Cadre de responsabilisation

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a préparé ce cadre de responsabilisation que les ministères et les organismes peuvent utiliser pour structurer leurs propres programmes et activités dans le domaine de l'équité en emploi (ÉE). Le cadre de responsabilisation peut être adapté aux contextes particuliers et aux objectifs globaux des organisations. Il permet aux gestionnaires de tous les niveaux d'être responsables de l'atteinte des résultats dans les activités mises de l'avant pour atteindre un effectif plus représentatif de la population.

Les obligations de la fonction publique fédérale en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LÉE), sont sensiblement les mêmes que celles qui étaient contenues dans la Loi sur la gestion des finances publiques, bien que plus précises. Ce qui est nouveau, c'est le nouveau mandat de vérification du respect de la Loi conféré à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP).

Les ministères et organismes, au nom du Conseil du Trésor, sont responsables de la mise en oeuvre de l'équité en emploi dans leur organisation. Ainsi, conformément aux exigences et aux modalités de la nouvelle Loi, ils doivent déterminer la représentation des quatre groupes désignés dans leur institution (les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les membres appartenant à une minorité visible) et comparer les résultats à la disponibilité de ces groupes sur le marché canadien de l'emploi. Où il y a sous-représentation, les ministères et organismes doivent effectuer une revue de leurs systèmes, règles et usages d'emploi pour déceler les obstacles potentiels. Ils doivent, en collaboration avec les syndicats et les représentants des employés, élaborer un plan qui permettra de réaliser des progrès raisonnables en vue d'assurer une juste représentation des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle. Les ministères et organismes sont tenus de prendre des mesures raisonnables pour la mise en oeuvre du plan, d'y apporter périodiquement des ajustements, et d'informer les employés des réalisations. La Loi prévoit également le respect de certaines modalités relativement à la gestion et à la conservation des données (dossiers).

B. PRINCIPALES COMPOSANTES DU CADRE DE RESPONSABILISATION
(Voir la grille à la section C)

Le cadre de responsabilisation comprend trois composantes : les résultats attendus, les éléments du programme et les indicateurs de rendement.

Les résultats attendus reflètent les objectifs ultimes du programme d'équité en matière d'emploi. Les ministères et les organismes seront responsables de l'atteinte de ces résultats que l'on jugera par le biais des évaluations de rendement, des rapports sur l'ÉE, etc. Les vérifications internes, celles du SCT et de la CCDP commanderont les ajustements nécessaires. Les résultats attendus sont : le milieu de travail réceptif, la représentation, l'engagement et le leadership dans la mise en oeuvre du plan d'équité en emploi.

Un programme d'ÉE comporte des éléments (activités et facteurs) qui devraient contribuer à la réalisation des résultats attendus. Pour chacun des résultats attendus, on a retenu plusieurs éléments de programme importants.

Les indicateurs de rendement sont des normes qualitatifs ou quantitatifs qui indiquent si des progrès ont été réalisés dans les activités et les programmes reliés à l'équité en en matière d'emploi.

Les résultats attendus et les éléments correspondants d'un programme d'ÉE

1. Un milieu de travail réceptif, confirmé par une revue des systèmes, comporte les caractéristiques suivantes :
   
   
   • Des programmes et des mesures sont en place pour assurer que les systèmes, règles et usages d'emploi sont neutres et sans obstacles (par exemple la dotation). Ils peuvent contribuer à un milieu de travail favorable qui reflète un équilibre entre les besoins professionnels (par exemple, formules de travail à temps partiel, programmes de développement de carrière et de mentorat) et personnels (accommodements raisonnables tant physiques que sociaux et culturels).
     
     
   • Les comportements sont soutenus par des programmes et des processus qui valorisent la diversité et l'importance de la contribution de chacun dans l'organisation (par exemple, la formation sur la diversité, la gestion participative).
     
     
   • La consultation et la collaboration sont assurées par des comités consultatifs ou par des groupes de consultation formés de membres des groupes désignés et de représentants d'employés qui participent aux décisions qui les touchent. De même, les syndicats sont consultés de façon régulière sur l'aide qu'ils peuvent apporter à la mise en oeuvre de l'équité en matière d'emploi dans l'organisation, à l'élaboration, à la mise en oeuvre et à la révision du plan d'ÉE, et sur les communications aux employés au sujet de l'équité en emploi.
     
     
2. La représentativité optimale, fondée sur un recensement à jour de l'effectif et une analyse de la main-d'oeuvre, est atteinte quand :
   • La représentation et la répartition des membres des groupes désignés par catégorie professionnelle correspondent à leur taux de disponibilité dans la population active.
     
     
   • L'avancement des membres des groupes désignés dans l'organisation se fait à un rythme au moins comparable à leur taux de représentation au sein de l'effectif.
     
     
   • Les taux de départ des membres des groupes désignés ne sont pas plus élevés que ceux des employés qui n'appartiennent pas à un groupe désigné.
     
