Vérification de l'application de la Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction et du Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la Fonction publique - Rapport de vérification

Rapport

Février 2005

1.0 Introduction

La haute direction de la fonction publique fédérale joue un rôle de premier plan dans l'émergence d'une culture qui valorise la dualité linguistique dans le milieu de travail.  Les cadres de direction doivent faire preuve de leadership en adoptant des comportements exemplaires propices à l'usage effectif des deux langues officielles.  Dans cette perspective, le Conseil du Trésor a revu, le 1^er avril 1998, la politique sur les profils linguistiques des cadres de direction (EX) qui occupent des postes bilingues dans les régions désignées bilingues ¹ et ceux des sous-ministres adjoints : le profil a été fixé à CBC par la Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction² (la Politique).  L'objectif visé est de faire en sorte que les membres du groupe de la direction possèdent une connaissance de la deuxième langue officielle qui leur permette de travailler dans les deux langues officielles. Par conséquent, le niveau C est exigé pour la compréhension écrite et l'interaction orale, tandis que le niveau B est exigé pour l'expression écrite.

À la suite de l'adoption de la Politique, les cadres de direction en poste le 1^er mai 1998 disposaient de cinq ans pour satisfaire aux nouvelles exigences linguistiques, soit jusqu'au 31 mars 2003.  Tous les cadres de direction nommés à compter de cette date et qui ne satisfont pas aux exigences linguistiques au moment de leur nomination bénéficient d'une période de deux ans (période d'exemption) à compter de la date de leur nomination pour acquérir les compétences nécessaires pour satisfaire aux nouvelles exigences linguistiques conformément au Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la fonction publique³.

Aux termes de l'engagement remis à la Commission de la fonction publique au moment de leur nomination, les cadres de direction qui ne satisfont pas aux exigences linguistiques du poste consentent à être nommés ou mutés à un poste qui ne requiert pas le niveau de compétence CBC s'ils ne parviennent pas à satisfaire aux exigences linguistiques de leur poste dans les délais prescrits.  Toutefois, s'ils prévoient satisfaire après l'expiration de la période d'exemption, ou pour toute autre raison valable, une prolongation de la période d'exemption peut être demandée à la Commission de la fonction publique.  Pendant tout le temps où les cadres remplissent leurs fonctions et ne satisfont pas aux exigences linguistiques de leur poste, des mesures administratives doivent être en place pour assurer la prestation des services et la supervision des employés dans les deux langues officielles.

2.0 Objectifs de la vérification

Premièrement, il s'agissait de vérifier si les cadres de direction satisfaisaient ou non aux exigences linguistiques de leur poste, au 31 mars 2004.

Deuxièmement, il s'agissait de vérifier si les institutions avaient présenté une demande de prolongation de la période d'exemption des cadres visés qui ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques de leur poste au 31 mars 2004 et qui étaient toujours en poste.

Troisièmement, il s'agissait de vérifier si les institutions avaient mis en place des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision dans les deux langues officielles dans le cas où les cadres visés ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques de leur poste et occupaient toujours leur poste.

3.0 Portée de la vérification

La vérification portait essentiellement sur deux groupes de cadres de direction:

Groupe 1 : les cadres de direction qui devaient satisfaire aux exigences linguistiques (CBC) de leur poste au 31 mars 2003;

Groupe 2 : les cadres de direction nommés en poste entre le 1^er avril et le 31 décembre 2001 qui devaient satisfaire aux exigences linguistiques (CBC) de leur poste au plus tard deux ans après la date de leur nomination, soit entre le 1^er avril et le 31 décembre 2003.

4.0  Méthodologie

La vérification s'est déroulée entre janvier et mars 2004.

4.1  Institutions visées par la vérification

Groupe 1

Les 88 cadres du groupe 1 visés par la vérification étaient répartis dans 31 institutions distinctes. La liste de ces institutions figure dans le tableau 1 fourni en annexe.

Groupe 2

Les 112 cadres du groupe 2 visés par la vérification étaient répartis dans 25 institutions distinctes.  La liste de ces institutions figure dans le tableau 2 fourni en annexe.

4.2  Collecte des données

Les vérificateurs ont demandé à chacune des institutions, soit 31 dans le cas du groupe 1 et 25 dans le cas du groupe 2, de fournir une mise à jour complète de la situation de leurs cadres de direction visés par la vérification.  Les institutions devaient répondre à la demande dans un délai d'une semaine à dix jours en se servant d'une liste de questions adaptées qui leur avaient été communiquées.

Lors de l'examen des données fournies par les institutions, les vérificateurs ont constaté que la teneur des réponses variait sensiblement d'une institution à l'autre allant de données fragmentaires à des données exhaustives accompagnées des pièces justificatives requises.  Pour cette raison, ils ont communiqué une deuxième fois avec les institutions dont les données n'étaient pas suffisamment étayées.

4.3 Vérification sur place

Afin de recueillir le plus de renseignements possibles et de valider l'information fournie par les institutions, les vérificateurs ont également effectué des vérifications sur place dans les cinq institutions comptant le plus grand nombre de cadres de direction des deux groupes visés par la vérification, soit Santé Canada, Pêche et Océans Canada, Industrie Canada, Transport Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Les cinq institutions visées par la vérification sur place comptaient 34 des 88 cadres de direction du groupe 1 et 43 des 112 cadres de direction du groupe 2.

