Assurer l'économie et l'uniformité des activités d'accueil dans toute la
fonction publique.
Le gouvernement a pour politique d'organiser des activités d'accueil, de façon
économique, uniforme et appropriée, pour faciliter la conduite de ses affaires
ou lorsque la courtoisie l'exige.
Les administrateurs généraux peuvent déléguer leur pouvoir dans les
limites fixées à l'appendice C de la présente politique.
La politique s'applique à tous les ministères et organismes énumérés aux
annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques,
à la Gendarmerie royale du Canada et aux Forces armées du Canada. Elle ne vise
pas les activités d'accueil régies par la Directive sur les dépenses de représentation
officielle du service extérieur et la Directive concernant les chefs de postes.
a) Les ministères et les organismes doivent utiliser les locaux de l'État
quand ils sont libres et convenables.
b) Les activités d'accueil tenues dans les résidences privées, un endroit
plus simple ou un lieu de loisir sont assujetties à l'approbation préalable de
l'administrateur général.
c) Quand on choisit l'établissement où aura lieu l'activité d'accueil, il
faut se rappeler l'engagement du gouvernement canadien à appliquer le principe
d'équité envers tous les Canadiens et à lutter contre la discrimination fondée
sur la race, la nationalité, l'ethnie, la couleur, la religion, le sexe ou l'état
physique.
Les activités doivent être planifiées de manière à réduire les frais au
minimum compte tenu des éléments suivants :
- le statut ou le rang des invités;
- le nombre de personnes présentes;
- les circonstances.
a) L'appendice B (Indemnité de repas pour l'accueil) donne les frais
annuels moyens et maximums par personne devant être utilisés dans la
planification de toutes les activités d'accueil et en particulier les suivantes :
(i) La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant
l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne prévu à
l'appendice B.
(ii) Le montant maximum des frais par personne relatifs à une forme
d'accueil ne peut être dépassé que dans des situations exceptionnelles qui
n'ont lieu qu'une seule fois et doit être approuvé au préalable par
l'administrateur général ou l'administrateur général adjoint dans chaque
cas, y compris lorsqu'il s'agit d'activités d'accueil au niveau
international.
b) L'appendice C (Pouvoir d'approbation et matrice des frais) donne le
niveau d'approbation requis pour les activités d'accueil ainsi que la matrice
des frais correspondant.
c) Lorsqu'ils envisagent de subventionner des conférences non
gouvernementales ou des activités externes qui intéressent le gouvernement,
les ministères parrains doivent indiquer les frais des activités d'accueil
dans leurs propositions.
Les ministères doivent s'assurer que les frais d'accueil sont consignés
sous l'article économique 0482 et que les renseignements ministériels suivants
sont portés aux registres :
- les circonstances de l'activité, y compris les circonstances
inhabituelles qui ont amené une autorisation spéciale (qui déroge à la
norme);
- la forme d'accueil :
-petit déjeuner
-déjeuner
-dîner
-réception
-rafraîchissements, ou
-boissons avec ou sans nourriture;
-les frais de l'activité;
- le lieu de l'activité (local de l'État, établissement commercial
ou autre);
- le nombre de personnes présentes (invités, fonctionnaires fédéraux);
- les approbations données par les agents agréés (voir l'appendice C).
Les restrictions suivantes visent les activités d'accueil des fonctionnaires
fédéraux et doivent être respectées.
a) Les rafraîchissements, la nourriture, les excursions ou les autres
divertissements sont offerts uniquement aux employés qui ont reçu
l'autorisation préalable d'agir à titre d'hôte des invités du gouvernement
du Canada. Les employés de l'État ne sont pas considérés comme des invités;
b) Les boissons non alcoolisées peuvent être servies aux employés qui
sont tenus de travailler pendant les «pauses» ou encore «pauses café», si
la direction en justifie la dépense. Ces frais d'accueil doivent se limiter
à des situations à caractère officiel, où il ne convient pas de laisser
les gens se disperser pendant une pause. Les gestionnaires doivent faire
preuve de discernement et tenir compte des principes d'économie en déterminant
les occasions appropriés et en s'assurant de ne pas engager des frais
d'accueil pour des réunions entre collègues qui travaillent régulièrement
ensemble;
c) Les rafraîchissements, la nourriture ou les deux peuvent être offerts
aux employés qui participent à des séances de travail qui ont lieu aux
heures des repas ou après les heures normales de travail;
d) On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, quand des
employés participent à des réunions ministérielles de planification du
travail axé sur les programmes, à des réunions de comités consultatifs
techniques ou à des conférences ministérielles; ou
e) Le nombre des fonctionnaires fédéraux qui assistent, aux frais de l'État,
à des activités organisées à l'intention de non-fonctionnaires ne doit pas
dépasser le nombre de fonctionnaires nécessaires à la conduite des affaires
de l'État.
