1. Introduction
1.1 Objet
Le présent document décrit la délégation et
le partage des rôles et responsabilités pour la mise en oeuvre de la nouvelle
législation sur l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique fédérale. Les rôles et
responsabilités sont partagés entre le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), la
Commission de la fonction publique (CFP) et les ministères et organismes pour lesquels le
Conseil du Trésor est l'employeur. Ce partage des rôles et responsabilités est le fruit
de consultations avec les agents négociateurs, ainsi qu'avec les ministères/organismes
au moyen d'un document de consultation en mars 1997, d'une séance spéciale le 24 mars
1997 et d'autres rencontres. Il est conforme au paragraphe 4(7) de la Loi sur
l'équité en matière d'emploi (LÉE) de 1995 et soutient l'observation de la
législation.
1.2 Contexte
La LÉE et son règlement d'application
générale sont entrés en vigueur en octobre 1996, assujettissant la fonction publique et
les employeurs du secteur privé de compétence fédérale à la même législation en
matière l'équité en matière d'emploi. La Loi donne également à la Commission canadienne des
droits de la personne (CCDP) des pouvoirs l'autorisant à mener des contrôles
d'application (vérifications) des employeurs des deux secteurs. Ce changement de régime
offre une occasion d'examiner le mode de gestion de l'équité en matière d'emploi au sein de la
fonction publique, particulièrement en ce qui concerne les activités exigées par la
nouvelle législation. Pour mettre en oeuvre efficacement la Loi et le Règlement, il
faut un accord en ce qui concerne les rôles et responsabilités respectifs des
ministères et organismes, du SCT et de la CFP.
Dans bien des cas, il suffit d'officialiser les
pratiques existantes dans le cadre du Programme l'équité en matière d'emploi
de la fonction
publique. Dans d'autres, il est nécessaire de définir plus clairement les
responsabilités, tout en accroissant la responsabilisation et les résultats, en vue de
répondre aux exigences d'un examen public plus serré découlant des vérifications de la
CCDP. La Loi définit un processus par lequel le contenu des plans en l'équité en
matière d'emploi
est clairement relié aux résultats des obligations relatives à l'analyse de l'effectif,
à l'étude des systèmes en matière d'emploi, aux consultations et à la collaboration
avec les employés et au suivi des progrès.
1.3 Champ d'application du document
Dans le cadre du Programme de l'équité en matière d'emploi,
le SCT et les ministères et organismes partagent des rôles et des responsabilités qui
sont déterminants pour la réalisation de l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique
mais qui peuvent ne pas être inclus dans la nouvelle loi. À cet égard, voici quelques
exemples : objectifs consistant à obtenir une répartition et une participation
équitables des membres des groupes désignés et à créer une culture organisationnelle
favorable; planification et orientation stratégiques aux fins de l'exécution du
Programme; mise en oeuvre d'un cadre de responsabilisation pour l'ensemble de la
fonction publique; élaboration, interprétation et mise en oeuvre de cadres
réglementaires et législatifs et de politiques; consultations avec les membres des
groupes désignés; et mécanismes d'appui tels que le Programme des initiatives de
mesures spéciales (PIMS) et divers outils. Le présent document traite des rôles et
des responsabilités qui sont principalement liés aux obligations de la nouvelle
législation.
2. Partage des responsabilités liées à l'équité en matière d'emploi pour mettre en
oeuvre la législation
2.1 Justification
C'est le mandat du SCT de formuler, au nom du
Conseil du Trésor, une orientation stratégique pour le Programme l'équité en matière d'emploi
de
la fonction publique fédérale, de créer un environnement favorable et des outils
pratiques, de définir les attentes à l'égard du rendement, de suivre les résultats, et
de communiquer de la rétroaction aux ministères et organismes. Les ministères et
organismes continueront de gérer leurs activités et d'adapter leurs objectifs
stratégiques à leur domaine d'activités. Les responsabilités à l'égard d'activités
particulières menées dans le cadre du Programme l'équité en matière d'emploi
et en vertu de la
nouvelle législation sont déterminées en tenant compte de l'intervenant qui peut mener
ces activités le plus efficacement possible et en éliminant les dédoublements et les
chevauchements. Dans les cas où une activité peut être menée plus efficacement ou de
façon plus logique si elle est centralisée (p. ex., la production des résultats
quantitatifs), la responsabilité de son exécution incombera alors à une administration
centrale.
