Sommaire

L'administration de la paye est un outil de gestion qui vous permet de contrôler les coûts relatifs au personnel, de remonter le moral des employés et de réduire le taux de rotation. Un système de rémunération formel constitue un moyen de récompenser les personnes pour leur participation au succès de votre entreprise, tout en veillant à ce que vous receviez un rendement équitable du capital investi dans la paye des employés.

La présente publication met à votre disposition des concepts éprouvés pour établir des niveaux de rémunération concurrentiels et pour veiller à ce que la rémunération d'un emploi par rapport à un autre soit équitable au sein d'une petite entreprise.  

Qui a besoin d'un système d'administration de la paye?

L'administration de la paye peut n'être qu'une façon élégante de nommer ce que vous faites déjà, mais n'avez pas pris la peine de nommer. Il est également possible que votre entreprise ne paie pas ses employés selon un système bien établi, mais attend plutôt que leur mécontentement se manifeste avant d'effectuer des redressements, c'est-à-dire que vous essayez d'éteindre le feu avec des billets de banque.

Même établi de manière à permettre aux employées de savoir à quoi s'en tenir et jusqu'où ils peuvent aller en ce qui concerne leur salaire réel, un système de rémunération formel ne vous permettra pas de résoudre tous les problèmes liés aux relations avec le personnel. Il contribuera, toutefois, à dissiper le doute et à taire la rumeur sur ce point qui pourrait nuire à la tranquillité d'esprit et au bonheur de la main-d'œuvre; faute de quoi, votre personnel pourrait ne pas être aussi loyal et constant que vous aimeriez qu'il le soit. Quels avantages pouvez-vous en retirer? Il ne faut pas se leurrer en affaires, et c'est particulièrement vrai des petites entreprises, ce sont les bonnes gens qui peuvent faire en sorte que « ça passe ou ça casse ». Bon nombre de personnes aiment bien une intrigue, mais ce n'est pas le cas lorsque cela concerne leur rémunération. Les employés qui bénéficient d'un système de rémunération qu'ils connaissent et comprennent bien sont en mesure de juger qu'il est juste et uniforme. Ils savent à quoi s'attendre et ce qu'ils peuvent espérer recevoir. À long terme, un tel système peut vous aider à :

• recruter des employés;
• les conserver à votre emploi;
• les motiver;
• établir une base solide pour la réussite de votre entreprise.

Conception et mise en œuvre de votre système

Il n'est pas nécessaire que vous consacriez beaucoup d'argent et de temps à la mise en œuvre d'un système de rémunération formel. « Formel » ne signifie pas « complexe ». En fait, plus le système est élaboré, plus il est difficile de le mettre en pratique, de le faire connaître et de le réaliser. L'élément le plus important de la mise en place d'un système d'administration de la paye est d'obtenir l'accord et l'appui de vos directeurs et de vos superviseurs. Un plan bien défini, discuté à fond et bien compris est un élément essentiel au succès.

Les étapes à suivre pour la mise en œuvre d'un système de rémunération sont les suivantes :

• définir les emplois;
• évaluer les emplois;
• évaluer la valeur des emplois;
• mettre en œuvre le système;
• communiquer le système aux employés;
• évaluer le rendement des employés à l'aide du système.

Définir les emplois

À moins que vous ne connaissiez les spécifications et les exigences de chacun des emplois, vous ne pouvez les comparer aux fins de la paye. L'étape initiale pour mettre en œuvre un système formel est de préparer une description d'emploi pour chaque poste.

Vous serez peut-être capable de rédiger vous-même les descriptions, car le dirigeant propriétaire d'une petite entreprise a, à un moment donné ou à un autre, occupé chacun des postes. La façon la plus efficace et la plus facile de recueillir les renseignements relatifs à chaque emploi est de demander aux employés de décrire leur emploi respectif. Les superviseurs devraient par la suite réviser ces descriptions.

Préparez un simple formulaire à faire remplir par l'employé (ou par la personne qui interroge l'employé). Voilà le moment idéal pour expliquer aux employés ce que vous entendez faire. Ils doivent savoir que vous avez besoin de leur aide pour concevoir un système de rémunération - et que vous n'essayez pas de déterminer s'ils font bien leur travail - mais de déterminer la nature exacte de leurs fonctions. Ce formulaire devrait contenir les catégories suivantes :

• titre de l'emploi;
• rapport hiérarchique;
• spécifications de l'emploi;
• principale fonction (quelle est la principale responsabilité de l'emploi?).

