Rapport annuel 2004-2005
Le rapport annuel concernant l'application de la Loi sur
l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels à l'Agence de gestion des ressources humaines de
la fonction publique du Canada (AGRHFPC) est présenté conformément à
l'article 72 de ces lois. Ce rapport porte sur la période allant du 1er mai
2004 au 31 mars 2005. Jusqu'à ce que le poste de coordonnateur de l'accès à
l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) soit
pourvu, en mai 2004, et que le bureau de l'AIPRP de l'AGRHFPC devienne
opérationnel, toutes les fonctions administratives de l'AGRHFPC liées à
l'AIPRP ont été exercées par l'unité de l'AIPRP du Secrétariat du Conseil
du Trésor du Canada (SCT).
Le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet du Conseil
privé de la Reine pour le Canada. Il a été créé en 1867, et des pouvoirs
lui ont été conférés par la loi en 1869. Le président du Conseil du Trésor
dirige ce comité.
L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction
publique du Canada (AGRHFPC) a été constituée le 12 décembre 2003 pour
veiller à ce que soit exécuté le programme gouvernemental de modernisation de
la gestion des ressources humaines dans l'ensemble de la fonction publique.
La plupart des fonctions de gestion des ressources humaines ont
été transférées à l'AGRHFPC, notamment la planification et la
responsabilisation en matière de ressources humaines (y compris la recherche,
les analyses démographiques et le sondage auprès de l'ensemble des
fonctionnaires fédéraux), la mise en oeuvre et la gestion de la Loi sur la
modernisation de la fonction publique et de la réforme du système de
classification de la fonction publique, les politiques en matière d'emploi, le
développement du leadership (y compris le Programme de gestion du rendement du
personnel de direction), les valeurs et l'éthique (y compris le harcèlement en
milieu de travail, le mieux-être en milieu de travail et l'équilibre entre le
travail et la vie personnelle), l'équité en emploi et la diversité, ainsi que
les langues officielles.
Le pouvoir de surveiller l'administration de la Loi sur
l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels au sein de l'AGRHFPC aux fins de l'observation
desdites lois, a été délégué au coordonnateur de l'AIPRP et à la
directrice générale, Coordination des politiques et secrétariat ministériel.
Le bureau de l'AIPRP est chargé de coordonner le traitement, en temps opportun,
des demandes présentées en vertu des lois susmentionnées. Il est également
appelé à mener des consultations interministérielles, à donner suite aux
plaintes déposées aux commissaires à l'information et à la protection de la
vie privée et à répondre aux demandes soumises de manière non officielle. Le
personnel de ce bureau s'occupe aussi de donner des conseils et de la formation
aux agents ministériels sur des questions liées à la Loi sur l'accès à
l'information et à la Loi sur la protection des renseignements
personnels.
Afin de faciliter l'exercice des fonctions administratives et de
permettre un suivi adéquat des demandes, le bureau de l'AIPRP a fait
l'acquisition du logiciel ATIPflow de Privasoft. Le coordonnateur de
l'AIPRP a de plus établi des politiques et des lignes directrices internes
devant être suivies par tous les employés qui sont chargés d'appliquer les
lois en question. Il a également donné plusieurs séances de formation à
l'intention du personnel de l'AGRHFPC. Ces séances ont permis aux participants
d'avoir un aperçu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi
sur la protection des renseignements personnels et de comprendre les
obligations qui leur incombent en vertu de ces lois.
Le rapport statistique qui est présenté en annexe (voir
l'annexe A) renferme les données détaillées concernant les demandes qui ont
été traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pendant
la période visée par le présent rapport.
Au cours de cette même période, l'AGRHFPC a reçu six demandes
relatives à des renseignements personnels, conformément à la Loi sur la
protection des renseignements personnels (voir l'annexe B). Les coûts liés
aux autres volets de l'application de la Loi sur la protection des
renseignements personnels sont indiqués dans la section concernant les
coûts du rapport portant sur la Loi sur l'accès à l'information.
