Préface du Répertoire 2007 des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules

Bienvenue!

Veuillez noter que la préface du Répertoire des établissements d'hébergement et cellle du Répertoire des entreprises de location de véhicules est amalgamée. Si vous désirez plus d'information sur les modalités et conditions des Offres à commandes, vous pouvez visionner ceux-ci en suivant un des liens ci-dessous.

Services à la clientèle

• Qualité des services
• Trop-perçus
• Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux
• Inscription d'établissements d'hébergement ou d'entreprises de location de véhicules non répertoriés
• Soutien technique

Comment faire des réservations

• Réservations par l'entremise de Travel AcXess Voyage
• Réservations directes avec l'établissements d'hébergement ou l'entreprise de location de véhicules
• Annulations

Informations additionnelles

• Directive du Conseil du Trésor sur les voyages
• Les programmes de fidélisation
• Entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables

• Identification du gouvernement requise
• Limites de frais d'hébergement à l'étranger
• Établissements autochtones
• Cotes écologiques
• Dates non disponibles et services additionnels pour les établissements dans les «marchés choisis»

• Identification du gouvernement requise
• Assurances
• Fournisseur le plus économique
• Contrôles manuels pour les personnes à mobilité réduite
• Véhicules hybrides et carburants alternatifs
• Catégories de véhicules par entreprises de location
• Catégories de véhicules
• Exceptions et surcharges pour les locations aux États-Unis
• Numéros des Offres à commandes
• Tarifs hebdomadaires et mensuels pour les entreprises de location de véhicules situées dans les «marchés choisis»

Qualité des services

En tant que critère minimum, les établissements d'hébergement indiqués sont tenus d'être sécuritaires, propres et confortables. Les plaintes concernant l'établissement ou les services offerts devraient être portés à l'attention de la gestion de l'établissement et à la Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux de TPSGC.

Les plaintes concernant les services offerts par une entreprise de location de véhicules devraient être portés à l'attention de l'entreprise de location et à la Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux de TPSGC.

Chaque plainte est enquêté par TPSGC et est soumise à l'établissement d'hébergement ou à l'entreprise de location en question ou à son bureau chef afin résoudre le problème, en temps approprié. TPSGC se réserve le droit de radier du Répertoire les établissement d'hébergement ou les entreprises de location de véhicules qui ne prendront pas les mesures correctives appropriées.

Trop-perçus

Dans le cas où un établissement d'hébergement ou une entreprise de location de véhicules inscrit aurait exigé un prix trop élevé, les employés qui ont fait faire leur réservation par le fournisseur des services de voyages du gouvernement, American Express Canada inc., devraient avoir recours à celui-ci pour corriger la situation. Autrement, il incombe au ministère employeur de réclamer le trop-perçu de l'établissement d'hébergement ou de l'entreprise de location de véhicules concerné. La demande de remboursement doit être accompagnée d'une copie de la facture.

Si, pour quelque raison que ce soit, l'établissement d'hébergement ou l'entreprise de location de véhicules refuse de rembourser le trop-perçu sur le prix convenu, tous les renseignements et documents pertinents devraient être envoyés à la Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux de TPSGC.

Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux

Violet Mason
Chef, Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux
Tél.: (613) 948-1892
Fax.: (613) 948-1928
Courriel : violet.mason@tpsgc.gc.ca

ou

Bob Saumur
Agent de service à la clientèle, Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux
Tél.: (613) 948-8099
Fax.: (613) 948-1928
Courriel : bob.saumur@tpsgc.gc.ca

ou à notre adresse générale de courriel : pwgsc.travelservices@tpsgc.gc.ca

TPSGC
Direction de la gestion des transports
Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux
11, ave. Laurier ouest, 13ème étage
Ottawa (Ontario) Canada  K1A 0S5

Inscription d'établissements d'hébergement ou d'entreprises de location de véhicules non répertoriés

