Transmission de renseignements par télécopieur

Bien que nous déconseillions aux institutions d'envoyer des renseignements personnels par télécopieur, nous nous rendons compte qu'elles utilisent régulièrement ce mode de transmission afin d'accélérer la réception de l'information.

Une de nos enquêtes a décelé un problème en ce qui concerne la façon dont une institution gouvernementale gardait un dossier contenant des renseignements personnels envoyés par télécopieur. Les pages couvertures de transmission par télécopieur indiquaient le nombre de pages envoyées, les noms du destinataire et de l'expéditeur, ainsi que la date, mais l'institution ne pouvait déterminer après coup quels documents ou pages en particulier avaient été transmis. Dans d'autres cas, l'institution ne pouvait préciser ce qui avait été reçu par télécopieur d'autres secteurs de l'institution.

Il est impératif que les institutions tiennent un relevé de l'utilisation et de la communication de renseignements personnels qui relèvent d'elles. Sauf dans un nombre limité de cas, les personnes ont le droit de savoir quels documents contenant leurs renseignements personnels sont envoyés, à qui ils sont envoyés et la raison pour laquelle ils sont communiqués.

Une solution à ce problème est de dresser une liste des documents envoyés ou reçus sur la page couverture même de transmission. Cela assurera la transparence, permettra de documenter la circulation de l'information et nous aidera dans nos enquêtes.