2.2 Résumé des rôles
Les rôles décrits sont conformes aux
pratiques antérieures:
- Le Conseil du Trésor, à titre
d'employeur, est l'ultime responsable du rendement de la fonction publique au chapitre de
l'équité en matière d'emploi et de la présentation des résultats en la matière au Parlement par
l'entremise de son Secrétariat. Le SCT a l'intention de fournir davantage d'orientations
et de priorités stratégiques liées à l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique.
Le SCT offrira des conseils en matière de politiques et fournira des orientations, en ce
qui touche l'exécution du Programme l'équité en matière d'emploi, et veillera à la coordination,
au suivi et à l'évaluation de la mise en oeuvre de la législation sur l'équité en
emploi. Le SCT continuera également d'appuyer stratégiquement les ministères et
organismes en coordonnant les échanges de renseignements sur les pratiques exemplaires et
en gérant les activités centrales cruciales qui sont liées à l'équité en matière
d'emploi.
- La Commission de la fonction publique
partage avec le Conseil du Trésor des obligations imposées à l'employeur en vertu de la
Loi et qui relèvent d'elle en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).
Elle doit rendre compte au Parlement de la nomination de personnes compétentes à la
fonction publique et au sein de celle-ci. En application de l'article 5.1 de la LEFP, la
CFP peut, à son appréciation et à la demande du Conseil du Trésor ou d'un
administrateur général, approuver des programmes l'équité en matière d'emploi
nécessitant une
autorité spéciale pour les nominations. De plus, la CFP est responsable de traiter les
plaintes portant sur des irrégularités dans la dotation et d'entendre les appels liés
aux concours internes. De concert avec le SCT, la CFP appuie également les ministères et
organismes dans les volets du Programme l'équité en matière d'emploi où l'on estime qu'il est
plus efficace d'offrir les services par l'entremise d'un fournisseur central (Programme
des initiatives de mesures spéciales).
- Les ministères et organismes, agissant au
nom du Conseil du Trésor, sont responsables au premier chef de la mise en oeuvre de
l'équité en matière d'emploi et de son intégration à la culture organisationnelle et aux
pratiques de gestion des ressources humaines. Le dirigeant de chaque organisation sera
redevable des résultats à l'égard des responsabilités qui lui sont déléguées en
vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (et, le cas échéant, en vertu
de l'Entente concernant la délégation des pouvoirs et responsabilités de dotation
conclue avec la CFP) ainsi qu'à l'égard des autres éléments du Programme
l'équité en matière d'emploi. Les ministères et organismes demeureront responsables pour ce qui est d'informer
les employés de leurs organisations au sujet de l'équité en matière d'emploi. Pour leur part, les
employés demeureront responsables au premier chef de leur perfectionnement personnel et
de leur avancement professionnel.
2.3 Approche en neuf étapes
Les principales obligations de la LÉE et de son
règlement d'application générale peuvent être remplies en neuf «étapes» comme le
montre la figure ci-dessous. La première étape a pour but de rappeler que la
communication est importante à toutes les étapes de la mise en oeuvre de l'équité
en emploi. Idéalement, les étapes 2, 3 et 4 devraient être franchies d'ici le 24
octobre 1997, date de la fin de la période de transition prévue par la Loi, si ce n'est
pas déjà fait. L'information obtenue et les analyses doivent ensuite être tenues à
jour et mises à jour conformément au Règlement sur l'équité en matière d'emploi.
Les autres tâches doivent être menées de façon cyclique et faire l'objet de dossiers
qui doivent être conservés afin de démontrer la conformité à la législation en cas
de vérification. On souligne une deuxième fois l'étape de la communication pour faire
ressortir son importance quant au succès de la mise en oeuvre des mesures contenues
dans le plan l'équité en matière d'emploi et d'autres activités.
La plupart des ministères et organismes auront
déjà franchi certaine des étapes susmentionnées, de par l'application du Programme
l'équité en matière d'emploi et de par leurs obligations législatives antérieures, avant la fin
de la période de transition menant à l'entrée en vigueur de toutes les dispositions de
la nouvelle législation (24 octobre 1997). Quoi qu'il en soit, il est recommandé aux
ministères et organismes d'évaluer leur situation afin de déterminer s'il est
nécessaire de reprendre certaines étapes ou de les réaliser plus en profondeur. En
particulier, il faudrait revoir l'enquête sur l'effectif, l'analyse de l'effectif et
l'étude des systèmes en matière d'emploi pour assurer la conformité à la
législation. On s'attend que les plans des ministères et organismes visant le cycle
de planification commençant en avril 1998 seront totalement conformes à la nouvelle
législation, qu'il s'agisse du contenu ou des processus sous-jacents.
Les rôles et responsabilités à l'égard de
chacune des neuf étapes sont discutés dans les sections qui suivent.
