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L'acquisition d'équipement pour votre entreprise peut être onéreux. Une décision mûrement réfléchie à cet égard diminuera le risque d'erreurs coûteuses.
Connaître ses besoins actuels et futurs
Avant d'effectuer tout achat de matériel, il est primordial de bien connaître les besoins actuels et futurs de l'entreprise. En étant bien au fait de vos besoins, dans tous les services, vous pourrez parfois économiser des sommes importantes.Voici les questions auxquelles il vous faut d'abord répondre :
- Le matériel actuel donne-t-il un rendement suffisant?
- A-t-on vraiment besoin de remplacer le matériel par des machines à la fine pointe de la technologie?
- Le matériel remplacé peut-il servir ailleurs dans l'entreprise?
Il est souvent possible de réutiliser des ordinateurs moins performants dans des services qui n'ont pas besoin d'ordinateurs très performants.
À l'inverse, tout retard technologique dans un domaine de pointe peut avoir pour effet de diminuer grandement la compétitivité d'une entreprise. Tout dépend du secteur d'activité de votre entreprise.
Tenez-vous au courant des innovations
En exerçant une veille technologique efficace au moyen d'abonnements aux nombreux bulletins d'information spécialisés accessibles par Internet ou en participant à des salons spécialisés, vous pourrez améliorer grandement votre connaissance des innovations les plus récentes. En demeurant au courant des tendances technologiques qui touchent votre secteur, aussi bien en ce qui concerne le matériel que les applications logicielles, vous pourrez reconnaître à temps les innovations incontournables que votre entreprise doit adopter pour demeurer parmi les entreprises les plus concurrentielles.
En matière d'informatique, la technologie la plus récente n'est pas nécessairement la meilleure. Les entreprises soucieuses d'éviter les problèmes inutiles adoptent souvent de nouveaux logiciels à leur deuxième ou troisième version, une fois que les bogues ont été découverts par les premiers acheteurs.
Pour chaque achat envisagé, il est donc important d'évaluer le matériel ou le logiciel avec un certain recul.
- L'acquisition est-elle vraiment plus avantageuse à long terme? Comparez les frais d'intérêt d'un prêt normal et le coût d'une location (qui comprend les intérêts que paie le locateur et ses frais d'entretien) par rapport à l'achat comptant.
- Les nouvelles fonctions qu'offre le matériel à la fine pointe peuvent-elles vous être utiles?
- Les inconvénients du nouveau matériel ou logiciel, notamment les changements liés aux méthodes de travail qu'il risque d'entraîner, peuvent-ils réduire sensiblement la productivité?
- Les coûts et la période de formation de la main-d'oeuvre sont-ils raisonnables compte tenu des compétences actuelles de vos employés?
Choisir le meilleur mode de financement
Le mode de financement du matériel doit aussi être pris en considération. Chaque mode de financement présente des avantages et des inconvénients.
- Achat : souvent effectué à crédit, l'achat permet de devenir propriétaire du matériel et ce, dès le moment de la transaction. L'entreprise amortira le matériel sur sa durée de vie.
- Crédit-bail : en louant tout d'abord le matériel pour une période de temps déterminée, l'entreprise bénéficiera d'une option d'achat lorsque le contrat prendra fin. Le loyer du matériel peut être compris dans les charges d'exploitation.
- Location : elle est plus adaptée au matériel qui devient très vite désuet. Le matériel loué n'est pas considéré comme une immobilisation.
Les facteurs de décision quant au choix du mode de financement peuvent varier d'une entreprise à l'autre, selon les capacités de crédit de votre entreprise ou votre secteur d'activité.
Privilégier les équipements plus sécuritaires
La fiabilité des équipements doit être prise en considération.
Voici des questions à cet égard qui vous aideront à faire un choix éclairé :
- Le nouveau matériel pourra-t-il être utilisé par les employés en toute sécurité?
- S'inscrit-il dans un plan de santé et de sécurité au travail?
- Existe-t-il un autre appareil mieux adapté à vos employés?
Même si son coût initial est plus élevé, une pièce de matériel sécuritaire est souvent plus économique à la longue. Les sommes économisées en achetant du matériel moins sécuritaire peuvent être grugées rapidement par les arrêts de travail, les coûts de remplacement de personnel et l'augmentation des primes d'assurance et des cotisations aux organismes qui s'occupent de santé et de sécurité au travail.
Sous ce rapport, même si la consultation du personnel quant au choix du matériel peut paraître longue et laborieuse à première vue, elle peut souvent fournir les éléments de réflexion qui feront la différence entre une bonne et une mauvaise décision. Comme ils utilisent chaque jour le matériel que vous vous apprêtez à acheter, vos employés sont probablement les mieux placés pour juger de sa facilité d'utilisation. Plus une pièce de matériel est facile d'utilisation, moins elle risque de causer des blessures.
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