Les employés sont invités à recommander des établissement d'hébergement ou des entreprises de location de véhicules qui ne sont pas inscrits au Répertoire. Bien que ces fournisseurs ne seront pas incrits au Répertoire courant, ils seront invités à soumissionner des tarifs pour le Répertoire de l'année suivante. En l'occurrence, il faut communiquer l'adresse complète, y compris le code postal et le numéro de téléphone de l'établissement ou de l'entreprise en question à :

François Dicaire
Agent d'approvisionnement
Tél: (613) 952-1071
Fax: (613) 948-1928
Courriel: francois.dicaire@tpsgc.gc.ca

Adresse postale:

TPSGC
Direction de la gestion des transports
Programmes des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules
219, ave. Laurier ouest, 13ème étage
Ottawa (Ontario) Canada  K1A 0S5

Soutien technique

Pour obtenir du soutien technique concernant ce Répertoire, veuillez communiquer avec l'une des personnes suivantes :

François Dicaire
Agent d'approvisionnement
Tél: (613) 952-1071
Fax: (613) 948-1928
Courriel: francois.dicaire@tpsgc.gc.ca

Adresse postale:
Voir l'item précédant.

Réservations par l'entremise de Travel AcXess Voyage.

Les employés des ministères et organismes fédéraux qui participent au Service des voyages du gouvernement (SVG) peuvent faire leurs réservations d'hébergement ou de location de véhicules par l'intermédiaire des bureaux du fournisseur du SVG, Travel AcXess Voyage, dans leur région. Le fournisseur du SVG aidera avec la résolution de plaintes dans le cas où il a fait la réservation pour le compte de l'employé.

Réservations directes avec l'établissement d'hébergement ou l'entreprise de location de véhicules

Établissements d'hébergement

La personne qui fait la réservation directement avec un établissement d'hébergement doit indiquer clairement qu'elle réserve une chambre pour un employé du gouvernement fédéral en voyage d'affaire (préciser le nom du ministère et la direction) et demander le tarif du gouvernement. La réservation ne devrait pas être acceptée si le tarif est plus élevé que celui qui apparaît dans ce Répertoire. Si l'établissement refuse d'accorder le tarif du gouvernement, veuillez communiquer avec la Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux de TPSGC pour obtenir de l'aide.

Les établissement d'hébergement qui ont fourni un numéro sans frais pour inscription dans ce Répertoire acceptent de respecter le tarif du gouvernement quand ce numéro est utilisé pour faire une réservation. Veuillez noter que les établissements qui n'ont pas fourni de numéro de téléphone sans frais pourraient refuser d'offrir le tarif du gouvernement lorsqu'une réservation est faite par l'entremise d'un numéro semblable.

L'employé, au moment de s'inscrire au registre, devra reconfirmer que le bon tarif du gouvernement est demandé, et devra produire une preuve de son statut d'employé de l'état en voyage en service commandé, si demandé.

Entreprises de location de véhicules

La personne qui fait la réservation directement avec une entreprise de location de véhicules doit indiquer clairement qu'elle réserve un véhicule pour un employé du gouvernement fédéral en voyage d'affaire (préciser le nom du ministère et la direction) et demander le tarif du gouvernement (mentionner le code de tarif du gouvernement qui se trouve dans le Répertoire sur la page d'information de l'entreprise, s'il y a lieu). La réservation ne devrait pas être acceptée si le tarif est plus élevé que celui qui apparaît dans ce Répertoire. Si l'entreprise de location de véhicules refuse d'accorder le tarif du gouvernement, veuillez communiquer avec la Section des services à la clientèle pour les voyages gouvernementaux de TPSGC pour obtenir de l'aide.

L'employé, au moment de prendre possession du véhicule, devra reconfirmer le tarif du gouvernement, et devra produire une preuve de son statut d'employé de l'état, si demandé.

Annulations

Si les projets de voyage sont modifiés, il incombe á l' employé d'informer soit le fournisseur des Services de voyage du gouvernement, Travel AcXess Voyage, ou l'établissement d'hébergement ou la compagnie de location de véhicules de toute annulation, faute de quoi il pourrait recevoir une facture pour la location de la chambre ou du véhicule. Les personnes qui appellent pour annuler des réservations doivent s'identifier au préposé, demander le nom de ce dernier ainsi que le numéro d'annulation et noter l'heure et la date de la demande d'annulation.