Étape 1 : Communications avec les employés
La Loi exige de l'employeur qu'il informe ses
employés sur les aspects suivants : objet de l'équité en matière d'emploi; mesures prévues et
prises pour réaliser l'équité en matière d'emploi; et progrès accomplis au chapitre de la mise
en oeuvre. La communication est également un élément crucial pour assurer la
réalisation de l'équité en matière d'emploi, y compris la collecte des données sur la
déclaration volontaire. Le SCT et la CFP travailleront étroitement avec les ministères
et organismes ainsi qu'avec les représentants des employés dans le domaine des
communications.
Le SCT :
- distribuera le Rapport annuel du Président au
Parlement, intitulé l'équité en matière d'emploi dans la fonction publique, à un
large public;
- préparera et distribuera du matériel de
communication sur l'équité en matière d'emploi en consultation avec les ministères et
organismes et avec les représentants des employés;
- tiendra des séances d'information ou
d'autres activités pour faire progresser l'équité en matière d'emploi dans la fonction
publique;
- coordonnera les échanges d'information sur
les pratiques exemplaires;
- commentera, sur demande, les documents
d'information des ministères et organismes; et
- conserver les dossiers requis permettant de
démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
Les ministères :
- prépareront des documents d'information
en consultation avec les représentants des employés, comme le plan l'équité en matière d'emploi
et le rapport de progrès, et les distribueront à leurs employés (en assurant une
diffusion régionale appropriée);
- tiendront des séances d'information ou
d'autres activités pour faire progresser l'équité en matière d'emploi dans la fonction
publique;
- contribueront à la diffusion, particulièrement
dans les régions, des document d'information destinés à l'ensemble de la fonction
publique et fournis ou approuvés par le SCT; et
- tiendront des dossiers sur les activités
de communication.
Étape 2 : Enquête sur l'effectif
La législation exige de l'employeur qu'il mène
des enquêtes auprès de son effectif, si cela n'a pas déjà été fait, pour permettre
aux employés de s'identifier (déclaration volontaire) en tant qu'Autochtone, membre
d'une minorité visible ou personne handicapée. Une telle information doit être fournie
volontairement et doit demeurer confidentielle. Le SCT continuera de définir les
politiques pertinentes, d'élaborer des lignes directrices et de fournir des outils de
travail (tels que le questionnaire d'enquête, la brochure sur la déclaration volontaire
et des lignes directrices sur la confidentialité et la protection de la vie privée). Les
ministères et organismes continueront de se charger de mener les enquêtes sur
l'effectif. Plus précisément :
Le SCT :
- définira les politiques sur les pratiques
d'enquête relativement à la collecte des données relatives à la déclaration
volontaire et élaborera les définitions des groupes désignés aux fins de leur
inclusion dans les enquêtes;
- établira un code régissant la protection
de la confidentialité des données relatives à la déclaration volontaire et surveillera
sa mise en oeuvre;
- élaborera des instruments généraux (y
compris des questionnaires) en vue d'assurer l'uniformité de la collecte des
données;
- tiendra une base de données sur la
déclaration volontaire aux fins de l'équité en matière d'emploi, en fusionnant les
renseignements sur la déclaration volontaire de trois groupes désignés reçues des
ministères et organismes aux données sur les femmes et en protégeant la
confidentialité des données;
- fera la promotion du processus de déclaration
volontaire auprès des employés au moyen d'initiatives appuyées par le Programme
l'équité en matière d'emploi du SCT;
- conservera les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
Les ministères :
- communiqueront la politique et les lignes
directrices du SCT sur la déclaration volontaire et feront la promotion de la
déclaration volontaire;
- adapteront le questionnaire général et la
documentation à l'appui à leurs besoins particuliers, tel que prévu1;
- mèneront les enquêtes2 ou tiendront à jour les renseignements sur la
déclaration volontaire en fournissant sans exception des questionnaires aux nouveaux
employés et aux employés actuels qui en font la demande ou qui souhaitent modifier les
données qui les concernent;
- conserveront et tiendront à jour les
renseignements sur la déclaration volontaire, et protégeront la confidentialité des
données conformément au code applicable;
- transmettront au SCT les renseignements sur la
déclaration volontaire de trois groupes désignés, et protégeront la
confidentialité des données conformément au code applicable;
- conserveront le questionnaire utilisé et
les autres dossiers pertinents permettant de démontrer qu'une enquête a été menée et
que les données sur la déclaration volontaire ont été tenues à jour conformément à
la législation. Le SCT recommande que les ministères et organismes conservent les
questionnaires reçus, y compris ceux remplis par des employés qui ne sont pas des
membres des groupes désignés.
