariat du commerce intérieur, Sypher:Mueller International Inc., mars 2001.

Extrait de canada.justice.gc.ca : « La réglementation, au sens large, consiste à dicter aux administrés la façon d'exercer leurs activités. Il existe plusieurs types de règles. Ainsi, elles peuvent varier dans leur façon d'influencer les comportements :
- les lois, règlements et directives s’appliquent à des collectivités d'individus et ont force obligatoire car ils sont susceptibles d'exécution forcée par les tribunaux;
- les contrats et accords ont également un effet juridique, mais ne sont généralement opposables qu’aux parties contractantes;
- les lignes directrices, normes d’application volontaire et mécanismes d’autoréglementation s’appliquent à des collectivités de personnes, mais n’ont pas force de loi, leur effet étant plutôt persuasif et générateur d'obligations morales. »
Conformément au plan d’activités du Secrétariat.

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