Une salle de lecture est située dans la Bibliothèque du
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à L'Esplanade Laurier, tour Est,
11e étage, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario) K1A 0R5. Le numéro
de téléphone est le (613) 995-5877.
Dans cette salle, il est possible de consulter les publications
courantes d'Info Source et les formulaires de demandes d'accès à l'information
et de protection des renseignements personnels. Les listes des demandes
d'information antérieures sont également disponibles, mais uniquement sur
demande. Sont également entreposées dans cette salle des copies de tous les
formulaires de demande de services d'aide temporaire, qui sont examinées
régulièrement et de manière non officielle par une clientèle spécialisée.
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er
mai 2004 au 31 mars 2005, l'AGRHFPC a reçu un total de 52 demandes en vertu de
la Loi sur l'accès à l'information. Une demande consistait en un report
de l'exercice 2003-2004. Le traitement de celle-ci a d'abord été faite à
l'unité de l'AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour être
ensuite transférée au bureau de l'AGRHFPC.
Des 52 demandes reçues, neuf ont été transférées ou
acheminées à d'autres institutions fédérales, ou n'ont pu être traitées.
Le public est le groupe de clients qui présente le plus grand
nombre de demandes d'accès à l'information à l'AGRHFPC. Durant la période
visée par le rapport, 26 demandes (50 %) sur 52 ont été présentées par ce
groupe, alors que 13 demandes (25 %) l'ont été par des médias, 10 (19,2 %)
par des entreprises, et 3 (5,8 %) par des organisations.
La majorité des demandes portaient sur la formation
linguistique et la classification linguistique des postes. Les autres
renseignements demandés concernaient l'équité en emploi, l'organisation et la
classification des postes, ainsi que des statistiques sur le harcèlement.
Les 52 demandes ont été traitées en 2004-2005 et les
résultats suivants ont été obtenus :
- 23 communications intégrales (44,2 %);
- 9 communications partielles (17,3 %);
- 2 exemptions intégrales (3,9 %);
- 4 demandes transférées à une autre institution (7,7 %);
- 5 demandes dont le traitement a été impossible (9,6 %);
- 8 demandes abandonnées par les demandeurs (15,4 %);
- 1 demande dont le traitement a été non officiel (1,9 %).
Les 52 demandes traitées en 2004-2005 l'ont été dans les
délais suivants :
- 37 dans un délai de 30 jours ou moins (71,2 %);
- 14 dans un délai de 31 à 60 jours (26,9 %);
- 1 dans un délai de 61 à 120 jours (1,9 %).
L'AGRHFPC a jugé nécessaire de demander une prorogation du
délai prescrit pour consulter d'autres institutions fédérales ou des tiers
dans 14 cas (26,9 %). Ces prorogations lui ont permis de terminer le traitement
de ces 14 cas dans les délais additionnels permis par la loi.
Dans l'ensemble, 51 des 52 demandes qui ont été traitées en
2004-2005, y compris les 14 demandes ayant fait l'objet d'une prorogation de
délai, l'ont été dans les délais prescrits, ce qui représente un taux de
réussite de 98,1 %.
L'AGRHFPC a invoqué des exceptions aux termes de la Loi sur
l'accès à l'information à 15 reprises, comme suit :
- 7 fois aux termes de l'article 19 qui exclut les documents
contenant des renseignements personnels;
- 1 fois aux termes de l'article 20 qui exclut les documents
contenant des renseignements opérationnels touchant des tiers;
- 5 fois aux termes de l'article 21 qui exclut les documents
contenant des renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes de
l'administration fédérale;
- 2 fois aux termes de l'article 26 qui exclut les documents
devant être publiés.
Au cours de l'exercice, l'AGRHFPC a cité une exclusion aux
termes de l'alinéa 68(a) qui concerne les documents publiés, et une
exclusion aux termes du paragraphe 69(1) qui concerne les documents
confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Au cours de la période visée par le rapport, l'AGRHFPC a
répondu à 43 demandes de consultation de la part d'autres institutions
fédérales qui concernaient des documents ou des questions relevant de
l'AGRHFPC.