Étape 3 : Analyse de l'effectif
Il faut mener une analyse de l'effectif après la
réalisation d'une enquête ou avant l'élaboration d'un nouveau plan. La législation
exige que les données sur les groupes désignés au sein de l'organisation soient
comparées à la disponibilité sur le marché du travail des membres qualifiés de ces
groupes. Cette comparaison doit être effectuée pour permettre de déterminer où il y a
sous-représentation au sein de l'effectif de l'employeur, situations qui devraient être,
par la suite, traitées dans le plan l'équité en matière d'emploi. Le SCT continuera de fournir à
chacun des ministères et organismes les renseignements pertinents sur le marché du
travail ainsi que les données de représentation à l'appui de l'établissement de leurs
objectifs quantitatifs dans les cas de sous-représentation. Les ministères et organismes
cerneront les secteurs où il y a sous-représentation et mèneront une analyse plus
détaillée pour en dégager les sources et les causes. Les ministères et organismes
prépareront également le résumé requis de leur analyse. Plus précisément :
Le SCT :
- établira pour chaque ministère et organisme
quelle est la disponibilité sur le marché du travail de chaque groupe désigné pour
chacune des six catégories professionnelles aux fins de l'analyse de l'effectif. Le
SCT pourrait fournir une ventilation plus poussée, en général par suite d'une
vérification en cours. Les codes de la classification nationale des professions et
d'autres renseignements appropriés seront aussi communiqués aux ministères et
organismes pour qu'ils puissent faire l'analyse de la représentation par région;
- révisera sa stratégie d'établissement des
objectifs quantitatifs pour déterminer quels changements sont nécessaires compte
tenu de la LÉE. Les objectifs quantitatifs actuels pour 1995-1998 seront conservés
jusqu'à ce que de nouveaux soient élaborés;
- transmettra les données mises à jour aux
ministères et organismes en ce qui concerne la représentation au sein de leur
effectif (chaque année) et le rendement par rapport aux objectifs quantitatifs (deux fois
l'an au moyen des rapports de progrès statistiques);
- conservera les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
Les ministères :
- analyseront les données fournies par le
SCT ainsi que d'autres données ministérielles en vue d'établir les taux de
sous-représentation pour chaque groupe désigné par catégorie professionnelle et de
dégager les sources et les causes de la sous-représentation;
- rédigeront le sommaire de l'analyse de
l'effectif exigé par le Règlement et le tiendront à jour à mesure qu'ils réalisent de
nouvelles enquêtes ou qu'ils élaborent de nouveaux plans (en envoyer un exemplaire au
SCT sur demande);
- décideront des mesures correctives à
prendre (c.-à-d. dans le plan l'équité en matière d'emploi);
- conserveront les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
Étape 4 : Étude des systèmes d'emploi
Lorsqu'il y a sous-représentation des membres
des groupes désignés, la législation exige de l'employeur qu'il examine ses systèmes,
politiques et pratiques en l'équité en matière d'emploi (dans la LÉE : systèmes, règles et
usages en matière d'emploi) appropriés en vue de cerner les obstacles non autorisés par
une règle de droit. Le SCT, la CFP et les ministères et organismes étudieront les
systèmes en matière d'emploi (c.-à-d. les politiques et pratiques en matière
d'emploi) placés sous leur autorité respective. Puisqu'il se produit des
changements continuels au sein des organisations, le SCT recommande que l'étude
porte sur les quatre groupes désignés, même si l'un d'entre eux n'est
pas sous-représenté présentement. Plus précisément :
Le SCT fournira un guide aux ministères
et organismes pour soutenir l'étude des politiques et pratiques en matière d'emploi3. En
outre, le SCT étudiera les
politiques et pratiques centrales en matière d'emploi qui relèvent de son
autorité,
cernera les obstacles en matière d'emploi et élaborera des mesures appropriées
pour les supprimer. Les politiques en matière d'emploi dont se chargera le SCT sont
celles qui touchent les secteurs suivants énumérés dans le Règlement :
- la formation et le perfectionnement des
employés;
- le maintien et la cessation de fonctions des
employés; et
- les mesures d'adaptation raisonnables compte tenu
des besoins spéciaux des membres des groupes désignés.
De plus, le SCT :
- examinera les nouveaux systèmes centraux
en matière d'emploi à mesure qu'ils sont établis, cernera les obstacles en matière
d'emploi et élaborera des mesures appropriées pour les supprimer;
- conservera un dossier décrivant les
mesures prises dans le cadre de l'étude des systèmes en matière d'emploi.