Directive du Conseil du Trésor sur les voyages

Établissement d'hébergement

Il est à noter qu'un fonctionnaire voyageant pour le compte de l'état n'est pas nécessairement autorisé à loger à un établissement d'hébergement du fait que celui-ci est inscrit dans le présent Répertoire. Il incombe à l'employeur d'autoriser le logement où l'employé séjournera conformément à la directive actuelle du Conseil du Trésor sur les voyages. S'il y a divergence entre l'information fournie dans ce Répertoire et la directive du Conseil du Trésor sur les voyages, la directive aura préséance.

Location de véhicules

Les employés du gouvernement fédéral qui prévoient voyager en service commandé au moyen d'un véhicule de location devraient se référer à la directive actuelle du Conseil du Trésor sur les voyages (partie III, section 3.1.11(c)) concernant les véhicules conduits par les employés. S'il y a divergence entre l'information fournie dans ce Répertoire et la directive du Conseil du Trésor sur les voyages, la directive aura préséance.

Les programmes de fidélisation

Les employés du gouvernement fédéral peuvent s'inscrire à des programmes de fidélisation et bénificier de leurs avantages pour leurs voyages personnels ou d'affaire, et ce , sans frais additionnels pour le Canada.

Si vous avez des questions concernant les programmes de fidélisation, veuillez communiquer avec votre Coordonnateur ministériel désigné de voyages du gouvernement. Une liste des coordonnateurs est disponible sur le site suivant :

http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/dtcl-lcmv_f.asp

Entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables

Certains établissements et certaines entreprises de location de véhicules ont accepté de faire bénéficier de leurs tarifs gouvernementaux les entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables, les experts-conseils ou les conseillers qui travaillent à contrat pour le compte d'un Utilisateur identifié et qui voyagent en service commandé dans l'exécution de ce contrat. On recommande aux Utilisateurs identifiés de fournir aux entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables, experts-conseils et conseillers, une lettre spécifiant la durée de leur contrat ou spécifiant qu'ils voyagent pour le compte du gouvernement ainsi que la destination du voyage. À moins qu'une telle preuve d'identité soit fournie, ces voyageurs pourraient ne pas être éligibles aux taux du gouvernement inscrits au Répertoire. Les établissements qui ont décidé de faire bénéficier de leurs tarifs gouvernementaux les entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables, experts-conseils et conseillers verront cette information publié dans le Répertoire dans la section «Services offerts».

Identification du gouvernement requise

Les Utilisateurs identifiés, voyageant en service commandé, sont fortement encouragés d’avoir avec eux leur carte d’identification du gouvernement, car celle-ci pourrait être requise lors de l’enregistrement.

Certains fournisseurs acceptent de faire bénéficier de leurs tarifs gouvernementaux les entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables qui travaillent à contrat pour le compte d'un Utilisateur identifié et qui voyagent en service commandé dans l'exécution de ce contrat. Il est recommandé aux Utilisateurs identifiés de fournir aux entrepreneurs, consultants et conseillers liés par contrats à frais remboursables une lettre précisant la durée de leur contrat ou spécifiant le fait qu'ils voyagent pour le compte du gouvernement et leur destination.

À moins qu'une preuve d'identité ne soit fournie, les employés/voyageurs pourraient ne pas avoir droit aux tarifs gouvernementaux inscrits au Répertoire.

Limites de frais d'hébergement à l'étranger

Les limites de frais d'hébergement à l'étranger répertoriées ci-bas sont fournies à titre de guide seulement pour établir des coûts d'hébergement raisonnables.La liste ci-bas est en ordre alphabétique, par pays. Ces limites sont exprimées en dollar canadien et comprennent les frais de services et les taxes locales. On encourage les employés à appeler les bureaux du fournisseur du Service des voyages du gouvernement, Travel AcXess Voyage, pour faire d'autres choix d'hébergement si les inscriptions au Répertoire sont limitées ou non-disponibles.