Enquête administrative - 125e anniversaire de la GRC: Division "A" (RCN)

voir aussi: Enquête administrative : Division "C"

OBJET :

Mener une enquête administrative concernant le rapport de vérification du 125e anniversaire de la GRC et, plus particulièrement, se concentrer sur les constatations de la Vérification interne et déterminer la nature causale de l’incapacité de la GRC de fournir de la documentation à l’appui du nombre aléatoire de transactions choisies pendant sa vérification.

CONTEXTE :

La Sous-direction de la vérification interne a présenté son rapport de vérification en décembre 2002.

Objectifs de la vérification

Les objectifs de la vérification étaient de fournir une assurance raisonnable que :

1. les commandites de TPSGC pour le financement des activités entourant le 125e anniversaire de la GRC ont été reçues tel que convenu par l’entremise de Gosselin et de Lafleur;

2. les dépenses se rattachant aux commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire étaient conformes aux ententes de commandite, aux politiques, aux procédures et aux règlements pertinents, de même qu’à la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique en matière de contrat et la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de la GRC, et

3. les commandites de TPSGC pour le 125e anniversaire de la GRC et les dépenses s’y rattachant ont été enregistrées correctement et avec exactitude aux fins comptables et de l’information financière.

Résultats de la vérification

...Toutefois, étant donné que certains renseignements nécessaires à la vérification n’étaient pas disponibles, nous ne pouvons fournir l’assurance raisonnable que les objectifs 2 et 3 ont été atteints. »

M. Paul GAUVIN, sous-commissaire à la Gestion générale et au Contrôle, a affirmé dans la lettre en date du 17 mars 2003 qu’il a envoyée au commandant de la Division A et dont l’objet était « Enquête administrative - 125e anniversaire de la GRC » : [Traduction]... La Vérification interne n’est pas habilitée à mener une enquête en vertu de l’article 40 de la Loi sur la GRC ou des lois fédérales pertinentes. Par conséquent, la participation de la Sous-direction de la vérification interne à une enquête plus approfondie sur l’absence de documents financiers justificatifs à l’appui des activités du 125e anniversaire de la GRC est jugée inopportune.

Comme suite à la lettre susmentionnée, l’auteur a reçu le 23 avril 2003, du surint. pr. Vern WHITE, surintendant principal et directeur général, Relations employeur-employés, une communication en date du 7 mars 2003 à l’intention du commandant de la Division A. Dans ce document, le surint. pr. WHITE a formulé la recommandation suivante : [Traduction] Mener une enquête plus approfondie en augmentant le nombre d’éléments vérifiés jusqu’à un niveau auquel une décision peut être prise, à savoir si les dépenses engagées ont été traitées conformément aux politiques, aux procédures et aux règlements relatifs aux commandites. Il a ajouté l’observation suivante : [Traduction]... (L)les résultats d’une enquête plus approfondie nous fourniront des renseignements suffisants pour déterminer s’il existait un problème systémique concernant la comptabilisation des dépenses ou s’il y a eu omission d’une telle activité ou un acte intentionnel qui aurait entraîné une défaillance du système et une exigence possible de suivi.

ENQUÊTE :

La Division C a terminé son enquête, tel qu’il est recommandé dans le rapport intitulé « Vérification du 125e anniversaire de la GRC ».

L’enquête de la Division A porte principalement sur les éléments suivants qui représentent des transactions relativement auxquelles aucun document à l’appui n’a été trouvé pendant la vérification.

Ce tableau est extrait de la constatation no 10 de la vérification contenue dans le rapport intitulé « Vérification du 125e anniversaire de la GRC (Commandites de TPSGC) ».

À la suite de la communication du rapport de vérification en décembre 2002, la documentation que la Vérification a reçue en février 2003 concernant les dépenses du Carrousel est conforme à l’apurement de ces dépenses.

