Planification et formalités administratives
Sommaire
Une bonne planification est essentielle, car cela garantira que votre publication :
- répond aux besoins du public cible;
- ne fait pas double emploi avec d’autres produits ministériels.
Si vous êtes responsable de la production d’une publication, assurez-vous qu’elle figure dans la Base de données de l'édition (pour les employés d'Industrie Canada seulement). Cet outil aide à planifier et à coordonner l’édition au sein du Ministère.
Vous pouvez produire une publication de qualité sans gaspiller d’argent. Pour cela, vous devez vous y prendre suffisamment tôt.  Une fois votre publication produite, vous devrez la faire parvenir à votre public cible. Lorsque vous planifiez la production de votre publication, vous devriez songer à vos besoins en matière de distribution et d'entreposage. Consultez le document Publications d'Industrie Canada : Guide pratique sur la distribution, l'entreposage et l'inventaire pour obtenir des renseignements sur la façon de gérer votre publication une fois produite.
Personnes concernées
Client
Le client est la personne qui vous a demandé de produire la publication, et vous devez lui rendre des comptes.
Conseiller en communication
Chaque client a un conseiller en communication attitré. Bien avant le début de la production, le client devrait communiquer avec son conseiller qui a pour rôle :
- d’aider à transmettre le message le plus clairement et efficacement possible;
- de donner des conseils sur la pertinence du produit;
- d’aider à préparer une stratégie de communication;
- d’aider à cerner les publics cibles.
Fournisseurs
Vous pouvez confier le travail de chaque étape de la production (p. ex. révision, traduction, conception graphique et impression) à des fournisseurs extérieurs. Lorsque vous communiquez avec des fournisseurs pour savoir s’ils sont disponibles, informez-les des spécifications requises et demandez-leur un devis écrit détaillé sur le travail à effectuer et les coûts afférents.
Commencez toujours par vérifier s’il existe une offre à commandes ministérielle pour le produit ou le service voulu. Dans l’affirmative, préparez une commande subséquente à une convention d’offre à commandes ministérielle.
S’il n’existe pas d’offre à commandes pour le produit ou le service voulu, remplissez soit un bon de commande pour biens et services ou le
formulaire 9200 de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou faites un contrat de services, selon le cas.
Demandez à votre agent administratif de vous aider à remplir ces formalités administratives.
Rencontre préliminaire
Ne vous lancez pas tête première dans la production! D’abord, rencontrez votre client et son conseiller en communication afin de discuter des divers volets du projet et de vous faire une bonne idée du produit souhaité.
Utilisez la liste de vérification intitulée Nouveau projet — Questions et considérations clés afin de réunir tous les renseignements qu’il vous faut.
Si l’une ou l’autre des spécifications du produit change pendant la production, n’oubliez pas d’évaluer les répercussions sur le calendrier et les coûts. Parlez-en avec votre client avant de continuer et obtenez son accord écrit.
Dossier de travail
Ouvrez un dossier de travail dans lequel vous classerez tous les documents relatifs au projet, entre autres :
Gardez votre dossier de travail en règle afin que d’autres puissent le consulter facilement.
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