Politique sur l’accueil
(Also published in English as the Hospitality Policy)
Table des matières
Objectif de la politique
Énoncé de la politique
Champ d'application
Exigences de la politique
1.	Endroit
2.	Coûts
3.	Limites financières
4.	Contrôle ministériel
5.	Bénéficiaires de l'accueil
6.	Exceptions
Surveillance
Références
Demandes de renseignements
Appendice A - Définitions
Appendice B - Indemnité de repas pour l'accueil
Appendice C - Pouvoir d'approbation et matrice des frais

Objectif de la politique
Assurer l'économie et l'uniformité des activités d'accueil dans toute la fonction publique.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique d'organiser des activités d'accueil, de façon économique, uniforme et appropriée, pour faciliter la conduite de ses affaires ou lorsque la courtoisie l'exige.
Les administrateurs généraux peuvent déléguer leur pouvoir dans les limites fixées à l'appendice C de la présente politique.
Champ d'application
La politique s'applique à tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Gendarmerie royale du Canada et aux Forces armées du Canada.  Elle ne vise pas les activités d'accueil régies par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du service extérieur et la Directive concernant les chefs de postes.
Exigences de la politique
1.	Endroit
a)	Les ministères et les organismes doivent utiliser les locaux de l'État quand ils sont libres et convenables.
b)	Les activités d'accueil tenues dans les résidences privées, un endroit plus simple ou un lieu de loisir sont assujetties à l'approbation préalable de l'administrateur général.
c)	Quand on choisit l'établissement où aura lieu l'activité d'accueil, il faut se rappeler l'engagement du gouvernement canadien à appliquer le principe d'équité envers tous les Canadiens et à lutter contre la discrimination fondée sur la race, la nationalité, l'ethnie, la couleur, la religion, le sexe ou l'état physique.
2.	Coûts
Les activités doivent être planifiées de manière à réduire les frais au minimum compte tenu des éléments suivants :
–	le statut ou le rang des invités;
–	le nombre de personnes présentes;
–	les circonstances.
3.	Limites financières
a)	L'appendice B (Indemnité de repas pour l'accueil) donne les frais annuels moyens et maximums par personne devant être utilisés dans la planification de toutes les activités d'accueil et en particulier les suivantes :
(i)	La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne prévu à l'appendice B.
(ii)	Le montant maximum des frais par personne relatifs à une forme d'accueil ne peut être dépassé que dans des situations exceptionnelles qui n'ont lieu qu'une seule fois et doit être approuvé au préalable par l'administrateur général ou l'administrateur général adjoint dans chaque cas, y compris lorsqu'il s'agit d'activités d'accueil au niveau international.
b)	L'appendice C (Pouvoir d'approbation et matrice des frais) donne le niveau d'approbation requis pour les activités d'accueil ainsi que la matrice des frais correspondant.
c)	Lorsqu'ils envisagent de subventionner des conférences non gouvernementales ou des activités externes qui intéressent le gouvernement, les ministères parrains doivent indiquer les frais des activités d'accueil dans leurs propositions.
4.	Contrôle ministériel
Les ministères doivent s'assurer que les frais d'accueil sont consignés sous l'article économique 0482 et que les renseignements ministériels suivants sont portés aux registres :
–	les circonstances de l'activité, y compris les circonstances inhabituelles qui ont amené une autorisation spéciale (qui déroge à la norme);
–	la forme d'accueil :
–	petit déjeuner
–	déjeuner
–	dîner
–	réception
–	rafraîchissements, ou
–	boissons avec ou sans nourriture;
–	les frais de l'activité;
–	le lieu de l'activité (local de l'État, établissement commercial ou autre);
–	le nombre de personnes présentes (invités, fonctionnaires fédéraux);
–	les approbations données par les agents agréés (voir l'appendice C).
5.	Bénéficiaires de l'accueil
5.1	Employés
Les restrictions suivantes visent les activités d'accueil des fonctionnaires fédéraux et doivent être respectées.
a)	Les rafraîchissements, la nourriture, les excursions ou les autres divertissements sont offerts uniquement aux employés qui ont reçu l'autorisation préalable d'agir à titre d'hôte des invités du gouvernement du Canada.  Les employés de l'État ne sont pas considérés comme des invités;