La CFP fournira aux ministères et
organismes un guide pour ce qui est de l'étude des politiques et pratiques en
matière d'emploi — et étudiera elle-même les éléments dont elle est
responsable, pour cerner les obstacles en matière d'emploi et trouver des solutions
en ce qui touche ses obligations en vertu de la Loi sur l'équité en matière
d'emploi et ses pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur l'emploi dans la
fonction publique, y compris les secteurs suivants :
- recrutement à la fonction publique;
- promotion et mutation latérale au sein de
la fonction publique;
- nomination des cadres supérieurs;
- programmes de formation et de perfectionnement
gérés au nom du SCT tels que la formation linguistique, le Programme des stagiaires
en gestion et le programme Cours et affectations de perfectionnement.
De plus, la CFP :
- examinera les nouveaux systèmes centraux
en matière d'emploi à mesure qu'ils sont établis, cernera les obstacles en matière
d'emploi et élaborera des mesures appropriées pour les supprimer;
- conservera un dossier décrivant les
mesures prises dans le cadre de l'étude des systèmes en matière d'emploi.
Les ministères et organismes étudieront
les éléments dont ils sont responsables en ce qui touche les mêmes systèmes en
matière d'emploi décrits ci-dessus pour le SCT et la CFP, cerneront les obstacles en
matière d'emploi et élaboreront des mesures appropriées pour les supprimer.
De plus, les ministères :
- examineront leurs nouvelles politiques et
pratiques internes en matière d'emploi à mesure qu'elles sont créées,
cerneront les obstacles en matière d'emploi et élaboreront des mesures appropriées
pour les supprimer; et
- conserveront un dossier décrivant les
mesures prises dans le cadre de l'étude des systèmes en matière d'emploi (et en
enverront un exemplaire au SCT sur demande).
Étape 5 : Consultation et collaboration
La Loi exige de l'employeur qu'il consulte
les représentants des employés (tant les agents négociateurs que les représentants des
employés non syndiqués) sur diverses questions, y compris la mise en oeuvre de
l'équité en matière d'emploi et les communications destinées aux employés.
Les ministères et organismes auront la
responsabilité de consulter les agents négociateurs4 au sein de leur organisation et le SCT leur
fournira un guide pour les aider à cet égard. Le SCT continuera de consulter les
syndicats à l'échelle nationale en se servant du Comité sur l'équité en matière
d'emploi du Conseil national mixte (CNM-ÉE), qui représente les agents négociateurs de
tous les ministères et organismes pour lesquels le Conseil du Trésor est
l'employeur.
La Loi exige également que l'employeur collabore
avec les représentants des employés à l'élaboration, la mise en oeuvre et la
révision des plans l'équité en matière d'emploi. La responsabilité de collaborer avec les
agents négociateurs sera assumée principalement par les ministères et organismes
et le SCT leur fournira un guide pour les aider à cet égard.
Les représentants des employés sont tenus par
la LÉE de participer aux consultations (s'ils sont des agents négociateurs) et de
collaborer à l'élaboration, la mise en oeuvre et la révision des plans l'équité en matière d'emploi.
Le SCT :
- consultera les agents négociateurs et
collaborera5 avec eux à
l'échelle nationale par l'entremise du CNM-ÉE en ce qui concerne des questions
touchant l'ensemble de la fonction publique;
- rédigera un guide pour aider les ministères
et organismes en matière de consultation et de collaboration avec les agents
négociateurs au sein de leurs organisations. Ce guide sera établi avec l'aide du CNM-ÉE
et en consultation avec les ministères et organismes; et
- conservera les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
La CFP :
- consultera les syndicats par l'entremise de
son Comité consultatif conjoint, auquel participent des représentants des ministères et
organismes; et
- conseillera les ministères et organismes
relativement à la consultation et à la collaboration avec les représentants des
employés à leur niveau en ce qui touche des questions relevant des pouvoirs délégués
aux administrateurs généraux en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction
publique.
Les ministères :
- appuieront le travail du CNM-ÉE (notamment
par la participation de trois représentants ministériels);
- consulteront les agents négociateurs au
sein de leur organisation, en plus des consultations au sein du CNM-ÉE;
- collaboreront au niveau ministériel avec
les agents négociateurs conformément au guide fourni par le SCT; et
- tiendront des dossiers sur les activités de
consultation et de collaboration avec les agents négociateurs au niveau ministériel.
