Secteur de la formation linguistique en Allemagne

10. Travailler avec un agent ou un organisateur local

10.1 Avantages et inconvénients

Les agents et les organisateurs ont toujours eu une forte présence en Allemagne. Bien que de nombreux clients cherchent des programmes d'échange sur Internet, la grande majorité des élèves d'écoles secondaires préfèrent poser leur candidature ou effectuer leur réservation auprès d'organismes implantés en Allemagne. Les agences divulguent parfois l'identité de leurs écoles canadiennes, ce qui permet aux élèves de faire des recherches sur l'école qui les intéresse sur Internet.

Comme l'extrait suivant l'indique, les prestataires d'éducation nord-américains ne s'accordent pas tous sur l'utilisation des agents dans le recrutement des élèves.

10.2 Rôle du partenaire d'échange allemand

Les prestataires d'éducation canadiens ont la possibilité de travailler seuls, en se reposant sur des applications directes, ou d'utiliser des partenaires locaux pour améliorer le recrutement des élèves. Dans l'industrie, on pense souvent que les élèves comme les parents accordent de la valeur à une série de services que seul un organisme national peut proposer.

Les organismes allemands ont donc un rôle de premier plan dans le marché allemand comme source de renseignements ainsi que comme source de tranquillité sur le plan juridique.

10.3 Fonctions et services d'un partenaire d'échange allemand

On conseille aux prestataires d'éducation de suivre la liste de vérification suivante au moment de chercher des agents ou des organismes pour les représenter dans leur marché national. Les organismes allemands réputés doivent pouvoir régler la plupart des problèmes dans une certaine mesure.

Les agents, organisateurs et organismes d'échange doivent

• comprendre le style de vie, le milieu socioculturel et les besoins scolaires des élèves allemands et avoir choisi des programmes et des écoles en conséquence.
• préparer des brochures, des présentations en ligne et d'autres solutions de marketing qui présentent le produit avec assez de détails pour satisfaire aux besoins, aux désirs et aux sensibilités des clients éventuels du marché source concerné. Les bonnes brochures donnent des descriptions détaillées de chaque école.
• bien connaître le marché et être capable de le pénétrer de façon créative ou unique.
• maintenir une relation d'affaires et de travail à long terme avec les conseils scolaires, les écoles ou les partenaires de service d'éducation canadiens qu'ils représentent pour faciliter le partage de conseils et de recommandations détaillés concernant les clients.
• jouer un rôle de conseil essentiel en prenant le temps nécessaire pour bien transmettre les particularités et les forces des différentes écoles aux élèves de façon personnalisée afin de faire un mariage parfait entre l'école et l'élève.
• être le fournisseur principal responsable des services fournis par les sous-traitants. Cela place les clients dans une situation juridique avantageuse puisqu'ils traitent seulement avec un fournisseur responsable du forfait complet (plutôt que d'être renvoyés à des prestataires de services secondaires, p. ex., des écoles à l'étranger, qui appliquent les lois et les conditions de vente locales de leur domicile). Comme les clients sont de plus en plus conscients des répercussions juridiques de ces situations, ce point est très important pour eux.
• appartenir à une association ayant un programme d'assurance de la qualité qui offre aux parents et aux élèves une marque de qualité facilement reconnaissable.
• bénéficier d'une protection en cas d'insolvabilité au nom du client. Cela veut dire qu'en cas d'insolvabilité (p. ex., de l'organisateur de voyage ou de son sous-traitant), les frais déjà engagé par les clients seront remboursés.
• souscrire des assurances particulières (surtout l'assurance maladie) obligatoires pour les élèves participant à des programmes d'échange dans leur pays d'accueil et, si nécessaire, offrir aux clients un forfait sur mesure conçu spécialement pour les programmes d'échange.
• réserver les vols et aider les clients à se préparer au départ. Certains organismes proposent des vols accompagnés à partir d'un certain nombre d'élèves voyageant ensemble.
• mener un processus de sélection minutieux pour n'inclure que les élèves les plus susceptibles de réussir.
• faciliter la communication entre les clients potentiels et les élèves qui ont déjà participé à des programmes semblables et qui peuvent relater leur expérience de première main. La plupart des organisateurs donnent le numéro de téléphone d'anciens élèves dans leur matériel publicitaire.
• réduire la probabilité d'un choc culturel chez les élèves et leur insatisfaction au sein des familles d'accueil en les préparant bien (p. ex., en donnant des renseignements détaillés sur le pays d'accueil pour que leurs attentes soient raisonnables).
• éliminer la barrière linguistique. Vu la pléthore de conditions formelles, les élèves et les parents seraient très intimidés s'ils devaient entreprendre le processus de demande et d'inscription dans une langue étrangère. Évidemment, les clients préfèrent affronter ce processus dans leur langue maternelle avec quelqu'un à portée de main pour les guider (c.-à-d., l'organisme allemand), plutôt que de devoir faire des appels transatlantiques, tenir compte des différents fuseaux horaires et éventuellement créer des malentendus. Les agents peuvent communiquer directement avec le candidat dans une langue commune et, ainsi, assurer une bonne compréhension.
• maintenir les renseignements sur les demandes de visa à jour et proposer de l'aide dans le processus de demande et d'obtention du visa, y compris pour remplir les formulaires, et proposer des services de traduction au besoin.
• établir un partenariat de confiance avec les parents en organisant des événements de réseautage, des fêtes pour les élèves qui rentrent au pays et des séances d'information pendant le séjour à l'étranger.
• proposer des solutions aux problèmes et régler les problèmes liés au programme qui se posent dans le pays d'accueil.

10.4 Trouver un agent

10.4.1 Approche directe

10.4.2. Conseillers internationaux pour l'éducation et les salons (ICEF)

Les ICEF agissent comme intermédiaires entre les prestataires d'éducation et les agents, et parrainent un atelier à Berlin qui devient un outil de réseautage de plus en plus populaire. La devise de l'organisme est : sous-traiter le recrutement des élèves internationaux aux conseillers en éducation et aux agents d'études à l'étranger.

L'extrait suivant, pris de leur site Internet, décrit leurs ateliers.

10.4.3 Service de l'International Education Network (IEN)

Récemment fondé par les conseillers en éducation Thomas Terbeck et Ramon Tissler, le service de recrutement d'agents de l'International Education Network peut apporter une aide précieuse aux prestataires d'éducation qui cherchent un agent local.

L'extrait suivant provient du site Web de l'INE :