On peut inviter le conjoint de la personne qui assiste officiellement aux
activités d'accueil, mais il faut limiter la pratique aux cas où la présence
du conjoint est nécessaire au bon déroulement de l'activité ou si le
protocole l'exige et compte tenu des règles suivantes :
a) Les dépenses comme les voyages, les billets de théâtre ou les
excursions organisées sont payées uniquement lorsque l'administrateur général
les a autorisées;
b) Les frais de voyage des conjoints doivent être remboursés aux
fonctionnaires concernés.
On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, dans les cas
suivants :
a) quand ont lieu des discussions officielles avec des personnes autres que
des fonctionnaires fédéraux, y compris des entrevues avec des personnes
pouvant être recrutées par la fonction publique, les membres d'autres
gouvernements, les représentants de l'industrie, les groupes d'intérêt
public, les syndicats, les conférenciers, ou dans des occasions spéciales
comme les inaugurations d'ouvrages publics;
b) quand les représentants d'organismes nationaux ou internationaux en
visite au Canada pour participer à des activités liées à celles du
gouvernement souhaitent se familiariser avec la vie et le développement du
pays ou étudier le travail du gouvernement;
c) quand le gouvernement organise des conférences officielles (au sens de
la Politique sur les «Conférences») où sont représentés d'autres
gouvernements ou des groupes commerciaux;
d) quand le gouvernement honore un Canadien remarquable qui a rendu un
service exceptionnel au pays;
e) quand une personne autre qu'un employé de l'État rend un service bénévole;
ou
f) quand une cérémonie de prestige (levée d'une pelletée de terre
symbolique, pose de la première pierre, inauguration d'un projet
d'immobilisations du gouvernement fédéral) a lieu en présence de
dignitaires étrangers ou de personnalités du secteur privé ou les deux.
Remarque :
Dans certains cas approuvés par le ministre ou l'administrateur général,
on peut offrir des billets pour des représentations théâtrales, des activités
sportives ou des excursions dans la région de la Capitale nationale ou autres
lieux d'intérêt.
Les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite
doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'administration de cette
politique dans les ministères et organismes en effectuant des examens périodiques
des résultats des vérifications.
Cette politique regroupe le Manuel de la politique administrative,
chapitre 360 (décembre 1978), les modifications à la circulaire 1984-66
du Conseil du Trésor et les révisions approuvées par le Conseil du Trésor le
26 juillet 1989.
Le présent chapitre remplace le chapitre 360 du volume 13 du MGP.
Les demandes de renseignements au sujet de cette politique doivent être adressées aux agents responsables de l'administration centrale des ministères. Les agents peuvent demander une interprétation de la politique auprès du:
Secteur de la politique et de la planification
Bureau de la gestion des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier ouest
4ième étage, tour ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Appendice A - Définitions
Formes d'accueil (forms of hospitality) -
a) L'accueil revêt normalement les formes suivantes :
- petit déjeuner
- déjeuner
- dîner
- réception
- rafraîchissements, ou
- boissons (avec ou sans nourriture)
b) L'accueil officiel peut exceptionnellement revêtir les formes suivantes :
- billets pour des représentations théâtrales ou des activités sportives
- des excursions dans la RCN ou autre lieux d'intérêt
- frais de transport local à destination ou en provenance du lieu de
l'activité d'accueil
- frais de location de la salle
- frais accessoires tels que les frais engagés pour les fleurs;
accueil (hospitality) - activité pendant laquelle on offre des
rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités
des ministères et des organismes fédéraux. (Les rafraîchissements sont des
boissons et des collations);
fonction (function) - coût intégral de toutes les formes
d'accueil liées à une activité et parrainées par le gouvernement. Une
activité peut comprendre un seul repas ou, dans le cas d'une conférence, peut
inclure diverses formes d'accueil pendant plusieurs jours;
fonctionnaire fédéral (government employee) - toute personne
employée par un ministère ou un organisme, y compris toutes les personnes dont
la rémunération provient du Trésor sous forme d'une rétribution,
d'honoraires ou d'une indemnité journalière;
protocol (protocole) - ensemble de règles à observer en matière
d'étiquette et de préséances.
