Publications d'Industrie Canada : Guide pratique sur la distribution, l'entreposage et l'inventaire
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Note : Dans cette publication, la forme masculine désigne tant les femmes que les hommes.
Lorsque vous êtes chargé de la production d'une publication d'Industrie Canada, il peut sembler suffisant de se concentrer uniquement sur la tâche à accomplir. Pourtant, le travail ne s'arrête pas là. U'ne fois que vous avez la publication entre les mains, vous devez la mettre à la disposition du public (distribution), entreposer les exemplaires supplémentaires (entreposage) et faire un suivi tout au long du processus et par la suite (inventaire). Ces dernières étapes se dérouleront sans heurts seulement si vous vous préparez avant même d'entamer la production.
Ce guide pratique vous fournit des conseils et des listes de vérification pour vous aider à ne rien oublier des détails de la distribution, de l'entreposage et de l'inventaire — avant, pendant et après la production.
Avant d'entamer la production
Vous devez accomplir à l'avance plusieurs tâches afin que se déroulent sans problème les étapes de la distribution, de l'entreposage et de l'inventaire.
Assurez-vous...
- de consulter le conseiller désigné de la Direction générale des communications et du marketing (DGCM) afin d'évaluer la pertinence de votre publication par rapport à l'ensemble de vos activités de communication;
- pour une liste des conseillers, veuillez consulter le site intranet de la DGCM (accessible seulement aux employés d'Industrie Canada).
- de préparer un plan de distribution en consultation avec le conseiller désigné;
- vous pouvez référer vos intervenants à la librairie électronique d'Industrie Canada qui se trouve sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), publications.gc.ca. TPSGC se chargera du traitement des commandes. Il s'agit là d'une solution de rechange économique au traditionnel publipostage.
- de déterminer la durée utile de votre publication, ce qui facilitera les décisions relatives aux quantités et au budget pour l'entreposage ainsi que la gestion de vos stocks;
- de dresser un budget pour la distribution, l'entreposage et l'inventaire. Si vous prévoyez octroyer des contrats pour ces activités, vous devrez communiquer avec des fournisseurs pour obtenir des devis;
- d'obtenir un numéro d'inventaire d'Industrie Canada auprès de la DGCM afin que votre publication soit listée dans le Répertoire de documents publiés d'Industrie Canada conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada;
- d'obtenir un ISBN et un numéro de catalogue du gouvernement du Canada auprès du Programme des services de dépôt afin de permettre aux Canadiens d'avoir un accès facile et équitable à l'information du gouvernement;
- pour obtenir un ISBN ou un numéro de catalogue, consultez le site Web des Publications du gouvernement du Canada, envoyez un courriel à dsp-psd@tpsgc.gc.ca ou composez le (613) 996-7754. Une fois vos numéros obtenus, téléphonez au Programme des services de dépôt pour confirmer la quantité d'exemplaires requise (pour plus de renseignements sur le programme, consultez le site Web du Programme de service de dépôt).
- Il est important de souligner que les numéros ISBN et de répertoire sont seulement attribués aux publications sur format stable, comme les copies imprimés et les documents PDF. De plus, il faut un numéro ISBN et un numéro de répertoire pour chaque format stable d'une publication. Les numéros ISBN et de répertoire ne seront pas attribués aux publications HTML car il ne s'agit pas d'un format stable.
- d'obtenir un ISSN auprès de Bibliothèque et Archives Canada, au lieu d'un ISBN, si votre publication fait partie d'une série.
Si vous avez besoin d'aide pour gérer la production de votre publication, consultez le Guide de production d'Industrie Canada.
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Publications destinées à la vente
Même si la grande majorité des publications produites par le gouvernement du Canada sont distribuées gratuitement, il arrive que certaines publications soient destinées à la vente.
Si vous planifiez produire une publication destinée à la vente, vous devez en aviser TPSGC. Vous devez vous assurer que le contenu des publications destinées à la vente n'est pas principalement constitué de renseignements qui devraient normalement être rendus disponibles gratuitement (voir la Politique de communication du gouvernement du Canada).
La plupart du temps, TPSGC se charge de la presque totalité des éléments reliés à la production et à la distribution des publications fédérales destinées à la vente. Pour de plus amples renseignements, consultez les procédures pertinentes établies dans la politique de communication.
