Cette vérification s'inscrit dans le cadre du plan de vérification annuel
adopté par la Direction des langues officielles (DLO) de l'Agence de la
fonction publique du Canada pour assurer l'application de la Loi
sur les langues officielles est conforme à la partie IV de la Loi,
au Règlement sur les langues officielles – communications avec le public et
prestation des services et à la politique du Conseil du Trésor à cet égard.
2. Contexte
La présente vérification porte sur les bureaux ayant de nouvelles
obligations en matière de communications et de prestation des services dans les
deux langues officielles à la suite de l'application des données du
Recensement de 2001 du Canada relatives à la première langue officielle parlée.
Les vérificateurs ont visité ces bureaux entre janvier et mai 2006.
3.
Objectif
La vérification a consisté à examiner dans quelle mesure ces bureaux se
conforment à la Politique
sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public
et la prestation des services, à la Directive
sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web et à la Directive
sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques
en ce qui concerne les communications avec le public et la prestation des
services au public, et à établir leur rendement à cet égard.
4.
Portée
Trente-trois bureaux ont été choisis parmi ceux de six institutions fédérales,
soit l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Agriculture et
Agroalimentaire Canada, Financement agricole Canada, la Gendarmerie royale du
Canada, Santé Canada et la Société canadienne des postes. Les bureaux faisant
partie de la vérification sont répartis de la façon suivante : huit sont situés
en Alberta, 13 au Québec et 12 en Ontario. Ces bureaux ont été choisis en
fonction de la répartition et de l'aire de service de la population minoritaire.
5. Structure du rapport
La section sept du rapport présente les résultats de la vérification, les
constatations ainsi que les recommandations qui s'y rattachent. La section huit
porte sur l'analyse des résultats, et la section neuf présente la réponse de
la gestion. Le sommaire des recommandations, les définitions des termes utilisés
ainsi que les prémisses méthodologiques figurent aux annexes A, B et C.
L'annexe D fournit les coordonnées des bureaux vérifiés.
6. Approche
et méthodologie
- Mener une vérification téléphonique portant sur les numéros de téléphone
publics inscrits dans Burolis[1] pour
chacun des bureaux visés, afin de vérifier si :
- la population est accueillie dans les deux langues officielles au
téléphone;
- les services téléphoniques sont offerts au public dans la langue
officielle de son choix
- Consulter les sites Web nationaux et régionaux des institutions visées
afin de vérifier si :
- les internautes sont accueillis dans les deux langues officielles;
- les versions dans les deux langues officielles sont disponibles simultanément
et sont de qualité égale;
- la correspondance envoyée par voie électronique en réponse aux demandes
de renseignements du public est rédigée dans la langue officielle de son choix;
- l'information, les signes diacritiques, les hyperliens, les adresses, les
équivalents textes, les graphiques et les métadonnées sont conformes à la Directive
sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web;
- l'accès et la capacité de navigation sont de qualité égale dans les
deux langues officielles.
- Vérifier sur place à l'aide de scénarios spécifiques si
l'institution accueille le public dans les deux langues officielles et assure la
prestation des services de qualité égale dans la langue officielle du vérificateur
durant les heures d'ouverture des bureaux
- Vérifier si l'affichage apparaît dans les deux langues officielles,
et déterminer la qualité linguistique des panneaux de signalisation permanents
et temporaires utilisés pour diriger le public à l'intérieur et à l'extérieur
des bureaux, ainsi qu'à l'extérieur de l'édifice. Vérifier la présence et
la visibilité des pictogrammes annonçant la disponibilité des services dans
les deux langues officielles.
- Examiner la documentation fédérale (formulaires, brochures et dépliants)
mise à la disposition du public pour s'assurer qu'elle est disponible et présentée
dans les deux langues officielles, de manière à ce que l'égalité du statut
du français et de l'anglais soit respectée.
- Interroger les gestionnaires responsables, au moyen d'un
questionnaire, afin de déterminer le niveau de connaissance de leurs
obligations en matière de communications et de services au public dans les deux
langues officielles, ainsi que les mesures formelles qu'ils appliquent pour
assurer la disponibilité et la qualité des services.
- Vérifier si les bureaux ont des mesures formelles, un mécanisme
pour traiter les plaintes et d'autres mesures administratives pour s'acquitter
de leurs obligations relatives aux communications avec le public et à la
prestation des services au public suivant l'application des données sur les
langues officielles du Recensement de 2001.
