FAQ
Travel AcXess Voyage
Qu’est-ce que Travel AcXess Voyage (TAV)?
Travel AcXess Voyage (TAV) désigne la solution de voyage intégrée et
automatisée de bout en bout du gouvernement qui comprend toutes les
étapes du processus de voyage, de la planification à la réservation
d’un voyage jusqu’au remboursement des dépenses.
Voici les services compris dans Travel AcXess Voyage :
-
une carte de voyage pratique du gouvernement;
-
l’accès sécurisé à l’Outil de réservation en ligne;
-
un centre d’appels pour les voyages;
-
la gestion automatisée des demandes d’autorisation et du
remboursement des dépenses;
-
un service à la clientèle uniforme par l’intranet ou par
téléphone;
-
un service de repérage mondial;
-
un portail unique pour accéder à tous les services;
-
un système de gestion de l’information complet.
Pourquoi est-ce important d’utiliser les services de
TAV?
Les
services de TAV intégrés fournissent l’aperçu nécessaire des
dépenses de voyage du gouvernement du Canada et permettent au
gouvernement d’entamer des négociations sur les prix avec les
fournisseurs de services de voyage.
Actuellement, le gouvernement du Canada ne possède des données que
pour 30 % de ses dépenses annuelles en voyages ou 200 millions de
dollars du budget de dépenses total de 1,4 milliard de dollars par
année. Il existe une possibilité d’économies importante
«inexploitée» parmi 70 % des dépenses de voyage inconnues. Une
augmentation des renseignements commerciaux recueillis à partir du
remboursement des dépenses entraînera une analyse améliorée et,
ainsi, un approvisionnement accru. Ces données permettront d’obtenir
les tarifs les plus avantageux possibles sur le prix des billets
d’avion, de l’hébergement et de la location de voitures.
Lorsque Travel AcXess Voyage sera entièrement mis en œuvre, le
gouvernement possèdera les outils pour gérer les dépenses de voyage
et offrir des services qualité-prix.
Quels avantages financiers l’utilisation de Travel
AcXess Voyage offre-t-elle?
En
plus de permettre au gouvernement du Canada de recueillir les
données sur les voyages nécessaires pour entamer des négociations de
prix avec les fournisseurs de services de voyage, chaque volet de la
solution de Travel AcXess Voyage offre de nombreux avantages
financiers au gouvernement.
Carte de voyage désignée (CVD)
-
Des rabais sur le volume selon les dépenses;
-
Des rabais sur les primes d’assurance contre les accidents de
véhicule de location en raison de la protection totale;
-
Le titulaire de la CVD réduit les coûts d’avance de voyage;
Outil de réservation en ligne (OREL)
-
Frais de transaction moins élevés entraînant des économies de 50
% en comparaison du centre d’appels pour les voyages
Centre d’appels pour les voyages
-
Moindres coûts que le maintien d’une agence de voyages sur place
-
Le moyen le plus rentable de réserver des voyages internationaux
Outil de gestion des dépenses (OGD)
-
Les économies de temps dans la durée du traitement s’expliquent
comme suit :
-
le chargement automatique des dépenses liées à la carte de
voyage, au numéro d’autorisation de voyage (NAV) et aux
renseignements personnels du voyageur;
-
les règles de politique intégrées réduisant le % des demandes
qui doivent être soumises de nouveau.
Pourquoi les ministères paient-ils des frais de
transaction pour les services de voyage?
Le
gouvernement du Canada a toujours payé des frais de transaction à
l’agence de voyage pour les services de voyage d’affaires. Jusqu’en
avril 2003, tous les frais de transaction pour les billets d’avion
et de train ainsi que d’autres préparatifs de voyage étaient assumés
par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à
l’aide des fonds provenant de commissions ou de rabais directs de
l’industrie du transport aérien. Ces commissions finançaient le coût
des services de l’agence de voyage, y compris tous les frais de
transaction liés aux voyages qui étaient facturés au gouvernement.
Par conséquent, les ministères ignoraient l’existence de la plupart
de ces coûts.
Les événements du 11 septembre 2001, jumelés à la baisse économique,
ont provoqué des changements importants dans l’industrie du voyage
et ont influencé les commissions et les rabais que les compagnies
aériennes offraient auparavant à leurs clients. Malheureusement,
cette réduction des commissions et des rabais de l’industrie du
voyage a entraîné une baisse des revenus pour TPSGC. Ainsi, les
ministres du Conseil du Trésor ont demandé à TPSGC et au Secrétariat
du Conseil du Trésor (SCT) d’instaurer des services de voyage «aux
frais de l’usager», et les ministères et les organismes sont devenus
responsables de payer leurs propres frais de transaction pour toutes
les réservations de voyage.
Pour un complément d’information sur les frais de transaction,
consulter la grille tarifaire.
Mes
renseignements personnels sont-ils protégés par l’ISVP et par TAV?
Toutes les solutions de Travel AcXess Voyage comprennent des mesures
de protection pour veiller à ce que les renseignements de l’employé
ne soient pas divulgués. La collecte, l’utilisation, la divulgation,
la conservation et l’élimination des renseignements sur les employés
sont gérés conformément aux principes de confidentialité,
d’exactitude et de pertinence du Code de la protection des
renseignements personnels concernant les employés du gouvernement du
Canada.
Les services de l’intranet utiliseront un serveur protégé pour
assurer la protection des données.
De surcroît, les données recueillies dans le système doivent
respecter les exigences en matière de voyage de l’Association du
transport aérien international (IATA). L’IATA supervise les
questions de protection et de sécurité dans l’industrie aérienne et
exige que les données soient transmises et entreposées en format
codé. Les ministères et les organismes conservent ces renseignements
en toute confidentialité et y limite l’accès aux fins de
vérification et d’intelligence d’affaires seulement.
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