La Loi sur l’accès à l’information et 
la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel 2004-2005

Publié par l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique 
du Canada
© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par 
le président du Conseil du Trésor, 2005

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et disponible aux adresses suivantes : 
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Nota : Pour ne pas alourdir le texte français, le masculin est utilisé pour désigner tant les hommes que les femmes.

Table des matières
1.	À propos de l’organisation
i)	Introduction
ii)	Aperçu de l’Agence de gestion des ressources humaines de 
la fonction publique du Canada (AGRHFPC)
iii)	Administration et délégation de pouvoirs
iv)	Rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information 
et de protection des renseignements personnels
v)	Salle de lecture
2.	Rapport portant sur la Loi sur l’accès à l’information
i)	Demandes faites en vertu de la Loi
ii)	Demandes entièrement traitées
iii)	Délais d’exécution et prorogations
iv)	Exceptions invoquées
v)	Exclusions citées
vi)	Autres demandes
vii)	Plaintes et enquêtes
viii)	Frais
3.	Rapport portant sur la Loi sur la protection des 
renseignements personnels
i)	Aperçu des activités liées à la protection des 
renseignements personnels
ii)	Communication en vertu de l’alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la 
protection des renseignements personnels
iii)	Fichiers inconsultables
iv)	Demandes traitées
v)	Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
4.	Coûts
5.	Appels devant la Cour fédérale du Canada
Annexe A
Annexe B 
1.	À propos de l’organisation
i)	Introduction
Le rapport annuel concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) est présenté conformément à l’article 72 de ces lois. Ce rapport porte sur la période allant du 1er mai 2004 au 31 mars 2005. Jusqu’à ce que le poste de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) soit pourvu, en mai 2004, et que le bureau de l’AIPRP de l’AGRHFPC devienne opérationnel, toutes les fonctions administratives de l’AGRHFPC liées à l’AIPRP ont été exercées par l’unité de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). 
ii)	Aperçu de l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) 
Le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Il a été créé en 1867, et des pouvoirs lui ont été conférés par la loi en 1869. Le président du Conseil du Trésor dirige ce comité.
L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a été constituée le 12 décembre 2003 pour veiller à ce que soit exécuté le programme gouvernemental de modernisation de la gestion des ressources humaines dans l’ensemble de la fonction publique.
La plupart des fonctions de gestion des ressources humaines ont été transférées à l’AGRHFPC, notamment la planification et la responsabilisation en matière de ressources humaines (y compris la recherche, les analyses démographiques et le sondage auprès de l’ensemble des fonctionnaires fédéraux), la mise en oeuvre et la gestion de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et de la réforme du système de classification de la fonction publique, les politiques en matière d’emploi, le développement du leadership (y compris le Programme de gestion du rendement du personnel de direction), les valeurs et l’éthique (y compris le harcèlement en milieu de travail, le mieux-être en milieu de travail et l’équilibre entre le travail et la vie personnelle), l’équité en emploi et la diversité, ainsi que les langues officielles. 
iii)	Administration et délégation de pouvoirs
Le pouvoir de surveiller l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’AGRHFPC aux fins de l’observation desdites lois, a été délégué au coordonnateur de l’AIPRP et à la directrice générale, Coordination des politiques et secrétariat ministériel. Le bureau de l’AIPRP est chargé de coordonner le traitement, en temps opportun, des demandes présentées en vertu des lois susmentionnées. Il est également appelé à mener des consultations interministérielles, à donner suite aux plaintes déposées aux commissaires à l’information et à la protection de la vie privée et à répondre aux demandes soumises de manière non officielle. Le personnel de ce bureau s’occupe aussi de donner des conseils et de la formation aux agents ministériels sur des questions liées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Afin de faciliter l’exercice des fonctions administratives et de permettre un suivi adéquat des demandes, le bureau de l’AIPRP a fait l’acquisition du logiciel ATIPflow de Privasoft. Le coordonnateur de l’AIPRP a de plus établi des politiques et des lignes directrices internes devant être suivies par tous les employés qui sont chargés d’appliquer les lois en question. Il a également donné plusieurs séances de formation à l’intention du personnel de l’AGRHFPC. Ces séances ont permis aux participants d’avoir un aperçu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de comprendre les obligations qui leur incombent en vertu de ces lois.
iv)	Rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
Le rapport statistique qui est présenté en annexe (voir l’annexe A) renferme les données détaillées concernant les demandes qui ont été traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le présent rapport.
Au cours de cette même période, l’AGRHFPC a reçu six demandes relatives à des renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels (voir l’annexe B). Les coûts liés aux autres volets de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont indiqués dans la section concernant les coûts du rapport portant sur la Loi sur l’accès à l’information.
v)	Salle de lecture
Une salle de lecture est située dans la Bibliothèque du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à L’Esplanade Laurier, tour Est, 11e étage, 140, rue O’Connor, Ottawa (Ontario) K1A 0R5. Le numéro de téléphone est le (613) 995-5877.
Dans cette salle, il est possible de consulter les publications courantes d’Info Source et les formulaires de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Les listes des demandes d’information antérieures sont également disponibles, mais uniquement sur demande. Sont également entreposées dans cette salle des copies de tous les formulaires de demande de services d’aide temporaire, qui sont examinées régulièrement et de manière non officielle par une clientèle spécialisée.