     
3. L'engagement et le leadership à la mise en oeuvre de l'équité en emploi transparaissent dans une organisation quand :
   • un plan d'équité en emploi est en place dont la mise en oeuvre démontre des progrès raisonnables;
     
     
   • des stratégies de communication sont en place pour assurer la compréhension de l'équité en emploi, la participation des membres des groupes désignés et la diffusion aux employés d'informations sur la réalisation des objectifs dans ce domaine;
     
     
   • l'évaluation du rendement des gestionnaires dans le domaine de l'équité en emploi s'effectue à tous les niveaux de l'organisation.
     
     

Les indicateurs de rendement

Les indicateurs de rendement peuvent être qualitatifs ou quantitatifs. La mise en corrélation des données sur la représentation et les objectifs numériques sont un exemple de mesure quantitative. Comme exemples d'indicateurs qualitatifs, notons: la mise en place de programmes d'avancement professionnel, de programmes de mentorat ou de services d'orientation; la possibilité de s'inscrire à des cours sur la gestion de la diversité; la création de comités consultatifs formés de membres des groupes désignés; l'organisation d'activités de sensibilisation; le respect des modalités de gestion et de conservation des données prévues par la Loi (cf. la désignation " dossiers" dans la Grille, section C, sous la rubrique des indicateurs de rendement). L'existence de programmes ou d'activités de cette nature ne constitue par un résultat en soi, mais il a été constaté qu'avec le temps, les mesures de ce type ont une incidence positive sur le milieu de travail.

On dispose de nombreuses sources de renseignements pour déterminer si un programme ou une activité en particulier donne les résultats attendus et si des progrès sont réalisés dans l'atteinte des objectifs d'équité en emploi (c.-à-d. les facteurs déterminants). Voici des exemples :

• données sur le recrutement, les promotions et les départs (nota : les taux de départ devraient être analysés régulièrement, mais le SCT ne fixe pas d'objectif quantitatif sur les départs); résultats des entrevues au moment du départ;
• données sur le nombre de candidats issus de groupes désignés lors de sélections d'emploi et données sur leur représentation dans les jurys de sélection; rapports des comités de sélection;
• données tirées des formulaires de déclaration volontaire et données des organismes centraux (par exemple, rapports de progrès);
• renseignements sur la formation et le perfectionnement;
• vérifications et évaluations; sondages auprès des employés et études spéciales;
• plaintes.

C : GRILLE DU CADRE DE RESPONSABILISATION DE L'ÉQUITÉ EN EMPLOI

ANNEXE

PRATIQUES EXEMPLAIRES

Pour faciliter la mise en oeuvre du cadre de responsabilisation, voici des exemples de pratiques exemplaires:

• adopter un système de travail en duo ou encourager les réseaux informels ou l'interaction des employés afin d'aider ces derniers à s'orienter et à s'intégrer à l'unité de travail; encourager les communications dans l'unité de travail;
• faire connaître les réussites dans le domaine de la gestion de la diversité et de l'intégration de membres des groupes désignés à l'unité de travail, à l'aide d'un bulletin d'information interne;
• conclure, quand cela est possible, des ententes informelles avec d'autres gestionnaires pour l'échange d'employés pour que ceux-ci, y compris les membres des groupes désignés, aient l'occasion d'enrichir leur expérience de travail, leurs connaissances et leurs habiletés et soient ainsi capables de mettre leur potentiel en valeur;
• favoriser une rotation des tâches aux employés pour accroître leur polyvalence et leur motivation, (si le travail et la taille de l'unité le permettent); de plus, les employés diversifient ainsi leurs habiletés;
• constituer un bassin de membres des groupes désignés disponibles pour un emploi en communiquant avec les responsables des programmes extérieurs de la communauté, des écoles, des universités et des collèges. En établissant de tels liens, on contribue à mieux faire comprendre les qualifications exigées pour un poste ainsi que le type d'emplois disponibles;
• dispenser des cours de sensibilisation à la diversité à l'ensemble des employés pour qu'ils comprennent mieux les besoins des membres des groupes désignés;
• fournir aux employés une formation sur les compétences telles que la communication, la négociation, les relations interpersonnelles, etc.;
• établir des postes de pontage et désigner des mentors pour les membres des groupes désignés qui souhaitent progresser dans leur voie ou accéder à des emplois non traditionnels;
• inviter des membres des comités d'équité en emploi du ministère à prendre la parole à l'occasion de réunions de l'unité de travail pour informer les employés des questions et développements dans le domaine de l'équité en emploi et des moyens qui s'offrent à eux pour contribuer à l'instauration d'un milieu de travail favorable;
• utiliser des méthodes de travail différentes, comme le partage, la compression de la semaine de travail, le travail à temps partiel, le télétravail, etc., si les besoins opérationnels le permettent;
• se servir de programmes comme le Programme des initiatives de mesures spéciales, le Programme d'emplois d'été axés sur la carrière (PEEAC) et le Programme de stages pour les autochtones au moment de recruter des employés, y compris pour des emplois d'été ou pour des emplois temporaires;
• assurer le suivi des membres des groupes désignés nouvellement employés pour voir de quelle façon ils s'intègrent à l'équipe ou à l'unité de travail.