Principales fonctions - (Dressez la liste, par ordre d'importance, des principales fonctions et estimez le pourcentage de temps que vous consacrez à chacune.)

Autres fonctions - (Dressez la liste des fonctions que vous n'effectuez pas régulièrement.)

Exigences de l'emploi

• études ou formation requises;
• expérience ou antécédents requis;
• responsabilité en matière de résultats monétaires;
• responsabilité en matière de supervision;
• conditions de travail inhabituelles.

Il vous faudra probablement un peu de temps pour préparer les descriptions d'emploi à l'aide des renseignements fournis par vos employés. Vous serez non seulement en mesure de comparer les emplois à des fins de rémunération, mais découvrirez, peut-être, que certains employés ne font pas ce que vous pensiez qu'ils faisaient ou le travail pour lequel ils ont été embauchés. Vous réaliserez peut-être que vous souhaitez apporter certains changements à leurs routines de travail. Ces renseignements peuvent également vous être utiles pour :

• embaucher, former et perfectionner les employés;
• remanier les fonctions au sein de l'organisation;
• comparer les données sur l'emploi aux fins des enquêtes sur la rémunération;
• veiller au respect des diverses lois sur les pratiques d'emploi et les taux de salaire;
• évaluer le rendement au travail compte tenu des tâches assignées.

Évaluer les emplois

Personne ne connaît une façon scientifique et précise d'évaluer la valeur exacte d'un emploi pour une entreprise. Le jugement humain est la seule manière d'accorder au travail une valeur en argent. Une bonne méthode d'évaluation des postes pour les entreprises comptant 100 employés et moins est de tout simplement établir un système de classement simple.

Conformément à un système de classement simple, les descriptions d'emploi sont comparées les unes par rapport aux autres. Elles sont classées selon les difficultés et les responsabilités de l'emploi. En utilisant votre jugement, vous vous retrouverez avec un tableau d'emplois indiquant la valeur relative de chacun d'entre eux pour l'entreprise.

Après avoir classé les descriptions d'emploi selon la valeur de chacun pour l'entreprise, vous regroupez les emplois semblables en portée et en responsabilité sous une même échelle de salaire. Puis, classez ces groupes en divers niveaux de salaire, allant du plus haut au plus bas. Le nombre de niveaux de salaire dépend du nombre total d'emplois et du genre de travail effectué dans votre organisation, mais, dans le cas d'une entreprise comptant 100 employés et moins, entre 10 et 12 niveaux de salaire sont appropriés.

Évaluer la valeur des emplois

Pour la mise sur pied de votre système de rémunération, vous n'avez eu qu'à regarder à l'interne. Pour attribuer une valeur en argent à chacun de vos niveaux de salaire, vous devez connaître les salaires versés pour des emplois similaires dans votre secteur d'activité. Comme vous avez déjà classé et regroupé les emplois en divers niveaux de salaire, vous n'aurez pas besoin de faire une enquête pour chaque emploi. Examinez les emplois de chaque niveau qui sont les plus faciles à décrire et les plus répandus dans l'industrie locale. Essayez toutefois d'analyser les emplois comportant plus d'un niveau, dactylographes novices et d'expérience par exemple.

Une enquête sur les salaires versés par les entreprises de votre localité est la meilleure façon d'apprendre le salaire que vous devriez accorder à chacun de vos emplois. Vous n'aurez probablement ni le temps ni l'argent pour effectuer cette enquête vous-même. Cela ne devrait pas causer de problème; vous devriez en effet être en mesure d'obtenir tous les renseignements nécessaires auprès d'organismes comme votre chambre de commerce locale, les plus importantes entreprises installées dans votre secteur ou d'autres sources comme Développement des ressources humaines Canada. Si vous êtes membre d'une association professionnelle, celle-ci pourrait peut-être vous aider à déterminer le salaire courant pour un ou plusieurs emplois des divers niveaux de salaire.

Lorsque vous étudiez les salaires versés dans votre secteur et que vous appliquez les renseignements recueillis à vos propres emplois, ayez soin de comparer les descriptions d'emploi, et non seulement les titres de poste. Les titres d'emploi peuvent porter à confusion; il peut en effet exister une grande différence entre les titres d'emploi d'une entreprise et les titres d'une autre entreprise. Le concierge d'une entreprise peut très bien s'appeler ingénieur du contrôle environnemental dans une autre entreprise.