7. Résultats de la
vérification
|
|
Offre active visuelle
|
Offre active verbale
|
Bureaux vérifiés
(ville et no Burolis)
|
Affichage et signalisation bilingues
|
Pictogramme des langues officielles
|
Présentation des publications
|
Message d'accueil sur le site Web
|
Message d'accueil sur place
|
Message d'accueil
au téléphone
|
Heures de travail
|
Heure du dîner
|
Ontario
|
|
|
|
C
|
|
|
Napanee
93959
|
C
|
C
|
S/O
|
C
|
C
|
C
|
Peterborough
85300
|
C*
|
C
|
C
|
C
|
C
|
C
|
Port Perry
94042
|
C
|
C
|
NC
|
NC
|
C
|
C
|
Québec
|
|
|
|
|
|
Rimouski
30273
|
NC
|
C
|
S/O
|
NC
|
C
|
C
|
Saint-Hyacinthe
2830
|
NC
|
C
|
NC
|
C
|
C
|
C
|
Constatations
- Au bureau de Peterborough, l'affichage en français n'était pas
de qualité comparable à l'anglais.
- Au bureau de Port Perry, la plupart des publications étaient présentées
du côté français seulement, et les vérificateurs n'ont pas été
accueillis avec un message d'accueil bilingue.
- Au bureau de Rimouski, les affiches à l'intérieur du bureau n'étaient
pas entièrement bilingues, et le message d'accueil sur place était
exprimé seulement en français.
- Au bureau de Saint-Hyacinthe, l'affichage n'était pas entièrement
bilingue à l'intérieur du bureau, et la majorité des publications
bilingues étaient présentées du côté français seulement.
|
Recommandations
La gestion devrait :
- s'assurer que toutes les affiches à l'intérieur du bureau de
Peterborough sont de qualité égale dans les deux langues officielles;
- s'assurer que toutes les affiches aux bureaux de Rimouski et de
Saint-Hyacinthe sont bilingues;
- mettre sur pied des mesures aux bureaux de Port Perry et de
Saint-Hyacinthe pour veiller à ce que l'ensemble des publications
soient présentées simultanément dans les deux langues officielles;
- prendre les mesures qui s'imposent aux bureaux de Port Perry et de
Rimouski pour accueillir le public dans les deux langues officielles.
|
Légende :
C : Conforme
NC : Non conforme
S/O : Sans objet
* : Le service/la communication n'était pas de qualité égale dans
les deux langues officielles.
|
Bureaux vérifiés
(ville et no Burolis)
|
Disponibilité du service sur place
|
Disponibilité du
service au téléphone
|
Disponibilité des publications
dans les deux langues
officielles
|
Site Web
(national)
|
Heures de travail
|
Heure du dîner
|
Disponibilité
|
Ontario
|
|
|
|
|
C
|
Napanee
93959
|
C
|
NC
|
C
|
NC
|
Peterborough
85300
|
C
|
C
|
C
|
C
|
Port Perry
94042
|
C
|
C
|
C
|
C
|
Québec
|
|
|
|
|
Rimouski
30273
|
C
|
C
|
C
|
S/O
|
Saint-Hyacinthe
2830
|
C
|
C
|
NC
|
NC
|
Constatation
- Aux bureaux de Napanee et de Port Perry, le
service bilingue était disponible sur place, mais le personnel
unilingue de ces bureaux n'a pas eu recours à un aide-mémoire afin
de bien diriger le vérificateur à une ressource bilingue.
- Au bureau de Napanee, le service au téléphone
n'était pas disponible durant les heures de travail, et les
publications n'étaient pas toutes disponibles dans les deux langues
officielles. De plus, les coordonnées de ce bureau n'étaient pas
inscrites dans l'annuaire téléphonique dans les deux langues
officielles.
- Au bureau de Saint-Hyacinthe, le service au téléphone
était disponible dans la langue officielle minoritaire pendant les
heures de travail mais ne l'était pas pendant l'heure du dîner. La
plupart des publications étaient disponibles en français seulement.
- Le site Web comportait des lacunes en ce qui
a trait à la navigabilité, au contenu et à la qualité de la
langue. Par ailleurs, la correspondance par l'entremise du site Web de
l'Agence a permis d'obtenir un service de qualité comparable dans un
délai raisonnable, tant en français qu'en anglais.
|
Recommandations
La gestion devrait :
- sensibiliser les employés des bureaux de Napanee et de Port
Perry à l'utilisation des mesures administratives, notamment les
aide-mémoire (expressions clés), afin de s'assurer qu'ils
communiquent avec le public dans la langue de son choix;
- prendre les mesures requises aux bureaux de Napanee et de
Saint-Hyacinthe pour s'assurer que le service téléphonique est
offert dans les deux langues officielles, aux heures de travail et à
l'heure du midi respectivement;
- mettre sur pied des mesures de contrôle aux bureaux de Napanee
et de Saint-Hyacinthe afin que toutes les publications présentées
soient disponibles dans les deux langues officielles;
- revoir et renforcer le processus de contrôle de la qualité en
place pour s'assurer que le site Web est conforme à la Directive
sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.