Étape 6 : Élaboration des plans en équité en matière d'emploi
La Loi exige de l'employeur qu'il élabore un
plan sur l'équité en matière d'emploi comprenant des règles et usages positifs pour corriger la
sous-représentation qui a été relevée dans l'analyse de l'effectif et pour éliminer
les obstacles à l'emploi non autorisés par une règle de droit qui ont été repérés
dans l'étude des systèmes en matière d'emploi. Le plan doit contenir des objectifs
quantitatifs à court terme ainsi que des objectifs qualitatifs à long terme en vue de
réaliser l'équité en matière d'emploi. Les ministères et organismes élaboreront leur plan6 respectif comme auparavant. Le
SCT et la CFP fourniront un appui sous forme de priorités, de lignes directrices et de
recommandations. À compter d'avril 1998, les plans auront généralement une durée
de trois ans, ce qui permettra de prendre en compte la période maximale de trois ans pour
ce qui est des objectifs quantitatifs à court terme contenus dans les plans. Plus
précisément :
Le SCT :
- élaborera un cadre stratégique qui
décrit la vision de l'employeur en équité en matière d'emploi
dans la
fonction publique fédérale pour les cinq prochaines années, y compris des orientations
stratégiques (objectifs à long terme);
- fournira des lignes directrices et des outils
aux ministères et organismes pour l'élaboration des plans, y compris des priorités
nouvelles ou révisées pour l'ensemble de la fonction publique (questions horizontales ou
interministérielles) et des exigences relatives à la tenue de dossiers;
- fournira des données sur la représentation à
l'appui de l'élaboration des objectifs quantitatifs à court terme de trois ans
pour les plans des ministères et organismes;
- accusera réception des plans
ministériels; et
- conservera les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
La CFP :
- conseillera le SCT en ce qui touche les
priorités sur le plan de la dotation à l'échelle du gouvernement aux fins de leur
inclusion dans les lignes directrices et outils fournis par le SCT aux ministères et
organismes pour l'élaboration des plans; et
- mènera des études ciblées des plans
ministériels et transmettra ses commentaires au SCT.
Les ministères :
- élaboreront un plan permettant de
réaliser des progrès raisonnables et de répondre à leurs besoins, comprenant des
mesures pour remédier à la sous-représentation et éliminer les obstacles (et un
calendrier d'exécution à cet égard) ainsi que des mesures raisonnables d'adaptation, et
intégrant des objectifs quantitatifs à court terme et les priorités pour l'ensemble de
la fonction publique;
- fixeront des objectifs qualitatifs à long
terme optionnels à intégrer à leur plan;
- fourniront un exemplaire du plan au SCT; et
- garderont au dossier le plan en vigueur.
Les plans antérieurs doivent être conservés pendant les deux ans suivant la fin de la
période visée.
Étapes 7 et 8 : Suivi, rapports de progrès et révisions des plans
Après l'élaboration du plan en équité en matière d'emploi, la Loi exige qu'on fasse un suivi des progrès et qu'on révise le plan au besoin.
Les progrès et les révisions doivent inclure des activités de consultation et de
collaboration avec les représentants des employés (voir aussi l'étape 5 ci-dessus). Il
suffit de réviser un plan pluriannuel une fois au cours de la période visée par le
plan, de préférence au cours des six derniers mois de la période visée en incorporant
les changements dans le plan suivant. Les ministères et organismes continueront de
présenter un rapport de progrès annuel au SCT pour faire rapport sur leurs réalisations
au cours de l'exercice précédent. Ceci facilitera l'établissement du
Rapport annuel au Parlement du Président du Conseil du Trésor. Le rapport de progrès
décrira les initiatives dignes de mention et transmettra le plan ministériel mis à
jour, le cas échéant. Plus précisément :
Le SCT :
- fournira des lignes directrices et des outils pour
la préparation des rapports de progrès et la révision des plans (y compris des
priorités stratégiques révisées pour l'ensemble de la fonction publique, de temps à
autre);
- étudiera et commentera les rapports de
progrès des ministères et organismes;
- procédera avec les ministères et organismes
au rapprochement des données relatives à la déclaration volontaire dans la fonction
publique;
- suivra les progrès réalisés dans l'ensemble
de la fonction publique en ce qui concerne la mise en oeuvre des plans, en
consultation avec les agents négociateurs à l'échelle nationale;
- suivra le maintien en poste des membres des
groupes désignés, en fonction des changements influant sur la taille globale de la
fonction publique et du taux de roulement chez les fonctionnaires;
- rédigera le Rapport annuel du Président du
Conseil du Trésor au Parlement, intitulé l'équité en matière d'emploi dans la fonction
publique. Pour l'exercice visé, le rapport traitera notamment des faits
saillants, des consultations menées avec les représentants des employés et du taux de
représentation des groupes désignés;
- partagera avec la CFP les plus récentes
données du SCT découlant de l'étude des systèmes en matière d'emploi; et
- conservera les dossiers requis permettant
de démontrer que ces responsabilités ont été assumées.