Les recherches révèlent ce qui suit :

• En février 1998, la GRC passait progressivement du programme comptable du système FARS [Système de la comptabilité et de l’information financières] au système TEAM [Système de gestion des dépenses globales et des actifs]. Les deux systèmes comptables [le système FARS et le système TEAM] étaient exploités de façon parallèle pendant un certain temps. Puisque le système TEAM constituerait le système principal, les documents comptables ont été mis en lots et téléchargés dans le système TEAM au moins une fois par semaine.
• L’ancienne commis aux Relations publiques m’a assuré qu’à mesure qu’elle recevait les factures, elle vérifiait si les biens et les services avaient été reçus et apposait sa signature sur les factures conformément à l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques selon la recommandation de M. Beahen. Ces factures étaient photocopiées, la photocopie était versée au dossier et l’original était envoyé au Service de l’intendance à des fins de paiement.
• Les factures traitées par le Service de l’intendance étaient classées en vertu du système FARS ou du système TEAM. À ce stade avancé, il serait difficile d’essayer de trouver ces factures, si elles n’ont pas déjà été détruites.
• Les pièces de journal [PJ] représentaient une réaffectation de transactions déjà traitées d’un code d’interclassement ou d’un article d’exécution à un code d’interclassement ou un article d’exécution plus approprié. Une PJ peut constituer une série de dépenses multiples qui sont réaffectées d’un code d’interclassement à un autre ou d’articles d’exécution antérieurs. La plupart des pièces de journal en question ont été traitées dans le système TEAM puisqu’elles portent un numéro de lot.
• Une explication du gestionnaire régional des Services de comptabilité qui a été incorporée dans la communication de la Vérification interne, fait référence au fait que [Traduction]... bon nombre de pièces de journal ont été détruites ou égarées lors de la séparation des fonctions et des responsabilités de la Direction générale (DG) et des fonctions et des responsabilités de la Région du Centre et de la réinstallation de quatre analystes budgétaires à l’extérieur de l’immeuble Pickering.
• Le commis actuel aux Relations publiques a été en mesure de trouver une version ultérieure de la feuille de calcul électronique Quicken, qui faisait état de la plupart des dépenses traitées. Pendant la vérification, les vérificateurs ont tenté de rapprocher les transactions tirées d’une version antérieure de Quicken, mais sans trop de succès. Selon la Vérification interne, les transactions figurant sur la feuille de calcul électronique et les copies correspondantes des factures ne contenaient aucune indication de la date de l’enregistrement dans le système FARS et le système TEAM. L’ancienne commis m’a informé qu’elle n’avait fait aucun rapprochement entre Quicken et le système FARS ou le système TEAM.

CONCLUSION

Les incidents analysés et discutés se sont produits pendant une période de transition entre les systèmes comptables et de réorganisation du service de comptabilité et du personnel du budget. C’est au cours de cette période que les reliures des pièces de journal ont été perdues par mégarde. Par conséquent, je ne crois pas que ces incidents indiquent un problème systémique, mais révèlent plutôt des problèmes qui découlent du processus de transition. Une façon de gérer la transition aurait été d’exiger un nombre accru de rapprochements mensuels. La formation du personnel, la comptabilisation et la conservation de l’information pendant les périodes de transition entre les systèmes auraient pu prévenir l’anomalie.

À mon avis, l’incapacité de trouver les PJ ne constitue pas une inaptitude à justifier des dépenses particulières, mais simplement l’incapacité de prouver le transfert interne de renseignements comptables au moyen du processus d’inscription dans des PJ. J’estime que les dépenses ont été classées en conséquence lorsqu’elles ont été traitées, et non pas lorsqu’elles ont été inscrites dans des PJ. Selon moi, il aurait peut-être mieux convenu de choisir des dépenses réelles plutôt que de réaffecter ces dépenses au cours du processus de vérification. La Vérification interne m’a informé que son personnel n’avait pas réussi à faire le rapprochement entre toutes les dépenses enregistrées sur la feuille de calcul électronique Quicken des Relations publiques et celles traitées dans le système TEAM. L’ancienne commis a omis de rapprocher sa feuille de calcul électronique Quicken avec les dépenses officielles figurant dans le système TEAM. Comme signalé antérieurement, un nouvel examen de cette question, comme le surint. pr. White l’a affirmé, nécessiterait de grands efforts afin de trouver les documents faisant état de ces dépenses et de s’assurer que celles-ci ont été traitées conformément aux politiques, aux procédures et aux règlements relatifs aux commandites. En ce moment, je ne crois pas qu’il existe une indication attestant qu’une omission ou un acte intentionnel a été commis et, certes, rien n’exige une enquête en vertu de l’article 40 de la Loi sur la GRC.