Après vous être assuré que vous comparez des choses semblables, vous pouvez calculer un taux moyen (les moyennes indiquées ci-dessous sont arbitraires) pour chaque emploi et l'indiquer sur une feuille de travail comme suit :

Niveau de salaire	Poste	Salaire moyen
1	Commis-dactylo	574 $
2	Sténographe	635 $
3	Commis à la paye	687 $
4	Secrétaire	723 $
5	Commis-comptable	741 $
6	Opérateur sur ordinateur	815 $
		(etc.)

Vous devrez peut-être quelque peu ajuster les taux moyens afin de conserver un écart suffisant entre les divers niveaux de salaire. Les taux courants pour chaque niveau de salaire peuvent devenir les points médians de vos échelles de salaire (vous pouvez, bien entendu, tenir compte de la capacité de payer de votre entreprise, de la durée de la semaine de travail, de même que du type et de la valeur des programmes d'avantages offerts par votre entreprise).

Généralement, le taux minimal d'un niveau se situe à 85 % du taux médian, tandis que le taux maximal se situe à 115 % du point médian. Avec ce système, un employé peut voir son salaire augmenter de 35 % sans être obligé de changer d'emploi, c'est-à-dire qu'il bénéficie d'incitatifs au rendement, même s'il ne reçoit pas de promotion.

Vous disposez maintenant d'une échelle salariale pour chaque emploi de votre entreprise. Elle devrait ressembler à l'échelle suivante :

Échelle salariale	Minimum	Point milieu	Maximum
1	490 $	575 $	660 $
2	530 $	625 $	720 $
3	580 $	685 $	785 $
4	615 $	725 $	835 $
5	690 $	815 $	935 $
			(etc.)

Une telle échelle salariale vous permettra de déterminer la position occupée par le salaire actuel et les possibilités d'augmentation de salaire de votre employé par rapport aux taux du marché pour ce genre de travail. Vous devriez rapidement être en mesure de déterminer les endroits où des changements doivent être apportés pour vous permettre d'offrir aux employés de votre organisme des taux justes et des salaires concurrentiels par rapport à ceux versés par des entreprises semblables dans votre collectivité.

En règle générale, la planification d'une structure des salaires devrait vous permettre de lier les taux individuels de salaire, le rendement au travail et la contribution de l'employé aux objectifs de l'entreprise. Elle devrait également vous offrir une assez grande flexibilité pour réagir aux situations spéciales.

Mettre en œuvre le système

Vous disposez maintenant d'un système général, mais cela ne signifie pas pour autant que vous payez de façon générale. Vous devez accorder un salaire précis à chaque employé. Le système doit permettre les augmentations individuelles de salaire.

Pour administrer la partie du système traitant des augmentations de salaire, vous pouvez choisir entre plusieurs approches :

• les augmentations au mérite qui sont accordées pour souligner le rendement et l'apport de l'employé;
• les augmentations de promotion pour les employés affectés à un emploi différent, mais à un plus haut niveau de salaire;
• l'avancement au taux minimal pour les employés dont le salaire se situe sous le taux minimal ou le taux de salaire à l'embauchage pour le niveau de salaire;
• les augmentations de salaire accordées durant la période probatoire des nouveaux employés qui ont désormais acquis les compétences et l'expérience nécessaires pour s'acquitter efficacement de leurs fonctions;
• les augmentations d'affectation pour le temps passé à l'entreprise;
• les augmentations générales accordées aux employés pour maintenir les gains réels réalisés compte tenu des facteurs économiques et pour garder les salaires concurrentiels.

Ces approches sont les plus fréquentes, mais il en existe d'autres. La plupart des augmentations annuelles sont des augmentations basées sur le coût de la vie, la durée des fonctions ou des conditions du marché du travail. Bien entendu, vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison de ces méthodes d'augmentation de salaire.

Vous trouverez peut-être très utile de vous servir d'un formulaire pour noter les augmentations de salaire et les raisons pour lesquelles elles ont été accordées. Vous conclurez probablement que ces documents constituent des outils de référence utiles pour l'administration de la paye.

Communiquer le système aux employés

Une fois que vous avez mis en place votre système d'administration de la paye, vous devez déterminer comment vous allez en informer vos employés. Si la mise sur pied d'un bon programme est de la plus haute importance, il ne fait aucun doute que la façon d'en parler suit de près.