Appendice B - Indemnité de repas pour l'accueil
Formes
d'accueil |
Moyenne des frais
par personne |
Maximum des frais
par personne |
Petit déjeuner |
1.5 X ndemnité de petit déjeuner* |
1.5 X Moyenne des frais par
personne |
Déjeuner |
2 X Indemnité de déjeuner* |
1.5 X Moyenne des frais par
personne |
Dîner |
1.75 X Indemnité de dîner* |
1.5 X Moyenne des frais par
personne |
Réception |
2 X Indemnité de petit déjeuner* |
1.5 X Moyenne des frais par
personne |
Rafraîchissements |
Les prix des boissons ou de la
nourriture ne doivent pas dépasser les prix habituels de chaque
consommation dans la région. |
* Pour les indemnités de repas à
jour, voir la Directive sur les voyages
d'affaires, appendice C. |
Nota :
La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant
l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne.
Appendice C - Pouvoir d'approbation et matrice des frais
Activité d'accueil
|
Assentiment
Politique
(1)* |
Ministre
|
Administrateur
général
|
1. Activité en l'honneur d'un
Canadien remarquable |
x |
|
|
2. Frais pour toute activité individuelle |
plus de
5 000 $ |
|
x |
|
|
jusqu'à
5 000 $ |
|
x |
x |
|
jusqu'à
1 500 $ |
|
x |
x |
3. Dépenses telles que les frais
de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un
divertissement ou d'une excursion |
|
x |
x |
4. Activité tenue dans la résidence
du fonctionnaire |
|
x |
x |
5. Lorsque les participants sont
tous des fonctionnaire |
|
x |
x |
6. Conférences non
gouvernementales |
|
x |
x |
7. Frais dépassant les plafonds
par personne |
|
x |
x |
8. Conjoint (ou autre personne qui
accompagne) |
|
x |
x |
9. Boissons non alcoolisées
seulement |
|
x |
x |
* |
(1) |
Assentiment d'une politique par exemple |
- Premier Ministre
- Cabinet
- Conseil du Trésor |
** |
(2) |
Les activités assujetties à
l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de
niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional
de plus haut rang |
*** |
(3) |
Les personnes qui peuvent être
autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document
ministériel de délégation du pouvoir de signature |
Appendice C - Pouvoir d'approbation et matrice des frais (suite)
Activité d'accueil
|
Administrateur général associé/adjoint
|
Gestionnaire régionale de
plus haut rang
(2)** |
Fonction-
naires désignés
(3)*** |
1. Activité en l'honneur d'un
Canadien remarquable |
|
|
|
2. Frais pour toute activité individuelle |
plus de
5 000 $ |
|
|
|
|
jusqu'à
5 000 $ |
|
|
|
|
jusqu'à
1 500 $ |
x |
x |
x |
3. Dépenses telles que les frais
de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un
divertissement ou d'une excursion |
|
|
|
4. Activité tenue dans la résidence
du fonctionnaire |
|
|
|
5. Lorsque les participants sont
tous des fonctionnaire |
x |
x |
|
6. Conférences non
gouvernementales |
x |
x |
|
7. Frais dépassant les plafonds
par personne |
x |
x |
|
8. Conjoint (ou autre personne qui
accompagne) |
x |
x |
|
9. Boissons non alcoolisées
seulement |
x |
x |
x |
* |
(1) |
Assentiment d'une politique par exemple |
- Premier Ministre
- Cabinet
- Conseil du Trésor |
** |
(2) |
Les activités assujetties à
l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de
niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional
de plus haut rang |
*** |
(3) |
Les personnes qui peuvent être
autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document
ministériel de délégation du pouvoir de signature |
|