En outre, le bureau de l'AIPRP a agi en qualité de ressource
auprès des agents de l'AGRHFPC en leur offrant des conseils et de la formation
sur les dispositions de la loi pertinente. Il a également été consulté au
sujet de diverses questions, portant notamment sur la surveillance informatique
des employés et la collecte de renseignements par voie électronique, ainsi que
sur de nombreux autres points liés à la collecte et à l'utilisation des
renseignements personnels.
Deux plaintes pour refus de communiquer les renseignements
demandés ont été déposées au Commissaire à l'information du Canada en
2004-2005. L'une d'elles a toutefois été retirée par le plaignant et n'a donc
pas nécessité de redressement de la situation. Par ailleurs, l'autre plainte
fait toujours l'objet d'une enquête par le Commissaire à l'information du
Canada.
Au cours de la période visée par le rapport, une somme de 170
$ a été perçue au titre des frais de demande, et une somme de 400 $ au titre
des frais de recherche et de reproduction.
Pendant la période visée par le rapport, l'AGRHFPC a reçu six
demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Très peu de demandes de ce genre ont été soumises depuis l'établissement de
procédures efficaces permettant aux employés de consulter de manière non
officielle leurs documents personnels. Grâce au logiciel Peoplesoft installé
sur son ordinateur, l'employé peut accéder directement à ses renseignements
personnels, principalement en ce qui concerne sa rémunération et ses avantages
sociaux. Un fichier d'employé, créé avec le logiciel Peoplesoft, ne peut
être consulté que par l'employé lui-même et au moyen d'un mot de passe que
celui-ci a déterminé au préalable.
L'AGRHFPC a également en sa possession des renseignements sur
les entrepreneurs qui lui fournissent des services personnels et sur les
particuliers qui y postulent un emploi , sans compter l'information qui est
contenue dans la correspondance transmise par le public.
Aucune demande de communication de renseignements en vertu de
l'alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements
personnels n'a été reçue au cours de la période visée par le rapport.
La nature des renseignements se trouvant dans les fichiers de
renseignements personnels qui relèvent de l'AGRHFPC est telle qu'aucun fichier
n'a été désigné comme étant inconsultable au sens de l'article 18 de la Loi
sur la protection des renseignements personnels.
L'AGRHFPC a reçu six demandes en vertu de la Loi sur la
protection des renseignements personnels au cours de la période visée par
le rapport. Toutes ces demandes ont été traitées dans les délais prescrits.
Le traitement des demandes a donné les résultats suivants : une demande au
sujet de laquelle tous les renseignements ont été communiqués, une demande
qui a été transférée à un autre ministère, et quatre demandes qui n'ont pu
être traitées par l'AGRHFPC étant donné qu'aucun document n'a été trouvé.
L'AGRHFPC a participé à l'évaluation des facteurs relatifs à
la vie privée (ÉFVP) en ce qui a trait au logiciel d'intelligence d'affaires
Cognos, qui est utilisé conjointement par le ministère des Finances du Canada,
le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l'AGRHFPC. Ce logiciel est un
outil qui permet d'améliorer la planification et la prise de décision internes
pour le personnel de chacune des organisations. Bien que celui-ci ne ne
recueille pas de nouveaux renseignements, sa mise en oeuvre a entraîné des
changements aux processus et aux systèmes administratifs qui modifieront la la
communication de l'information au sein des trois organismes. Cette ÉFVP, une
initiative du SCT à laquelle ont participé l'AGRHFPC et le ministère des
Finances du Canada, s'est terminée en 2004-2005. Les résultats, qui ont été
obtenus, ont permis de conclure que les exigences essentielles en matière de
protection des renseignements personnels sont respectées.
En 2004-2005, le bureau de l'AIPRP a payé environ 77 500 $ en
frais salariaux et 30 000 $ en frais administratifs pour mettre en oeuvre les
dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur
la protection des renseignements personnels.
Cependant, ces frais ne comprennent pas les ressources qui ont
été employées par les secteurs de programme de l'AGRHFPC pour répondre aux
exigences desdites lois.
Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale du
Canada au cours de la période visée par le rapport.
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