L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et
de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que, à la
fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale
établisse pour présentation au Parlement le rapport d'application des
présentes lois en ce qui concerne son institution.
Il s'agit du deuxième rapport annuel concernant l'application
de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection
des renseignements personnels à l'Agence de gestion des ressources
humaines de la fonction publique du Canada. Ce rapport a pour but de décrire
comment l'Agence s'est acquittée de ses responsabilités à cet égard
durant la période du 1er avril 2005 au 31 mars 2006.
Le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet du Conseil
privé de la Reine pour le Canada. Il a été créé en 1867, et des pouvoirs
lui ont été conférés par la loi en 1869. Le président du Conseil du Trésor
dirige ce comité.
L'AGRHFPC a été constituée le 12 décembre 2003 pour
veiller à ce que soit exécuté le programme de modernisation de la gestion des
ressources humaines (RH) dans l'ensemble de la fonction publique.
La plupart des fonctions de gestion des RH ont été regroupées
au sein de l'AGRHFPC, notamment la planification et la responsabilisation en
matière de ressources humaines (y compris la recherche, les analyses
démographiques et le sondage auprès de l'ensemble des fonctionnaires
fédéraux); la mise en oeuvre et la gestion de la Loi sur la modernisation
de la fonction publique et de la réforme du système de classification de
la fonction publique; les politiques en matière d'emploi; le développement du
leadership (y compris le Programme de gestion du rendement du personnel de
direction); les valeurs et l'éthique (y compris le harcèlement en milieu de
travail, le mieux-être au travail et la conciliation travail-vie); l'équité
en matière d'emploi et la diversité; ainsi que les langues officielles.
Le pouvoir de surveiller l'application de la Loi sur l'accès
à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et
d'assurer le respect desdites lois a été délégué au coordonnateur de l'accès
à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi qu'au
directeur général, Gestion et la planification stratégiques de l'AGRHFPC.
Le Bureau de l'AIPRP coordonne le traitement des demandes présentées en
vertu des lois susmentionnées, afin d'assurer que celles-ci soient traitées
en temps opportun. En outre, il réalise des consultations interministérielles,
donne suite aux plaintes déposées devant les commissaires à l'information
et à la protection de la vie privée, et répond aux demandes présentées de
manière non officielle. Le personnel de ce Bureau s'occupe aussi de donner
aux agents de l'AGRHFPC des conseils et de la formation sur des questions
liées à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Pour faciliter davantage l'exécution des fonctions
administratives et permettre un suivi adéquat des demandes, le Bureau de l'AIPRP
se sert du logiciel ATIPflow de Privasoft. De plus, le coordonnateur de l'AIPRP
a établi des politiques et élaboré des lignes directrices internes que
doivent suivre tous les employés chargés d'appliquer les lois en question.
Des séances de formation sont offertes aux employés de l'AGRHFPC qui en font
la demande. Ces séances permettent aux employés d'avoir un aperçu de la Loi
sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels et de comprendre les obligations qui leur
incombent en vertu de ces lois.
Les rapports statistiques présentés en annexe renferment les
données détaillées concernant les demandes qui ont été traitées en vertu
de la Loi sur l'accès à l'information (voir l'annexe A) et de la Loi
sur la protection des renseignements personnels (voir l'annexe B) pendant
la période visée par le présent rapport.
Une salle de lecture est située dans la bibliothèque du
ministère des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor, à L'Esplanade
Laurier, tour Est, 11e étage, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario)
K1A 0R5. Le numéro de téléphone est le 613 995-5877.
Dans cette salle, il est possible de consulter les publications
courantes d'InfoSource et de se procurer des formulaires de demandes d'accès
à l'information et de protection des renseignements personnels. Les listes
des demandes d'information antérieures sont également disponibles, sur
demande. Sont également entreposées dans cette salle des copies de tous les
formulaires de demandes de services d'aide temporaire, qui sont examinées
régulièrement et de manière non officielle par une clientèle spécialisée.
En 2005-2006, le Bureau de l'AIPRP a engagé environ 127 000 $
en frais salariaux et 5 500 $ en frais administratifs pour appliquer les
dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Ces frais ne comprennent pas les ressources employées par les
secteurs de programme de l'AGRHFPC pour répondre aux exigences desdites lois.
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er
avril 2005 au 31 mars 2006, l'AGRHFPC a reçu un total de 46 demandes en vertu
de la Loi sur l'accès à l'information. Une demande consistait en un
report de l'exercice 2004-2005.
Des 46 demandes reçues, huit ont été transférées ou
acheminées à d'autres organisations fédérales ou n'ont pu être
traitées. Quatre demandes ont fait l'objet d'un report à l'exercice
2006-2007.
Le public et le secteur des affaires sont les groupes clients
qui présentent le plus grand nombre de demandes d'accès à l'information
à l'AGRHFPC. Au cours de la période visée par le rapport, 21 demandes (46
%) ont été présentées par le public, alors que 20 demandes (44 %) l'ont
été par le secteur des affaires, 3 demandes (6 %) par des médias et 2 (4 %)
par des organismes.
La majorité des demandes reçues portaient sur des questions
relatives aux emplois de durée déterminée et aux emplois occasionnels ainsi
que sur des questions de harcèlement. Les autres renseignements demandés
concernaient les langues officielles, le programme Échanges Canada ainsi que
des contrats ou vérifications.
Quarante-trois demandes ont été traitées en 2005-2006. Voici
comment se répartit le traitement de ces demandes :
- 25 communications intégrales (58,2 %);
- 9 communications partielles (20,9 %);
- 1 exception intégrale (2,3 %);
- 2 demandes transmises à une autre institution (4,7 %); et
- 6 dont le traitement a été impossible (13,9 %).