b)	Les boissons non alcoolisées peuvent être servies aux employés qui sont tenus de travailler pendant les «pauses» ou encore «pauses café», si la direction en justifie la dépense.  Ces frais d'accueil doivent se limiter à des situations à caractère officiel, où il ne convient pas de laisser les gens se disperser pendant une pause.  Les gestionnaires doivent faire preuve de discernement et tenir compte des principes d'économie en déterminant les occasions appropriés et en s'assurant de ne pas engager des frais d'accueil pour des réunions entre collègues qui travaillent régulièrement ensemble;
c)	Les rafraîchissements, la nourriture ou les deux peuvent être offerts aux employés qui participent à des séances de travail qui ont lieu aux heures des repas ou après les heures normales de travail;
d)	On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, quand des employés participent à des réunions ministérielles de planification du travail axé sur les programmes, à des réunions de comités consultatifs techniques ou à des conférences ministérielles; ou
e)	Le nombre des fonctionnaires fédéraux qui assistent, aux frais de l'État, à des activités organisées à l'intention de non-fonctionnaires ne doit pas dépasser le nombre de fonctionnaires nécessaires à la conduite des affaires de l'État.
5.2	Conjoint (personne qui accompagne)
On peut inviter le conjoint de la personne qui assiste officiellement aux activités d'accueil, mais il faut limiter la pratique aux cas où la présence du conjoint est nécessaire au bon déroulement de l'activité ou si le protocole l'exige et compte tenu des règles suivantes :
a)	Les dépenses comme les voyages, les billets de théâtre ou les excursions organisées sont payées uniquement lorsque l'administrateur général les a autorisées;
b)	Les frais de voyage des conjoints doivent être remboursés aux fonctionnaires concernés.
5.3	Autres personnes/fonctions
On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, dans les cas suivants :
a)	quand ont lieu des discussions officielles avec des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux, y compris des entrevues avec des personnes pouvant être recrutées par la fonction publique, les membres d'autres gouvernements, les représentants de l'industrie, les groupes d'intérêt public, les syndicats, les conférenciers, ou dans des occasions spéciales comme les inaugurations d'ouvrages publics;
b)	quand les représentants d'organismes nationaux ou internationaux en visite au Canada pour participer à des activités liées à celles du gouvernement souhaitent se familiariser avec la vie et le développement du pays ou étudier le travail du gouvernement;
c)	quand le gouvernement organise des conférences officielles (au sens de la Politique sur les «Conférences») où sont représentés d'autres gouvernements ou des groupes commerciaux;
d)	quand le gouvernement honore un Canadien remarquable qui a rendu un service exceptionnel au pays;
e)	quand une personne autre qu'un employé de l'État rend un service bénévole; ou
f)	quand une cérémonie de prestige (levée d'une pelletée de terre symbolique, pose de la première pierre, inauguration d'un projet d'immobilisations du gouvernement fédéral) a lieu en présence de dignitaires étrangers ou de personnalités du secteur privé ou les deux.
Remarque :
Dans certains cas approuvés par le ministre ou l'administrateur général, on peut offrir des billets pour des représentations théâtrales, des activités sportives ou des excursions dans la région de la Capitale nationale ou autres lieux d'intérêt.
6.	Exceptions
Les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général.
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'administration de cette politique dans les ministères et organismes en effectuant des examens périodiques des résultats des vérifications.
Références
Cette politique regroupe le Manuel de la politique administrative, chapitre 360 (décembre 1978), les modifications à la circulaire 1984-66 du Conseil du Trésor et les révisions approuvées par le Conseil du Trésor le 26 juillet 1989.
Le présent chapitre remplace le chapitre 360 du volume 13 du MGP.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements au sujet de cette politique doivent être adressées aux agents responsables de l'administration centrale des ministères. Les agents peuvent demander une interprétation de la politique auprès du:
Secteur de la politique et de la planification:
Bureau de la gestion des ressources humaines 
Secrétariat du Conseil du Trésor
300, avenue Laurier ouest
4ième étage, tour ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Appendice A - Définitions
Formes d'accueil (forms of hospitality) – 

a)	L'accueil revêt normalement les formes suivantes :

	–	petit déjeuner
	–	déjeuner
	–	dîner
	–	réception
	–	rafraîchissements, ou
	–	boissons (avec ou sans nourriture)

b)	L'accueil officiel peut exceptionnellement revêtir les formes suivantes :

