Enquête Administrative — 125^e Anniversaire de la GRC: Division "C" (Québec)

voir aussi: Enquête administrative : Division "A" (RCN)

RELATIVEMENT À L’OBJECTIF 2.1
CONFORMITÉ AUX LOIS ET AUX POLITIQUES

Le rapport de vérification constate: «qu’il n’y avait aucun document à l’appui pour quelques-unes des transactions de l’échantillon se rapportant aux transactions traitées à la Division «C», ce qui a empêché l’achèvement de toutes les étapes de la vérification.»

Suite à ce constat, j’ai consulté Stéphane Roussin qui avait rencontré les vérificateurs lors de leur passage à Montréal dans le cadre du processus de vérification interne. M. Roussin a passé en revue les copies des rapports que j’ai récupérés à la gestion des dossiers et en a produit un duquel j’ai retiré quelques constatations, afin d’éclaircir les points soulevés dans le rapport de vérification. Cela nous a permis de retracer une autre transaction qui était manquante lors de la visite des vérificatrices.

Par conséquent, des douze transactions que j’ai examinées dans l’échantillon faisant l’objet du rapport de vérification, deux seules n’ont pu être supportées par des pièces justificatives. Pour ces deux montants, M. Roussin précise cependant ce qui suit dans son rapport: «Un montant de 10 477,75 $ représentant le téléchargement de 16 comptes de dépenses de l’ancien système financier FARS au système TEAM au 31 janvier 1998. Les copies papiers de ces comptes de dépenses ont été classées par nom et numéro d’employés. Malheureusement, l’information contenue, soit au système FARS ou TEAM, ne montre pas le numéro ou le nom des employés. Ces comptes de dépenses ont plutôt été classés par numéro de lot dans FARS. Il devient donc très difficile de faire la recherche dans la documentation puisque les documents n’ont pas été classés de la même façon que les documents papiers.»

M. Roussin souligne aussi que malgré qu’une employée du secteur des finances ait passé en revue les dossiers qui sont toujours en notre possession, «nous n’avons pas pu retracer un autre montant de 9 433,56 $ . Cette transaction constitue probablement une facture ou une réclamation de dépenses.»

Le rapport de vérification cite également que lors de la visite des vérificatrices, le personnel «a expliqué que les documents à l’appui ont été détruits conformément à la politique sur les dossiers qui prévoit que le délai de conservation des documents liés aux «cérémonies et aux célébrations» est de deux ans. Cependant, selon la même politique, ces documents auraient dû être conservés pendant six ans puisqu’ils contenaient des renseignements financiers tels que des factures.»

J’ai confirmé auprès du gestionnaire de la gestion des dossiers que telle était la situation. Malheureusement, certains dossiers contenant des factures ont été détruits pour les raisons susmentionnées. Cette situation semble clairement avoir été causée par une erreur de classification desdits dossiers et de leur contenu. Contrairement aux constatations faites relativement à l’échantillon se rapportant aux transactions traitées à la Direction générale, cela constitue selon moi une explication raisonnable. De plus, la comptabilité manuelle parallèle devrait permettre une justification s’il s’avérait nécessaire de pousser plus loin le processus de vérification.

Le rapport de vérification citait comme principale contrainte à l’atteinte des objectifs qu’il visait, le fait que «tous les renseignements nécessaires à la vérification n’étaient pas disponibles.»

Compte tenu de cette constatation et de la précédente, j’ai récupéré les dossiers administratifs du 125e anniversaire de la GRC qui sont conservés à la gestion des dossiers. Il s’agit d’une boîte contenant cinquante-trois volumes de dossiers administratifs qui ont été utilisés par le coordonnateur pour répertorier les activités de célébrations qui ont été soumises dans la province et les dépenses s’y rattachant. Malgré la destruction de certains dossiers, ils contiennent une majeure partie de l’information pertinente à la tenue de livre relativement aux activités du 125e anniversaire de la GRC au Québec en 1999.

Pour les dossiers administratifs restants, ils ont été conservés à la gestion des dossiers du Quartier général de Montréal où le coordonnateur du projet travaillait. Entre autres, plusieurs factures et tous les chèques qui ont été soumis dans le cadre de ces activités sont conservés aux dossiers.

Tel que décrit dans le rapport de vérification, il est recommandé: «que la direction prenne les mesures nécessaires en vertu des statuts fédéraux applicables ou de l’article 40 de la Loi sur la GRC afin d’enquêter plus à fond cette constatation de la vérification.»

RECOMMANDATIONS

Suite à la vérification que j’ai effectuée dans les dossiers du 125e anniversaire de la GRC et auprès du personnel concerné, je suis convaincu qu’il n’y a pas eu d’actions nécessitant une enquête plus approfondie du présent dossier.