|
Légende :
C : Conforme
NC : Non conforme
S/O : Sans objet
7.3 Mesures
formelles et obligations du gestionnaire
|
Bureaux vérifiés
(ville et no Burolis)
|
Mesures formelles pour assurer :
|
Connaissance et
compréhension des obligations
|
Capacité bilingue
|
la disponibilité des services
|
le suivi des plaintes
|
Ontario
|
|
|
|
|
Napanee
93959
|
O
|
O
|
O
|
O
|
Peterborough
85300
|
O
|
O
|
O
|
O
|
Port Perry
94042
|
O
|
O
|
O
|
O
|
Québec
|
|
|
|
|
Rimouski
30273
|
O
|
O
|
S
|
S
|
Saint-Hyacinthe
2830
|
O
|
O
|
S
|
S
|
Constatations
- Au moment de l'entrevue, aucun gestionnaire des bureaux
vérifiés n'était au courant de l'existence de mesures formelles
instaurées par l'Agence, notamment pour assurer la qualité et la
disponibilité des services dans les deux langues officielles et le
suivi des plaintes.
- Aux bureaux de Napanee, de Peterborough et de Port
Perry, les gestionnaires ne connaissaient qu'en partie leurs
obligations en matière de langues officielles.
- La capacité bilingue des bureaux de Napanee, de
Peterborough et de Port Perry semble insuffisante pour assurer le
service dans les deux langues officielles.
|
Recommandations
La gestion devrait :
- surveiller et documenter la mise en oeuvre des mesures et des
outils instaurés par l'Agence relativement aux langues officielles;
- offrir une formation aux gestionnaires et au personnel de
tous les bureaux ayant de nouvelles obligations, relativement aux
diverses mesures mises en place afin d'assurer la disponibilité et
la qualité des services dans la langue officielle de la minorité,
ainsi que de documenter le suivi des plaintes;
- revoir la capacité bilingue aux bureaux de Napanee, de
Peterborough et de Port Perry;
- promouvoir et encourager la formation linguistique aux
bureaux de Napanee, Peterborough et Port Perry.
|
Légende:
S : Suffisant
O : Besoin d'amélioration
8. Analyse des résultats
8.1 Offre active
Offre active visuelle
Pour ce qui est de l'affichage bilingue, seuls les bureaux de Rimouski et
de Saint-Hyacinthe ne sont pas conformes. Il est à noter que bien que
l'affichage soit conforme au bureau de Peterborough, plusieurs affiches ne
sont pas de qualité comparable. Cette situation s'explique peut-être du
fait qu'on utilise un service de traduction automatisé pour traduire
l'affichage. Dans un bureau désigné bilingue mais n'ayant pas de capacité
bilingue suffisante et dépendant d'un système de traduction automatisé,
il serait avantageux pour l'institution d'avoir des mesures pour assurer la
qualité de l'affichage et de l'information destinés au public.
La présence du pictogramme est conforme pour l'ensemble des bureaux vérifiés.
Toutefois, les bureaux de Port Perry et de Saint-Hyacinthe ne présentent
pas leurs publications dans les deux langues officielles, ce qui affaiblit
l'offre active visuelle de ces bureaux.
Le message d'accueil figurant sur la page de bienvenue du site Web est
dans les deux langues officielles et contient les liens de navigation «
Français » et « English » afin de permettre aux internautes d'avoir accès
au contenu du site dans la langue officielle de leur choix.
Offre active verbale
Message d'accueil
Le message d'accueil bilingue sur place a été offert dans trois bureaux
sur cinq; les bureaux de Rimouski et de Port Perry sont les seuls qui n'ont
pas accueilli les vérificateurs dans les deux langues officielles.
Cependant, pour ce qui est des appels téléphoniques, le message d'accueil
bilingue a été offert à tous les bureaux..
Comme l'illustre le graphique I, dix appels ont été effectués lors de
la vérification des services téléphoniques (deux appels ont été faits
pour chacun des cinq bureaux). Le message d'accueil bilingue a été exprimé
pour les cinq appels traités par un préposé, de même que pour l'appel
traité par un répondeur et les quatre appels traités par un système de téléréponse.