La CFP :
- fournira des données sur les nominations (devant
servir à l'analyse des données aux fins du Rapport annuel du Président au Parlement et
pour permettre au SCT de s'acquitter de ses responsabilités);
- partagera avec le SCT les plus récentes
données de la CFP découlant de l'étude des systèmes en matière d'emploi;
- fera rapport annuellement au Parlement sur
les activités liées au mandat qui est défini dans la LEFP aux fins de l'exécution des
obligations découlant de la LÉE;
- mènera des études sélectives des
rapports de progrès ministériels et transmettra ses commentaires au SCT;
- fera un suivi des progrès réalisés dans
l'ensemble de la fonction publique et de l'application des autorités, politiques et
systèmes reliés à la LEFP pour réaliser les objectifs de la LÉE.
Les ministères :
- suivront les progrès réalisés dans la
mise en oeuvre de leur plan pour s'assurer que tous les efforts raisonnables ont été
déployés à cet égard en collaboration avec les agents négociateurs, conformément au
guide fourni par le SCT;
- suivront le maintien en poste des membres des
groupes désignés, en fonction des changements influant sur la taille de
l'effectif ministériel et du taux de roulement des employés au sein de
l'organisation, et informeront le SCT des changements importants à cet égard;
- procéderont avec le SCT au rapprochement
des données relatives à la déclaration volontaire dans leur organisation;
- feront le rapprochement tous les ans entre
les données ministérielles relatives aux nominations et celles de la CFP;
- élaboreront un rapport de progrès annuel relativement
au plan l'équité en matière d'emploi et le transmettront au SCT sous la signature de
l'administrateur général. Le document doit également décrire les activités
de consultation et de collaboration menées auprès des représentants des employés
durant l'année;
- réviseront au besoin leur plan en fonction des
rapports de progrès et en collaboration avec les représentants des employés,
conformément au guide fourni par le SCT;
- incluront la revue de l'administration des
activités en'équité en matière d'emploi dans le plan de vérification interne de l'organisation, y
compris la mise en oeuvre des cadres de gestion et de responsabilisation pour
l'équité en matière d'emploi et des obligations de la LÉE; et
- conserveront des dossiers sur les
activités de mise en oeuvre, de suivi et de révision du plan, notamment en ce qui
touche les activités de consultation et de collaboration et les rapports de progrès.
Étape 9 : Vérifications par la Commission canadienne des droits de la personne
La Loi confère à la CCDP la responsabilité de
contrôler l'observation de la Loi par la fonction publique. Puisque les ministères et
organismes sont responsables au premier chef de la mise en oeuvre de l'équité en
matère d'emploi, les contrôles (vérifications) seront effectués au sein de chaque organisation
par la CCDP. Les rôles et responsabilités respectives en la matière pour le SCT, la
CCDP et les ministères et organismes seront régis, en partie, par un protocole d'entente
(PE) conclu entre le SCT et la CCDP et distribué aux ministères et organismes.
En général, les ministères et organismes
seront responsables au premier chef des suites à donner aux vérifications et aux ordres
émis par la CCDP. Le SCT recevra des exemplaires de la correspondance importante et
aidera les organisations si nécessaire. La CCDP consultera le SCT, la CFP et les
ministères et organismes à l'égard du processus, des lignes directrices, des normes,
des critères et des politiques visant les vérifications, indiquera à l'avance au SCT,
à la CFP et aux ministères et organismes quelles organisations elle a l'intention de
contrôler, coopérera avec le SCT, la CFP et les ministères et organismes en ce qui
concerne les questions touchant plusieurs ministères et organismes ou ayant une incidence
budgétaire importante, et mènera ses vérifications en adoptant une approche fondée sur
la persuasion et la négociation.
Plus précisément :
Le SCT :
- tiendra les dossiers requis en vue de
créer une piste de vérification;
- fournira à la CCDP des renseignements sur
le partage des responsabilités entre le SCT et les ministères et organismes;
- traitera des questions de vérification
touchant plusieurs ministères et organismes ou ayant une incidence budgétaire
importante;
- fournira à la CCDP des données annuelles
sur les taux de représentation au sein de la fonction publique et le rendement à cet
égard comme il est précisé dans le PE;
- fournira à la CCDP un exemplaire des plans
ministériels, des rapports de progrès statistiques, et les questionnaires et formulaires
de déclaration volontaire élaborés par le SCT;
- fournira aux ministères et organismes, au
besoin, une analyse complémentaire des taux de représentation et des données
quantitatives sur le rendement, à l'appui des réponses donnant suite à une
vérification;
- définira des solutions de rechange acceptables
permettant de refléter la représentation d'un groupe désigné au sein de l'effectif
dans le cas où les données de l'enquête sont jugées non représentatives (paragraphes
25(1.1) à (1.3) de la Loi); et
- aidera les ministères et organismes relativement
à la négociation d'engagements, ainsi que pour ce qui est de donner suite aux
ordres et de déterminer s'il est nécessaire de demander une révision par le tribunal ou
une révision de l'ordonnance du tribunal.
