FAQ
Centre d’appels pour les voyages
Pour de plus amples
renseignements.
Quels
services le centre d’appels pour les voyages offre-t-il?
Le centre d’appels pour les voyages offre la réservation
aérienne, ferroviaire, de location de voitures et d’hôtel pour
tous les voyages gouvernementaux.
En plus des services de l’agence de voyage de base, le centre
d’appels pour les voyages fournit aux voyageurs les services de
soutien suivants :
-
un service d’assistance et un centre d’appels spécialisés
accessibles mondialement;
-
une ligne de soutien aux voyageurs en tout temps pour leurs
questions. En cas d’urgence, de l’information est fournie
concernant les restrictions liées aux douanes et à la
monnaie, le climat local, les lieux d’intérêt, les heures
d’ouverture, etc.;
-
des avis sur la santé et la sécurité et des renseignements
au sujet des exigences en matière de visa et de passeport;
-
un réseau de plus de 2 200 emplacements de services de
voyage dans le monde qui peuvent aider les voyageurs ayant
des problèmes ou dans les cas imprévus au cours d’un voyage,
comme le besoin de déplacements supplémentaires;
-
Services de gestion des conférences (comme le déplacement,
la réservation de places, le transport, l’hébergement, le
service de traiteur, la réservation de salles et les
étiquettes de nom des participants et l’invitation par
courriel). En comparaison avec la planification
ministérielle de tels événements, la planification par
l’agence peut entraîner des économies considérables qui sont
recouvrées sans tarder par le ministère;
-
les Services de voyage de groupe pour les réservations de
plus de 10 personnes;
-
des conseillers spécialisés en voyages internationaux;
-
une équipe de conseillers spécialisés détenant les
compétences en réservation de voyages dans des régions
éloignées;
-
un Outil de réservation en ligne (OREL) pour les
réservations de voyages intérieurs simples;
-
des Services pour personnes de marque et les besoins
particuliers.
Tous les services, les renseignements et l’aide sont fournis
dans les deux langues officielles.
Le centre d’appels pour les voyages est accessible en tout
temps. Pour réserver un voyage à l’aide du centre d’appels,
composez simplement le 1-800-514-3798.
Pour de plus amples
renseignements.
Quels sont les avantages de recourir au centre d’appels pour les
voyages?
Le centre d’appels pour les voyages présente de nombreux
avantages aux voyageurs ainsi qu’aux ministères et aux
organismes. En voici quelques-uns :
-
des services mondiaux offerts en tout temps;
-
les tarifs aériens et ferroviaires les plus bas offerts sur
le marché au moment de la réservation, dont les groupeurs et
les tarifs Web obtenus par le gouvernement du Canada et
Travel AcXess Voyage. Selon le contrat, le centre d’appels
est tenu d’offrir cet avantage;
-
l’information pour mettre en valeur les meilleurs tarifs
auprès des fournisseurs de services de voyage et aider les
ministères et les organismes à gérer efficacement leurs
programmes de voyage.
Pour de plus amples
renseignements.
à combien s’élevait le coût des préparatifs de voyage au moyen
d’une agence de voyage offrant des services complets avant Travel AcXess Voyage?
Le coût des préparatifs de voyage au moyen d’une agence de
voyage offrant des services complets avant l’ISVP s’élevait à
près de 80 $ par transaction. Depuis que l’ISVP a été établi, ce
coût a baissé d’environ 80 $ à 40 $ par transaction. Utiliser l’Outil
de réservation en ligne (OREL) permet une baisse
de coût de plus de 50 % de quelque 40 $ à 20 $ par transaction.
Pour de plus amples
renseignements.
Y a-t-il des frais pour réserver à l’aide du centre d’appels
pour les voyages?
Oui, le centre d’appels facturera des frais de transaction pour
chaque transaction effectuée auprès du centre d’appels ou en
ligne; mais, le coût des préparatifs de voyage a grandement
diminué depuis l’instauration de l’Initiative des services de
voyage partagés (ISVP).
Le gouvernement du Canada a toujours assumé les frais de
transaction de l’agence de voyage pour les services de voyage
d’affaires. Jusqu’à récemment, Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC) a payé ces frais de transaction,
et les ministères et les organismes n’ont pas vu ces frais de
transaction parmi leurs dépenses de voyage totales. Néanmoins, à
la suite de changements importants dans l’industrie du voyage,
les frais de transaction, au lieu d’être déboursés centralement,
incombent maintenant aux ministères et aux organismes.
Actuellement, des frais de transaction pour le centre d’appels
sont facturés pour chaque transaction.
Par exemple, lors de réservations d’avion, de bateau et de
transports terrestres pour un voyage intérieur ou international
sans hôtel ni location de voiture au moyen du centre d’appels,
les voyageurs devront payer des frais de transaction de 41,49 $
(TPS en sus) pour chaque transaction. Ce coût est beaucoup plus
bas que les tarifs standard de l’industrie exigés pour réserver
des voyages d’affaires par avion, par bateau et par transport
terrestre, ce qui varie entre 45 et 65 $ la transaction. Puisque
ces services partagés ont entraîné de plus grands volumes pour
l’agence de voyage, les frais de transaction ont diminué de 7 %,
ce qui correspond à près de 775 000 $ d’économies pour l’année
civile 2005.