Lors de leur visite à chacune des institutions, les vérificateurs ont mené une entrevue pour recueillir l'information et ils ont examiné les dossiers de 14 cadres de direction des deux groupes visés par la vérification afin de valider l'information qu'ils détenaient.

Les vérifications sur place ont duré en moyenne une demi-journée par institution.

5.0 Compilation des données

Les renseignements recueillis auprès des institutions visées par la vérification ont été regroupés en fonction des paramètres suivants : les résultats de tests d'évaluation de la langue seconde, les mesures administratives mises en place et le niveau de connaissance linguistique de la personne qui assume cette responsabilité, une brève description de la situation présente et des renseignements sur les demandes de prolongation de la période d'exemption auprès de la Commission de la fonction publique.

Par la suite, toutes les données ont été analysées et regroupées pour en faciliter l'interprétation.

6.0 Résultats

6.1 Situation des cadres

Groupe 1

Les résultats de la vérification de l'application de la Politique ⁴ et du Décret⁵ dans le cas des 88 cadres visés par la vérification sont résumés dans le tableau ci-après.

Des 88 cadres visés par la vérification, 18 satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste et 24 n'avaient pas à satisfaire, notamment parce qu'ils avaient un droit de titulaire, avaient pris leur retraite ou avaient été mutés à des postes qui n'exigent pas un niveau de compétence linguistique CBC.  Au total, 46 cadres du groupe 1 ne satisfaisaient toujours pas aux exigences linguistiques de leur poste au 31 mars 2004.

Pour ces 46 cadres de direction, 11 demandes de prolongation de la période d'exemption avaient été adressées à la Commission de la fonction publique comme les règles l'exigent.

Groupe 2

Les résultats de la vérification de l'application de la Politique ⁶ et du Décret⁷ dans le cas des 112 cadres visés par la vérification sont résumés dans le tableau ci-après.

Des 112 cadres visés par la vérification, 32 satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste et 28 n'avaient pas à satisfaire, notamment parce qu'ils avaient un droit de titulaire, avaient pris leur retraite ou avaient été mutés à des postes qui n'exigent pas un niveau de compétence linguistique CBC.  Au total, 52 cadres du groupe 2 ne satisfaisaient toujours pas aux exigences linguistiques de leur poste au 31 mars 2004.

Pour ces 52 cadres de direction, 21 demandes de prolongation de la période d'exemption avaient été adressées à la Commission de la fonction publique comme les règles l'exigent.

6.2 Mesures administratives en place

Dans tous les cas où un cadre de direction ne satisfait pas aux exigences linguistiques de son poste (CBC), quelle que soit la raison, mais qu'il continue de remplir les fonctions du poste en vertu d'une exemption approuvée par la Commission de la fonction publique, l'institution doit mettre en place des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision dans les deux langues officielles.

Groupe 1

Dans le cas de 39 cadres sur 46 qui ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques de leur poste, les institutions ont confirmé avoir mis en place des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision dans les deux langues officielles.

Groupe 2

Dans le cas de 36 cadres sur 52 qui ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques de leur poste, les institutions ont confirmé avoir mis en place des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision dans les deux langues officielles.

7.0 État des dossiers

Au cours de la vérification sur place dans les cinq institutions, les vérificateurs ont examiné les dossiers de 14 cadres de direction (EX) qui ne satisfaisaient pas aux exigences linguistiques de leur poste.  Tous les dossiers contenaient les documents requis tels que les résultats de tests d'évaluation de la langue seconde, les plans de formation, l'historique des heures utilisées, les contrats signés par les gestionnaires pour la formation dans les écoles privées ainsi que les coûts encourus, les mesures administratives, etc.

8.0 Conclusion

Bien qu'il y ait 98 cadres de direction qui ne satisfaisaient toujours pas aux exigences linguistiques de leur poste, on note que la situation de 51 % (102/200) des cadres a été redressée.

De façon générale, les institutions n'entreprennent pas les démarches requises auprès de la Commission de la fonction publique pour régulariser la situation des cadres qui ne respectent pas les exigences du Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la fonction publique.

Dans plus de 75 % (75/98) des cas où le cadre de direction ne satisfaisait pas aux exigences de son poste et qu'il occupait le poste, les institutions avaient confirmé avoir mis en place des mesures administratives pour assurer la prestation des services et la supervision des employés dans les deux langues officielles.

9.0 Prochaines étapes

L'Agence et la Commission de la fonction publique suivent de près la situation touchant le délai de deux ans prévu dans le Décret d'exclusion.

D'autre part, l'Agence suivra la mise en place de mesures administratives par les institutions pour assurer la prestation des services et la supervision des employés dans les deux langues officielles.

Annexe 1

Tableau 1

Groupe 1

Tableau 2

Groupe 2

¹ Les régions désignées bilingues comprennent la région de la capitale nationale, certaines parties du Nord et de l'Est de l'Ontario, la région de Montréal, certaines parties des Cantons de l'Est, de la Gaspésie et de l'Ouest québécois ainsi que le Nouveau-Brunswick.  Dans ces régions, les deux langues officielles sont les langues de travail dans les bureaux des institutions fédérales.
² La nouvelle politique entrée en vigueur le 1^er avril 2004 reprend la substance de cette politique de 1998.
³ Décret soustrayant certaines personnes des exigences linguistiques de postes sous le régime de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique
⁴ Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction
⁵ Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la fonction publique
⁶ Politique concernant les exigences linguistiques pour les membres du groupe de la direction
⁷ Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la fonction publique