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Distribution
Une fois la production de votre publication terminée, il vous faut tenir compte des trois étapes de distribution suivantes :
- les livraisons de l'imprimeur
- la distribution initiale
- le traitement continu des commandes
Livraisons de l'imprimeur
L'imprimeur aura besoin de directives pour savoir où et comment livrer votre publication. Il devra également connaître le nombre d'exemplaires en français et en anglais devant être remis à chaque destinataire.
Instructions de livraison
Les instructions de livraison (voir exemple) que vous préparez pour l'imprimeur doivent expliquer comment et où livrer les publications. N'oubliez pas d'inclure le nombre d'exemplaires (en français et en anglais) devant être remis à chaque destinataire.
Demandez à l'imprimeur d'apposer sur chaque boîte une étiquette comprenant les renseignements suivants :
- titre de la publication
- nombre d'exemplaires en français et en anglais dans la boîte (évitez de mettre les deux versions dans une même boîte)
- nom et numéro de téléphone du destinataire
- adresse de livraison
- numéro de catalogue du gouvernement du Canada
- ISBN ou ISSN
- numéro d'inventaire d'Industrie Canada
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Par ailleurs, vous devrez demander à l'imprimeur...
- de livrer aux destinataires précis du projet :
- de vous envoyer environ 30 exemplaires afin que vous puissiez évaluer la qualité du produit final avant sa distribution;
- si vous faites une distribution par courrier postal, de vous faire parvenir le nombre requis d'exemplaires pour votre distribution initiale ou de les transmettre à l'entreprise que vous aurez embauchée à cette fin;
- d'envoyer le reste à votre site d'entreposage.
- de livrer aux destinataires obligatoires, notamment au Traitement des commandes d’Industrie Canada, au Programme des services de dépôt, au dépôt légal, à la Bibliothèque d’Industrie Canada, et à la Direction générale des communications et du marketing. Pour obtenir des renseignements sur les quantités requises et les instructions de livraison pour ces destinataires, veuillez consulter la section Nouvelles publications : Destinataires obligatoires.
Pour vérifier si l'imprimeur a bien livré les publications en suivant vos instructions, demandez-lui de vous fournir une copie des bordereaux de livraison signés.
Distribution et livraison sur la Colline du Parlement
Lorsque vous livrez des documents sur la Colline du Parlement (telles les trousses d'information des projets de loi) qui doivent être distribués aux députés et aux sénateurs, vous devez suivre certaines directives propres à la distribution et à la livraison. Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur ce sujet, veuillez consulter la section Distribution et livraison sur la Colline du Parlement. |
Distribution initiale
Vous pouvez vous occuper, à l'interne, de la distribution initiale de votre publication, ou octroyer un contrat à cet effet à l'imprimeur, à l'entreprise qui se charge de l'entreposage de la publication ou à une entreprise spécialisée dans l'envoi postal.
Vous pouvez annoncer votre publication de façon électronique. En vertu de l'entente entre Industrie Canada et TPSGC sur le traitement continu des commandes, vous pouvez fournir à vos destinataires un lien vers la librairie électronique d'Industrie Canada qui se trouve sur le site Web de TPSGC. Il s'agit là d'une solution de rechange économique au traditionnel publipostage. Pour plus de renseignements sur la façon d'utiliser cet outil, veuillez communiquer avec votre conseiller désigné de la DGCM (accessible aux employés d'Industrie Canada seulement).
N'oubliez pas...
- de suivre le plan de distribution que vous aurez établi en consultation avec votre conseiller désigné de la DGCM (accessible aux employés d'Industrie Canada seulement );
- de vous assurer que vous utilisez une liste d'envoi à jour;
- de rendre votre publication accessible en ligne, si vous produisez une version HTML (et PDF, le cas échéant), au moment où vous entamerez la distribution initiale.
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Conseils pour les listes d'envoi
Compte tenu que les listes d'envoi représentent votre principal outil de distribution, voici quelques conseils pour vous aider à les utiliser le plus efficacement possible.
Sources pour les listes d'envoi
- Vous pouvez compiler à l'interne des listes d'envoi personnalisées en utilisant Internet comme source d'information (pour les députés, les sénateurs et les hauts fonctionnaires, consultez les sites Web du Parlement du Canada et des Services d'annuaires gouvernementaux électroniques.
- Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour tenir à jour des listes d'envoi personnalisées à l'interne, vous pouvez octroyer un contrat à cet effet à un commissionnaire en publipostage (voir les pages jaunes sous « Listes et services d'envoi »).