2.	Rapport portant sur la Loi sur l’accès à l’information
i)	Demandes faites en vertu de la Loi
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er mai 2004 au 31 mars 2005, l’AGRHFPC a reçu un total de 52 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Une demande consistait en un report de l’exercice 2003-2004. Le traitement de celle-ci a d’abord été faite à l’unité de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour être ensuite transférée au bureau de l’AGRHFPC.
Des 52 demandes reçues, neuf ont été transférées ou acheminées à d’autres institutions fédérales, ou n’ont pu être traitées.
Le public est le groupe de clients qui présente le plus grand nombre de demandes d’accès à l’information à l’AGRHFPC. Durant la période visée par le rapport, 26 demandes (50 %) sur 52 ont été présentées par ce groupe, alors que 13 demandes (25 %) l’ont été par des médias, 10 (19,2 %) par des entreprises, et 3 (5,8 %) par des organisations.
La majorité des demandes portaient sur la formation linguistique et la classification linguistique des postes. Les autres renseignements demandés concernaient l’équité en emploi, l’organisation et la classification des postes, ainsi que des statistiques sur le harcèlement.
ii)	Demandes entièrement traitées
Les 52 demandes ont été traitées en 2004-2005 et les résultats suivants ont été obtenus :
4	23 communications intégrales (44,2 %);
4	9 communications partielles (17,3 %);
4	2 exemptions intégrales (3,9 %);
4	4 demandes transférées à une autre institution (7,7 %);
4	5 demandes dont le traitement a été impossible (9,6 %);
4	8 demandes abandonnées par les demandeurs (15,4 %);
4	1 demande dont le traitement a été non officiel (1,9 %).
iii)	Délais d’exécution et prorogations
Les 52 demandes traitées en 2004-2005 l’ont été dans les délais suivants :
4	37 dans un délai de 30 jours ou moins (71,2 %);
4	14 dans un délai de 31 à 60 jours (26,9 %);
4	1 dans un délai de 61 à 120 jours (1,9 %).
L’AGRHFPC a jugé nécessaire de demander une prorogation du délai prescrit pour consulter d’autres institutions fédérales ou des tiers dans 14 cas (26,9 %). Ces prorogations lui ont permis de terminer le traitement de ces 14 cas dans les délais additionnels permis par la loi.
Dans l’ensemble, 51 des 52 demandes qui ont été traitées en 2004-2005, y compris les 14 demandes ayant fait l’objet d’une prorogation de délai, l’ont été dans les délais prescrits, ce qui représente un taux de réussite de 98,1 %.
iv)	Exceptions invoquées
L’AGRHFPC a invoqué des exceptions aux termes de la Loi sur l’accès à l’information à 15 reprises, comme suit :
4	7 fois aux termes de l’article 19 qui exclut les documents contenant des renseignements personnels;
4	1 fois aux termes de l’article 20 qui exclut les documents contenant des renseignements opérationnels touchant des tiers;
4	5 fois aux termes de l’article 21 qui exclut les documents contenant des renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes de l’administration fédérale;
4	2 fois aux termes de l’article 26 qui exclut les documents devant être publiés.
v)	Exclusions citées
Au cours de l’exercice, l’AGRHFPC a cité une exclusion aux termes de l’alinéa 68(a) qui concerne les documents publiés, et une exclusion aux termes du paragraphe 69(1) qui concerne les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
vi)	Autres demandes
Au cours de la période visée par le rapport, l’AGRHFPC a répondu à 43 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales qui concernaient des documents ou des questions relevant de l’AGRHFPC.
En outre, le bureau de l’AIPRP a agi en qualité de ressource auprès des agents de l’AGRHFPC en leur offrant des conseils et de la formation sur les dispositions de la loi pertinente. Il a également été consulté au sujet de diverses questions, portant notamment sur la surveillance informatique des employés et la collecte de renseignements par voie électronique, ainsi que sur de nombreux autres points liés à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels.
vii)	Plaintes et enquêtes