En 2005-2006, les 43 demandes traitées l'ont été dans les
délais suivants :
- 34 dans un délai d'au plus 30 jours (79,1 %);
- 4 dans un délai de 31 à 60 jours (9,3 %);
- 4 dans un délai de 61 à 120 jours (9,3 %); et
- 1 dans un délai de plus de 120 jours (2,3 %).
Dans sept cas (15,2 %), l'AGRHFPC a jugé nécessaire de
demander une prorogation du délai prescrit afin de consulter d'autres
institutions fédérales. Dans six de ces sept cas, les demandes ont été
traitées à l'intérieur du délai prorogé; dans l'autre cas, le
traitement a dépassé la limite du délai prorogé.
En 2005-2006, 42 des 43 demandes traitées, ou 98 %, ont été
réglées dans les délais prescrits, incluant les sept demandes qui ont fait l'objet
d'une prorogation du délai.
L'AGRHFPC a invoqué des exceptions aux termes de la Loi 18
fois au total, de la façon suivante :
- 7 fois aux termes de l'article 19, qui exclut les documents contenant des
renseignements personnels;
- 6 fois aux termes de l'article 21, qui exclut les documents contenant des
renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes de
l'administration fédérale;
- 3 fois aux termes de l'article 23, qui exclut les documents qui peuvent
compromettre le secret professionnel qui lie un avocat à son client;
- 2 fois aux termes de l'article 26, qui exclut les documents dont le
contenu sera publié.
Au cours de la période visée par le rapport, l'AGRHFPC a
invoqué deux exclusions aux termes du paragraphe 69(1) de la Loi.
Au cours de cette période, l'AGRHFPC a répondu à 42
demandes de consultation en provenance d'autres institutions fédérales
touchant des renseignements ou questions relevant de l'AGRHFPC; elle a
également traité huit demandes d'accès à l'information non officielles.
Le Bureau de l'AIPRP a également agi comme personne-ressource
auprès des agents de l'AGRHFPC, leur offrant des conseils et de l'aide à l'égard
des dispositions de la loi.
Deux plaintes portant sur la non-communication des
renseignements demandés ont été déposées devant le Commissariat à l'information
au cours de l'exercice 2005-2006. Le Commissaire poursuit l'enquête
entourant ces plaintes.
Au cours de la période visée, 205 $ ont été perçus pour les
frais de demande et 167,80 $ pour les frais de recherche et d'extraction.
Au cours de la période visée, aucun appel n'a été déposé
devant la Cour fédérale du Canada.
L'AGRHFPC n'a reçu que très peu de demandes en vertu de la
Loi sur la protection des renseignements personnels depuis l'établissement
de procédures efficaces permettant aux employés de consulter de manière non
officielle leurs documents personnels. Grâce au logiciel PeopleSoft installé
sur les ordinateurs de tous les employés, ces derniers peuvent accéder
directement à leurs renseignements personnels, en ce qui concerne, surtout,
leur rémunération et leurs avantages sociaux. Le fichier PeopleSoft d'un
employé ne peut être consulté que par lui-même, au moyen d'un mot de passe
qu'il aura déterminé au préalable.
L'AGRHFPC a répondu à deux demandes de consultation touchant
la protection des renseignements personnels en provenance d'autres
institutions fédérales.
Le Bureau de l'AIPRP a été consulté concernant plusieurs
questions liées à la surveillance des ordinateurs des employés, à la
collecte de renseignements par voie électronique ainsi que sur plusieurs autres
points liés à la collecte et à l'utilisation des renseignements personnels.
Au cours de la période visée, soit du 1er avril
2005 au 31 mars 2006, l'AGRHFPC a reçu un total de six demandes en vertu de
la Loi.
Parmi les six demandes traitées, deux ont été réglées et
tous les renseignements ont été communiqués sans exceptions; quatre demandes
n'ont pas pu être traitées puisque les renseignements n'existaient pas.
La totalité des six demandes ont été traitées dans les
délais requis par la Loi et sans prorogation des délais.
En 2005-2006, aucune plainte concernant la protection de la vie
privée n'a été déposée contre l'AGRHFPC auprès du Commissariat à la
protection de la vie privée du Canada. Toutefois, l'AGRHFPC a omis de
déclarer une plainte reçue au cours de l'exercice 2004-2005. Cette plainte
fait toujours l'objet d'une enquête par le Commissaire à la protection de
la vie privée du Canada.
Aucune demande de communication de renseignements en vertu de l'alinéa
8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels n'a
été reçue au cours de la période visée par le rapport.
La nature des renseignements contenus dans les fichiers de
renseignements personnels qui relèvent de l'AGRHFPC est telle qu'aucun
fichier n'a été désigné comme étant inconsultable au sens de l'article
18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Au cours de 2005-2006, l'AGRHFPC n'a effectué aucune
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et n'a participé à
aucune évaluation de ce genre. Toutefois, conjointement avec le Bureau de l'AIPRP,
la Direction générale des langues officielles a effectué une Évaluation
préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFPV) portant sur son
Tableau de gestion, un outil de gestion interne conçu pour mesurer les progrès
de chacune des institutions ainsi que le rendement global du gouvernement
fédéral en matière de langues officielles. Le Tableau de gestion des langues
officielles est un outil exemplaire; il contiendra tout un éventail d'outils
d'information et de gestion permettant aux institutions d'évaluer leurs
progrès au fil du temps. Cette ÉPFVP a pris fin en novembre 2005 et on en est
arrivé à la conclusion qu'il n'était pas nécessaire de faire une
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
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