Tenue à jour des listes d'envoi
- Mettez à jour vos listes d'envoi lorsque vous recevez des changements d'adresse ou des retours de sorte que vous ayez toujours sous la main des listes à jour.
- Choisissez un format qui servira de norme (pour les titres, les noms, la ponctuation, etc.) et respectez-le afin d'éviter des exercices de mise en pages longs et coûteux.
- Évitez les dédoublements.
- Corrigez toutes les erreurs d'orthographe.
- Vérifiez que les noms des personnes qui figurent sur la liste comportent une majuscule.
- Assurez-vous d'avoir des données complètes.
- Vous pouvez acheter des logiciels pour vous aider à tenir à jour vos listes d'envoi.
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Traitement continu des commandes
La DGCM a conclu une entente avec TPSGC concernant le traitement des commandes individuelles des publications d'Industrie Canada à la disposition des membres du public.
Dans le cadre de cette entente, Industrie Canada a obtenu une section réservée à ses publications pouvant être commandées sur le site de la librairie électronique de TPSGC, publications.gc.ca. Afin que votre publication puisse être ajoutée à cette section, vous devez communiquer avec la DGCM en écrivant à production.multimedia@ic.gc.ca ou en composant le (613) 948-1554 avant d'entamer la distribution initiale de votre publication.
N'oubliez pas...
- d'envoyer au moins 2 p. 100 de votre tirage à TPSGC afin qu'il puisse répondre aux commandes du public (vous devrez envoyer un nombre d'exemplaires considérablement plus élevé si vous avez l'intention de faire la promotion de votre publication de façon électronique plutôt que par publipostage) –– voir la section Livraisons de l'imprimeur ci-dessus;
- que la DGCM pourrait communiquer avec vous de temps à autre afin de regarnir les stocks;
- d'informer la DGCM lorsqu'il est temps de demander à TPSGC de recycler les publications périmées; le faire permettra d'économiser de l'espace et empêchera que de telles publications ne soient envoyées au public.
Entreposage
Pour utiliser à bon escient les deniers publics et faire un meilleur usage de l'espace, vous devriez recourir aux services d'un fournisseur et non entreposer les publications dans les locaux d'Industrie Canada.
N'oubliez pas...
- de dresser un budget pour les coûts liés à l'entreposage;
- de tenir à jour une liste de toutes les publications et du lieu où elles sont entreposées;
- de vous assurer que les publications sont entreposées de façon à y accéder facilement;
- de garder les documents confidentiels ou secrets dans un lieu sûr;
- de recycler régulièrement vos publications périmées pour économiser les coûts d'entreposage.
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Conseils liés au suivi et aux rapports
Faire le suivi de certaines données concernant vos publications et produire régulièrement des rapports peuvent être utiles à plus d'un égard — d'abord et avant tout pour planifier la production d'autres publications et pour dresser des budgets.
Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :
Distribution
- les coûts de distribution initiale (les frais d'affranchissement, les frais de messagerie, etc.)
- la quantité imprimée initialement
- la quantité distribuée initialement
- les secteurs/organismes/personnes qui ont reçu la publication
Entreposage
- les coûts d'entreposage
- les lieux où sont entreposées les publications
- la quantité entreposée
Inventaire
- les coûts d'inventaire (coûts liés à la production de rapports, au traitement continu des commandes, etc.)
- le reste des publications à votre disposition
- les publications commandées (dates et quantités)
- les secteurs/organismes/personnes qui les ont reçues
- les réimpressions (dates et quantités)
- les publications recyclées
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Inventaire
Si vous dressez un inventaire de vos publications, vous saurez toujours où elles se trouvent et vous connaîtrez la quantité dont vous disposez et celle dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir. Des pratiques d'inventaire bien établies peuvent grandement contribuer à la planification de la production d'autres publications et entraîner des économies d'argent.
N'oubliez pas...
- de procéder régulièrement à l'inventaire de toutes vos publications (vous pourriez ajouter cet élément au contrat de l'entreprise qui se charge de l'entreposage des publications);
- de réimprimer les publications, au besoin, lorsque les réserves diminuent;
- de déterminer si vos publications doivent être recyclées, mises à jour ou réimprimées, en vous basant sur leur durée utile.
Renseignements
Si vous avez besoin d'aide ou de plus amples renseignements concernant la distribution, l'entreposage et la tenue de l'inventaire, n'hésitez pas à communiquer avec la Section des services du multimédia de la DGCM en écrivant à production.multimedia@ic.gc.ca ou en composant le
(613) 948-1554.
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