Graphique I : Résultats de la vérification des services téléphoniques
Message d'accueil selon le mode de réponse
![Graphique I : Résultats de la vérification des services téléphoniques Message d'accueil selon le mode de réponse](/web/20071123031516im_/http://www.psagency-agencefp.gc.ca/reports-rapports/ol-lo/aud-ver/ono-bano/images/fia-aia_1f.gif)
Les résultats indiquent que les mesures en place pour offrir le message
d'accueil bilingue au téléphone sont adéquates. Il y aurait peut-être
lieu que la gestion applique les mêmes procédures dans les bureaux désignés
pour s'assurer que le message d'accueil bilingue est offert au public qui se
présente sur les lieux.
En somme, l'offre active (visuelle et verbale) est la première
impression qu'a le public de la capacité de l'institution à communiquer et
à offrir ses services dans les deux langues officielles. Il importe donc
que l'Agence et ses bureaux désignés respectent tous les éléments de
l'offre active. Lorsque l'institution ne respecte pas l'ensemble de la
Politique, elle risque de désavantager le public de langue officielle
minoritaire et de remettre en question l'engagement de l'institution et du
gouvernement fédéral à l'égard des communications et de la prestation
des services au public dans la langue officielle de son choix.
8.2 Communications
et services dans la langue officielle de la minorité
Disponibilité du service
Le service sur place dans la langue officielle de la minorité est
disponible et comparable pour les cinq bureaux vérifiés. Bien que ces
bureaux aient des mesures administratives afin de communiquer avec le public
dans la langue officielle de son choix, le personnel des bureaux de Napanee
et de Port Perry n'y a pas systématiquement recours, de sorte que les
mesures utilisées manquent d'uniformité en ce qui a trait au message
d'accueil et pour ce qui est de diriger le public de langue officielle
minoritaire qui demande des services sur place.
Afin d'assurer les services, les bureaux vérifiés avaient tous mis en
oeuvre diverses mesures temporaires, dont une liste de personnes clés dans
d'autres bureaux de la province qui ont une capacité bilingue. Bien que ces
mesures temporaires et informelles semblent pouvoir fonctionner à court
terme, elles dépendent de la capacité des autres bureaux qui n'ont peut-être
pas les ressources nécessaires pour soutenir ces bureaux en plus du leur.
À long terme, ces mesures pourraient désavantager la minorité de langue
officielle pour ce qui est de la disponibilité et de la qualité des
communications et de la prestation des services.
Le service téléphonique est disponible pendant les heures de travail
dans quatre bureaux sur cinq; durant l'heure du midi, le service est
disponible dans trois bureaux sur cinq. Les deux exceptions sont Napanee
pendant les heures de travail et Saint-Hyacinthe à l'heure du dîner. Les
services disponibles sont comparables dans les deux langues officielles dans
tous les bureaux, quelle que soit l'heure de l'appel.
Le graphique II montre que dix appels ont été effectués lors de la vérification
des services téléphoniques (deux appels ont été effectués pour chacun
des cinq bureaux, le premier appel pendant les heures de travail, et le
deuxième à l'heure du dîner). Parmi les cinq appels qui ont été effectués
pendant les heures de travail, quatre ont permis d'obtenir le service dans
la langue officielle de la minorité. Pour ce qui est des cinq appels
effectués à l'heure du dîner, quatre ont permis d'obtenir le service dans
la langue officielle de la minorité. De façon générale, lorsque le
service était disponible, il était de qualité comparable au service
offert dans la langue officielle majoritaire.
Graphique II : Résultats de la vérification des services téléphoniques
Disponibilité du service dans la langue officielle de la minorité
![Graphique II : Résultats de la vérification des services téléphoniques Disponibilité du service dans la langue officielle de la minorité](/web/20071123031516im_/http://www.psagency-agencefp.gc.ca/reports-rapports/ol-lo/aud-ver/ono-bano/images/fia-aia_2f.gif)
Disponibilité des publications dans les deux langues officielles
Pour ce qui est de la disponibilité des publications dans les deux
langues officielles, quatre bureaux présentent des publications fédérales
au public. De ce nombre, deux les offrent dans les deux langues officielles
(Peterborough et Port Perry).
Disponibilité du site Web national dans les deux langues officielles
Comme le démontre le graphique III, quelle que soit la langue officielle
utilisée, la navigabilité du site Web est compromise du fait que plusieurs
liens sont invalides ou incohérents, ou conduisent à un site dans l'autre
langue. Par ailleurs, les titres erronés créant des incohérences entre
l'anglais et le français (l'anglais domine par rapport au français), les
erreurs de langue, les omissions et les mises à jour décalées dans les
deux langues rendent parfois la consultation du site difficile.
