Rédiger des propositions efficaces

À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, nous sollicitons des propositions quand nous sommes à la recherche de solutions originales pour résoudre un problème. Nous demandons alors à nos entrepreneurs, fournisseurs ou consultants de nous proposer des solutions et nous choisissons la meilleure.

Il est donc important de rédiger une proposition qui se démarque des autres. Voici quelques conseils.

• Posez-nous des questions
• Comment organiser votre proposition
• Conditions essentielles
• Critères cotés numériquement
• Partie technique
• Partie administrative
• Traitez chacun des points
• Partie financière
• Suggestions et conseils
• Renseignements supplémentaires

Posez-nous des questions

Chaque demande de proposition (DDP) est unique. Lisez-la très attentivement. Examinez l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation. S'il y a des points obscurs, appelez l'agent de négociation des contrats ou le gestionnaire de TPSGC dont le nom figure à la première page de la demande de proposition. N'appelez pas vos contacts au ministère client car ceci pourrait compromettre le processus d'appel d'offres. Dans le cas de nombreuses demandes de proposition, il faut poser ses questions dans un délai précis, soit un certain nombre de jours ouvrables ou de jours civils avant la date de clôture; assurez-vous donc de poser vos questions assez longtemps avant la date limite.

Les questions et réponses de tous les fournisseurs sont compilées et renvoyées aux soumissionnaires qui ont reçu un exemplaire du document d'invitation à soumissionner afin qu'ils disposent tous de la même information.

Comment organiser votre proposition

La demande de proposition vous expliquera de façon précise comment structurer votre proposition et comment celle-ci sera évaluée. Assurez-vous de suivre les instructions à la lettre.

Passez en revue les conditions générales et les instructions standard. Veillez à remplir toutes les parties concernant les attestations nécessaires. Seules les soumissions accompagnées des certificats valides nécessaires seront évaluées.

Conditions essentielles

Avant de commencer à rédiger, notez bien les conditions qui sont essentielles - celles auxquelles il faut absolument satisfaire. Ces conditions sont évaluées objectivement sur une simple base de réussite/échec. Vous devez satisfaire à toutes les conditions essentielles pour que votre proposition soit recevable et pour qu'elle soit évaluée. Abordez directement chacune des conditions essentielles. Donnez-nous l'information dont nous avons besoin pour faire notre travail.

Critères cotés numériquement

Les critères cotés numériquement servent à déterminer le mérite technique relatif de chaque proposition. Nous les utilisons pour évaluer la « valeur ajoutée », c'est-à-dire ce qui dépasse les exigences minimales prévues dans la demande de proposition. Cette dernière indique le nombre maximal de points qui peuvent être obtenus pour chaque critère.

Lorqu'on a recours à la cotation numérique, les propositions doivent se voir attribuer un nombre minimal de points dans l'ensemble pour être considérées comme recevables, et elles doivent souvent obtenir un nombre minimal de points au regard de certains critères particuliers.

Partie technique

C'est ici que vous nous donnez habituellement le plus de détails. Vous avez l'occasion de nous montrer que vous comprenez les exigences. Décrivez, en vos propres termes, les mesures que vous prendriez et la façon dont vous exécuteriez le travail si l'on vous attribuait le contrat.

Commencez par une courte introduction qui comprend une évaluation de l'état actuel de la question et de la nécessité du projet, les objectifs du travail proposé, les raisons qui justifient la façon de procéder proposée ainsi que les avantages qui en découleront.

Décrivez et justifiez ensuite le plan de travail, la méthodologie et les techniques que vous proposez. Parlez de la faisabilité, du degré de succès escompté, des problèmes prévus et des plans d'urgence en cas de problèmes.

Indiquez les tâches précises à accomplir et les produits à livrer ainsi que précisez le calendrier de mise en oeuvre ou de livraison. Donnez des renseignements sur le nombre de personnes que vous affecterez aux diverses tâches, sur leur niveau (indiquez leur titre et non leur salaire) et sur le nombre d'heures ou de jours que durera leur affectation. Ne donnez pas de renseignements sur les prix dans cette partie.

Partie administrative

Présentez les membres de votre équipe et persuadez TPSGC que ce sont les personnes les mieux placées pour réaliser le projet. Donnez-nous des renseignements à leur sujet et expliquez la répartition des responsabilités. Faites une description de leur formation et de leur expérience et de celles de tout sous-traitant ou consultant impliqué.

Traitez chacun des points

Lorsque vous commencez à préparer votre proposition, gardez l'énoncé des travaux et les critères d'évaluation à portée de la main et reportez-vous-y parce que vous êtes tenu de répondre aux exigences énoncées dans la demande de proposition. Traitez chacun des points directement et en donnant suffisamment d'information technique et administrative.

C'est une erreur fatale de supposer, parce que vous avez déjà fait affaire avec le gouvernement ou avec ce client en particulier, que TPSGC connaît votre organisation et vos compétences. Chaque proposition est évaluée uniquement d'après son contenu.

Si vous élaborez une solution de rechange au problème décrit dans la demande de proposition et que vous aimeriez la proposer, vous devez répondre d'abord à la demande précise faite dans la demande de proposition mais vous pouvez également offrir votre solution de rechange. Ne l'offrez pas en remplacement de ce que nous demandons, sinon votre proposition pourrait être jugée non recevable. Nous pouvons accepter des écarts mineurs, mais accepter des différences majeures compromettrait l'équité du processus d'appel d'offres.

Partie financière

Cette partie doit comprendre une ventilation détaillée du prix demandé, avec énoncé des éléments de coût. La demande de proposition vous indiquera les éléments de coût qui seront pris en considération dans l'évaluation financière. Aucun autre coût ne sera retenu.

Suggestions et conseils

• Suivez l'ordre de présentation de la demande de proposition. Faites une offre complète, mais aussi concise et précise que possible.
• N'oubliez pas de fournir les renseignements suivants sur la page couverture de votre proposition :
  — le numéro de référence que vous avez attribué à votre proposition à des fins juridiques;
  — le numéro de dossier de TPSGC et la date;
  — le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre personne-ressource.
• Si votre proposition est longue, rédigez un sommaire et ajoutez une table des matières accompagnée des numéros de page.
• Mettez l'accent sur les parties qui vous donneront le plus de points.
• Marquez chaque page de la proposition de votre logo ou du nom de votre entreprise, au cas où nous voudrions séparer les pages pour permettre d'établir des comparaisons.
• Remettez-nous le nombre de copies exigées dans la demande de proposition.
• Signez la demande de proposition et annexez-la à votre proposition pour qu'elle soit exécutoire selon la loi.

Renseignements supplémentaires

Pour de plus amples renseignements sur la façon de rédiger une proposition, veuillez communiquer avec le bureau de TPSGC de votre localité.