Je conviens que les documents pertinents doivent être tenus et gardés durant une période raisonnable. Cependant, il semblerait que ce manque de conformité soit attribuable à une erreur plutôt qu’à une quelconque intention malicieuse. Si cela était le cas, rien dans ce qui ressort de l’étude de la comptabilité manuelle ne pointe en cette direction. La gestionnaire de la gestion des dossiers a déjà été sensibilisée à cette situation et devrait être consultée afin de prendre des mesures préventives pour éviter qu’un tel incident ne se reproduise.

De plus, je crois que des actions préventives devraient être prises pour pallier à la récurrence de telles lacunes dans le futur. Ainsi, toute activité comptable à l’intérieur de la Division devrait être revue pour s’assurer qu’elle rencontre les normes législatives de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et de la GRC. De plus, les gestionnaires de la Division devraient immédiatement être sensibilisés à ces directives, qui devraient également leur être rappelées périodiquement.

RELATIVEMENT À L’OBJECTIF 2.2
POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONTRAT

Le rapport de vérification constate: «La politique en matière de contrat n’a pas été respectée pour tous les éléments examinés à la Division «C» et à la Direction générale. Le non respect de la politique augmente les risques de transactions irrégulières ou de transactions pour lesquelles nous n’en obtenons pas pour notre argent.»

Quoique le rapport de vérification ne précise pas les transactions pour lesquelles la politique n’a pas été respectée, je suis en accord avec cette constatation. En effet, l’étude du dossier et le rapport de M. Roussin confirment que des bons de commande n’ont pas été faits pour des acquisitions de biens au-dessus de 5 000,00 $ ou des services au-dessus de 10 000,00 $.

Afin de comprendre la nature du problème et de prendre des mesures appropriées dans le futur, il est important de comprendre le contexte dans lequel la Division «C» était placée. Les sommes consacrées au 125e anniversaire de la GRC n’étaient pas versées directement à la GRC, bien que tous s’entendent pour dire que cela aurait été une situation idéale. Tel que cité dans le rapport de vérification: «TPSGC a choisi des sociétés affiliées à Groupaction ou ses filiales (Gosselin Communications Stratégiques Inc. et Lafleur Communication Marketing) pour distribuer en son nom les commandites et, dans certains cas, pour assurer la coordination et la prestation des services de communication à la GRC…»

Au moment où cette décision a été prise, le comité de la Division «C» pour le 125e anniversaire de la GRC s’est vu pressé par le temps pour sélectionner des activités et faire l’attribution des montants qui étaient destinés à la Division.

Pour une majorité d’événements tenus en région, il fut impossible de recueillir des soumissions ou de procéder selon les politiques, puisque les activités régionales auxquelles la GRC s’associait étaient des événements uniques. C’est les cas par exemple de la course des Bateaux dragons, des régates de Valleyfield ou des portes ouvertes au détachement de St-Jérôme. Les critères de sélection des événements étaient plutôt basés sur un maximum de visibilité aux coûts les plus raisonnables possibles. Dans certains cas, des projets d’envergure ont été refusés parce qu’ils coûtaient simplement trop cher. Ce fut le cas du Grand Prix de Trois-Rivières.

La coordination des montants remis par Lafleur se résumait donc à compléter un nombre de projets raisonnables pour l’ensemble de la province compte tenu des montants alloués et de la disponibilité des fonds.

Dans certains cas, Lafleur Communication Marketing a fait appel à des sous-contractants pour fournir des équipements requis par la GRC pour les activités prévues au Québec. Lors de l’achat de tentes pour les kiosques, par exemple, c’est un sous-contractant proposé par Lafleur qui a fourni les équipements. Lorsque possible, le coordonnateur a été en mesure de faire des économies sur certains achats. Ce fut le cas pour l’acquisition des blocs de ciment utilisés avec les tentes pour lesquels on a pu trouver ailleurs à meilleur marché.

Dans d’autres cas, la Division «C» n’a assumé que les dépenses de certains achats, sans avoir pu contrôler le processus d’acquisition. Ce fut le cas pour l’achat des chevaux et des remorques qui ont été achetés par la Direction générale et que la Division «C» a payé à même les fonds qui lui ont été alloués pour le 125e anniversaire de la GRC.

Tel que décrit dans le rapport de vérification : «Aucune recommandation n’est faite compte tenu que le projet du 125e anniversaire de la GRC a été achevé en 1999. Cependant, cette question sera revue en détails, si nécessaire dans la vérification de passation de marché présentement en cours.»