Graphique III : Comparaison des communications offertes à partir
du site Web de l'Agence canadienne d'inspection des aliments
![Graphique III : Comparaison des communications offertes à partir du site Web de l'Agence canadienne d'inspection des aliments](/web/20071123031516im_/http://www.psagency-agencefp.gc.ca/reports-rapports/ol-lo/aud-ver/ono-bano/images/fia-aia_3f.gif)
Le site Web constitue une vitrine de choix pour mettre en valeur l'image
de marque non seulement de l'Agence, mais également de l'ensemble du
gouvernement fédéral. Comme ce média joue plus que jamais un rôle
essentiel dans la diffusion au grand public des renseignements produits par
l'Agence, il est primordial que cette dernière adopte des pratiques
rigoureuses afin de contrôler la qualité du contenu qu'elle publie dans
son site.
8.3 Mesures
formelles et obligations du gestionnaire
Mesures
Les vérificateurs ont obtenu le plan d'action de l'Agence, une grille
diagnostique de contrôle et d'évaluation, ainsi qu'un questionnaire pour
évaluer la satisfaction de la clientèle, comprenant un volet sur les
langues officielles. Les résultats de la vérification et les
renseignements obtenus lors des entrevues auprès des gestionnaires
remettent en question le succès de ces initiatives. Lors des entrevues,
aucun gestionnaire n'était au courant de l'existence de ces mesures
formelles visant à évaluer la satisfaction de la clientèle, à régler
les plaintes ou encore à assurer la qualité et la disponibilité des
services dans les deux langues officielles. Il est difficile de maintenir un
degré de conformité d'un bureau à l'autre en ce qui a trait à la mise en
oeuvre et au respect des obligations en matière de langues officielles si
l'information et les outils conçus à ces fins ne sont pas diffusés d'une
manière claire et efficace, ou si aucune activité de suivi n'est menée
pour en garantir la mise en oeuvre adéquate.
À la lumière de ces constatations, l'Agence devrait surveiller et
documenter la mise en oeuvre, par ses bureaux, des mesures et des outils élaborés
pour assurer les communications et la prestation des services au public dans
les deux langues officielles. De cette façon, l'Agence pourrait déterminer
si les mesures en question ont été diffusées adéquatement, et si
celles-ci sont mises en oeuvre correctement et fonctionnent tel que prévu.
Dans le cas contraire, des correctifs pourraient être apportés de manière
opportune et efficace.
Connaissance et compréhension des obligations
Deux des cinq gestionnaires des bureaux vérifiés, soit ceux de Rimouski
et de Saint-Hyacinthe, connaissent bien leurs obligations en ce qui a trait
à la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les
communications avec le public et la prestation des services. Néanmoins,
les gestionnaires des bureaux de Napanee, de Peterborough et de Port Perry
ne connaissent qu'en partie leurs obligations en matière de langues
officielles. Qui plus est, il est ressorti des entrevues que certains
gestionnaires n'étaient pas au fait des dispositions de la Loi sur les
langues officielles ainsi que ses politiques et ses directives. Par
conséquent, la mise en oeuvre de certaines dispositions de la Politique
est compromise du fait que les gestionnaires n'en connaissent pas la
teneur. L'Agence aurait donc tout avantage à offrir de la formation sur les
langues officielles aux gestionnaires des bureaux nouvellement désignés
bilingues ainsi qu'aux gestionnaires nommés depuis peu à des bureaux désignés
bilingues.
Capacité bilingue
Le bureau de Napanee compte quatre employés à temps plein et un employé
à temps partiel. Tous ces employés sont appelés à offrir des services au
public, mais aucun poste n'est désigné bilingue. Depuis qu'il a été avisé
des nouvelles obligations dont le bureau doit s'acquitter pour ce qui est
d'offrir des services dans les deux langues officielles, la gestion n'a pas
pris d'initiative pour renforcer la capacité bilingue de son effectif.
Aucun plan formel n'a été élaboré pour la transition du bureau. La
formation linguistique est offerte aux employés du bureau, mais personne ne
suivait une telle formation au moment de la vérification. Bien que le
service sur les lieux (par téléphone) soit disponible et comparable dans
les deux langues officielles, le service téléphonique n'est pas disponible
pendant les heures de travail. L'indisponibilité du service téléphonique
durant ces heures essentielles pourrait être le résultat de l'absence
d'une capacité bilingue sur place. De l'avis des vérificateurs, il y
aurait lieu d'examiner la capacité bilingue du bureau de Napanee.
