Examen du Système canadien de reconnaissance de la ségrégation 2006-2007

1.0 Présentation du programme et de son évaluation

Le rapport présente les résultats de l'évaluation du Système canadien de reconnaissance de la ségrégation (SCRS) offert par la Commission canadienne des grains (CCG).

1.1 Profil du programme

1.1.1 Raison d'être et objectifs du programme

Le programme SCRS est fondé sur le cadre des normes ISO 9000:2000, et il est spécifiquement axé sur l'industrie du grain. Il comprend un système de production et de manutention du grain qui permet de préserver les caractéristiques individuelles ou uniques des lots de grain qui transitent dans le réseau de manutention.

Les objectifs du SCRS sont les suivants :

• Fournir un processus de certification indépendant des programmes et des processus de ségrégation à l'intention de l'industrie du grain;
• Offrir des services d'accréditation aux fournisseurs de services agréés (FSA);
• Maintenir des normes SCRS ainsi que des méthodes de gestion de la qualité à l'appui des activités connexes.

La norme de la CCG applicable aux programmes de ségrégation est une norme canadienne nationale applicable à tous les types de cultures qui transitent dans la chaîne d'approvisionnement au Canada.

1.1.2 Aperçu du programme

La ségrégation est un processus ou un mécanisme qui permet de préserver l'identité d'un produit en le gardant à part des autres produits et en effectuant un suivi documenté. La ségrégation se définit comme un processus qui permet la manutention, le conditionnement, la transformation et la livraison d'un produit cultivé, le plus souvent sous contrat. La ségrégation exerce un contrôle qui permet faire en sorte que l'identité unique du produit en question ait été préservée depuis le semis jusqu'à sa livraison à l'utilisateur final .

Dans l'usage courant, le terme ségrégation semble désigner de manière interchangeable le processus et le résultat de ce processus¹.

En décembre 1998, la CCG a entrepris, en collaboration avec les parties intéressées², de publier un document de travail intitulé Systèmes de ségrégation dans l'industrie céréalière canadienne, qui décrivait le cadre d'élaboration et de mise en œuvre d'un système de ségrégation.

En mars 2003, la CCG, en partenariat avec l'Institut canadien des semences, a annoncé la mise sur pied du SCRS et la création d'un programme pilote pour les sociétés céréalières intéressées.

La certification du SCRS est plus généralement proposée aux compagnies de manutention du grain qu'aux exploitations agricoles, parce que leurs activités gravitent autour de la manutention et non de la production du grain. Les compagnies agréées pour utiliser le SCRS négocient des contrats avec les agriculteurs qui cultivent le grain et qui acceptent de se plier à des critères rigoureux. Ces conditions comprennent la déclaration des cultures antérieures dans les champs qui recevront la culture destinée à la ségrégation, l'imposition de distances de séparation avec les autres cultures ainsi que le respect de normes pour la récolte et le stockage à la ferme.

1.1.3 Volets du programme³

Le SCRS exige que les compagnies qui vendent des produits issus de leur programme de ségrégation possèdent des méthodes de gestion de la qualité aux étapes de la production, de la manutention et du transport du grain et des produits du grain. Ces méthodes permettent de fournir une documentation complète et assurent la traçabilité des produits depuis le semis jusqu'à bord des navires ou chez les transformateurs finaux au Canada.

Les volets du programme sont les suivants :

1. Dans le cas des programmes de ségrégation, la norme du système de gestion de la qualité détermine ce que le programme doit permettre d'accomplir, compte tenu de la nécessité de cerner et de respecter les attentes des clients.
2. Évaluation de la conformité - Des vérifications sont menées au sujet des programmes de ségrégation afin d'assurer le respect des normes (surveillance annuelle et vérification de renouvellement de la certification aux trois ans).
3. Le certificat de reconnaissance assure à l'acheteur que le processus de ségrégation fonctionne bien et qu'il respecte la norme du SCRS de la CCG.

1.1.4 Gouvernance - Rôles et responsabilités

La responsabilité générale du programme SCRS relève de la commissaire en chef de la CCG, qui délègue cette responsabilité au directeur des Services à l'industrie (SI).

La CCG est responsable des tâches suivantes :

• L'agrément et la surveillance des fournisseurs de services agréés qui vérifient les programmes de ségrégation de l'industrie des grains;
• La certification des programmes de ségrégation de l'industrie des grains en fonction des résultats de la vérification indépendante de ces programmes exécutée par des fournisseurs de services agréés (FSA).
• Le maintien des normes et des procédures de gestion de la qualité qui soutiennent ces activités.

1.1.5 Ressources

Le directeur des SI confie la responsabilité du programme au gestionnaire du Système de reconnaissance de la ségrégation du grain à l'échelle canadienne. Le programme emploie deux personnes à temps plein. Le budget du programme a été fixé à 260 988 $ pour l'exercice financier 2006-2007.