RECOMMANDATIONS

Suite au rapport de vérification et à ses recommandations, je crois que des actions préventives devraient être prises pour pallier à la récurrence de telles lacunes dans le futur. Tous les gestionnaires de la Division «C» devraient être immédiatement sensibilisés aux directives en ce qui a trait au processus de soumission, d’évaluation, de sélection, de contrat, tel que cité dans le rapport de vérification du 125e anniversaire de la GRC. Ces mêmes directives devraient également leur être rappelées périodiquement. De plus, avant de conclure une entente contractuelle avec un consultant ou une firme extérieure, une lettre d’entente explicite devrait être signée au préalable par toutes les parties impliquées.

RELATIVEMENT À L’OBJECTIF 2.3
SÉPARATION DES FONCTIONS COMPTABLES

Le rapport de vérification constate que des fonctions incompatibles qui se doivent d’être séparées ne l’ont pas été ni à la Division «C», ni à la Direction générale. Il s’agit des fonctions telles que l’acquisition, la confirmation de la réception des biens et de la prestation des services, la demande de paiement, la confirmation de la demande de paiement et le paiement. Le rapport ne fait cependant pas état de la mesure dans laquelle cette observation s’applique à la Division «C» et quelles furent les lacunes identifiées.

Le rapport de M. Roussin souligne qu’étant donné que la majorité des transactions ont été faites dans un système de comptabilité manuel, sans être enregistrées aux livres de la GRC, les procédures de séparation de fonction des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) n’ont effectivement pas été suivies.

Tel que décrit dans le rapport de vérification : «Aucune recommandation n’est faite compte tenu que le projet du 125e anniversaire de la GRC a été achevé en 1999. Cependant, cette question sera revue en détails, si nécessaire dans la vérification de passation de marché présentement en cours et la vérification des comptes créditeurs à venir.»

RECOMMANDATIONS

Suite au rapport de vérification et à ses recommandations, même si aucune information obtenue au cours de la vérification n’indique que cela a entraîné des transactions irrégulières, je crois que des actions préventives devraient être prises pour pallier à la récurrence de telles lacunes dans le futur. Ainsi, toute activité comptable à l’intérieur de la Division devrait être revue pour s’assurer qu’elle rencontre les normes législatives de la LGFP. De plus, les gestionnaires de la Division devraient immédiatement être sensibilisés à ces directives, qui devraient également leur être rappelées périodiquement.

RELATIVEMENT À L’OBJECTIF 2.4
RÈGLEMENTS CONCERNANT LES RELATIONS EMPLOYEUR-EMPLOYÉS

Le rapport de vérification constate que les coordonnateurs de projets pour le 125e anniversaire de la GRC avait été engagés comme consultants à la Division «C» et à la Direction générale. Toutefois, selon les lignes directrices de l’Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), la relation entre ces consultants et la GRC s’apparentait à une relation employeur -employé.

Je conviens d’emblée que les règlements concernant les relations employeur-employés devraient être respectées lors de l’embauche de consultants. Il y a cependant lieu ici de fournir une explication. Le coordonnateur de projets pour la Division «C» avait été engagé sur une base volontaire au mois de novembre 1997, lors du début de la planification des activités provinciales au Québec. Cependant, comme la tâche s’est avérée beaucoup plus grande que ce qui avait été entendu au départ, les membres du Comité provincial des fêtes du 125e adoptèrent une résolution, lors d’une réunion tenue le 7 octobre 1998, afin qu’il soit rémunéré pour son travail. L’information pertinente est consignée dans le dossier administratif 180-7-11-14B.

Tel que décrit dans le rapport de vérification : «Aucune recommandation n’est faite compte tenu que le projet du 125e anniversaire de la GRC a été achevé en 1999. Cependant, cette question sera revue en détails, si nécessaire dans la vérification de passation de marché présentement en cours.»

RECOMMANDATIONS

Suite au rapport de vérification et à ses recommandations, je crois que lors de la tenue d’activités futures pour lesquelles une action bénévole sera considérée à l’intérieur d’un cadre de coordination de ressources humaines ou financières, qu’un cadre de responsabilités soit défini afin de se conformer à la réglementation de l’ADRC. Pour ce faire, il est fortement suggéré que tout consultant engagé par la GRC pour accomplir de telles fonctions doive travailler conjointement avec l’agent de l’approvisionnement et services. Ce dernier devrait être en mesure de porter assistance pour assurer un niveau de connaissance adéquat des procédures et des niveaux de conformité. Cette connaissance du processus étant essentielle, je dois souligner la présence de ressources qualifiées en ce domaine à l’intérieur de l’organisation et du gouvernement. Je suggère également que les gestionnaires de la Division soient immédiatement sensibilisés à ces directives et que des mesures soient mises en place pour rappeler périodiquement ce besoin de conformité.

RELATIVEMENT À L’OBJECTIF 3.1
SYSTÈME COMPTABLE DE LA GRC

Pour cet objectif, le rapport de vérification constate que: «Toutes les transactions se rattachant aux activités du 125e anniversaire de la GRC qui ont eu lieu à la Division «C» ont été entrées dans un système comptable manuel plutôt que dans le système de la GRC.»