Le bureau de Peterborough compte huit employés, tous affectés aux
services au public. Aucun des postes n'est désigné bilingue. Lorsque le
personnel est appelé à répondre à une demande en français, il s'en
remet à une liste de phrases clés dans les deux langues officielles ou
encore à une liste de numéros de téléphone de collègues bilingues dans
un autre bureau, à qui on achemine la demande. Au moment de la vérification,
aucun employé du bureau de Peterborough ne suivait de formation en langue
seconde pour renforcer la capacité bilingue du bureau.
Bien que les résultats de la vérification indiquent que le service en
personne et au téléphone était disponible et comparabledans les deux
langues officielles, il y a toutefois un fort risque que les ressources
bilingues situées hors du bureau ne soient pas toujours en mesure de répondre
aux demandes de services provenant de Peterborough. Cette situation pourrait
à long terme désavantager la population de langue officielle en situation
minoritaire. De l'avis des vérificateurs, il y aurait lieu d'examiner la
capacité bilingue du bureau de Peterborough.
Le bureau de Port Perry a un effectif de quatre employés. Tous ces
postes sont affectés aux services au public, mais aucun n'est désigné
bilingue. Depuis que le bureau a été avisé de ses nouvelles obligations,
la gestion a mis à la disposition du personnel une liste de numéros
d'employés bilingues dans d'autres bureaux, ainsi qu'un aide-mémoire, et a
fait installer une ligne téléphonique dédiée aux appels en français.
Bien que ces mesures aient été mises en place afin de fournir des services
dans les deux langues officielles, la gestion n'a pas de plan formel en ce
qui a trait à la transition d'un bureau unilingue à un bureau fournissant
des services bilingues. Au moment de la vérification, aucun employé ne
suivait de formation en langue seconde afin de renforcer la capacité
bilingue du bureau.
Les résultats de la vérification indiquent qu'au bureau de Port Perry,
les services sur place et au téléphone étaient disponibles et comparables
dans les deux langues officielles. Cependant, devant l'absence d'une capacité
bilingue sur les lieux, les vérificateurs sont d'avis que les mesures en
place au bureau de Port Perry pourraient éventuellement désavantager la
population de langue officielle en situation minoritaire, qui voudrait de
l'information ou des services offerts par ce bureau. Les communications et
la prestation des services dans la langue officielle minoritaire au bureau
de Port Perry dépendent entièrement de la disponibilité des ressources
bilingues d'un autre bureau situé ailleurs dans la province. Pour cette
raison, nous recommandons que la capacité bilingue du bureau de Port Perry
soit examinée par la gestion afin de trouver une solution viable à long
terme.
La capacité bilingue au bureau de Rimouski semble suffisante pour
fournir un service de qualité dans les deux langues officielles. La vérification
téléphonique et sur place a démontré que le service est disponible et
comparable dans les deux langues officielles. Lorsque la gestion a été
avisée de ses nouvelles obligations, elle a embauché une réceptionniste
bilingue afin d'offrir en tout temps un service de première ligne bilingue.
Ce bureau compte trois employés bilingues sur quatre. Ceux-ci satisfont aux
exigences linguistiques de leur poste (CCC). Tout le personnel de première
ligne est bilingue. Au moment de la vérification, le seul employé
unilingue suivait une formation linguistique offerte par l'Agence.
Le bureau de Saint-Hyacinthe compte 90 employés; 43 d'entre eux offrent
des services directs au public. Quarante employés occupent un poste désigné
bilingue. Le gestionnaire indique que le bureau offrait déjà des services
bilingues avant d'être avisé de ses nouvelles obligations. L'Agence a
transmis à la gestion du bureau de Saint-Hyacinthe un plan de mise en
oeuvre relativement aux nouvelles obligations. De plus, la gestion prévoit
d'adopter les mesures formelles de l'Agence pour évaluer ses résultats en
matière de communications avec le public et de services au public. La
gestion a aussi élaboré un plan de formation linguistique, et les employés
ont accès au logiciel « Parlons anglais » et à la formation en ligne par
l'entremise de Campus Direct. Toutefois, les résultats de la vérification
téléphonique révèlent que malgré la forte capacité bilingue du bureau,
le service n'est pas disponible durant l'heure dudîner.Selon les vérificateurs,
la capacité bilingue au bureau de Saint-Hyacinthe semble suffisante, mais
l'utilisation de cette capacité bilingue devrait être examinée.
Les bureaux de Rimouski et de Saint-Hyacinthe ont une solide capacité
bilingue pour offrir des services dans les deux langues officielles. La
gestion de ces bureaux a également prévu d'adopter les mesures de l'Agence
afin d'assurer la prestation de ces services en cas d'absences ou d'imprévus.
La gestion a aussi pris des mesures afin de rehausser la capacité bilingue
de chacun de ces deux bureaux grâce à la formation linguistique du
personnel unilingue.