	–	billets pour des représentations théâtrales ou des activités sportives
	–	des excursions dans la RCN ou autre lieux d'intérêt
	–	frais de transport local à destination ou en provenance du lieu de
	l'activité d'accueil
	–	frais de location de la salle
	–	frais accessoires tels que les frais engagés pour les fleurs;
accueil (hospitality) – activité pendant laquelle on offre des rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités des ministères et des organismes fédéraux.  (Les rafraîchissements sont des boissons et des collations);
fonction (function) – coût intégral de toutes les formes d'accueil liées à une activité et parrainées par le gouvernement.  Une activité peut comprendre un seul repas ou, dans le cas d'une conférence, peut inclure diverses formes d'accueil pendant plusieurs jours;
fonctionnaire fédéral (government employee) – toute personne employée par un ministère ou un organisme, y compris toutes les personnes dont la rémunération provient du Trésor sous forme d'une rétribution, d'honoraires ou d'une indemnité journalière;
protocol (protocole) – ensemble de règles à observer en matière d'étiquette et de préséances.

Appendice B - Indemnité de repas pour l'accueil
Formes 
d’accueil	Moyenne des frais
par personne	Maximum des frais
par personne	
Petit déjeuner	1.5	X	Indemnité de petit déjeuner*	1.5	X	Moyenne des frais par personne	
Déjeuner	2	X	Indemnité de déjeuner*	1.5	X	Moyenne des frais par personne	
Dîner	1.75	X	Indemnité de dîner*	1.5	X	Moyenne des frais par personne	
Réception	2	X	Indemnité de petit déjeuner*	1.5	X	Moyenne des frais par personne	
Rafraîchissements	Les prix des boissons ou de la nourriture ne doivent pas dépasser les prix habituels de chaque consommation dans la région.	
*	Pour les indemnités de repas à jour, voir la Directive sur les voyages 
	d'affaires, appendice C.	

Nota :
La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne.

Appendice C - Pouvoir d'approbation et matrice des frais

Activité d’accueil	Assentiment
Politique
(1)*	

Ministre	
Administrateur
général	
1.	Activité en l'honneur d'un Canadien remarquable	x			
2.	Frais pour toute activité individuelle	plus de 5 000 $		x		
	jusqu’à 5 000 $		x	x	
	jusqu’à 1 500 $		x	x	
3.	Dépenses telles que les frais de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un divertissement ou d'une excursion		x	x	
4.	Activité tenue dans la résidence du fonctionnaire		x	x	
5.	Lorsque les participants sont tous des fonctionnaire		x	x	
6.	Conférences non gouvernementales		x	x	
7.	Frais dépassant les plafonds par personne		x	x	
8.	Conjoint (ou autre personne qui accompagne)		x	x	
9.	Boissons non alcoolisées seulement		x	x	

*	(1)	Assentiment d’une politique par exemple	– Premier Ministre
– Cabinet
– Conseil du Trésor	
**	(2)	Les activités assujetties à l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional de plus haut rang	
***	(3)	Les personnes qui peuvent être autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document ministériel de délégation du pouvoir de signature	

Appendice C - Pouvoir d'approbation et matrice des frais (suite)

Activité d’accueil	
Administrateur général associé/adjoint	Gestionnaire régionale de plus haut rang
(2)**	Fonction-
naires désignés
(3)***	
1.	Activité en l'honneur d'un Canadien remarquable				
2.	Frais pour toute activité individuelle	plus de 5 000 $				
	jusqu’à 5 000 $				
	jusqu’à 1 500 $	x	x	x	
3.	Dépenses telles que les frais de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un divertissement ou d'une excursion				
4.	Activité tenue dans la résidence du fonctionnaire				
5.	Lorsque les participants sont tous des fonctionnaire	x	x		
6.	Conférences non gouvernementales	x	x		
7.	Frais dépassant les plafonds par personne	x	x		
8.	Conjoint (ou autre personne qui accompagne)	x	x		
9.	Boissons non alcoolisées seulement	x	x	x	

*	(1)	Assentiment d’une politique par exemple	– Premier Ministre
– Cabinet
– Conseil du Trésor	
**	(2)	Les activités assujetties à l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional de plus haut rang	
***	(3)	Les personnes qui peuvent être autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document ministériel de délégation du pouvoir de signature