1.2 Évaluation

1.2.1 Justification de l'examen

La CCG a entrepris l'examen du SCRS conformément au plan de vérification axé sur les risques de 2006-2007 approuvé par le Comité de gestion de la direction de la CCG.

1.2.2 Objectifs de l'examen

• Évaluer la réussite du programme
• Évaluer la pertinence du programme (le programme contribue-t-il à l'obtention des résultats stratégiques ?)

1.2.3 Portée de l'examen

L'examen portait sur les activités de la CCG qui se rapportent au SCRS, comme suit :

• Processus d'agrément
• Établissement des normes
• Publications (normes, site Web)

1.2.4 Approche et méthode

Cet examen s'appuyait sur de l'information rassemblée à partir des sources/activités suivantes :

• L'examen des objectifs du programme avec le gestionnaire du programme
• L'examen des normes SCRS⁴
• Des entrevues avec la direction et le personnel du SCRS
• Une revue de la documentation sur la ségrégation (ouvrages, documents de travail, études, nouveaux articles)
• L'examen du site Web du SCRS
• Un sondage auprès de plusieurs entreprises agréées pour utiliser le SCRS

L'examen a eu lieu du 1^er octobre au 9 novembre 2006.

2.0 Résultats

2.1 Résultats généraux

Vingt-deux compagnies exploitant 61 installations agréées sont inscrites au programme SCRS. Ces compagnies varient en envergure, allant des petits négociants de semences aux multinationales comme Cargill et Maple Leaf Foods International.

Le programme SCRS compte également trois fournisseurs de services agréés (FSA). Le rôle de ces FSA, qui sont agréés par la CCG, consiste à fournir des services de vérification indépendante aux entreprises intéressées à obtenir ou à renouveler leur certification SCRS. La norme NFSA CCG 2.0.0⁴ énonce les exigences applicables aux FSA et le processus à suivre pour être agréé.

Les normes du SCRS sont fondées sur la norme ISO, rajustée pour assurer un rendement optimal dans le contexte des activités de manutention du grain.

Le coordonnateur du SCRS de la CCG s'occupe du maintien des normes. Toutes les modifications touchant le fond ou la forme des normes sont notées dans un registre des modifications qui fait partie de la documentation rattachée aux normes. Dans ce registre figurent la teneur et la page des modifications, l'auteur et la date de l'inscription.

Un processus de vérifications parallèles appliqué par le conseiller en certification et en accréditation du SCRS de la CCG permet de minimiser le risque d'erreurs dans le processus d'agrément au SCRS. Ces vérifications ont deux buts :

1. Valider les résultats de la vérification et fournir des assurances additionnelles concernant la conformité du système d'assurance-qualité de la compagnie par rapport à la norme SCRS;
2. Valider et confirmer l'agrément des FSA.

2.2 Réussites du programme

Depuis sa mise en œuvre en 2003, le programme SCRS a permis de certifier 22 sociétés céréalières et d'agréer trois fournisseurs de services. Le programme prend actuellement de l'essor : il pourra bientôt être assorti d'autres certifications pertinentes⁶.

L'élargissement du programme SCRS, qui vise à l'offrir parallèlement à d'autres certifications pertinentes, présente des risques pour la CCG et pour son propre SCRS. L'éventualité que les autres programmes de certification présentent des risques potentiels ou réels pourrait nuire à la perception que l'industrie (sociétés céréalières, acheteurs de grain, etc.) ont du programme SCRS. L'examen ne portait pas sur les autres programmes de certification. Il n'a donc pas permis de présenter de résultats au sujet de l'intégrité, de la pertinence ou de l'efficacité de ces programmes.

Recommandation : Afin de minimiser les risques, la CCG et le programme SCRS devraient clairement délimiter les rôles et les responsabilités de toutes les parties concernées par les co-programmes de certification, et communiquer cette information à tous les intervenants qui participent au programme SCRS.

Un sondage mené auprès de quatre participants⁷ du programme SCRS a montré que tous étaient très satisfaits de la structure du programme, de son mode d'exécution et des exigences au chapitre de la documentation. Trois répondants ont mentionné que le programme était à la hauteur de leurs attentes et qu'il leur servait comme système de gestion de la qualité et comme outil de mise en marché pour leurs programmes de ségrégation. Un répondant a mentionné que sa compagnie était agréée mais qu'elle n'avait pas encore eu la possibilité d'utiliser pleinement le programme SCRS.

Lorsqu'on leur a demandé de suggérer des améliorations au programme, tous les répondants ont mentionné que, dans l'ensemble, le système était à la hauteur de leurs attentes et qu'il n'avait pas besoin d'améliorations substantielles. Deux répondants ont indiqué que l'exigence de vérification annuelle était trop complexe et que la vérification de renouvellement de la certification aux trois ans suffirait. Un répondant a recommandé de simplifier les procédures administratives liées à la documentation. Enfin, un répondant a mentionné qu'il s'attendait à ce que les procédures administratives liées à la documentation soient fastidieuses. En réalité, trois après avoir mis en œuvre le programme, il trouve que la charge administrative est moins lourde que prévu.