C'est à vous de décider comment vous allez en parler à vos employés. Certaines des méthodes les plus réussies sont l'envoi d'une note personnelle à chaque employé et l'organisation d'une réunion pour expliquer le système et répondre aux questions.

Sans égard à la méthode choisie, vous devez expliquer à vos employés, d'une façon claire, honnête et ouverte, le fonctionnement du système. Vous avez là une excellente chance de montrer votre bonne volonté à vos employés et d'établir avec eux de bonnes relations. Assurez-vous que vos superviseurs comprennent bien le système et qu'ils sont capables de l'expliquer à leur personnel. Il est également très important d'expliquer le système aux nouveaux employés et d'en faire une revue périodique avec l'ensemble des employés.

Évaluer le rendement des employés

La majorité des employés au Canada bénéficient d'un système d'augmentation des salaires au mérite, même si la plupart des augmentations sont accordées pour d'autres raisons. Cette approche nécessite un examen et une évaluation périodiques de la façon dont les employés s'acquittent des fonctions qui leur ont été assignées. Un plan d'évaluation du rendement des employés qui est efficace :

• permet d'établir une meilleure communication bilatérale entre le gestionnaire et l'employé;
• établit un lien entre le salaire, le rendement au travail et les résultats obtenus;
• offre une façon standardisée d'évaluer le rendement;
• assiste les employés à trouver des façons d'améliorer leur rendement en les aidant à comprendre les responsabilités et les attentes de leur emploi;
• définit des objectifs à atteindre pour les employés.

Une telle évaluation du rendement aide l'employé dont le travail est évalué et le gestionnaire appelé à faire l'évaluation à mieux comprendre l'entreprise. Un échange ouvert entre l'employé et son gestionnaire peut aider ce dernier à déterminer si des améliorations d'équipement, de procédures ou d'autres facteurs permettraient d'accroître le rendement d'un employé. Essayez de favoriser un climat au sein duquel les employés peuvent en tout temps et de façon informelle discuter de leurs problèmes et de leurs progrès.

Pour obtenir les meilleurs résultats, on suggère également d'utiliser un formulaire d'évaluation. Un formulaire typique inclura les facteurs d'évaluation du rendement suivants :

• Résultats atteints
• Qualité du rendement
• Volume de travail
• Efficacité du travail d'équipe au sein de l'entreprise
• Efficacité du service offert aux clients, aux fournisseurs, etc.
• Initiative
• Connaissances professionnelles
• Fiabilité

Vous pouvez concevoir votre propre formulaire en utilisant, au besoin, des exemples trouvés dans des livres sur l'administration du personnel. Vos formulaires doivent être adaptés aux emplois et respecter vos analyses des emplois.

Comment le système peut-il vous aider?

Le meilleur système salarial au monde ne vous sera pas très utile s'il n'aide pas votre entreprise. Quel avantage en retirerez-vous? La réponse est toujours la même : embaucher, garder et encourager les bons employés. Votre système salarial pourra vous aider à y arriver.

• Embaucher - Les échelles de salaire offriront des taux de salaire à l'embauchage concurrentiel afin d'attirer des employés de haut calibre.
• Garder - Le système d'évaluation du rendement et d'augmentation des salaires encouragera le rendement, la croissance et le perfectionnement au sein de votre entreprise.
• Motiver - Le système salarial constitue un objectif à atteindre pour les employés qui sont intéressés et enthousiasmés par leurs postes actuels et constitue également un incitatif au perfectionnement.

Mettre à jour le système

Pour maintenir votre système d'administration des salaires à la fine pointe, vous devez le passer en revue au moins une fois par année. Faites les ajustements nécessaires et n'oubliez pas de donner, au besoin, une formation supplémentaire à vos superviseurs. Il ne s'agit pas d'un système que vous pouvez mettre sur pied et oublier par la suite.

Au moment de l'examen annuel, demandez-vous si le système fonctionne bien pour vous. Voilà la principale question que vous devez vous poser. Employez-vous le genre d'employés que vous voulez ou devez-vous vous débrouiller avec ce que vous avez? Quel est le taux de rotation? Vos employés semblent-ils se préoccuper de l'entreprise?

Source : U.S. Small Business Administration
Préparé par : Saskatchewan Regional Economic and Co-operative Development
Traduit par : Secrétariat national, Centres de services aux entreprises du Canada