Tel que déjà souligné en 2.3, cette constatation est exacte, quoique le système informatisé de la GRC ait par la suite été utilisé pour comptabiliser une majorité de revenus et dépenses. Comme l’a souligné M. Roussin dans son rapport, l’utilisation initiale d’un système manuel de comptabilité est le manquement le plus important qui a entraîné plusieurs des lacunes examinées dans le cadre du présent rapport.

De plus, le rapport de vérification constate que: «tous les dépôts et paiements ont été faits dans un compte bancaire distinct ouvert par la Division «C» spécialement pour le 125e anniversaire. La Division n’a pas utilisé le compte du Receveur général et n’a pas obtenu d’approbation pour un compte bancaire ministériel comme l’exige la politique du Secrétariat du Conseil du trésor.»

Malgré que le coordonnateur semble avoir agi de bonne foi, tant en maintenant un système de comptabilité manuel détaillé qu’en ouvrant un compte bancaire séparé pour consigner toutes les transactions dans un système parallèle à celui de la GRC, cette procédure contrevient à la politique du SCT. La décision d’ouvrir un compte bancaire séparé était liée au fait que les montants reliés au 125e anniversaire de la GRC étaient remis à la GRC par une firme privée, Lafleur Communication Marketing. Il n’avait donc pas semblé opportun à ce moment-là de réintégrer ces sommes dans le système comptable gouvernemental.

Le rapport de vérification fait également la constatation que : «Pour ce qui est des commandites reçues par la Direction générale, les reçus et les dépenses liés au premier versement de 200 000,00 $ ont été traités directement par Gosselin. Gosselin a reçu les commandites et a ensuite payé les dépenses sur réception des factures de la GRC. La GRC n’a gardé aucune preuve de ces reçus et de ces dépenses. Elle n’a gardé aucune copie des factures. La somme restante (800 000,00 $) ainsi que les dépenses s’y rattachant ont toutefois été traitées par la GRC et inscrites dans le système comptable de la GRC.»

Il semble que cette constatation ne s’applique qu’à la Direction générale. Les recherches que j’ai effectuées démontrent que la Division «C» a reçu un total de 650 000,00 $ en versements et qu’aucune facture n’a été envoyée à Gosselin. Ces derniers ainsi que Lafleur géraient leurs propres fonds qu’ils contrôlaient.

Finalement, le rapport de vérification constate que: «Sans document à l’appui, il est impossible de fournir l’assurance raisonnable quant à la validité et l’exactitude des dépenses du projet.»

Les dossiers administratifs du 125e anniversaire de la GRC que j’ai récupérés à la gestion des dossiers contiennent une grande partie de l’information pertinente à la tenue de livre manuelle, relativement aux activités qui ont eu lieu à la Division «C» en 1999. Dans certains cas, les dossiers ne contiennent que des copies de factures, car celles-ci étaient conservées dans les dossiers de détachements ou de secteurs. Pour plusieurs des événements, toutes les factures se retrouvent dans les dossiers que j’ai récupérés; les autres dossiers ayant été détruits tel que cité en 2.1.

Dans chacune des régions, les détachements ont également généré des dossiers séparés dans lesquels ils ont conservé toute la correspondance et les factures pour paiement. En vérifiant auprès de la gestion des dossiers de Québec pour obtenir le dossiers maintenus pour ce District durant le 125e anniversaire de la GRC, j’ai été avisé que le dossier maître avait été transmis aux archives à Ottawa. Comme le rapport de M. Roussin démontre que les transactions manquantes pour compléter le rapport de vérification relèvent du système électronique, la recherche n’a pas été poussée plus loin pour obtenir les dossiers archivés. C’est également le cas pour les autres dossiers régionaux.

Tel que décrit dans le rapport de vérification : «aucune recommandation n’est faite compte tenu que le projet du 125e anniversaire de la GRC a été achevé en 1999. À noter que rien ne dit que le système comptable de la GRC n’est présentement pas utilisé pour d’autres projets de la GRC ni que les dossiers ne sont pas tenus correctement. Cependant, cette question sera revue en détails, si nécessaire dans la vérification de passation de marché présentement en cours et la vérification des comptes créditeurs à venir.»

RECOMMANDATIONS

Suite au rapport de vérification et à ses recommandations, je crois que des actions préventives devraient être prises pour pallier à la récurrence de telles lacunes dans le futur.

Ainsi, toute activité comptable à l’intérieur de la Division devrait être revue pour s’assurer qu’elle rencontre les normes législatives de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et de la GRC. De plus, les gestionnaires de la Division devraient immédiatement être sensibilisés à ces directives, qui devraient également leur être rappelées périodiquement.