Dans le rapport de l'examen réalisé par COMPAS⁸ et présenté au Parlement, il est mentionné que certaines des sociétés céréalières invitées à donner leur avis ont indiqué que « (le SCRS est) un dédoublement inutile des procédures mises en place par la société selon les systèmes mieux connus que sont le plan HACCP et la certification ISO⁹ ». Cet avis va à l'encontre des résultats du sondage; vu la nature non exhaustive de l'examen, il n'a pu être vérifié de manière indépendante.

La mise en œuvre et le maintien du programme SCRS par la CCG semble être une réussite.

2.3 Compatibilité du SCRS avec les résultats stratégiques de la CCG

Résultat stratégique n° 1 de la CCG :

Un système d'assurance de la qualité du grain qui répond aux exigences changeantes des marchés céréaliers canadiens et internationaux¹⁰.

Le SCRS est un outil de vérification volontaire dont disposent les membres de l'industrie pour faire garantir de manière indépendante les processus auxquels ils ont recours tout au long de la chaîne d'approvisionnement, du producteur à l'expéditeur, pour assurer la traçabilité et livrer les qualités précises exigées par certains acheteurs canadiens et internationaux.

Le programme SCRS semble être compatible avec le Résultat stratégique n° 1 de la CCG.

3.0 Énoncé d'assurance

D'après le sondage auprès des participants du programme et l'examen de la documentation pertinente, le programme SCRS semble avoir permis de mettre en œuvre et d'offrir un système de ségrégation efficace aux sociétés céréalières canadiennes. La CCG devrait continuer d'offrir le programme SCRS.

notes

¹ Identity Preserved Systems - A Reference Handbook - Dennis Strayer.

² Parties intéressées : la CCB, l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS), AAC, l'Association des silos de collecte, l'Association des silos terminaux, entre autres.

³ Le modèle d'exécution du SCRS est décrit à l'annexe 1

⁴ La liste des normes du SCRS est fournie à l'annexe 2.

⁵ La norme du SCRS a été élaborée de concert et en collaboration avec la CCB, l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS), AAC, l'Association des silos de collecte et l'Association des silos terminaux, entre autres.

⁶ L'approche basée sur le système de maîtrise des risques et de contrôle des points critiques (HACCP) permet de cerner les dangers d'ordre microbiologique, chimique et physique pour les aliments et de protéger la chaîne d'approvisionnement en conséquence (programme d'échantillonneur agréé et programme d'échantillonnage agréé).

⁷ Les questions du sondage et les noms des participants sont fournis à l'annexe 3.

⁸ Examen de la Loi sur les grains du Canada et de la Commission canadienne des grains conformément à une exigence de la Loi sur les grains du Canada - Demande n° 01C15-05AJ01/ A - COMPAS Inc. 15 août 2006.

⁹ Organisation internationale de normalisation.

¹⁰ Commission canadienne des grains - Rapport sur les plans et les priorités 2006-2007.

Annexe 2

Annexe 2

Normes de la CCG applicables aux compagnies agréées pour utiliser le SCRS :

• NS CCG 1.0.0 - Norme du Système de gestion de la qualité pour les programmes de ségrégation de la CCG
• Guide CCG 1.0.0 - Guide de la Norme du Système de gestion de la qualité pour les programmes de ségrégation de la CCG
• PSQ-PI CCG 1.1.0 - Certification d'un programme de ségrégation en vertu du Système canadien de reconnaissance de la ségrégation

Normes de la CCG applicables aux fournisseurs de services agréés du SCRS :

• NFSA CCG 2.0.0 - Exigences générales applicables aux fournisseurs de services agréés par la CCG
• PSQS CCG 2.1.0 - Accréditation et surveillance des fournisseurs de services de la CCG

Annexe 3

Sondage auprès des utilisateurs externes du programme SCRS

Le but du sondage était de vérifier le degré de réussite du programme SCRS. Le sondage s'adressait aux clients externes du programme SCRS.

1. Pourquoi votre organisation a-t-elle choisi le SCRS?
2. Comment utilisez-vous le SCRS? (outil de commercialisation, etc.)
3. Quelles sont vos attentes vis-à-vis du SCRS? (système de suivi, nouveaux marchés, requis par les clients, etc.)
4. Le SCRS a-t-il répondu à vos attentes? Expliquez comment.
5. Êtes-vous satisfait du SCRS?
6. Y a-t-il des aspects du SCRS que vous aimeriez voir améliorés?

Clients contactés aux fins du sondage sur le SCRS :

Beechwood Agri Services - Paul Kremer
Shanks Seeds Ltd. - Neil Shanks
Veikle Seeds Ltd. - Carl Veikle
Thompson Ltd. - Bob Henricks

Plan d'action de gestion

Le Plan d'action de gestion est disponible sous format pdf seulement. Veuillez consulter la page d'aide qui renferme des renseignements sur la façon de visualiser, imprimer et télécharger les fichiers PDF.

• Plan d'action de gestion (PDF)

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