La CFP :
- participera aux consultations de la CCDP
sur le calendrier des vérifications touchant les ministères et organismes;
- traitera des questions de vérification
touchant plusieurs ministères et organismes ou ayant une incidence budgétaire
importante;
- aidera les ministères et organismes relativement
à la négociation d'engagements, ainsi que pour ce qui est de donner suite aux
ordres et de déterminer s'il est nécessaire de demander une révision par le tribunal ou
une révision de l'ordonnance du tribunal;
- rendra directement compte au Parlement de
ses systèmes en matière d'emploi et des activités qu'elle administre en vertu de la Loi
sur l'équité en matière d'emploi et de la Loi sur l'emploi dans la fonction
publique;
- tiendra les dossiers requis en vue de
créer une piste de vérification en collaboration avec le SCT et les ministères et
organismes;
- (autres responsabilités à déterminer selon les
éléments touchant la CFP qui seront inclus ultérieurement dans le PE avec la CCDP).
Les ministères :
- tiendront les dossiers requis en vue de
créer une piste de vérification;
- désigneront des personnes pour aider les
agent d'application (vérificateurs), en fournissant les renseignements requis et en
répondant au questionnaire de contrôle;
- donneront aux agents d'application un accès et
une aide raisonnables conformément à la Loi et veilleront à ce que les exigences en
matière de sécurité soient respectées;
- aviseront à l'avance le SCT et la CFP des
questions de vérification touchant plusieurs ministères et organismes ou ayant une
incidence budgétaire importante;
- donneront au SCT et à la CFP l'occasion de
participer à des réunions avec la CCDP au sujet des questions, des résultats et des
engagements découlant de la vérification;
- étudieront, de concert avec le SCT et la CFP,
les engagements et les suites à donner aux vérifications avant d'entreprendre des
négociations finales avec la CCDP, de conclure un engagement avec la CCDP ou d'inclure
des commentaires dans le rapport final de vérification;
- consulteront le SCT et la CFP avant de
demander une révision d'un ordre au tribunal, ou de demander une révision de
l'ordonnance du tribunal;
- demanderont au tribunal des audiences à huis
clos au besoin pour des raisons de sécurité;
- fourniront au SCT et à la CFP les noms des
représentants ministériels responsables de la vérification, et des exemplaires des
principales communications avec la CCDP relativement à la vérification, aux ordres ou
aux demandes de révision par le tribunal ou de révision de l'ordonnance du
tribunal.
- Pour assurer l'uniformité de la collecte des
données dans la fonction publique, les ministères et organismes ne devraient pas
modifier les sections B, C ou D du questionnaire ni ajouter des questions sans consulter
le SCT. Toutefois, il peuvent exiger le retour des formulaires (y compris les formulaires
non remplis) s'ils estiment obtenir ainsi un taux de retour plus élevé, compte tenu de
leur situation propre.
- Les ministères et organismes qui ont remis à
tous leurs employés le formulaire de déclaration volontaire du Gouvernement du Canada
d'octobre 1995 n'ont pas à effectuer d'enquête si les données sur leur effectif sont à
jour.
- Étant donné que les politiques sont
habituellement la responsabilité des organismes centraux, les ministères et organismes
devraient concentrer leur étude sur les pratiques en matière d'emploi qui
découlent de ces politiques, à moins que les politiques ministérielles ne diffèrent
grandement de celles de l'organisme central concerné.
- En ce qui touche la consultation et la
collaboration avec les représentants des employés non syndiqués, on envisage un
partage des responsabilités semblable et on discutera d'une proposition avec les
ministères et organismes.
- La définition de ce qu'est la collaboration
fait l'objet de discussions avec les agents négociateurs.
- S'ils le désirent, les ministères et
organismes peuvent réunir leur plan l'équité en matière d'emploi avec d'autres
instruments de planification, tel que le plan d'activités, tant que les sections
consacrées à l'équité en matière d'emploi respectent les exigences de la Loi sur
l'équité en matière d'emploi.
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