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Outil de gestion des dépenses
FAQ
Outil de gestion des dépenses
Qu’est-ce que l’Outil de gestion des dépenses?
Une
fois qu’il sera entièrement mis en place, l’Outil de gestion des
dépenses (OGD) permettra à tous les employés du gouvernement
du Canada de gérer leurs dépenses en ligne. Il vous donne la
possibilité de faire une demande de voyage et d’obtenir des
autorisations en direct ainsi que d’établir et de soumettre des
demandes de remboursement des dépenses par voie électronique.
La
présentation de cette étape finale intègrera complètement la
solution de voyage – de la planification à la réservation de voyages
au remboursement des dépenses, avec l’avantage supplémentaire de la
création de données et de l’intelligence d’affaires.
Pour de plus amples renseignements.
Quels avantages l’Outil de gestion des dépenses
offre-t-il?
Avantages pour les voyageurs et les organisateurs de voyage :
-
établissement d’une note de frais bilingue et convivale en
ligne;
-
Remboursement plus rapide;
-
Données sur la demande de voyage et transactions de la CVD
préremplies;
-
Calcul automatique de l’indemnité de déplacement.
Avantages pour les organismes fédéraux :
-
Application uniforme des politiques concernant les voyages et
les dépenses;
-
Processus d’approbation en ligne;
-
économie de temps pour les vérifications principales et la
saisie de données;
-
Regroupement de données et établissement de rapports
ministériels du gouvernement du Canada en vue de la négociation
plus efficace de rabais avec les fournisseurs.
Pour de plus amples renseignements.
Comment puis-je suivre la formation sur l’OGD?
La formation sur l’OGD est adaptée aux besoins des ministères et des
organismes et est offerte par des
formateurs ministériels provenant de
ministères et d’organismes participants.
Le
Matériel documentaire
destiné aux employés et aux
formateurs ministériels comprend ce qui suit :
-
Cliquez et apprenez;
-
Guides de référence;
-
Guides de l’utilisateur détaillés;
-
Simulations.
Pour de plus amples renseignements.
Devrai-je conserver mes reçus après avoir soumis ma demande de
remboursement en ligne?
Le traitement des reçus papier peut varier d’un ministère à l’autre;
il est donc important que vous vérifiiez la manière dont votre
ministère se conforme au Secrétariat du Conseil du Trésor.
Pour un complément d’information sur l’Outil de gestion des dépenses
et les processus connexes, consultez la section
Formation.
Pour de plus amples renseignements.
Que
se passe-t-il si mon ministère possède déjà un outil de gestion des
dépenses?
Les ministères qui ont actuellement un système de gestion des
dépenses utiliseront désormais l’OGD de Travel AcXess Voyage.
La fonctionnalité s’y apparentera, mais les voyageurs et les
organisateurs de voyage peuvent remarquer des différences.
L’OGD
de Travel AcXess Voyage permettra à tous les employés du
gouvernement du Canada de faire une demande de voyage et d’obtenir
une autorisation, d’établir et de soumettre le remboursement des
dépenses par voie électronique et d’obtenir rapidement des
approbations et des remboursements. C’est un outil intégré à l’Outil
de réservation en ligne et la carte de voyage désignée, ce qui
signifie une économie de temps et de coûts précieux pour les
contribuables grâce à la réduction du chevauchement et à
l’intégration des tâches.
Pour de plus amples renseignements.
De
quelle façon puis-je obtenir du soutien technique sur l’OGD?
Travel AcXess Voyage offre les services d’une équipe spécialisée se
composant de conseillers en voyages spécialement formés pour
soutenir l’OGD.
Vous pouvez joindre Travel AcXess Voyage au 1-800-514-3798. Ils sont
à votre service en tout temps.
Pour de l’assistance technique, appuyez sur xx. Le soutien de
la navigation et technique de Travel AcXess Voyage est tout à fait
gratuit.
Vous avez également accès à de l’assistance technique directement
dans l’OGD. Vous y trouverez la section Aide contenant des
renseignements approfondis sur les sujets suivants :
-
Notes de frais;
-
Paiements du fournisseur;
-
Divers outils de l’administrateur, selon l’autorisation que vous
détenez.
La
section «Comment procéder?» affiche des zones supplémentaires d’aide
pour les tâches courantes. Elle contient également des fichiers
d’aide personnalisés que votre ministère ou organisme peut ajouter.
Pour de plus amples renseignements.