Les bureaux de Napanee, de Peterborough et de Port Perry n'ont pas de
capacité bilingue sur place. Aucun plan formel n'a été élaboré par ces
bureaux pour s'acquitter de leurs nouvelles obligations en matière de
langues officielles, et aucun employé n'était en formation, au moment de
la vérification, afin de renforcer leur capacité bilingue. Il est
important que l'Agence prenne des mesures pour renforcer la capacité
bilingue de ces bureaux afin d'assurer des communications et la prestation
de services de qualité dans les deux langues officielles. Les mesures
administratives qui ont été mises en oeuvre afin d'assurer un service
minimal dans les deux langues officielles devraient être considérées
comme temporaires, dans la mesure où les bureaux ont besoin de temps pour
renforcer leur capacité bilingue soit en recrutant soit en formant du
personnel.
La capacité bilingue est un aspect essentiel à prévoir grâce à un
agencement adéquat des ressources financières, matérielles et humaines nécessaires,
dont la dotation de postes ou de fonctions bilingues et unilingues, de sorte
que toutes les communications et tous les services soient offerts dans les
deux langues officielles et soient de qualité égale. L'institution qui
n'assure pas une capacité suffisante à cet égard risque, dans l'immédiat
ou à plus long terme, de porter atteinte aux droits du public de langue
officielle minoritaire de recevoir des services dans la langue officielle de
son choix.
9. Réponse de
la gestion
Les gestionnaires responsables des bureaux visés ont pris connaissance
des résultats de la vérification et des recommandations formulées, et les
mesures correctives qui s'imposent seront mises en oeuvre.
10. Annexes
L'Agence canadienne d'inspection des aliments devrait :
- s'assurer que toutes les affiches à l'intérieur du bureau de
Peterborough sont de qualité égale dans les deux langues officielles;
- s'assurer que toutes les affiches aux bureaux de Rimouski et de
Saint-Hyacinthe sont bilingues;
- mettre sur pied des mesures aux bureaux de Port Perry et de
Saint-Hyacinthe pour veiller à ce que l'ensemble des publications soient présentées
simultanément dans les deux langues officielles;
- prendre les mesures qui s'imposent aux bureaux de Port Perry et de
Rimouski pour accueillir le public dans les deux langues officielles;
- sensibiliser les employés des bureaux de Napanee et de Port Perry à
l'utilisation des mesures administratives, notamment les aide-mémoire
(expressions clés), afin de s'assurer qu'ils communiquent avec le public
dans la langue officielle de son choix;
- prendre les mesures requises aux bureaux de Napanee et de
Saint-Hyacinthe pour s'assurer que le service téléphonique est offert dans
les deux langues officielles, aux heures de travail et à l'heure du midi
respectivement;
- mettre sur pied des mesures de contrôle aux bureaux de Napanee et de
Saint-Hyacinthe afin que toutes les publications présentées soient
disponibles dans les deux langues officielles;
- revoir et renforcer le processus de contrôle de la qualité en place
pour s'assurer que le site Web est conforme à la Directive sur
l'utilisation des langues officielles sur les sites Web;
- surveiller et documenter la mise en oeuvre des mesures et des outils
instaurés par l'Agence relativement aux langues officielles;
- offrir une formation aux gestionnaires et au personnel de tous les
bureaux ayant de nouvelles obligations, relativement aux diverses mesures
mises en place afin d'assurer la disponibilité et la qualité des services
dans la langue officielle de la minorité, ainsi que de documenter le suivi
des plaintes;
- revoir la capacité bilingue aux bureaux de Napanee, de Peterborough
et de Port Perry;
- promouvoir et encourager la formation linguistique aux bureaux de
Napanee, Peterborough et Port Perry.
Les termes suivants sont utilisés dans le présent rapport :
Offre active verbale :
Au téléphone
Le concept d'offre active se définit par un accueil au téléphone
qui comporte des éléments de l'une et l'autre langue officielle. L'offre
active est évaluée au premier contact établi au cours de l'appel, que ce
contact soit établi avec un préposé, un répondeur ou un système de téléréponse.
Celui-ci doit contenir un message enregistré intégralement dans les deux
langues officielles.
Dans le cas des numéros téléphoniques où la langue de service est prédéterminée
(lignes dédiées), on considère que le fait d'offrir de tels numéros
constitue une offre active.
Dans le cas des appels qui ont été traités par un préposé, on considère
qu'il y a offre active si le préposé répond à l'appel par une formule
d'accueil bilingue.