Deux plaintes pour refus de communiquer les renseignements demandés ont été déposées au Commissaire à l’information du Canada en 2004-2005. L’une d’elles a toutefois été retirée par le plaignant et n’a donc pas nécessité de redressement de la situation. Par ailleurs, l’autre plainte fait toujours l’objet d’une enquête par le Commissaire à l’information du Canada.
viii)	Frais
Au cours de la période visée par le rapport, une somme de 170 $ a été perçue au titre des frais de demande, et une somme de 400 $ au titre des frais de recherche et de reproduction.
3.	Rapport portant sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
i)	Aperçu des activités liées à la protection des renseignements personnels
Pendant la période visée par le rapport, l’AGRHFPC a reçu six demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Très peu de demandes de ce genre ont été soumises depuis l’établissement de procédures efficaces permettant aux employés de consulter de manière non officielle leurs documents personnels. Grâce au logiciel Peoplesoft installé sur son ordinateur, l’employé peut accéder directement à ses renseignements personnels, principalement en ce qui concerne sa rémunération et ses avantages sociaux. Un fichier d’employé, créé avec le logiciel Peoplesoft, ne peut être consulté que par l’employé lui-même et au moyen d’un mot de passe que celui-ci a déterminé au préalable.
L’AGRHFPC a également en sa possession des renseignements sur les entrepreneurs qui lui fournissent des services personnels et sur les particuliers qui y postulent un emploi , sans compter l’information qui est contenue dans la correspondance transmise par le public. 
ii)	Communication en vertu de l’alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels 
Aucune demande de communication de renseignements en vertu de l’alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été reçue au cours de la période visée par le rapport.
iii)	Fichiers inconsultables 
La nature des renseignements se trouvant dans les fichiers de renseignements personnels qui relèvent de l’AGRHFPC est telle qu’aucun fichier n’a été désigné comme étant inconsultable au sens de l’article 18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 
iv)	Demandes traitées
L’AGRHFPC a reçu six demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Toutes ces demandes ont été traitées dans les délais prescrits. Le traitement des demandes a donné les résultats suivants : une demande au sujet de laquelle tous les renseignements ont été communiqués, une demande qui a été transférée à un autre ministère, et quatre demandes qui n’ont pu être traitées par l’AGRHFPC étant donné qu’aucun document n’a été trouvé.
v)	Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
L’AGRHFPC a participé à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) en ce qui a trait au logiciel d’intelligence d’affaires Cognos, qui est utilisé conjointement par le ministère des Finances du Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l’AGRHFPC. Ce logiciel est un outil qui permet d’améliorer la planification et la prise de décision internes pour le personnel de chacune des organisations. Bien que celui-ci ne ne recueille pas de nouveaux renseignements, sa mise en œuvre a entraîné des changements aux processus et aux systèmes administratifs qui modifieront la la communication de l’information au sein des trois organismes. Cette ÉFVP, une initiative du SCT à laquelle ont participé l’AGRHFPC et le ministère des Finances du Canada, s’est terminée en 2004-2005. Les résultats, qui ont été obtenus, ont permis de conclure que les exigences essentielles en matière de protection des renseignements personnels sont respectées.
4.	Coûts
En 2004-2005, le bureau de l’AIPRP a payé environ 77 500 $ en frais salariaux et 30 000 $ en frais administratifs pour mettre en œuvre les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Cependant, ces frais ne comprennent pas les ressources qui ont été employées par les secteurs de programme de l’AGRHFPC pour répondre aux exigences desdites lois.
5.	Appels devant la Cour fédérale du Canada
Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale du Canada au cours de la période visée par le rapport.

Annexe A

Annexe B