L’Outil de réservation en ligne (OREL) permet aux voyageurs et
aux organisateurs de voyage de réserver des voyages à un taux de
19,50 $ (TPS en sus) dans le cas de réservations non assistées
pour chaque transaction. Si
la réservation en ligne exige l’intervention d’un conseiller en
voyages, les frais de transaction pour l’aide d’un conseiller
s’élèvent parfois à 41,49 $ (TPS en sus) par transaction. L’utilisation courante de
l’OREL à l’échelle du gouvernement peut également contribuer à
réduire les frais de transaction des ministères.
Prendre note que ces renseignements
d’intérêt commercial sont confidentiels pour le gouvernement du
Canada et ne doivent pas être divulgués à des tierces parties
sans le consentement de l’Initiative des services de voyage
partagés (ISVP).
Pour de plus amples
renseignements.
Qu’est-ce qu’une adresse électronique X.400 et pourquoi dois-je
obtenir des copies électroniques de mon itinéraire et d’autres
documents de voyage?
Le système d’adresses électroniques X.400 fournit un
environnement et une voie de distribution sécuritaires pour les
documents qui sont parfois sensibles et confidentiels. X.400
fait partie de l’intranet du gouvernement et n’est pas relié à
Internet.
Toutes les solutions de Travel AcXess Voyage intègrent des
mesures de protection pour veiller à ce que les renseignements
sur les employés ne soient pas divulgués. La collecte,
l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination
de ces données seront gérées afin de tenir compte des principes
en matière de confidentialité, d’exactitude et de pertinence du
Code de la protection des renseignements personnels concernant
les employés du gouvernement du Canada.
En raison de leur structure et de la nature de leur travail,
certains ministères et organismes n’ont pas accès à une adresse
électronique X.400. Si vous ne savez pas si votre lieu de
travail offre cet accès, informez-vous auprès de votre
responsable ministériel. Dans le cas où vous n’en avez pas, vous
pouvez demander que l’on vous envoie vos documents de voyage par
télécopie.
Pour de plus amples
renseignements.
Que dois-je faire si je n’ai pas reçu mon ou mes billets et
l’itinéraire?
Vous recevrez vos billets et votre itinéraire dans les 24 à 48
heures suivant la réservation.
Si ce n’est pas le cas, communiquez avec Travel AcXess Voyage au
1-800-514-3798 et informez-en le conseiller en voyages.
Si le problème ne se règle pas, vous devrez aviser votre
agent de voyage supérieur à temps plein (AVSTP)
ou votre responsable ministériel.
Pour de plus amples
renseignements.
En cas de questions ou de problèmes liés à ma réservation de
voyage, qui puis-je joindre?
Appelez le centre d’appels pour les voyages au 1-800-514-3798
dès que possible et avisez le conseiller en voyages de
l’incident.
Le conseiller en voyages examinera l’historique des réservations
et vous donnera ensuite une réponse. Si l’affaire ne peut pas
être réglée par téléphone, elle sera assignée à un représentant
des services à la clientèle qui enquêtera sur la situation et y
remédiera.
Pour de plus amples
renseignements.
J’ai modifié mes réservations, mais les coûts qui y sont
associés ne figurent pas sur la facture révisée. Pourquoi?
Lorsque vous faites une réservation, vous ne serez facturé que
des frais de transaction uniques pour la première réservation.
Les changements ultérieurs qui ne nécessitent pas la nouvelle
émission de billets, tels que l’ajout ou la modification des
réservations de voiture ou d’hôtel ou la révision de la
sélection de places, seront couverts par ces frais de
transaction. Dans de tels cas, la facture n’affichera aucuns
frais.
Si vous modifiez vos réservations, et que cela commande
l’émission d’un nouveau billet, vous devrez payer des frais de
transaction supplémentaires. Il en va de même si vous avez déjà réservé un hôtel ou une
voiture et que vous devez ajouter un billet d’avion, vous
débourserez des frais de transaction supplémentaires et un autre
supplément du GC pour le transport aérien. Les frais de
transaction supplémentaires figureront à votre facture. L’autre
supplément du GC apparaîtra sur votre relevé de compte de la
carte de voyage désignée des centres de responsabilité (CVDCR).
Pour toute question concernant votre facture ou les changements
apportés à vos réservations, appelez le centre d’appels pour les
voyages au 1-800-514-3798.
Pour de plus amples
renseignements.
Puis-je réserver un voyage à l’extérieur des services de voyage
gouvernementaux dans le cas où le prix serait moindre?
Si un employé trouve un vol à moindre coût, il peut en informer
son conseiller en voyages au moment de réserver. Mais, passer
outre aux services de voyage du gouvernement contrevient à la
Directive sur les voyages et à d’autres
politiques gouvernementales, en plus de porter gravement
atteinte aux avantages et aux services compris dans l’entente
actuelle.
Bien que les tarifs apparaissant dans les sites Web de
transporteurs aériens semblent être une bonne affaire, des
restrictions et des coûts cachés s’y rattachent souvent.
Pour de plus amples
renseignements.