Dans le cas des appels acheminés à un système de téléréponse, on
considère qu'il y a offre active si la personne qui appelle a la possibilité
de choisir la langue officielle au début de la communication.
Sur les lieux
La notion d'offre active se définit par un accueil dans les
deux langues officielles, en commençant par la langue officielle de la
majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est
situé. Le service devra être offert dans la langue officielle choisie par
le public.
Offre active visuelle :
Au moyen de l'affichage
La notion d'offre active se définit par le fait que des
affiches permanentes ou temporaires dans les deux langues officielles sont
utilisées pour diriger le public. Ces affiches doivent être présentes à
l'intérieur et à l'extérieur du bureau ainsi qu'à l'extérieur de l'édifice.
Au moyen de présentoirs
Les formulaires et les dépliants des institutions assujetties à la Loi
sur les langues officielles sont présentés d'une manière qui reflète
le statut égal du français et de l'anglais.
Sur le site Web
Le concept d'offre active se définit par un message d'accueil
et tout autre texte d'introduction figurant sur la page de bienvenue dans
les deux langues officielles selon l'ordre prévu, et chaque page à l'intérieur
du site doit contenir les liens de navigation « Français » et « English
» afin de permettre à l'utilisateur d'avoir accès au contenu du site dans
la langue officielle de son choix.
Disponibilité des services
La notion de disponibilité se mesure par l'obtention d'une réponse
dans la langue officielle de la minorité aux questions posées.
Comparabilité
Les messages transmis sont semblables d'une langue à l'autre en ce qui
concerne le sens du message et l'exactitude de l'information. De plus, les
versions anglaise et française du site Web sont mises à jour au même
moment.
Au moment d'établir la méthodologie, on a posé certaines prémisses
pour les besoins de l'exercice. Ces prémisses sont expliquées ci-après.
Nombre d'appels par bureau et heure des appels
Il a été décidé d'effectuer deux appels téléphoniques à chacun des
bureaux visés. Le premier était effectué durant les heures de travail et
l'autre, durant l'heure du dîner afin de pouvoir déterminer s'il existe
une différence entre les résultats obtenus pour ces deux périodes.
Il est à noter que les heures de travail ont été définies comme s'étendant
de 8 h 30 à 11 h 45 et de 13 h 15 à 16 h 30, et l'heure du dîner, comme
s'étendant de 11 h 45 à 13 h 15. Dans tous les cas, les appels ont été
logés à l'heure locale du bureau visé.
Nombre d'essais par appel
Un maximum de trois essais pour chacun des deux appels pouvait être
effectué. Diverses raisons peuvent expliquer pourquoi il a été impossible
d'établir la communication : ligne téléphonique occupée, aucune réponse,
aucun retour d'appel, etc. L'accueil bilingue n'était pas évalué si le vérificateur
n'arrivait pas à établir un contact avec un préposé ou avec un répondeur
après trois tentatives pour chacun des deux appels. Toutefois, le service téléphonique
était évalué relativement à la disponibilité des services dans les deux
langues officielles même si le vérificateur n'arrivait pas à joindre un
préposé.
Durée maximale d'un appel
Il a été convenu que la durée maximale d'un appel ne dépasserait pas
dix minutes, y compris le temps d'attente et de transfert. La communication
ne devait toutefois pas être coupée pendant qu'un préposé fournissait
une réponse.
Langue des appels
Des appels ont été effectués en anglais et en français aux bureaux
choisis. Cependant, la disponibilité a été déterminée d'après
l'information ou le service fourni dans la langue officielle de la minorité.
Les appels effectués dans la langue officielle de la majorité ont servi à
cerner les différences sur les plans de la qualité des communications et
des services, le cas échéant, entre la langue officielle de la minorité
et la langue officielle de la majorité.
Agence canadienne d'inspection des
aliments
|
Ontario
|
Numéro Burolis
|
Adresse
|
85300
|
163, rue Simcoe
C.P. 491
Peterborough (ON)
K9H 2H6
|
93959
|
22, boulevard Richmond
Napanee (ON)
K7R 4A4
|
94042
|
60, promenade Van Edward
Bureau 6
Port Perry (ON)
L9L 1G3
|
Québec
|
Numéro Burolis
|
Adresse
|
2830
|
3100, boulevard Laframboise
Bureau 206
Saint-Hyacinthe (QC)
J2S 4Z4
|
30273
|
180, avenue de la Cathédrale
Bureau 250
Rimouski (QC)
G5L 5H9
|
[1]
Burolis est le répertoire informatisé officiel dans lequel sont recensés
les bureaux du gouvernement du Canada qui sont assujettis à la Loi
sur les langues officielles et au règlement y afférent.
|